Le guide du défraiement kilométrique en 2022

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Le défraiement kilométrique représente le remboursement par l’entreprise des frais avancés par un salarié ou collaborateur lors des déplacements effectués avec un véhicule personnel lors de l’exercice d’une activité professionnelle. 

Connu également sous le nom d’indemnité kilométrique, le défraiement est encadré par l’administration fiscale à travers d’un barème kilométrique publié chaque année par l’État. Allons voir cela de plus près.

Les conditions pour bénéficier du défraiement kilométrique

Le remboursement des frais kilométriques est régi par la loi du travail pour tous les frais de déplacement engagés à titre professionnel, que ce soit par un salarié ou un cadre dirigeant. Ce remboursement sera exclu des cotisations sociales pour l’entreprise.

Néanmoins, certaines conditions doivent être remplies : 

  • le véhicule utilisé ne peut pas être immatriculé au nom de la société, il doit bel et bien s’agir d’un véhicule personnel ;
  • le bénéficiaire du remboursement doit pouvoir justifier ses frais de déplacement, ainsi que la distance parcourue et le motif des déplacements (ceux-ci doivent bien être effectués à fins professionnelles, et non pas à titre personnel) ;
  • la distance doit être supérieure à 50km ou le trajet doit prendre au delà de 1h30 en transports en commun.

Le défraiement kilométrique n’inclut pas le remboursement de votre trajet quotidien allant de votre domicile à votre lieu de travail, sauf si vous pouvez justifier à votre employeur que vous êtes dans l’obligation de prendre votre voiture personnelle pour vous rendre au travail à cause des horaires ou autres conditions contraignantes.

En revanche, lors de votre déclaration d’impôts, vous pouvez demander une déduction des frais réels à votre déclaration de revenus si vous n’habitez pas à plus de 40 kilomètres de votre lieu de travail.

Indemnité kilométrique forfaitaire ou frais réels ?

Déduction forfaitaire des frais professionnels

L’administration fiscale offre automatiquement une déduction de 10% pour les frais professionnels engagés dans l’exercice d’une activité professionnelle, sur les revenus imposables.

Si vous estimez que les dépenses encourues dans le cadre de vos déplacements professionnels s’élèvent au-delà de 10%, il faut procéder au calcul des frais réels.

Calcul des frais réels

Les frais réels sont autorisés par l’administration fiscale, mais tous doivent être justifiables. Vous devez garder les justificatifs durant les trois années qui suivent votre remboursement.

Ceux-ci prennent la forme de factures, reçus et notes de frais. Les frais sont calculés par le biais d’un barème des frais et dépendent de la puissance fiscale de votre véhicule personnel et bien évidemment de la distance parcourue.

Comment procéder au calcul de vos frais kilométriques ?

Un barème kilométrique est à votre disposition afin de calculer l’indemnité kilométrique qui vous revient. Le barème prend en compte la distance parcourue ainsi que la puissance fiscale de votre véhicule et intègre la dépréciation du véhicule, les frais de réparation et d’entretien, les dépenses de pneumatiques, la consommation de carburant et les primes d’assurances. Les frais de péage ou de stationnement doivent faire l’objet de notes de frais et être remboursés séparément.

Le barème kilométrique est publié par l’État chaque année, donc faites bien attention d’utiliser la dernière version. Une majoration de 20% s’applique pour les véhicules électriques.

 

Barème kilométrique applicable aux voitures (en €) 2022

 

Puissance administrative (en CV)Distance (d) jusqu’à 5 000 kmDistance (d) de 5 001 km à 20 000 kmDistance (d) au-delà de 20 000 km
3 CV et moinsd x 0,502(d x 0,3) + 1 007d x 0,35
4 CVd x 0,575(d x 0,323) + 1 262d x 0,387
5 CVd x 0,603(d x 0,339) + 1 320d x 0,405
6 CVd x 0,631(d x 0,355) + 1 382d x 0,425
7 CV et plusd x 0,661(d x 0,374) + 1 435d x 0,446

Un exemple de calcul d’indemnités kilométriques:

  • Pour 5 000 km parcourus avec un véhicule de 4 CV, vous pouvez demander la déduction de frais kilométriques réels égaux à : 5 000 km x 0,575 = 2 875 €.
  • Pour 15 000 km parcourus avec un véhicule de 6 CV, vous pouvez demander la déduction de frais kilométriques réels égaux à : (15 000 x 0,355) + 1 382 = 6 707 €.

Vous pouvez trouver ici le simulateur de l’administration fiscale qui pourra vous aider dans vos calculs.

Un autre barème s’applique aux véhicules à deux roues, ainsi qu’aux cyclomoteurs. Vous pouvez les trouver ici.

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Si vos salariés effectuent de nombreux déplacements dans le cadre de leur activité professionnelle et que votre service comptable n’en peut plus de la gestion des notes de frais, Soldo a la solution optimale pour votre entreprise.

Les solutions de paiement de Soldo offrent à chaque salarié sa carte Mastercard grâce à laquelle s’effectuent les paiements de carburant dans n’importe quelle station essence en France comme à l’étranger, mais également tous les frais associés, y compris les péages et les stationnements. Les notes de frais sont automatiquement enregistrées, et vous fixez vous-même les limites et les budgets ce qui protège votre entreprise de la fraude.

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Foire Aux Questions

Qu’est-ce que le défraiment kilométrique ?

Le défraiement kilométrique, connu également comme indemnité kilométrique, est le remboursement des frais de déplacements professionnels qui sont effectués avec un véhicule personnel par l’entreprise au salarié.

Qui peut bénéficier du défraiement kilométrique ?

L’entreprise doit rembourser tout collaborateur, qu’il s’agisse d’un salarié ou d’un cadre dirigeant, peu importe le salaire ou le statut, du moment où un véhicule personnel a été utilisé dans le cadre d’un déplacement professionnel.

Comment calculer ses frais kilométriques ?

Les frais kilométriques incluent la dépréciation du véhicule, les frais de carburant, de réparation et d’entretien, les primes d’assurance et les pneumatiques. Ceux-ci sont donc intégrés dans un barème kilométrique publié chaque année par l’État et qui varie en fonction de la puissance fiscale du véhicule.

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