Transport : tendances et alternatives à l’argent liquide et aux cartes de carburant traditionnelles

Les gestionnaires de flotte et les directeurs d’exploitation sont de plus en plus nombreux à convaincre eux-mêmes leurs directeurs financiers que l’argent liquide et les cartes de carburant ne fonctionnent plus. Ils observent que ces moyens de paiements causent quotidiennement d’immenses frustrations pour eux ainsi que pour les conducteurs. La situation économique actuelle et la crise du carburant appellent de nouvelles solutions, dans un secteur des transports où la confiance mutuelle est traditionnellement faible.

Trois raisons qui poussent les entreprises de transport à changer

Roy Skop, responsable régional pour l’Europe chez Soldo. Roy fait beaucoup de prospection auprès des entreprises du secteur des transports, pour les aider à trouver des solutions de paiement. Les conducteurs ainsi que les départements des finances et des opérations éprouvent beaucoup de frustration au sujet des dépenses et des réclamations. Et ces frustrations augmentent, en raison de trois tendances clés pour les entreprises de transport.

1. Les conducteurs doivent parfois faire le plein à d’autres endroits

En raison de la crise actuelle du carburant, les conducteurs ont du mal à faire le plein dans leurs stations-essence habituelles. La crise rend difficile pour les conducteurs de faire le plein dans la chaîne de stations-service pour laquelle ils possèdent une carte de paiement. En pratique, cela signifie que les conducteurs doivent faire des écarts sur la route.

La guerre en Ukraine, l’évolution économique actuelle et le prix élevé du diesel et des autres carburants incitent à faire le plein de l’autre côté de la frontière, dans des pays plus avantageux. Dans d’autres cas, certaines stations-service ne sont pas suffisamment approvisionnées pour fournir tous les conducteurs. Si aucune carte de paiement n’est disponible pour la station-service alternative, les conducteurs et les entreprises de transport doivent chercher des alternatives. Une carte de paiement d’une station-service particulière n’offre alors plus de solution satisfaisante.

2. Plus personne ne veut avancer de sa poche

La même situation économique et les prix élevés, associés à l’inflation, créent un défi supplémentaire pour les conducteurs. Si, par le passé, ils étaient prêts à avancer les coûts imprévus de leur propre poche, cela est désormais beaucoup moins fréquent. De nombreux conducteurs ne veulent pas avancer le coût, et d’autres ne peuvent tout simplement pas le faire.

Ils appellent la société de transport pour laquelle ils travaillent afin d’obtenir de l’argent supplémentaire ou ils utilisent une enveloppe d’urgence avec de l’argent liquide, sur lequel l’entreprise n’a aucun contrôle. Cela conduit à des solutions qui ne plaisent ni aux conducteurs ni aux entreprises de transport.

3. Les entreprises de transport devraient faciliter le travail des conducteurs

Enfin, côté recrutement, les entreprises de transport sont soumises à une forte pression. La pénurie actuelle de personnel sur plusieurs marchés en Europe entraîne une grande difficulté à trouver de nouveaux conducteurs. Les entreprises doivent redoubler d’efforts pour les attirer, et ne peuvent donc pas alimenter les frustrations, notamment celles liées aux dépenses et aux indemnités. Cela augmente l’urgence d’agir maintenant.

Frustration côté conducteurs et côté gestionnaires de flotte et d’exploitation

Ce sont surtout les gestionnaires de flotte et les responsables des opérations des entreprises de transport qui connaissent cette frustration. Ils sont souvent appelés, même le soir et le week-end, par des conducteurs qui ont besoin d’argent supplémentaire sur la route. C’est le cas, par exemple, lorsqu’ils doivent rouler vers une autre station-service, tout comme lorsqu’ils doivent soudainement passer la nuit ailleurs, faire effectuer une réparation ou encourir d’autres dépenses.

