Comment contrôler les coûts sans ralentir la croissance de votre entreprise ?

Maîtriser les coûts est primordial pour les start-up et les scale-up qui s’efforcent d’aller de l’avant. C’est ainsi que Soldo donne le contrôle aux entreprises évolutives tout en leur permettant de se développer.

Définir des limites et des règles de dépenses sur les cartes Soldo

Une bonne gestion des coûts est utile à tout type d’entreprise, mais dans le cas des entreprises à croissance rapide, elle est particulièrement importante.

L’un des principaux inconvénients de l’utilisation de cartes de débit ou de crédit traditionnelles pour les dépenses professionnelles est que généralement, les entreprises n’en ont pas assez pour les partager dans l’ensemble de l’organisation. Par ailleurs, la modification des limites de ces cartes est un processus lent et rigide qui implique à chaque fois des heures perdues au téléphone avec les banques. Et si vous demandez aux employés de payer leurs propres frais puis d’effectuer des demandes de remboursement, vous avez encore moins de contrôle sur les dépenses.

Soldo propose des cartes prépayées pour lesquelles vous définissez un montant à dépenser. Votre entreprise peut disposer d’autant de cartes physiques ou de cartes virtuelles que nécessaire.

En plus des paiements, vous pouvez faire beaucoup plus pour contrôler les dépenses avec les cartes Soldo :

• Limites de dépenses : définissez des limites mensuelles, hebdomadaires ou quotidiennes pour les paiements par carte et modifiez-les instantanément si nécessaire.
• Réglementation des catégories de commerçants : spécifiez où les employés peuvent et ne peuvent pas utiliser l’argent de l’entreprise afin d’éviter les dépenses personnelles.
• Contrôle géographique : bloquez les régions où votre entreprise n’est pas présente afin d’éviter les dépenses à l’étranger. Vous pourrez ensuite les activer lorsque vous vous développez sur de nouveaux marchés ou que vos employés sont en déplacement professionnel.
• Surveillance individuelle : gérez les soldes des employés individuellement et prévenez activement les dépenses indésirables en ne rechargeant les cartes que lorsque cela est nécessaire.
• Retraits d’espèces : empêchez certains employés d’effectuer des retraits d’espèces avec les cartes Soldo ou définissez des limites au montant qu’ils peuvent retirer à un moment donné.
• Paiements virtuels à usage unique : suite à la demande d’un employé à un administrateur, créez des cartes virtuelles pour des paiements uniques, auxquelles vous attribuez le montant exact de chaque paiement.

Notre plateforme vous donne la possibilité de définir des limites aux dépenses de l’entreprise et vous permet de surveiller les flux de trésorerie à tout moment, grâce à des outils intelligents et faciles à utiliser.

Tout cela permet à votre équipe financière de contrôler comment l’argent est dépensé, tout en donnant aux employés plus d’autonomie quant aux dépenses.

Mais définir des limites et des règles de dépenses est plus efficace quand on a une vue d’ensemble, ce qui nous amène à l’étape suivante.

Assurer un suivi régulier des informations sur les dépenses

Lorsque vous ne suivez pas activement et régulièrement les dépenses et que vous attendez plutôt la fin du mois, vous prenez des décisions en retard ou en vous basant sur des informations erronées. Selon une étude que nous avons réalisée auprès de plus de 250  fondateurs et investisseurs dans le cadre de la création de notre manuel des dépenses, environ une personne sur cinq mentionne un manque de données financières lors des prises de décisions en matière de dépenses.

En tant que plateforme couvrant toutes les étapes du processus de dépenses, du paiement au rapprochement, Soldo offre aux administrateurs une visibilité totale sur les dépenses de l’entreprise via une console web. La console est l’endroit où vous pouvez créer et gérer de nouvelles cartes, distribuer des fonds, appliquer des contrôles et bien d’autres choses. Mais c’est aussi là que vous pouvez vérifier fréquemment les dépenses.

