Customer Collective

Industrie

Agence de marketing

Siège social

Belgique

Employés

200

Principaux défis

Gestion du budget des campagnes publicitaires

Vérification des coûts encourus

Rapport sur les dépenses par client

Grâce à la croissance du secteur digital, les services de Customer Collective sont devenus plus pertinents que jamais. Rien qu’au cours des six derniers mois, deux sociétés (Grave et Dignify) ont été acquises. Ce succès ne va pas sans difficultés : avec l’augmentation du nombre de campagnes et de projets à réaliser, la nécessité d’un contrôle plus efficace des coûts s’est également accrue. Pour Kjell Verschuren, Business Controller de toutes les entités de Customer Collective, il était grand temps de trouver une solution.

« Grâce aux cartes prépayées de Soldo, nous avons pu mieux gérer les dépenses de chaque projet sur une base individuelle dans un laps de temps très court ».
– Kjell Verschuren, Group CFO, Customer Collective

Le défi : trouver une alternative aux cartes de crédit et au manque de compréhension financière

Kjell Verschuren en dit plus sur le défi auquel son entreprise a été confrontée : « Nous avions l’habitude d’utiliser les cartes de crédit de nos dirigeants d’entreprise pour financer les coûts de campagne. On peut gérer de petits projets de cette manière, mais cela devenait très vite problématique pour les campagnes à long terme. »

Il poursuit : « Il était difficile pour nous de contrôler exactement combien était dépensé pour chaque projet client et combien pour les projets internes.. « En effet, la plupart des campagnes publicitaires de Customer Collective sont menées sur les canaux des réseaux sociaux tels que Facebook, LinkedIn et Instagram. À cette fin, les cartes sont souvent utilisées temporairement pendant toute la durée d’une campagne.

A cela s’ajoute le problème des licences informatiques ». « Nous avions tellement de licences qu’il est devenu difficile de vérifier pour combien de licences nous payions deux fois et si nous en avions encore besoin. En raison d’un manque de clarté dans la compréhension de nos coûts, il était également difficile de déterminer quand une licence devait être résiliée », explique Kjell Verschuren.

Il souligne également un problème récurrent pour son équipe : « Nous avons souvent eu des problèmes avec les cartes de crédit classiques. Par exemple, notre département des ressources humaines avait un besoin urgent de nouveaux ordinateurs portables, mais la carte de crédit s’est avérée être bloquée parce que la limite avait été atteinte. Cela aurait pu être évité si le département avait une meilleure vision de ses dépenses. »

« Nous devions donc trouver d’urgence une solution de rechange », explique Kjell. « Avec d’autres solutions, il était difficile d’identifier les coûts jusqu’à un niveau personnel. Nous étions à la recherche d’une solution adaptée aux entreprises qui nous permettrait de justifier chaque dépense. C’est ainsi que nous nous sommes rapidement tournés vers Soldo », dit-il avec enthousiasme.

Une gestion plus efficace du budget des campagnes publicitaires

Kjell Verschuren se souvient très bien de la première coopération avec Soldo : « À ma grande surprise, tout s’est soudain déroulé très rapidement et sans heurts. Nous avons eu les cartes virtuelles au bout de trois jours, alors qu’avec d’autres solutions, on nous disait que cela ne fonctionnerait pas avant quinze jours. La rapidité d’action a contribué à notre choix en faveur de Soldo ».

Grâce à nos cartes de paiement virtuelles, les équipes de Customer Collective ont pu se mettre rapidement au travail : « Grâce aux cartes prépayées de Soldo, nous avons pu mieux gérer individuellement les dépenses de chaque projet en peu de temps. Tout d’abord, un montant est convenu avec le client. Ce montant sert alors de limite de dépenses. Il en faut plus ? On en convient alors avec le client. Dans le passé, cela n’arrivait jamais et les frais étaient portés sur notre carte de crédit. Avec l’application Soldo, nous pouvons informer le client à temps et modifier les limites ».

« Soldo nous a également énormément aidés à professionnaliser davantage notre offre : les clients professionnels importants demandent souvent une justification de leur facture. Lorsque les clients demandent des détails, avec Soldo, nous pouvons facilement fournir des relevés bancaires pour une carte spécifique », explique Kjell Verschuren.

Il souligne en outre l’importance de ce rapport d’activité détaillé : « Nous avons également donné accès aux comptables afin qu’ils puissent consulter et ajouter des déclarations aux comptes à la fin du mois. »

Grâce à la flexibilité des cartes de paiement Soldo, le département RH de Customer Collective a pu acheter de nouveaux ordinateurs portables malgré le blocage de la carte de crédit. Kjell Verschuren est positif quant à la solution trouvée : « Les RH ont pu eux-mêmes gérer le budget de l’achat ».

Le problème des licences informatiques a également été résolu : « Prendre une carte par licence nous semblait excessif. Nous prévoyons de lier plusieurs licences pour des projets à court terme à une seule carte, afin que les dépenses restent liées à la durée du projet. »

Chaque équipe est responsable de ses propres dépenses

Selon Kjell Verschuren, les chefs d’équipe de l’entreprise ont désormais beaucoup plus de responsabilité personnelle et une meilleure visibilité de leurs dépenses. « Nous avons convenu en interne que tous les chefs d’équipe disposeront d’un compte utilisateur auquel ils pourront relier l’ensemble de leur équipe ou certains de ses membres. »

« Par exemple, nous avons récemment créé quatre cartes de débit virtuelles pour le projet « A random act of kindness ». Pendant la crise de Corona, il était difficile de dîner ensemble ou d’organiser des choses en équipe. Nous avons maintenant fixé une limite pour chaque carte de débit qui peut être épuisée pour chaque équipe en fonction de la bonne volonté. L’avantage, c’est qu’avec les cartes de paiement Soldo, nous n’avons pas besoin de demander la permission : les chefs d’équipe ont tout entre leurs mains ». Selon Kjell Verschuren, l’initiative a été accueillie très positivement dans l’entreprise.

Kjell Verschuren conclut : « Je suis particulièrement satisfait de la manière dont nos équipes peuvent gérer et suivre leurs propres coûts grâce à Soldo. Cela nous aide à mieux adapter nos campagnes au client et permet à nos équipes d’être plus flexibles avec leurs budgets. »