Faites évoluer votre équipe financière grâce à la numérisation 

Il y a beaucoup de choses à prendre en compte lorsque vous souhaitez faire évoluer votre équipe financière : vous devez par exemple vous assurer que votre équipe reste engagée, qu’elle n’est pas submergée par le travail administratif et que vous pouvez fournir des informations stratégiques de premier ordre. La numérisation est le coup de pouce dont votre équipe a besoin.

Nous avons discuté avec Paraag Amin, directeur financier de dotdigital, de la transformation numérique qu’ils ont opérée, de son impact sur l’engagement et la performance des employés, et de ce que vous devez faire pour faire évoluer votre équipe avec succès lorsque votre entreprise se développer.

Utiliser la transformation numérique pour stimuler la croissance

Depuis sa fondation en 1999, dotdigital a radicalement changé. Mais l’entreprise a connu une croissance significative plus récemment.

En 2014, la plateforme a été relancée avec de nouvelles fonctionnalités diverses. Au cours des six dernières années, le chiffre d’affaires a été multiplié par quatre et l’entreprise a créé sept nouvelles entités commerciales. En 2019, elle change de nom pour se concentrer sur une évolution vers le marketing omnicanal.

Pour qu’une équipe financière puisse répondre aux exigences d’une entreprise en pleine croissance, ses membres doivent pouvoir se concentrer sur les aspects de leur travail qui aident l’entreprise à aller de l’avant.

Les tâches telles que l’administration et la saisie manuelles des données ne sont pas seulement une énorme perte de temps, elles sont également exténuantes. Et elles ne constituent pas un avantage pour les nouvelles recrues potentielles. Lorsque Paraag Amin a rejoint l’entreprise en tant que directeur financier en 2018, il a créé une unité de développement technologique interne dédiée à l’automatisation de plusieurs processus financiers.

Et cela a porté ses fruits : dotdigital a pu investir massivement dans d’autres domaines de la finance.

« La transformation numérique a été absolument essentielle pour assurer la croissance actuelle. »

Avec les bons outils, vous pourrez accélérer et optimiser les processus, réduire les inexactitudes et permettre à votre équipe de rester satisfaite et concentrée sur ce qui compte.

Assurer la croissance sans recruter massivement

Paraag pense que l’un des défis majeurs de la fonction financière est d’assurer la croissance sans augmenter les effectifs.

Puisque la priorité de dotdigital consiste à se développer à l’international, l’entreprise se concentre sur les problèmes et les besoins qui en découlent. De l’ouverture des comptes bancaires à la recherche de fournisseurs locaux, en passant par l’ouverture de nouveaux bureaux et le respect des lois locales en matière de fiscalité et de droit du travail, il y a beaucoup de choses à prendre en compte.

Et comme l’entreprise est cotée en bourse, la croissance est essentielle.

« Nous devons faire plaisir à nos actionnaires. Nous devons accroître notre chiffre d’affaires et maintenir, voire améliorer, nos marges d’exploitation. »

Cela entraîne trois points de corrélation pour les entreprises se trouvant dans une situation similaire :

• vous devez répondre aux attentes du marché et, idéalement, les dépasser ;
• vous devez satisfaire votre équipe ;
• vous devez vous assurer que vous vous développez sans surcharger l’entreprise.

Tout cela à la fois.

Et pour Paraag, la solution à ces défis s’articule autour de la question suivante : comment favoriser l’automatisation et l’optimisation dans d’autres domaines ?

Partenariats commerciaux et partage de données

Lorsque Paraag a rejoint dotdigital, la fonction financière a passé beaucoup de temps à extraire des données des systèmes en raison d’un manque de collaboration au sein de l’entreprise.

Le CRM, l’ERP et la plateforme d’engagement client n’étaient pas interconnectés. L’équipe financière passait son temps à téléchargement des formulaires au format CSV, à manipuler des données et à compiler des informations pour les envoyer aux services.

« Ce processus était si lourd que le temps de vous y mettre, le mois suivant arrivait déjà et vous deviez recommencer à extraire des données. Pour moi, cela n’avait aucun sens » déclare Paraag.

Pour simplifier ce processus, l’équipe a décidé d’exploiter un entrepôt de données tiers qui lui a permis de télécharger les données brutes de chaque système pour les regrouper au même endroit.

Elle a ainsi pu ouvrir le dialogue avec d’autres services : l’équipe financière peut désormais faire le tour de l’entreprise chaque mois pour afficher les données et vérifier leur exactitude.

Ensuite, ajoute Paraag, « les conversations ont tendance à tourner autour du sens de ces données. Quelles idées concrètes pouvons-nous en tirer, le cas échéant, pour l’avenir ? »

Parmi les avantages, ce flux de travail prouve que l’équipe financière apporte une valeur ajoutée au reste de l’entreprise, et vice versa. « Mais tout cela tient au fait qu’elle ne passe pas trop de temps à essayer de faire le travail manuel. »

Satisfaire les employés

Paraag pense que la communication est fondamentale dans le processus d’évolution et d’optimisation du service des finances.

