Comment calculer vos frais kilométriques?

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Vous entendez souvent parler des frais kilométriques mais ne savez pas exactement ce qu’ils recouvrent ni comment les calculer ? On est là pour vous aider. L’indemnité kilométrique est un avantage fiscal proposé par l’administration, permettant aux salariés d’une entreprise de déduire leurs frais de transport professionnel de leur déclaration de revenus, suivant un barème publié chaque année par l’État.

Vous utilisez votre véhicule personnel dans le cadre de votre travail et souhaitez déduire les frais kilométriques de votre déclaration de revenus ? Plusieurs options existent.

Que sont les frais kilométriques ?

Les frais kilométriques calculés pour l’utilisation de votre véhicule personnel lors de vos déplacements professionnels peuvent être déduits de votre impôt sur le revenu.

Si vous êtes salarié, trois options distinctes existent pour vous faire rembourser vos frais:

  • accepter la déduction forfaitaire de 10% qui est automatiquement appliquée au revenus, si vous estimez que vos frais professionnels ne se sont pas élevés au delà de cette somme dans l’année qui précède votre déclaration ;
  • déduire directement chaque dépense avec un justificatif, la date et le motif de chaque déplacement, sachant que même dans ce cas l’administration fiscale plafonne les frais déductibles autres que les frais de stationnement, les péages et les intérêts pour crédit automobile par le biais de son barème kilométrique en fonction de la distance concernée ;
  • calculer votre indemnité kilométrique en utilisant le barème de l’administration fiscale, qui intègre la dépréciation du véhicule personnel, les frais de réparation et d’entretien, les pneumatiques, la consommation de carburant et les primes d’assurance.

Si vous choisissez de calculer vous-même votre indemnité kilométrique en utilisant le barème kilométrique ou de fournir tous les justificatifs de dépense, il s’agit alors de frais réels.

Quels types de déplacements professionnels sont couverts par les indemnités kilométriques ?

Les frais de déplacement concernent le transport du domicile au lieu de travail ainsi que les déplacements professionnels pendant les heures de travail. Le trajet quotidien est inclut lorsque la distance entre votre domicile et votre lieu de travail est inférieur à 40 kilomètres. Si vous souhaitez vous faire rembourser pour des trajets plus longs, il faudra fournir une preuve expliquant que cette distance n’est pas le résultat de votre propre choix de convenance.

Tous les trajets effectués à titre professionnel en utilisant votre voiture personnelle sont couverts par les indemnités kilométriques. Peu importe votre activité professionnelle ou votre statut, le barème des frais s’applique aux cadres de tous les niveaux.

Qu’est-ce que le barème kilométrique et comment l’utiliser ?

Le barème kilométrique est publié par l’État chaque année, donc faites bien attention d’utiliser la dernière version. En 2022, une majoration de 20% s’applique pour les véhicules électriques.

Le barème prend en compte la distance parcourue ainsi que la puissance de votre véhicule et intègre la dépréciation du véhicule, les frais de réparation et d’entretien, les dépenses de pneumatiques, la consommation de carburant et les primes d’assurances.

Barème kilométrique applicable aux voitures (en €) 2022

 

Puissance administrative (en CV)Distance (d) jusqu’à 5 000 kmDistance (d) de 5 001 km à 20 000 kmDistance (d) au-delà de 20 000 km
3 CV et moinsd x 0,502(d x 0,3) + 1 007d x 0,35
4 CVd x 0,575(d x 0,323) + 1 262d x 0,387
5 CVd x 0,603(d x 0,339) + 1 320d x 0,405
6 CVd x 0,631(d x 0,355) + 1 382d x 0,425
7 CV et plusd x 0,661(d x 0,374) + 1 435d x 0,446

Un exemple de calcul d’indemnités kilométriques:

  • Pour 5 000 km parcourus avec un véhicule de 4 CV, vous pouvez demander la déduction de frais kilométriques réels égaux à : 5 000 km x 0,575 = 2 875 €.
  • Pour 15 000 km parcourus avec un véhicule de 6 CV, vous pouvez demander la déduction de frais kilométriques réels égaux à : (15 000 x 0,355) + 1 382 = 6 707 €.

Vous pouvez trouver ici le simulateur de l’administration fiscale qui pourra vous aider dans vos calculs.

Bon à savoir :

  • Il faut déclarer tous les remboursements des frais de transport de la part de votre employeur avant de demander la déduction des frais kilométriques.
  • Le calcul d’indemnités kilométriques à l’aide du barème kilométrique ne vous dispense pas de garder les justificatifs de dépense, que l’administration peut toujours vous demander, même si vous ne devez pas joindre de pièces justificatives avec votre déclaration de revenus.
  • Quand vous calculez la distance parcourue pendant l’année, vous n’avez le droit d’inclure qu’un seul aller-retour depuis votre domicile à votre lieu de travail.

Les frais kilométriques que vous avez calculés devront être déduits de votre revenu imposable, ce qui diminuera le taux d’imposition appliqué au prélèvement à la source.

Si vous cherchez des solutions pour rembourser les frais de carburant engagés par vos salariés dans l’exercice de leur activité professionnelle, Soldo vous offre des cartes prépayées pour entreprise qui s’adaptent à votre business et faciliteront votre travail de comptabilité, tout en donnant plus d’autonomie à votre équipe. Découvrez les cartes carburant de Soldo ici.

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FAQ

Qu’est-ce qu’un barème kilométrique ?

Le barème kilométrique est un outil de l’administration fiscale, publié une fois par an, et qui sert à aider les salariés à calculer les frais réels engendrés lors de leurs déplacements professionnels s’ils utilisent leur véhicule personnel.

Pourquoi devrais-je calculer mes frais réels ?

Vous pouvez opter pour la déduction forfaitaire automatique de 10% qui s’applique à vos revenus, mais ce montant peut être inférieur à ce que vous avez réellement dépensé lors de vos trajets de travail. Calculer les frais réels à l’aide du barème kilométrique ou – si vous les avez – des justificatifs de dépense de toute l’année, peut vous permettre de savoir ce qui est plus profitable.

Est-ce que les trajets depuis mon domicile à mon lieu de travail peuvent être inclus dans le calcul de frais kilométriques ?

Si vous vivez à moins de 40 km de votre lieu de travail, vous pouvez inclure un trajet d’aller retour dans votre calcul.

Je me fais rembourser les frais de voyage par mon employeur, est-ce que je peux toujours bénéficier d’une déduction suite aux indemnités kilométriques? 

Oui, mais vous êtes tenus d’inclure les remboursements de la part de votre employeur dans votre déclaration de revenus.

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