Gérer les dépenses de l’entreprise et les dépenses individuelles avec Soldo

En tant que responsable financier, vous voulez de la visibilité et du contrôle sur :

1.  Les dépenses individuelles
2.  Les dépenses de l’entreprise au niveau des services, des fournisseurs et des projets.

Chez Soldo, nous permettons aux responsables financiers de définir facilement des budgets pour ces deux types de dépenses. Vous pouvez facilement administrer différents budgets et obtenir une vue à 360 degrés en ce qui concerne l’utilisation de l’argent. Cet article vous explique comment.

Comment puis-je répartir le budget de mon entreprise entre les équipes, les projets et les fournisseurs ?

Soldo vous permet de répartir le budget de votre entreprise selon différents objectifs grâce à ce que nous appelons les portefeuilles d’entreprise et les cartes d’entreprise.

Vous pourriez avoir, par exemple, une carte d’entreprise marketing dont les dépenses dépendent du portefeuille principal de l’entreprise. Disons que vous allouez 500 000 € à la carte d’entreprise marketing. L’argent du portefeuille d’entreprise marketing peut ensuite être réparti dans des cartes spécifiques dont dispose l’équipe marketing, telles que « génération de la demande » ou « ventes », avec des budgets différents.

Vous pouvez avoir une carte d’entreprise pour la publicité en ligne dont l’argent provient d’un autre portefeuille de l’entreprise. Cet argent peut ensuite être distribué sur des cartes spécifiques telles que LinkedIn et Facebook. Tout employé disposant d’une autorisation peut faire des dépenses avec ces cartes.

Qui peut accéder à l’argent d’une carte d’entreprise ?

L’utilisation de cartes non nominatives signifie que toute personne dans l’entreprise peut légalement utiliser une carte d’entreprise. Ceci est différent de l’utilisation de cartes nominatives individuelles partagées entre plusieurs personnes, pouvant entraîner des implications juridiques. Une fois que vous avez activé vos cartes d’entreprise, vous avez la possibilité d’attribuer et de réattribuer les cartes à vos utilisateurs.

Assurez-vous que chaque utilisateur est configuré avec son numéro de téléphone et son adresse e-mail afin que lorsque vous lui attribuez des cartes, il ait accès aux informations et aux dépenses.

Les cartes d’entreprise n’ont pas besoin d’être rattachées à une personne physique. Elles peuvent donc être utilisées pour satisfaire les besoins de paiement des différents départements de votre entreprise plutôt que des particuliers. Les cartes d’entreprise peuvent être utilisées pour un service, un projet ou pour des dépenses liées à tout autre type de coûts de votre entreprise.

Vous pouvez créer plusieurs cartes utilisant l’argent d’un même portefeuille d’entreprise et partageant donc le même budget.

Quels sont les avantages des cartes d’entreprise ?

• Vous pouvez suivre comment et par qui les cartes de chaque département sont utilisées
• Les budgets des départements et les budgets personnels varieront. Les cartes d’entreprise donnent à vos employés la liberté de dépenser dans le cadre de leurs missions.
• Elles sont idéales pour les abonnements et les dépenses liées aux médias en ligne. Vous pouvez attribuer et réattribuer des cartes non nominatives aux utilisateurs depuis votre portail web.
• Elles ne sont pas affectés par le roulement du personnel. Quand vous créez des cartes virtuelles liées à un portefeuille d’entreprise, elles ne dépendent d’aucun employé de votre entreprise.
• Surveillez les montants dépensés et assurez-vous qu’aucune somme imprévue n’est débitée sur votre carte en contrôlant les transferts et les budgets.
• Gérez les dépenses liées à des projets :  vous pouvez créer un portefeuille d’entreprise pour certains projets. Vous déterminez votre budget, créez plusieurs cartes et les attribuez à tous les collaborateurs impliqués dans le projet. Vous pouvez ensuite suivre vos dépenses et vous assurer qu’il n’y a pas de dépassement de budget.
• Créez plusieurs cartes d’entreprise pour les prestataires :  une carte non nominative vous évitera de devoir la remplacer. Vous avez en effet la possibilité de réaffecter la carte à un autre prestataire si besoin.

Comment puis-je allouer de l’argent spécifiquement à certains collaborateurs ?

Grâce à Soldo, vous pouvez allouer de l’argent à des personnes via ce que nous appelons des comptes utilisateurs. Cet argent peut être utilisé par un employé en lui délivrant des cartes physiques et virtuelles permettant des dépenses à distance. Le budget de chaque carte est défini par un administrateur.

Vous pouvez créer des comptes d’utilisateurs gratuits pour tous les employés de votre entreprise. Une fois que tout est configuré, vous pouvez décider qui a besoin d’une carte Soldo personnelle.

Quels types de dépenses sont accessibles aux employés avec leurs cartes individuelles ?

Chaque membre de votre entreprise peut avoir sa propre carte, avec ses propres budgets, règles et autorisations. Vous pouvez émettre plusieurs portefeuilles (avec plusieurs devises pour les comptes Premium) et créer des cartes en conséquence. Chaque personne de votre entreprise peut donc avoir accès à sa propre carte d’entreprise que vous pouvez contrôler via le portail web.

Les employés peuvent gérer leurs propres dépenses via la console web et l’application mobile. Un utilisateur peut afficher tous ses achats dans son application mobile, télécharger des photos des reçus lors de ses déplacements, ajouter des notes et faire un suivi.

En donnant à un employé l’accès à la console web, il peut consulter ses relevés comme il le ferait avec son compte bancaire personnel. Il ne pourra y afficher que ses propres informations. Cela ajoute simplement un autre niveau de suivi en ce qui concerne les dépenses personnelles d’un employé.

Quels sont les avantages des comptes utilisateurs ?

• Vous pouvez valoriser vos employés en leur délivrant leur propre carte d’utilisateur Soldo. Oubliez les tracas des réclamations de petite caisse et des rapports de dépenses fastidieux.
• Dépensez, téléchargez, synchronisez – les utilisateurs dépensent à distance en toute simplicité grâce à leur carte Soldo. Des notifications automatiques sont envoyées sur leur téléphone portable après chaque achat. Ils peuvent rapidement télécharger une photo de leur reçu, la joindre à leur achat, sélectionner la bonne catégorie, ajouter des notes et le tour est joué !

Puis-je avoir à la fois des cartes individuelles et des cartes d’entreprise ?

C’est ce que nous recommandons. Pensez à la structure organisationnelle de votre entreprise et répartissez les cartes en fonction de celle-ci.

Suivez les dépenses personnelles sur les cartes d’utilisateur individuelles et contrôlez en parallèle les dépenses des cartes d’entreprise pour vous assurer qu’un employé n’a pas à puiser dans son budget personnel pour payer les dépenses d’un service ou d’une entreprise.

Soldo est configuré pour refléter le fonctionnement de votre entreprise. En créant des portefeuilles individuels pour des utilisateurs ainsi que des cartes et des portefeuilles d’entreprise, vous pouvez suivre les dépenses de votre entreprise en temps réel. Vous pouvez décider de l’accès que vous accordez à chacun de vos employés et le faire varier en fonction de leur poste et de leur fonction au sein de l’entreprise.

Tout le monde n’aura pas accès au portefeuille de l’entreprise. En mettant en place des transferts et des règles pour vos utilisateurs, ainsi que pour vos portefeuilles et cartes d’entreprise, vous pouvez être sûr que les dépenses de votre entreprise sont réalisées de la manière la plus efficace possible.