Qu’est-ce que la gestion des dépenses ? (Partie 2)

Dans la première partie de cet article, nous avons exploré en quoi consiste la gestion des dépenses, comment mettre en place une politique de dépenses solide et abordé les problèmes courants liés aux dépenses.

Nous avons ainsi démystifié le concept de gestion des dépenses, expliqué l’importance d’un bon contrôle des dépenses et identifié quelques-unes des frustrations les plus fréquentes liées aux processus existants, parmi lesquelles les feuilles de calcul éparpillées, les processus disjoints et le manque de visibilité.

Dans cette deuxième partie, nous verrons comment les principaux outils de gestion des dépenses peuvent éliminer bon nombre de ces problèmes, simplifier les processus et être un moteur pour la croissance de l’entreprise.

Fonctionnalités des principales plateformes de gestion des dépenses

Cartes prépayées et virtuelles

Les dépenses avancées par les collaborateurs font désormais partie du passé, grâce aux cartes prépayées physiques ou virtuelles reçues.

Les cartes prépayées peuvent être utilisées individuellement ou attribuées aux services ou équipes.

Créées en quelques secondes, les cartes virtuelles sont utiles pour les transactions ponctuelles et sont plus sécurisées, car elles ne risquent pas d’être perdues ou volées.

Appli pour les dépenses des employés

Les principaux fournisseurs disposent de leurs propres applications mobiles liées aux cartes de dépenses, qui permettent aux employés de gérer leurs dépenses en un clin d’œil, où qu’ils soient.

Le rôle des équipes financières est facilité par le fait que les employés sont automatiquement invités à prendre des photos de leurs reçus et à classer les transactions.

Intégrations aux systèmes comptables

Les plateformes de gestion des dépenses s’intègrent aux principales plateformes comptables telles que QuickBooks, Xero et Sage.

Cela permet aux équipes financières de synchroniser le plan comptable utilisé sur leur logiciel de comptabilité afin qu’il soit recréé sur les plateformes. Mais aussi aux employés de classer plus facilement leurs dépenses, avec des ajustements minimes nécessaires lorsque les rapports sont réimportés dans le logiciel de comptabilité.

Contrôle des dépenses

Les directeurs financiers et les gestionnaires peuvent établir un meilleur contrôle des dépenses en ne débloquant que les fonds nécessaires pour couvrir des activités spécifiques et budgétisées. Il peut s’agir, par exemple, d’une indemnité journalière pour les employés en déplacement ou de fonds alloués pour recevoir certains clients, conformément aux politiques de dépenses de l’entreprise.

En outre, d’autres fonctionnalités en lien avec les politiques de dépenses peuvent être intégrées, telles que l’interdiction de dépenser pour certaines catégories spécifiques (jeux de hasard, par exemple).

Pourquoi envisager de changer ?

Comptabilité simplifiée

Les principaux outils de gestion des dépenses facilitent le suivi de la comptabilité. Les données relatives aux dépenses des collaborateurs sont plus précises grâce aux fonctionnalités d’automatisation qui permettent d’obtenir des valeurs exactes, ainsi qu’à l’entrée de fournisseurs courants affectés aux catégories appropriées.

Ainsi, le temps que les équipes financières consacrent à la comptabilité est considérablement réduit : elles reçoivent des données de haute précision qui s’intègrent de manière transparente dans le logiciel de comptabilité de base.

Visibilité en temps réel

Plutôt que d’examiner les tendances des dépenses à la fin du mois, les directeurs financiers ont une visibilité en temps réel sur la façon dont les fonds sont alloués. Cela permet aux responsables financiers de prendre des décisions agiles sur la meilleure façon de déployer les fonds pour maximiser le retour sur investissement.

Les données en temps réel sur les dépenses générales et les récupérations de TVA attendues offrent une meilleure visibilité des flux de trésorerie actuels et futurs. L’automatisation de la répartition de la TVA permet de maximiser les demandes de remboursement, ce qui contribue à résoudre le problème des 8 % de TVA non réclamés (cités dans notre guide sur la gestion des dépenses) chaque année en raison d’erreurs de traitement des reçus.

Catalyseur de croissance

L’utilisation de plateformes de gestion des dépenses, en permettant aux équipes financières de passer de processus manuels et inefficaces sur papier à des workflows numériques automatisés, permet aussi d’allouer leur temps à d’autres tâches servant la croissance de l’entreprise.

Cela inclut notamment de participer à la collecte de fonds, à l’analyse de données et à travailler en partenariat avec différentes service pour aider les entreprises à atteindre et à dépasser leurs objectifs.

Cas d’usage courants

Les plateformes de gestion des dépenses sont utiles pour diverses raisons, y compris les achats ponctuels et les dépenses courantes de l’entreprise.

Achats ponctuels

Le personnel pourrait devoir faire des achats ponctuels en tant que membres temporaires de l’équipe ou stagiaires. Cette solution permet d’éviter que les employés paient de leur poche ou aient à remplir des documents et à obtenir des autorisations.

Abonnements

Il devient de plus en plus courant pour les entreprises de s’abonner à un logiciel (logiciel de comptabilité, CRM et automatisation du marketing) pour les aider au quotidien.

Cependant, près de 30 % des dépenses en logiciels sont gaspillées sur des abonnements inutilisés ou souscrits en double. La cause en est souvent le départ d’employés ou le fait que différents services s’abonnent au même logiciel sans le savoir.

Les plateformes de gestion des dépenses éliminent ce problème en permettant aux directeurs financiers de suivre les différents abonnements et d’annuler ceux qui ne sont pas utilisés.

Dépenses d’entreprise

L’utilisation de plateformes de gestion des dépenses pour gérer les dépenses générales de l’entreprise simplifie les différents processus, tant pour les équipes financières que pour les différents employés.

Cela présente des avantages particuliers à la fin du mois, car les services financiers n’ont pas besoin de rechercher les reçus manquants pour clôturer les comptes.

Frais de déplacement

Les commerciaux devraient se concentrer sur la vente et non sur l’administratif. En donnant à ces membres du personnel l’accès à des plateformes de gestion des dépenses, on leur évite de devoir conserver leurs reçus et on leur donne la possibilité de faire des demandes de financement rapides pour couvrir leurs coûts imprévisibles lorsqu’ils ne sont pas au bureau.

Les fonds peuvent être transférés instantanément sur les cartes bancaires pour permettre aux employés de réserver en ligne leurs vols, leurs trains et leurs hôtels en toute sécurité.

Les avantages pour les équipes financières incluent la possibilité de suivre instantanément toutes les dépenses de voyage et de divertissement et de fixer des budgets leur permettant de garder le contrôle.

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