Industrie
Agence de communication
Siege Social
Bruxelles
Employés
70
Principaux challenges
Gestion des dépenses digitales
Système de facturation lourd
Manque de visibilité immédiate sur les transactions.
Avec la multiplication des achats en ligne, la société Tipik a été amenée à modifier sa gestion des dépenses digitales devenue complexe
Agence de communication
Bruxelles
70
Gestion des dépenses digitales
Système de facturation lourd
Manque de visibilité immédiate sur les transactions.
Un système tout-en-un pour améliorer la gestion des dépenses
Tipik est une agence de communication basée à Bruxelles. En activité depuis une quinzaine d’année, avec la multiplication des achats et des transactions en ligne, cette société a été amenée à modifier sa gestion des dépenses digitales devenue complexe. Raphael Libert, Directeur IT pour Tipik, nous a expliqué pourquoi la société s’est tournée vers Soldo.
Répondre à différents besoins grâce à une solution hybride
Tipik intervient comme prestataire de communication auprès de clients internationaux, notamment pour des événements et conférences pour les institutions européennes.
Les dépenses en ligne se répartissent sur l’achat de matériel, le paiement des services en ligne, les achats de noms de domaine, de licences ou de certificats, mais aussi, et de plus en plus, pour le paiement des campagnes sur les réseaux sociaux.
L’utilisation de cartes « classiques » a engendré pour la société un système de facturation lourd et un manque de visibilité immédiate sur les transactions. Ce point sera le déclencheur à la recherche d’une autre solution de gestion.
L’agence média constate aussi que certaines plateformes comme Twitter ou Facebook n’acceptent pas toutes les cartes, ce qui a été parfois un élément de complexité supplémentaire. Aussi l’impossibilité de modifier les plafonds de façon réactive a induit une difficulté à gérer simultanément plusieurs projets en même temps.
Des services complets pour simplifier la gestion des transactions
Raphaël Libert a entrepris de trouver une solution de gestion de paiements et de dépenses adéquate pour Tipik. C’est un ensemble de services qui l’a poussé à se rapprocher de Soldo.
« Je cherchais des systèmes plus virtualisés pour éviter ce genre de problèmes. Je suis tombé sur Soldo qui correspondait bien : le prix était correct, les interfaces étaient conviviales et surtout c’était une solution hybride, avec des cartes physiques et des cartes virtuelles ».
De cette façon, le pôle IT de la société Tipik peut réaliser toutes ses dépenses et les attribuer à un projet avec les factures correspondantes en quelques instants. Le pôle social media fait de même pour les publicités des clients, ce qui permet de dissocier de façon très claire les dépenses.
De plus, la modification flexible et en temps réel du plafond et la possibilité d’associer la transaction à un code projet ont simplifié le suivi des dépenses de façon conséquente.
« Soldo s’est positionné assez rapidement par rapport au prix. Il y a aussi un bon encadrement avec un account manager dédié et un système de chat pour joindre le service client. Ce sont des services que j’aime avoir, qui sont une garantie en cas de problème ; de savoir que l’on peut s’adresser à des vrais interlocuteurs et pas à un agent virtuel »
Tipik a gagné en efficacité. Par exemple, le fait que chaque dépense soit clairement imputable à un projet permet au service comptabilité de ne pas perdre de temps dans les rapprochements entre dépenses et pièces justificatives.
« Il y a parfois des décalages entre la transaction et la génération de la facture, ce qui engendre un suivi à effectuer. Désormais, c’est plus facile car on a un suivi clair et en temps réel des transactions depuis la console Soldo. »