Comment célébrer noël en entreprise sans perdre le contrôle

En cette période, vous devez être vigilant en ce qui concerne les dépenses. Les entreprises veulent récompenser les employés pour leur bon travail durant toute l’année et célébrer la période des fêtes de manière spectaculaire.

Elles font exploser les budgets, perdent des reçus, passent des heures sur les remboursements et commencent la nouvelle année avec des tâches administratives fastidieuses. Mais les choses peuvent être différentes.

Et si vous pouviez avoir tout ce qu’il vous faut en cette période de Noël sans vous ruiner ?

Il y existe trois étapes principales que vous pouvez suivre. Chaque étape aborde des points sensibles spécifiques qui accompagnent les dépenses liées à la période des fêtes, ainsi que les avantages d’utiliser Soldo pour y faire face.

Tout d’abord, vous devez savoir à quoi vous attendre et agir en conséquence.

Maîtrisez les dépenses de Noël

Cela peut commencer par quelque chose de tout simple, comme se procurer un sapin de Noël pour le bureau. Quelqu’un doit acheter le sapin, ainsi que le reste des décorations. Peut-être que cette même personne est également chargée d’organiser la fête de Noël. Beaucoup d’achats sont nécessaires en cette période.

Mais que vous fassiez circuler une carte de crédit d’entreprise ou que vous demandiez aux employés de payer de leur poche, vous risquez toujours de dépasser votre budget. Et vous vous retrouvez probablement avec beaucoup trop de petits fours.

Avec les options traditionnelles de gestion des frais, vous ne pouvez pas suivre les dépenses de l’entreprise au fur et à mesure. Vous risquez donc d’avoir de mauvaises surprises la fin du mois.

Soldo associe des cartes d’entreprise prépayées et intelligentes à une plateforme de gestion complète. Cela signifie que vous pouvez attribuer une carte Soldo à un employé, un service, une équipe ou un projet et mettre à disposition un montant spécifique à utiliser avec cette carte.

Avec notre console web, vous pouvez suivre toutes les activités de la carte et décider comment et où elle peut être utilisée. Vous pouvez le recharger en un clic, depuis n’importe où.

Voici comment garder le contrôle des dépenses :

1. Définissez vos règles

Au lieu de donner à vos équipes une carte d’entreprise sans restrictions pour organiser la réception de Noël, utilisez des cartes Soldo et :

• Définissez des limites de dépenses (quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles) pour respecter votre budget
• Désactivez certaines catégories de commerçants, comme par exemple, les jeux d’argent
• Empêchez certaines actions telles que les retraits d’espèces ou les paiements sans contact
• Mettez en place des notifications et des alertes concernant les dépenses

2. Répartissez les fonds

Créez différents portefeuilles Soldo pour stocker des fonds pour les équipes et les projets et maintenez les budgets en ordre.

Par exemple, vous pouvez créer un portefeuille pour gérer les dépenses de votre campagne publicitaire de Noël, afin que toutes les personnes impliquées dans la campagne aient accès aux fonds en cas de besoin.

3. Suivez les dépenses

Plus important encore, vous pouvez voir tous les paiements en temps réel. Vous pouvez bloquer les cartes si elles sont mal utilisées.

C’est plus sûr pour vous et les employés peuvent simplement réaliser tous les achats liés à Noël en sachant qu’il n’y a aucun risque de dépenses excessives.

Évitez de commencer la nouvelle année avec de la paperasse

Chaque année, les équipes financières du monde entier doivent faire le ménage après une période des fêtes chaotique.

Il y a des reçus à trouver, des dépenses à rapprocher et à rembourser. Il y a des feuilles de calcul à remplir, des rapports à générer et de la paperasse à gogo.

Alors que certains s’engagent dans des activités de Noël jusqu’à la fin de l’année et les oublient après, d’autres abordent la nouvelle année en s’occupant des dépenses, en veillant de les rapprocher et de les mettre en ordre.