Et même lorsqu’un conducteur ne doit supporter que les coûts réguliers, cela entraîne beaucoup de saisie manuelle. Les conducteurs doivent tenir un registre très précis de leurs dépenses, puis soumettre une demande de remboursement sur un fichier Excel. Ils peuvent aussi utiliser une carte de carburant, mais c’est alors le directeur des opérations qui doit vérifier si les transactions sont toutes correctes.

Les entreprises de transport sont traditionnellement réticentes à délivrer des cartes de crédit aux conducteurs. De nombreux chauffeurs ne travaillent que pendant une période relativement courte avec le même employeur, voire effectuent un travail saisonnier, et ne tissent donc pas de liens solides et loyaux. La confiance mutuelle est trop fragile pour donner une carte de crédit au nom de l’entreprise, ce qui permettrait au conducteur de payer toutes les dépenses. La carte de carburant est une exception à cette règle, mais elle ne permet pas de payer les réparations, les nuits d’hôtel et le carburant dans des stations-service non affiliées.

Solution pour les entreprises de transport

Chez Soldo, nous proposons une solution qui convient à la fois aux entreprises de transport et aux conducteurs. Notre solution de paiement permet aux conducteurs de régler les frais liés à leur activité. Cela vaut pour le carburant, ainsi que pour les nuits d’hôtel, les réparations et les autres dépenses nécessaires.

Grâce à des restrictions sur des catégories de dépenses spécifiques, sur certaines zones géographiques et dans d’autres domaines, il est possible de définir exactement ce qu’un conducteur peut régler. Les transactions sont alors immédiatement visibles, à partir d’une vue d’ensemble claire.

Les bonnes pratiques chez Titans Group et Sendsio

Grâce à ces avantages de nombreuses entreprises de transport pour lesquelles nous travaillons déjà sont heureuses d’utiliser Soldo.

Titans Group en est un bon exemple. Ils ne recherchaient pas une carte de carburant parce qu’elle les rendrait dépendants d’un fournisseur de carburant spécifique. En revanche, ils ont souffert de dépenses élevées et de travailleurs temporaires en haute saison. Avec Soldo, ils offrent à leurs conducteurs une solution de paiement simple, associée à une application intelligente. Cela permet à l’équipe finance d’avoir un contrôle total en temps réel et de disposer de toutes les informations nécessaires sur les transactions. Les conducteurs, quant à eux, ne doivent rien avancer, même s’ils doivent soudainement faire un détour et faire le plein à un endroit inhabituel.

Sendsio a également choisi Soldo. Depuis, la clôture mensuelle prend beaucoup moins de temps et la gestion quotidienne est beaucoup moins contraignante pour les gestionnaires de flotte et les responsables des opérations. Pour eux, une déclaration prend désormais 30 minutes, alors qu’auparavant, elle prenait en moyenne une demi-journée. Il n’y a plus d’avances et de recouvrements pour le carburant, les nuits d’hôtel et les réparations. De plus, l’entreprise a intégré Soldo à son logiciel SAP. Ainsi, même le PDG et le directeur des opérations ont un aperçu en temps réel des coûts et gagnent en visibilité.

Suivi et reporting en temps réel avec Soldo

Chez Soldo, nous proposons une solution de paiement complète, conviviale et pratique. Les entreprises de transport utilisent une carte de paiement pour les conducteurs, qu’ils peuvent mettre en place eux-mêmes. Cela évite aux conducteurs d’avancer eux-mêmes les dépenses ou de devenir dépendants de fournisseurs spécifiques pour le carburant, par exemple. Il n’est plus nécessaire de fournir une carte de crédit supplémentaire, mais les conducteurs peuvent payer partout où une carte de crédit est acceptée.

Grâce à la visibilité en temps réel, à la vue d’ensemble et aux liens possibles avec les systèmes ERP, toutes les données sont facilement accessibles. Les liens avec les logiciels de comptabilité, par exemple, garantissent que les transactions sont immédiatement saisies correctement dans l’administration.