Comment budgéter de manière efficace ? Partie 1

Les sombres perspectives économiques, marquées par la hausse de l’inflation et des prix de l’énergie, vous obligent à réévaluer vos budgets, ne serait-ce que pour vérifier si les budgets et les processus associés sont toujours adaptés.

Après tout, le manque de liquidités est peut-être la principale cause de faillite des entreprises. Le climat économique morose ne fait qu’aggraver ce risque. Réevaluer les coûts d’entreprise peut parfois être un véritable défi, mais il est nécessaire.

Dans cette série en deux parties, nous vous partageons toutes les informations essentielles à une budgétisation efficace, tout en expliquant comment l’utilisation de Soldo peut soutenir et simplifier vos processus.

À quelle fréquence dois-je établir un budget ?

A minima, une bonne pratique consiste à établir un budget une fois par an. Il s’agit généralement d’une période de 12 mois, correspondant à la fin de l’exercice financier des entreprises. Les budgets peuvent s’étendre sur plusieurs années. Toutefois, il devient plus difficile de prévoir les recettes et les coûts à plus long terme.

En raison de leur taille et de leur complexité, les grandes entreprises dotées d’une structure de groupe à plusieurs sociétés sont susceptibles d’établir un budget tous les trimestres.

Les projections doivent être réalistes et réalisables afin de motiver les employés à atteindre les objectifs de l’entreprise.

Une budgétisation mensuelle peut être nécessaire pour les entreprises qui risquent de manquer de liquidités. Vous pouvez choisir de le faire en interne ou vos investisseurs ou prêteurs peuvent vous le demander.

Recettes et coûts à inclure dans les budgets

Recettes

Les recettes sont l’un des éléments les plus importants à inclure dans les budgets, car elles témoignent de la croissance. Cependant, il s’agit également de la catégorie la plus difficile à prévoir.

Vous devez tenir compte de la saisonnalité. Un exemple courant est celui des entreprises de commerce en ligne et des magasins de jouets qui enregistrent un pic de la demande au cours du dernier trimestre de l’année, à l’approche de Noël.

Dans la mesure du possible, décomposez les recettes en différents postes afin d’analyser plus en détail les lignes de produits et les types de services. Les entreprises du secteur numérique doivent par exemple différencier leurs recettes entre les achats uniques et les abonnements.

Coûts des ventes

Les coûts des ventes sont les coûts directs de production des biens associés aux ventes générées. Ces coûts doivent augmenter ou diminuer en fonction des recettes afin que la marge bénéficiaire reste relativement constante.

Si vous vendez des biens physiques, vous devez inclure les coûts des stocks vendus, ainsi que toutes les dépenses encourues pour les acheminer jusqu’aux clients finaux. Il peut s’agir, par exemple, des frais d’expédition aux clients et de la main-d’œuvre liée à la modification des marchandises pour les rendre prêtes à l’emploi.

Les entreprises numériques qui peuvent relier directement les activités de marketing aux ventes (par le biais de liens d’affiliation, par exemple) les comptabiliseront également dans la catégorie des coûts des ventes.

Coûts d’exploitation

Les coûts d’exploitation comprennent toutes les autres dépenses de l’entreprise. Contrairement aux coûts des ventes, ils sont relativement similaires d’un mois à l’autre et ne varient pas en fonction du volume des ventes. Toutefois, ils peuvent changer en cas d’expansion ou de ralentissement de l’activité de l’entreprise, si vous avez besoin de plus/moins de personnel ou si vous emménagez dans des locaux plus grands/plus petits.

Les coûts d’exploitation standards applicables à toutes les entreprises comprennent le loyer, les salaires, les services publics et les licences de logiciels.

Combien de temps faut-il pour préparer un budget ?

Le temps nécessaire à la préparation d’un budget dépend de plusieurs facteurs. Il s’agit notamment de la taille de l’entreprise et de la disponibilité d’informations complémentaires.

Les entreprises qui comptent peu d’employés sont susceptibles d’élaborer des budgets relativement rapidement. Le directeur financier et le directeur général peuvent s’en charger. Pour les micro-entreprises, les budgets peuvent être établis en quelques heures seulement.

Les grandes entreprises dotées de plusieurs départements ont besoin de plus de temps, car elles dépendent de leurs supérieurs hiérarchiques pour obtenir des données et des informations. Dans ce cas, les budgets peuvent nécessiter quelques itérations avant d’être approuvés. Cela est généralement dû au fait que l’équipe financière remet en question les hypothèses et prévisions. Cela peut ralentir le processus et nécessiter quelques semaines pour le finaliser.

La mise en place de processus efficaces permet également de gagner beaucoup de temps. Par exemple, l’utilisation de plateformes de gestion des dépenses automatisées mobilisera moins de ressources internes que l’utilisation exclusive d’Excel.

Comment s’organiser

Pour les grandes entreprises, il est conseillé d’évaluer les données justificatives et les informations fournies par les membres du personnel concernés. Cela permettra d’améliorer la précision des budgets et de gagner du temps. La seule façon de gérer cela (à moins que vous ne souhaitiez passer vos journées à courir d’un département à l’autre) est de recourir à la technologie.

Nous aborderons ce sujet plus en détail dans le prochain article de cette série.