Lorsque vous vous connectez à votre compte Soldo, un tableau de bord vous est présenté. Il vous donne un aperçu clair des tendances de dépenses des collaborateurs dans toute votre entreprise. Vous pouvez suivre ces tendances en un coup d’œil et voir qui dépense le plus et comment cet argent est dépensé.

Ces informations sont présentées dans les graphiques suivants :

• Dépenses totales de l’entreprise : aperçu global de la somme d’argent dépensée dans l’ensemble de l’entreprise sur une certaine période.
• Catégories de commerçants : diagramme circulaire indiquant comment l’argent a été dépensé, divisé par commerçant.
• Dépenses totales par utilisateur : représentation des frais des plus gros dépensiers de l’entreprise.

Outre les graphiques, le tableau de bord facilite également le suivi des flux de trésorerie en vous montrant le solde disponible sur tous vos portefeuilles Soldo, un outil que nous allons nous aborder en détail dans la section suivante. En prenant le pouls de leur trésorerie, les dirigeants sont capables d’agir plus rapidement.

Gérer les fonds dans l’ensemble de l’entreprise

Vous devez dépenser pour soutenir votre croissance, au fur et à mesure que vous développez votre équipe et embauchez de nouveaux talents, que vous créez plus de services (voire de nouveaux bureaux) et que vous diversifiez vos dépenses en fonction de votre croissance.

Il est essentiel d’avoir un contrôle étroit sur les fonds de l’entreprise et de savoir comment les gérer. Mais cela peut se compliquer si votre équipe financière et vos employés se retrouvent débordés par des tâches administratives et de la paperasse afin d’expliquer tous les changements concernant vos dépenses. Tout est plus simple avec le système de portefeuilles de Soldo. Il vous permet d’organiser vos fonds dans l’ensemble de votre entreprise.

Voici comment ça marche :

• Vos portefeuilles principaux reçoivent de l’argent de votre compte bancaire et peuvent ensuite alimenter d’autres portefeuilles.
• Vous pouvez utiliser les portefeuilles d’entreprise pour financer des projets, des équipes, des services ou des types de dépenses (par exemple les abonnements à des logiciels).
• Certains employés peuvent avoir des portefeuilles d’utilisateurs associés à leurs cartes Soldo. Vous pouvez alors attribuer des fonds à des personnes spécifiques uniquement.
• Soldo propose également des cartes d’entreprise, qui permettent à différents utilisateurs de partager des dépenses avec la même carte (une carte pour les fournitures de bureau, par exemple) et vous pouvez lier ces cartes à un portefeuille réservé pour séparer les fonds.

Les portefeuilles et les cartes d’entreprise vous offrent la possibilité de trier les fonds de la manière qui convient à la hiérarchie et aux équipes de votre entreprise. Mais surtout, lorsque vous essayez de maîtriser les coûts, le suivi des dépenses est beaucoup plus facile.

Vous saurez exactement où va votre argent et aurez plus de contrôle sur la budgétisation, le tout en temps réel.

Le résultat ? Vous pouvez vous développer et minimiser drastiquement les mauvaises surprises de fin de mois qui pourraient freiner votre progression.

Créer des rôles et des autorisations pour refléter l’organisation de votre entreprise

Les membres de votre équipe ont des tâches et des responsabilités différentes, ce qui peut être utile lorsque vous essayez de gérer les coûts de plus près.

Nous avons déjà vu ce que vous pouvez faire avec notre système de portefeuille en termes de cartographie de votre entreprise dans Soldo, afin que vos budgets s’alignent sur la structure de votre entreprise. Mais vous pouvez également refléter les rôles des employés dans votre compte Soldo. Soldo vous permet d’attribuer différents rôles (employé, responsable, comptable, administrateur, etc.) et de faire correspondre les autorisations pour leur donner différents niveaux d’accès aux fonds et aux données.