Il explique : « On convint par les cœurs et les esprits. Pour réussir, vous devez comprendre les objectifs individuels, les objectifs de l’équipe, et enfin les objectifs de l’entreprise. »

Comment obtenir l’adhésion de votre équipe ?

Voici ce que Paraag suggère :

• Passez les deux premiers mois à évaluer comment vous faites les choses.
• Déterminez quels processus pourraient être automatisés et améliorés.
• Réduisez la quantité de travail manuel de vos employés.
• Augmentez le temps de travail consacré à des activités à valeur ajoutée.

Si vous pouvez numériser les processus effectués manuellement jusqu’à présent, vous montrez à votre équipe que vous souhaitez améliorer son quotidien.

L’automatisation libère du temps, qu’elle peut consacrer aux prévisions, à l’analyse des données et à la formation pour aider votre entreprise de manière plus intéressante et innovante.

Investir dans la croissance personnelle des membres de votre équipe et éliminer ces tâches profite à tous et renforce la loyauté :

« Les gens seront davantage attachés à l’entreprise, il seront plus heureux dans ce qu’ils font au quotidien et beaucoup plus ouverts à la croissance au sein de l’entreprise. »

Automatiser avec des outils simples

Il existe de nombreuses solutions automatisées rapides et faciles à mettre en œuvre pour commencer.

Chez dotdigital, par exemple, deux personnes supervisaient les réservations de voyages. Et même s’il ne s’agissait pas d’un travail à temps plein, elles y consacraient tout de même environ la moitié de leur temps.

Pour résoudre ce problème, elles se sont d’abord procuré des cartes prépayées Soldo et ont commencé à gérer les dépenses de l’entreprise avec la plateforme Soldo.

« Les cartes prépayées ont répondu à toutes les exigences. Nous avons obtenu tout ce dont nous avions besoin, des cartes non-nominatives au reporting. Et le reporting en temps réel est absolument essentiel ici. »

Avec la possibilité de suivre les dépenses, il ne faut plus attendre la fin du mois pour voir ce qui est dépensé : les employés peuvent dépenser pendant leurs déplacements et leurs données de transaction sont instantanément disponibles. De plus, l’intégration dans le système comptable a rationalisé l’ensemble du processus.

TripActions est un autre outil simple qui a permis d’aider dotdigital à simplifier la gestion des voyages.

Auparavant, lorsque toutes les réservations de voyages étaient effectuées manuellement, l’entreprise devait constamment communiquer avec une agence de voyages. Elle était confrontée à des changements de tarifs et à des vols soudainement indisponibles, ce qui était terriblement gênant. Le passage au numérique et l’utilisation de cet outil lui ont offert beaucoup plus de contrôle et de flexibilité.

Pour l’équipe de planification des voyages, ces changements bienvenus ont permis de « transférer des personnes dans d’autres rôles et de faire d’autres choses » qui pourraient profiter à l’entreprise.

  Convaincre les parties prenantes

Paraag dit qu’il y a trois étapes clés à suivre pour convaincre les parties prenantes d’investir dans des outils numériques pour l’équipe financière :

1. Expliquez ce que vous essayez d’accomplir et demandez-leur ce qui manque et ce qui fonctionne bien, selon elles.  Pour commencer, parlez à chaque chef de service et demandez-lui comment vous pouvez l’aider. Ainsi, explique Paraag, « ils seront beaucoup plus ouverts et réactifs ».
2. « Montrez que vous pouvez [aider]. » Après un entretien initial, vous pouvez leur dire ce que vous comptez faire des informations et pourquoi vous pensez qu’elles ont de la valeur, en particulier les parties qu’ils ne considèrent pas forcément utiles. Et grâce à cela, vous pouvez également leur exposer les manques potentiels que vous avez constatés.
3. Obtenez l’adhésion d’un ou deux services, « en démontrant la valeur ajoutée que vous apportez, puis en vous servant de cela dans les études de cas en interne, pour le déploiement dans toute l’entreprise ».Comme le dit Paraag, il y aura toujours des gens qui ne seront pas aussi prompts à adopter le changement et les données de cette manière.Mais si certains vous soutiennent, d’autres suivront.

« En tant qu’entreprise, vous pouvez toujours chercher comment améliorer cet élément prospectif de la fonction financière et devenir davantage un partenaire pour d’autres départements. »

Une fonction financière plus stratégique

Si vous essayez de réduire les coûts, la réduction de la quantité de travail manuel à effectuer et l’automatisation complète de ces tâches vous permettront d’économiser de l’argent.

Mais la numérisation ne vous aidera pas seulement à économiser du temps et de l’argent, elle aidera également votre équipe financière à jouer un rôle plus stratégique dans l’entreprise.

En automatisant les tâches manuelles chronophages, vous libérez du temps pour votre équipe afin qu’elle se concentre sur les tâches à valeur ajoutée et fournisse des informations qui font avancer l’entreprise.