Et personne ne devrait commencer l’année en revivant Noël par le biais d’un tableur. Soldo résout ce problème de deux manières.

1. Gérez les dépenses de Noël en temps réel

Les employés possédant des cartes Soldo peuvent effectuer des paiements, prendre une photo du reçu, puis le télécharger en quelques clics. L’équipe des ventes sort pour un déjeuner de Noël ? Tout ce dont ils ont besoin, c’est d’une carte Soldo et de notre application mobile. L’équipe financière reçoit toutes les informations sur les transactions quelques instants après utilisation et peut ensuite créer des rapports détaillés en temps réel.

Recherchez et trouvez les transactions dont vous avez besoin dans les portefeuilles, cartes, etc. Exportez ensuite les rapports dans le format que vous préférez (Excel, PDF) et transférez les données vers votre logiciel de comptabilité. Et voilà, vos dépenses de Noël sont en ordre.

2. Automatisez votre comptabilité

L’organisation de vos dépenses pour la période des fêtes peut se faire en un instant. Plutôt que de perdre du temps à importer manuellement les informations de paiement dans votre système, vous pouvez automatiser le processus.

Soldo s’intègre aux logiciels de comptabilité, tels que QuickBooks et Sage, et vous permet d’exporter vos rapports via des fichiers macro, pour simplifier le rapprochement de vos dépenses.

La synchronisation des dépenses et des reçus de Noël avec le logiciel est simple et vous pouvez recevoir automatiquement les relevés bancaires de Soldo directement dans la plateforme comptable.

Et cerise sur le gâteau : vous pouvez synchroniser des données telles que des reçus, des tags, et des codes analytique, afin d’avoir tout ce dont vous avez besoin à un seul endroit. Ainsi, vous n’aurez plus à revenir sur vos dépenses de Noël en grimaçant.

Apportez de la joie dans toute l’entreprise

De nombreuses entreprises choisissent cette période de l’année pour offrir des cadeaux à leurs employés (souvent des chocolats et des bouteilles de vin). Mais, quelle que soit la taille de l’entreprise, les cadeaux devraient être réfléchis et adaptés à chaque individu.

Cela semble bien compliqué, à moins que les employés puissent eux-mêmes choisir ce qu’ils veulent.  Et ils le peuvent.

Distribuez des cartes virtuelles Soldo à usage unique ou des bons cadeaux avec un montant prédéfini dessus. Et le tour est joué !

Tant que vous y êtes, facilitez l’organisation de rassemblements d’équipes en cette période des fêtes.  Au lieu de demander à quelqu’un de coordonner différents déjeuners, dîners et réunions d’équipe, déléguez cette responsabilité.

Attribuez des rôles et des autorisations

Soldo vous permet d’attribuer hiérarchiquement différents rôles aux utilisateurs, tels qu’employé, responsable et administrateur. Vous pouvez ensuite leur donner différentes autorisations avec différents niveaux d’accès aux données et aux dépenses.

Par exemple, vous pouvez attribuer le rôle de responsable au responsable réel d’une équipe ou d’un employé et lui donner une visibilité sur les dépenses de son équipe. De cette façon, vous ne confiez pas toute la responsabilité à l’équipe financière en ce qui concerne la gestion des dépenses durant une période chaotique de l’année.

Passez des fêtes inoubliables

Ce ne sont là que quelques façons dont une plateforme complète de gestion des dépenses comme Soldo peut transformer votre Noël.

Et cela inclut l’amélioration de l’expérience des employés, en simplifiant le paiement de ce dont ils ont besoin et qu’ils veulent. Facilitez le rapprochement et éliminez les longs remboursements.

Imaginez un Noël sans paperasse, qui vous fait également gagner du temps et de l’argent. Aucun reçu à reconstituer et des rapports instantanés avec toutes les informations dont vous avez besoin.

Vous pouvez voir par vous-même comment Soldo vous aide à passer un meilleur Noël et une meilleure année par la suite.