Comment lutter contre la fraude à la note de frais ?  

Dépenses effectuées pendant le week-end, fausses factures de restauration, notes de frais antidatées, arrondissement des frais kilométriques… autant de fraudes réalisées sur les notes de frais chaque année. Que ce soit pour percevoir plus d’argent de la part de l’entreprise ou recevoir une sorte de compensation en guise de dédommagements, ces actions ne sont pas sans conséquence sur la trésorerie de l’entreprise.  

Une étude européenne réalisée par SAP Concur en 2021 révèle qu’une entreprise de 250 personnes pourrait perdre près de 14 000 € par an à cause de la fraude. En ce sens, quels sont les éléments que les entreprises peuvent mettre en place pour lutter efficacement contre la fraude à la note de frais ?

Connaître les risques et les impacts de la fraude à la note de frais

Selon cette même étude, 68 % des employés ne comprennent pas les risques de la fraude à la note de frais, aussi bien à leur égard que pour l’entreprise. Il convient donc de rappeler l’impact de cette pratique, et les conséquences lourdes qu’elle peut avoir pour les parties prenantes.

La fraude à la note de frais peut avoir de nombreuses répercussions :

1. Les coûts induits de la fraude à la note de frais peuvent rapidement monter, et avoir un impact important sur la rentabilité de l’entreprise,
2. Les erreurs de comptabilité entraînées par cette pratique peuvent être sanctionnées par l’URSSAF dans le cadre d’un contrôle fiscal.
3. L’entreprise peut ainsi se retrouver en redressement et devoir en payer les conséquences,
4. Les fausses notes de frais participent à rallonger les processus de remboursement, parfois longs, demandant une vigilance accrue et provoquant un manque de confiance de la part des équipes finances.

Côté collaborateurs, la fraude à la note de frais n’échappe pas aux sanctions, pouvant aller d’un avertissement, à un dédommagement financier jusqu’au licenciement pour faute grave en cas de répétition.

Savoir repérer les fraudes à la note de frais

Afin d’éviter ces risques et des situations inconvenantes, l’entreprise doit mettre en place des systèmes pour repérer les fraudes à la note de frais.

Pour cela, plusieurs options s’offrent à elles :

Demander des justificatifs obligatoires pour chaque dépense

Pour être remboursée, chaque dépense doit être engagée dans l’intérêt de l’entreprise, et être justifiée à l’aide d’une note de frais. Le remboursement des frais professionnels étant exonéré des cotisations sociales, l’URSSAF contrôle attentivement les remboursements des notes de frais par les entreprises afin d’éviter tout abus.

Pour qu’une note de frais soit jugée acceptable et remboursable par l’entreprise, elle doit inclure des informations clés, au-delà du justificatif, et contenir les éléments suivants :

1. Le nom du salarié,
2. La date de la dépense,
3. Le lieu de la dépense/du déplacement,
4. Le motif,
5. Le détail des frais,
6. La TVA,
7. Le montant remboursable.

Toutes ces informations permettront à l’entreprise de garder un œil attentif sur les dépenses, et de mieux déceler toute tentative de fraude.

Mettre en place des plafonds de dépenses

Les plafonds de dépenses permettent à l’entreprise d’attribuer des budgets aux équipes pour réaliser leurs frais professionnels, responsabilisant les collaborateurs qui par la même occasion éviteront les dépenses inutiles.

Pour cela, l’entreprise peut offrir à ses salariés le confort des cartes prépayées, totalement paramétrables (budgets associés, achats autorisées, limites de dépenses, zones géographiques…) et créditées en amont, avec lesquelles ils peuvent facilement réaliser leurs achats, sans avoir à avancer les fonds ou remplir des notes de frais par la suite.

Les solutions contre la fraude à la note de frais

Plus que de se prémunir des risques, les entreprises peuvent mieux encadrer les dépenses liées aux frais professionnels, et procurer un cadre plus stricte pour les collaborateurs.

Instaurer une politique de dépenses

Instaurer une politique de dépenses, applicable à l’ensemble des collaborateurs, permet à l’entreprise d’avoir une meilleure connaissance des frais engagés par les employés.

La trésorerie est ainsi mieux gérée, car les collaborateurs ont une idée précises des dépenses autorisées et des démarches à suivre pour que l’entreprise procède au remboursement de ces frais. Les risques de fraudes à la note de frais sont limités, car tous les frais qui ne rentrent pas dans le cadre de la politique de dépenses seront refusés ; et les équipes finances passent ainsi moins de temps à contrôler les notes de frais.

Passer à une solution de gestion des dépenses digitalisée

Passer au peigne fin les frais professionnels de chaque salarié peut devenir chronophage. Il existe aujourd’hui des solutions intelligentes de gestion des dépenses, qui permettent à la fois de faciliter la gestion des budgets et l’envoi de notes de frais, tout en accélérant le processus de vérification et de remboursement.

L’utilisation d’une plateforme de gestion des dépenses automatisée permet également de dématérialiser les reçus, d’assurer leur sauvegarde et leur accessibilité grâce à l’archivage numérique.

Les avantages sont multiples, et tous ces éléments permettent à l’entreprise de garder le contrôle sur sa trésorerie en limitant les tentatives de fraude à la note de frais.