Personeos

Une solution sur-mesure pour accompagner la croissance

Personeos est une entreprise d’aide à domicile pour les personnes fragiles, âgées, dépendantes ou en situation de handicap. Créée en 2012 et établie à Paris, Personeos intervient auprès d’une centaine de bénéficiaires en perte d’autonomie, sous tutelle ou sous curatelle. Pour les aider à rester à domicile, la société déploie une équipe d’une trentaine d’intervenants, qui prend en charge les courses des bénéficiaires.

Les mouvements d’argent générés par ces actions du quotidien, mais surtout la complexité qui ressort de la gestion de ces mouvements au fil du temps, ont amené Personeos à repenser son système de gestion de paiement. C’est au bout d’un certain temps que l’entreprise a choisi de se tourner vers Soldo, et voici les avantages qu’elle a pu en retirer, selon le fondateur de Personeos.

« Il nous fallait une solution pour gérer le budget alloué et les mouvements d’argent, mais aussi pour sécuriser ces mouvements. Avant Soldo, nous avions une ergonomie complexe. Il nous fallait absolument une solution qui nous permette une extraction plus simple, une solution pour traiter facilement toutes nos lignes. »

Trouver une solution simple et ergonomique

Dans ses premières années, Personeos est parvenue à gérer comme elle le pouvait le budget alloué aux petites courses et aux dépenses imprévues des bénéficiaires. Ces derniers sont parfois amenés à faire face à des dépenses de dernière minute, des dépenses réalisées par les auxiliaires de vie employés par Personeos.

Les journées des intervenants auprès des bénéficiaires sont mouvementées, les intervenants sont souvent difficilement joignables, et les réunir pour leur fournir de nouveaux équipements était fréquemment impossible. De cette façon, les intervenants sont parfois confrontés à des besoins immédiats quant à leurs équipements : masques, gants, entretien…

Qu’il s’agisse des imprévus de dernier instant pour une personne âgée qui n’a pas de moyen de paiement, ou pour répondre à un besoin matériel immédiat, il a été indispensable de trouver une solution de gestion des paiements et des dépenses d’entreprise.

De plus, rapidement, les besoins matériels et les notes de frais en tout genre sont devenus plus importants. Personeos a en effet observé une croissance notable de son activité, pour passer d’1 à 30 auxiliaires de vie.

Après avoir essayé divers procédés, comme remettre de l’argent en espèces aux intervenants pour gérer les imprévus, mais aussi essayer une autre plateforme avec mise en place de carte de retrait et de paiement, la société Personeos a choisi de se tourner vers Soldo. Son souhait ? Trouver enfin une solution qui permettrait de tracer les dépenses en temps réel tout en facilitant les besoins de chacun, mais également faciliter la gestion comptable chaque mois.

Là où Personeos a été agréablement surprise avec Soldo, c’est que non seulement Soldo leur a permis de résoudre le problème de gestion des dépenses imprévues ou des notes de frais, et par extension le problème du choix du moyen de paiement attribué à l’intervenant, mais également d’autres problématiques sous-jacentes…

Résoudre plusieurs problématiques en une seule fois

Plus l’entreprise croissait, plus elle se rendait compte que la gestion des dépenses des employés, ainsi que l’extraction de toutes les données afférentes aux besoins des bénéficiaires, devenaient davantage complexes à gérer. Tout s’est révélé chronophage à mesure que l’entreprise se développait et le besoin de pouvoir tout extraire d’un coup s’est imposé. Au fil du temps, quatre problématiques principales ont été identifiées par l’entreprise :

• La saisie des lignes
• Le réapprovisionnement des cartes de paiement
• L’archivage des justificatifs des notes de frais et des dépenses
• Le réapprovisionnement du compte

Avant Soldo, le gérant explique qu’il fallait recharger carte par carte, saisir les numéros de carte pour chaque saisie de ligne, et qu’il n’y avait pas d’application pour gérer tout cela, ce qui rendait le fonctionnement compliqué. Le panel de solutions proposées par Soldo, comme le rappel automatique pour justifier une dépense, le fait de pouvoir ajuster les consignes de gestion de budget, ainsi que les conditions tarifaires pour l’ensemble des services, ont séduit le fondateur de Personeos, qui a décidé de tenter l’aventure avec Soldo.

« L’un des autres avantages est sur l’imputation des dépenses. Le fait qu’il y ait une liste prédéfinie pour la catégorie des dépenses nous permet de l’importer et de la traiter bien plus facilement en comptabilité, de réagir plus vite sans avoir besoin de retrouver la correspondance d’un ticket. Nous pouvons réaliser un contrôle et même faire en sorte que définir cette catégorie de dépense soit obligatoire. Cela sécurise les notes de frais. »

Personeos a tout d’abord opté pour quatre cartes de paiement, pour tester la compatibilité de cette solution de gestion de paiement avec le mode de fonctionnement de l’entreprise. Surprise par la simplicité de prise en mains, Personeos a finalement équipé la totalité de ses intervenants, qui eux aussi, n’y ont vu que des avantages quant à leur quotidien souvent mouvementé.

Une mise en place simple, pratique, à la portée de tous

Après avoir formé ses intervenants à l’utilisation de Soldo, que ce soit par l’application sur le smartphone ou par le biais de la console web, tout est devenu bien plus simple à gérer en termes comptables. Les utilisateurs peuvent scanner leur ticket en toute autonomie, ce qui évite la perte d’un justificatif. Par la suite, cette disponibilité immédiate de tous les justificatifs aide l’équipe comptable de Personeos à être plus réactive et plus efficace.

Ce qui a également interpellé positivement Personeos, c’est la souplesse quant à l’usage des cartes non-nominatives : une même carte peut passer d’un utilisateur à l’autre sans que les dépenses de l’un et de l’autre soient mélangées. Soldo permet d’imputer une dépense à un utilisateur, et non nécessairement à une carte !

Ce qui ressort de l’expérience de Personeos, c’est que l’ergonomie et la praticité apportées par Soldo répondent à plusieurs problématiques en même temps. Les cartes sont rattachées au même compte, la recharge est automatique, les cartes ne sont jamais à zéro, une alerte de solde faible permet de maîtriser les dépenses, et chaque carte peut se voir définir un plafond.

La simplicité de prise en main et d’usage a par ailleurs poussé Personeos à piloter le compte Soldo comme un compte bancaire traditionnel. L’entreprise songe même à s’équiper, à long terme, des cartes virtuelles proposées par Soldo, pour le paiement des fournisseurs notamment.