Comment gérer les dépenses d’une entreprise de construction ?

De la conception à la construction, le secteur du bâtiment et de la construction a recours à la numérisation à chaque étape de son processus opérationnel. Mais quels avantages les entreprises de construction pourraient-elles tirer en mettant en œuvre des méthodes tout aussi innovantes dans leur gestion des frais professionnels ?

Coordonner chaque projet confié à l’entreprise et gérer un budget différent pour chacun d’entre eux n’est certainement pas un scénario sans embûche. De plus, les employés doivent souvent effectuer des achats en utilisant de l’argent liquide ou des cartes de crédit personnelles, collecter les reçus et les justificatifs, et remplir un rapport de dépenses à la fin du mois pour demander un remboursement.

Découvrez comment Soldo peut vous aider à gérer les finances de votre entreprise, en envisageant différents scénarios pour rechercher des solutions qui assureront la rentabilité et la croissance de votre entreprise de construction.

Avancer les fonds met la pression sur vos employés

Problème

Selon le secteur d’activité de votre entreprise, vos employés peuvent être amenés à refaire le revêtement d’une façade ou rénover un appartement en centre-ville ; dans chacun de ces cas, ils peuvent être amenés à s’arrêter pour se ravitailler en cours de route. Ils peuvent avoir besoin d’acheter des matériaux ou des outils de travail, en avançant de l’argent et en conservant les reçus pour remplir un formulaire de note de frais à la fin du mois, qui doit ensuite être vérifié par le service administratif de l’entreprise avant que l’argent puisse être remboursé.

Avec l’augmentation du coût de la vie, certains travailleurs ne peuvent pas se permettre d’avancer des dépenses au nom de l’entreprise et d’attendre le remboursement à la fin du mois.

Solution

Avec Soldo, vous pouvez attribuer à chaque employé une carte d’entreprise prépayée, reliée à un système centralisé de gestion des frais professionnels. Grâce aux recharges automatiques et à l’allocation de budgets personnalisés pour chaque carte, vous pouvez vous assurer que chacun a accès aux fonds de l’entreprise dont il a besoin pour accomplir son travail, en gardant trace de chaque transaction en temps réel.

Avec Soldo, il n’est plus nécessaire d’utiliser sa carte personnelle pour les achats de l’entreprise.

La chasse aux reçus est une perte de temps pour tout le monde

Problème

En collectant les reçus pendant un mois entier, vous risquez de vous retrouver à vider vos poches et à fouiller chaque compartiment de votre portefeuille à la recherche du reçu perdu. En conséquence, votre service administratif sera obligé de perdre un temps précieux à attendre de tous les recevoir.

Le rapprochement manuel d’une poignée de reçus toutes les quatre semaines est un casse-tête dont les employés et les comptables préféreraient se passer.

Solution

En plus des cartes de paiement, Soldo propose une application mobile pour smartphones qui permet de suivre chaque dépense. Il n’est donc plus nécessaire de conserver le reçu pendant tout un mois : il suffit de le prendre en photo, de l’associer à l’achat effectué et d’ajouter une note sur le client ou le projet auquel il se rapporte.

Grâce à ces processus de dématérialisation des documents, la réconciliation de fin de mois prend deux fois moins de temps et personne dans l’entreprise ne doit se préoccuper de retrouver des morceaux de papier et de vérifier la validité des dépenses.

Le rapprochement de fin de mois est un processus lourd et sujet aux erreurs

Problème

Vous dirigez une entreprise de construction prospère depuis des années, mais la comptabilité reste une corvée qui vous fait perdre un temps précieux qui pourrait être investi dans des activités plus utiles et stratégiques.

Solution

Vous êtes passé à un logiciel de comptabilité basé sur le cloud il y a quelques années : il vous suffit désormais de connecter Soldo aux plateformes comptables que vous utilisez au quotidien pour automatiser vos flux de travail :

• Rationnalisez le rapprochement des dépenses et réduire les erreurs liées à la saisie manuelle des données
• Accélérez le travail de comptabilité
• Envoyez les données de transaction à votre logiciel comptable pour obtenir une vue claire de votre activité à partir d’un seule plateforme

Quel est le processus complet, de l’achat à la réconciliation ?

• L’employé utilise sa carte Soldo dans n’importe quelle station-service
• Il utilise l’application pour catégoriser la transaction comme étant du carburant, prendre une photo du reçu et ajouter une note sur le nom du client auquel il s’adressait
• Soldo transmet automatiquement cette transaction, ce reçu et cette note à votre système comptable

Mettez ces solutions en pratique

Le ravitaillement en carburant, l’achat d’équipements et de matériel ne sont que quelques-unes des dépenses auxquelles doit faire face un employé d’une entreprise de construction, qui doit souvent avancer les frais de sa propre poche.

Soldo aide les entreprises à trouver le bon équilibre entre les coûts entrants et sortants et à donner à vos employés la liberté de dépenser les fonds de l’entreprise pour effectuer tous les achats liés au travail, tout en assurant une visibilité maximale et un contrôle paramétrable.