Una plantilla de Excel para los gatos e ingresos puede ser una herramienta obsoleta

Explora una solución más completa para la contabilidad de tu empresa que una plantilla para llevar el control de gastos 

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Miles de empresas confían en la plataforma de gestión de gastos líder de Europa,
para ayudarles gestionar sus plantillas Excel de ingresos y gastos

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La importancia de controlar los ingresos y los gastos en la empresa

La plantilla Excel para gastos e ingresos es una gran herramienta a la que se le puede sacar mucho rendimiento a nivel particular y profesional. De hecho, muchos autónomos, las pymes y startups, las utilizan para elaborar sus presupuestos y hacer un control de gastos en la empresa.

No obstante, es muy probable que esta herramienta se quede algo corta para aquellos negocios que tienen mucho flujo de caja o en los que se mueven cantidades de dinero más grandes.

Por muy diferentes que sean unas empresas de otras y los productos que venden, realmente todas persiguen el mismo objetivo y ese es el de obtener beneficios. Para saber si han conseguido su objetivo deben hacer el siguiente cálculo: restar los gastos que haya supuesto la actividad empresarial a los ingresos obtenidos en la misma, a nivel mensual por ejemplo. Es por ello que, se vuelve tan importante controlar los ingresos y muy especialmente los gastos de la empresa, puesto que de ellos depende de forma directa el obtener o no los beneficios.

La forma de utilizar una plantilla de Excel para controlar ingresos y gastos en un negocio

La plantilla Excel de ingresos y gastos es una de las herramientas ofimáticas más usadas para llevar la gestión de tu empresa. Un buen uso de la misma puede ahorrar mucho tiempo a los trabajadores, que siempre tendrán a mano la información que les hace falta. Para eso cada empresa debería contar con una plantilla adaptada a sus necesidades.

La plantilla debe detallar los diferentes tipos de ingresos y de gastos, de forma que sea fácil calcular el saldo cada mes.

En un entorno en constante cambio, siempre es recomendable que la plantilla Excel de ingresos y gastos no sea fija y que se pueda adaptar rápidamente en caso de que haya que insertar nuevas filas y datos.

Para que los datos sean más fácilmente entendibles, es importante detallar todos los ítems de ingresos y gastos.

Se puede crear además una plantilla específica para que los empleados tengan a su disposición una hoja de gastos 3.0. A través de ella los empleados pueden solicitar el reembolso del dinero que han gastado en el ejercicio de sus labores profesionales.

Con una versión digitalizada de la hoja de gastos, los trabajadores ahorran tiempo y la empresa consigue tener estos gastos mejor controlados, haciendo que pasen inmediatamente a la contabilidad general.

Ventajas e inconvenientes de plantillas de Excel para controlar el presupuesto empresarial

Ventajas:

  • Es una herramienta fácil de utilizar.
  • Se pueden crear plantillas personalizadas.
  • Permite hacer los cálculos de forma rápida y sencilla.
  • Los datos se pueden convertir en gráficos.

Inconvenientes:

  • Muchas veces lo usan personas no expertas, lo que puede dar lugar a errores.
  • Configurar una hoja de cálculo requiere tiempo y planificación y las empresas no siempre le dedican el tiempo necesario.
  • La reconfiguración de la plantilla puede complicarse al no ser una herramienta demasiado flexible.
  • Se sobrecarga si se trabaja con un gran volumen de datos.
  • Al ser de relleno manual y no automático puede llevar a errores humanos.

Consejos para controlar mejor los gastos empresariales

Usar la plantilla Excel de gastos e ingresos es muy práctico, pero si se van a manejar muchos datos o se trata de una empresa que está creciendo puede llegar a quedarse corta.

En estos casos es más recomendable usar un programa especializado en el control y la gestión de gastos que se encargue de simplificar y automatizar los procesos contables y administrativos.

Un programa de contabilidad especializado tiene la gran ventaja de tener todos los procesos configurados de manera previa. Es decir, es una herramienta totalmente adaptada al control de gastos e ingresos, no hay que organizar ni planear nada antes de empezar a trabajar con ella.

Además, permite automatizar la contabilidad y agilizar la creación de informes contables y la tributación.

Aquí el margen de error es mucho más reducido, puesto que la herramienta es más segura y además es utilizada únicamente por expertos.

En definitiva, la plantilla Excel de gastos e ingresos es una gran herramienta, pero para un buen control de los gastos empresariales se hace necesario contar con una herramienta que permita acceder al presupuesto desde las diferentes áreas de dirección de la empresa y que todo el mundo pueda ver de forma instantánea los cambios realizados. La herramienta de Microsoft no es tan versátil en este sentido, por lo que un software especializado que te ayude a llevar los libros de ingresos y gastos puede ser la mejor solución.

