E-carte bleue : la solution sécurisée en ligne pour la gestion de vos frais et dépenses d’entreprise

Deux tiers des entreprises ont été victimes de la fraude. La e-carte bleue vous permet de simplifier votre gestion tout en protégeant vos données bancaires.

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* Pas de frais mensuels pour la première carte virtuelle pendant 12 mois ; des frais mensuels standard s’appliquent à toutes les cartes supplémentaires. Des frais d’émission de carte s’appliquent.

Les particuliers sont de plus en plus nombreux à effectuer des achats en ligne : selon une étude récente, la part de marché du e-commerce aurait augmenté de plus de 8% au cours du dernier trimestre 2020. Les entreprises sont elles aussi concernées par l’essor de la vente en ligne. Les achats de matériel, les abonnements à des services en ligne et les réservations d’hébergement ou de véhicule de location sont autant de dépenses courantes dans la vie quotidienne d’une structure.

Mais si commerce en ligne rime avec choix, commodité, voire économies, un problème majeur subsiste : le risque de se faire usurper ses coordonnées bancaires. En effet, plus de 450 millions d’euros ont été dérobés via ce moyen en 2018, une augmentation de 53% par rapport à l’année précédente.

Heureusement, il existe une solution : la e-carte bleue, qui permet de régler ses dépenses professionnelles en toute sécurité.

Qu’est-ce qu’une e-carte bleue ?

Une e-carte fonctionne sensiblement de la même manière qu’une carte bleue classique. En effet, celle-ci comporte les mêmes informations qu’une carte Visa ou Mastercard traditionnelle, à savoir un numéro, une date d’expiration et un code CVV.

La différence fondamentale avec les cartes classiques est que  la e-carte est, comme son nom l’indique, dématérialisée. Un salarié peut utiliser une e-carte pour régler ses achats professionnels en ligne, tout comme une carte de paiement traditionnelle, mais avec bien moins de chances d’être victime d’une tentative de fraude. Selon le géant de la protection en ligne McAfee, deux tiers des entreprises ont reconnu au moins un incident de cybercriminalité.

L’évolution des technologies et l’élargissement des pratiques d’achat en ligne ont poussé l’Union européenne à adopter la deuxième Directive européenne sur les services de paiement (DSP2) en 2018. Celle-ci rend obligatoire le recours à l’authentification forte, autrement dit un processus de sécurisation des achats comportant au moins deux facteurs d’identification (3-D Secure, données biométriques, connexion via un deuxième appareil…). Toutefois, il est toujours possible pour un acteur malveillant de s’accaparer des coordonnées des cartes affaires traditionnelles, autrement dit physiques.

La e-carte bleue réduit considérablement ce type de risque:

  • plus besoin de rentrer son numéro de carte physique en effectuant un achat.
  • possibilité de générer une carte à usage unique pour les gros achats.
  • aucune association au compte bancaire de votre entreprise.

En conséquence, nulle possibilité pour un hacker de dérober les coordonnées de votre compte.

Comment fonctionne une e-carte bleue ?

Lorsque vous ou l’un de vos salariés réalisez un achat en ligne, on vous demande systématiquement les mêmes informations : votre numéro de carte, sa date d’expiration et le cryptogramme à trois chiffres qui se trouve au verso. En fonction de la solution 2FA (two factor authentication) employée par votre banque, on vous demandera par la suite de rentrer un code reçu par SMS ou de vous identifier via des données biométriques.

Avec une e-carte, un algorithme génère de manière automatique un numéro de carte de paiement éphémère et unique en temps réel. Dans la mesure où les coordonnées de la carte sont générées et détruites de manière immédiate, il est impossible – et inutile – pour un hacker de les subtiliser, encore moins d’essayer de remonter à votre compte bancaire professionnel.

Il existe deux types de cartes virtuelles ou e-cartes :

  • La e-carte à usage unique, qui vous permet de régler un achat important (du matériel informatique, par exemple) et qui sera immédiatement désactivée une fois le paiement effectué.
  • La e-carte récurrente, permettant de régler plusieurs achats. Celle-ci remplace l’utilisation de la carte physique et peut être supprimée par l’utilisateur dès qu’il le souhaite.

La gestion des e-cartes s’effectue de manière générale par le biais d’une interface en ligne mise à disposition par le fournisseur.

Une carte virtuelle permet, en fonction des solutions:

  • de plafonner les montants des dépenses
  • de limiter les dépenses à certaines catégories d’achat
  • de générer de nouvelles cartes,
  • de paramétrer des plages de dates (utile dans le cas d’un déplacement professionnel, par exemple).

Quels sont les avantages de la carte virtuelle ou e-carte ?

Vous l’aurez compris : la e-carte est avant tout un excellent moyen pour se protéger de la fraude lorsque l’on effectue des achats professionnels en ligne. De plus, elle vous fournit une vue d’ensemble des dépenses en temps réel via son interface de gestion. Ainsi, vous serez en mesure de repérer toute irrégularité et d’y remédier immédiatement. Mais il faut savoir que la e-carte propose également d’autres avantages :

La flexibilité

Comme nous l’avons vu ci-dessus, il est possible de générer et de supprimer vos e-cartes en temps réel par le biais de votre interface de gestion. Ainsi, vous pourrez accueillir toute nouvelle recrue dès son arrivée avec sa carte personnelle, que vous pourrez supprimer tout aussi facilement si la personne vient à changer de service ou à quitter l’entreprise.