Avec les outils suivants, vous serez en mesure de mieux organiser les dépenses, ainsi que de les suivre de près, afin d’avoir une meilleure chance de contrôler les coûts :

• Rôles : attribuez des rôles à différents employés en fonction de leurs tâches et de leurs responsabilités (utilisateur autorisé à dépenser, responsable ou administrateur du compte Soldo).
• Autorisations : attribuez différentes autorisations à chaque rôle pour définir quels utilisateurs ont accès à certaines fonctionnalités.
• Portée : attribuez une visibilité aux responsables sur un ensemble particulier de ressources (portefeuilles, cartes d’entreprise, etc.), afin que d’autres personnes puissent suivre les dépenses avec vous.

Les utilisateurs peuvent être affectés aux trois catégories disponibles (administrateur, responsable et employé) et ils peuvent décider laquelle ils utiliseront dans leur application Soldo. Les utilisateurs concernés peuvent alterner entre un accès à l’intégralité du compte en tant qu’administrateur et un aperçu de leurs propres ressources, comme les autres employés.

De cette façon, Soldo peut faire correspondre les rôles réels des employés de votre entreprise et leurs responsabilités, favorisant ainsi une meilleure autonomisation quant aux dépenses dans l’ensemble de l’entreprise.

Voir et contrôler les dépenses en temps réel

Nous avons mentionné à quel point la croissance peut affecter la capacité de votre entreprise à contrôler les coûts. Cela est dû en grande partie au fait qu’il y a plus de données à surveiller.

Au cours d’une période de croissance rapide, vous ferez face à une multitude de nouveaux frais liés à la publicité et au marketing, aux déplacements, aux abonnements mensuels à des logiciels et tout ce dont vous pouvez avoir soudainement besoin de toute urgence. Et à ce moment-là, avoir un aperçu clair de toutes les dépenses de l’entreprise est crucial. Votre équipe financière aura plus de tâches administratives à gérer et celles-ci peuvent rapidement s’accumuler et faire perdre de vue le suivi des dépenses.

La visibilité en temps réel offerte par Soldo peut faire la différence en ce qui concerne votre croissance. Au lieu de perdre des journées entières à rapprocher les frais et les données sur les dépenses de toute l’entreprise, votre équipe peut utiliser Soldo pour voir tous les paiements à mesure qu’ils sont effectués et obtenir des informations instantanées sur les transactions individuelles et les dépenses globales.

Les administrateurs ont accès à un aperçu plus clair des dépenses, mais en plus de cela, Soldo comble le fossé entre vos anciens systèmes financiers et les habitudes réelles de dépenses. Vous pouvez intégrer vos données de dépenses à vos systèmes et outils d’analyse d’entreprise pour suivre les dépenses à un niveau granulaire.

Et cerise sur le gâteau, votre équipe financière aura encore plus le dessus sur le contrôle de l’argent de l’entreprise, grâce aux notifications et alertes de Soldo :

• Vous pouvez configurer des notifications par e-mail, qui sont envoyées quand le solde d’un portefeuille ou d’une carte descend en dessous d’un certain montant.
• Pour que les employés aient toujours des fonds à disposition, vous pouvez très facilement mettre en place des virements automatiques sur leurs cartes.
• Soldo peut vous avertir chaque fois que quelqu’un ne parvient pas à télécharger un reçu ou d’autres informations de transaction.

C’est une solution gagnant-gagnant : vous responsabilisez vos employés en sachant toujours quand ils ont besoin de plus de fonds et en leur donnant ce dont ils ont besoin pour faire leur travail et de votre côté, vous voyez les dépenses au fur et à mesure, ce qui permet d’économiser du temps et d’éviter les casse-têtes administratifs.

Mais surtout, la visibilité en temps réel vous donne la possibilité de contrôler les coûts sur le moment, de prendre des décisions budgétaires plus judicieuses à l’avenir et d’avoir une vision claire de votre trésorerie.

Vous pouvez alors vous concentrer sur votre croissance sans vous soucier des dépenses.