Por qué elegir Soldo como aliado para el control de gastos de tu empresa

Soldo es una plataforma web y una app de gastos de empresas que ofrece funciones avanzadas que complementan tu cuenta corriente de empresa permitiendo un control pormenorizado de todos los gastos en un solo lugar y en tiempo real.

Con Soldo, no solo obtienes tarjetas de prepago corporativas sino una plataforma de gastos que te brinda el control y la visibilidad completos sobre todo tipo de gastos de empresa.

Las tarjetas de prepago de Soldo sirven al mismo tiempo como tarjetas de combustible, tarjetas en diferentes divisas y tarjetas de gastos corporativos, todo en uno.

Soldo: una nueva forma de gestionar los gastos de tu empresa

La plataforma de Soldo ha sido elegida por las empresas más brillantes de Europa, y ofrece distintos planes para adaptarse a las necesidades de cada negocio.

Se trata de un medio de pago que puedes conectar a la banca digital que ya tengas. Puedes asignar tarjetas prepago a tus empleados en un abrir y cerrar de ojos y tendrás el control total de todos los gastos de la empresa. Soldo te ofrece toda una serie de servicios para gestionar y conciliar rápidamente todo el gasto corporativo:

Datos sobre los gastos en tiempo real

Las tarjetas prepago de Soldo ofrecen muchos más datos que cualquier otra tarjeta de crédito o débito convencional: quién ha realizado el gasto, cuál es la cuantía, dónde, moneda, tipo de cambio, tipo de vendedor, etcétera. Solo hace falta acceder a la plataforma mediante la aplicación móvil o la web para obtener esta información en todo momento.

Seguimiento de gastos automatizado

Soldo simplifica el proceso de informes de gastos. Una vez que un empleado ha realizado una compra, todo lo que debe hacer es tomar una foto del recibo, adjuntar cualquier comentario necesario y todos estos datos se recopilarán en tiempo real.

Integración de tu software de contabilidad

Una vez tengas los datos ordenados, las integraciones perfectas de Soldo permiten que puedas transferir los datos a un software de contabilidad como por ejemplo Xero o Quickbooks, con solo unos pocos clics. Se acabó el relleno de hojas de cálculo manualmente, se acabó la búsqueda entre montones de recibos. Este es el informe de gastos como debería ser.

Reglas personalizables

Con Soldo, tú estableces las reglas sobre cómo se utilizan las tarjetas de prepago virtuales. Ofrece a todos tus empleados su propia tarjeta con sus propias reglas de gasto, o crea una tarjeta que se bloquee automáticamente después de una sola transacción para un pago único, lo que aumenta la seguridad al limitar el acceso a los fondos de la tarjeta.

Únete a Soldo hoy mismo y empieza a utilizar tu cuenta en un día hábil.

“Antes dedicaba 6 días al mes a contabilizar los pequeños gastos y a conciliar las tarjetas de crédito. Ahora solo tardo medio día. ¡Soldo nos hace ahorrar tiempo! Es una plataforma muy flexible que me hace la vida mucho más fácil.”

Sandra Curran
Coordinadora de compras en Making Space

“En cuanto empezamos a usar Soldo nos dimos cuenta de que era más rápido y eficiente. Nos da mayor seguridad porque confiamos más en Soldo que en las tarjetas de crédito tradicionales para empresas.”

Mark Taylor
Director financiero en Plymouth College of Art

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¿Cuál es una buena manera de realizar un seguimiento de tus gastos e ingresos o pagos?

Tradicionalmente, los libros de contabilidad de un autónomo o empresa se realizaban por medio de contratación de gestorías. Después, también apareció la opción de hacer esos libros mediante plantillas Excel pensadas para tal uso, en caso de que el trabajador tuviera los conocimientos suficientes para hacerlo por su cuenta. Actualmente, existe un gran número de programas de contabilidad y gestión financiera que te ayudan a hacerlo por ti mismo.

¿Cuál es una buena manera de administrar los gastos de empresa?

Soldo le ofrece una plataforma web integral  y una app de gastos de empresa donde registrar cada gasto que realizan sus trabajadores. La contratación de tarjetas prepago Soldo asegura que cada desembolso esté plenamente registrado y a tiempo real en la plataforma en la nube. Mediante este control y facilidad adicionales, podemos ayudar a los autónomos y empresas a llevar sus obligaciones contables de una forma mucho más fácil, ahorrando tiempo y dinero.