La e-carte vous permet donc de faire face aux évolutions de vos équipes, sans perdre du temps à passer des coups de fil à votre banque. Par la même occasion, vous avez la possibilité de modifier vos plafonds de dépense et de les personnaliser pour chaque salarié.

L’efficacité

Il est désormais démontré que l’établissement et le traitement des notes de frais font perdre du temps à vos salariés comme à votre service financier. Avec une e-carte bleue, nul besoin pour les salariés d’avancer des frais sur fonds propres et de demander leur remboursement par la suite.

De plus, en optant pour une solution qui propose une intégration avec votre logiciel de gestion (tel que Quickbooks ou Xero), vous réduirez par la même occasion le travail comptable.

Utiliser une solution de e-carte prépayée

Plus besoin de prendre des risques avec vos coordonnées bancaires professionnelles. En adoptant une carte de paiement virtuelle, autrement dit e-carte bleue, vous réduirez considérablement le risque d’être victime d’un incident de cybercriminalité.

Par la même occasion, ce type de carte propose de nombreux avantages pour vos salariés comme pour votre service financier. Soldo vous permet de créer de nouvelles cartes en temps réel pour seulement 1€ par carte.

Qu’est-ce qu’une e-carte bleue ?

Une e-carte fonctionne sensiblement de la même manière qu’une carte bleue classique. En effet, celle-ci comporte les mêmes informations qu’une carte Visa ou Mastercard. Toutefois il y a une grande différence, c’est que la e-carte est dématérialisée et donc virtuelle.

Comment fonctionne une e-carte bleue ?

Avec une e-carte, un algorithme génère de manière automatique un numéro de carte de paiement éphémère et unique en temps réel. Dans la mesure où les coordonnées de la carte sont générées et détruites de manière immédiate, il est impossible – et inutile – pour un hacker de les subtiliser, encore moins d’essayer de remonter à votre compte bancaire.

Quels sont les avantages de la carte virtuelle ou e-carte ?

La e-carte est avant tout un excellent moyen pour se protéger de la fraude lorsque l’on effectue des achats professionnels en ligne. De plus, elle vous fournit une vue d’ensemble des dépenses en temps réel via son interface de gestion. On peut donc dire qu’elle est à la fois flexible, sécurisée et plus facile à gérer.

Comment fonctionne Soldo?

Soldo est un compte de dépenses multi-utilisateurs qui vous aide à contrôler les dépenses de votre entreprise et, grâce à l’intégration avec votre logiciel de comptabilité, vous permet de gérer et de rapprocher facilement et rapidement toutes les dépenses de l’entreprise. Soldo n’est pas d’un compte professionnel et nous n’essayons pas de remplacer le vôtre. Nous sommes là pour compléter l’offre de compte d’entreprise traditionnelle avec des services financiers plus avancés et innovants.

La e-carte bleue prépayée, une réponse simple pour les dépenses de vos employés

La carte prépayée (disponible aussi en version physique) Soldo est la solution complète pour apporter plus de flexibilité et de liberté à votre équipe. Suivez et contrôlez les dépenses tout en laissant leur autonomie à vos employés.

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Gérez vos dépenses grâce à des cartes prépayées

Encouragez vos employés à dépenser de manière plus responsable ; fixez des budgets et suivez les dépenses en temps réel, où que vous soyez.

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Enregistrez les reçus et la TVA à la caisse

Grâce à l’application mobile Soldo, vos employés pourront prendre en photo les reçus et indiquer la TVA, les catégories, etc.

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Fluidifiez votre comptabilité

Assurez un suivi en temps réel sur ordinateur et mobile ; transférez automatiquement vos données vers des systèmes de comptabilité.

Des fonctionnalités avancées plus performantes que celles des cartes professionnelles

Cartes Mastercard® prépayées

Commandez des cartes physiques ou virtuelles pour tous vos employés, services ou sites en quelques clics.

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Budgets et règles intégrés

Définissez des règles personnalisées indiquant le plafond des dépenses sur chaque carte et où celles-ci peuvent être utilisées.

Application mobile pour employés

Vérifiez les soldes et gérez les cartes ; enregistrez les reçus, la TVA et bien plus aux points de vente.

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Console web et application mobile

Consultez les dépenses en temps réel sur la console web. Visualisez les soldes, enregistrez les reçus et gérez les cartes sur l’application pour employés.

Intégration comptable

Importez et exportez les données de transaction dans votre logiciel de comptabilité.

Assistance dédiée

Besoin d’aide ? Privilégiant votre réussite, notre sympathique équipe est à votre service pour vous aider lorsque vous en avez besoin.

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“Lorsque nous sommes passés à Soldo, nous avons vite constaté une plus grande rapidité et efficacité. Le sentiment de sécurité est réel, et nous faisons davantage confiance à Soldo qu’à une carte de crédit professionnelle traditionnelle.”

Mark Taylor
Directeur financier chez Plymouth College of Art

“Depuis que nous utilisons Soldo, nous sommes soulagés de ne plus avoir à contacter les banques régulièrement pour demander l’augmentation de nos plafonds. J’aime beaucoup le fait que Soldo soit flexible : la maintenance est simple et en temps réel.”

Dennis Koehler
Responsable du service Paiements et Fraude chez GetYourGuide