¿Cuáles son los gastos deducibles para empresas?

Entiende los requisitos para que un gasto sea deducible, además de conocer una lista de todas las categorías de gastos deducibles para empresas y autónomos.

¿Cuáles son los gastos deducibles para una empresa o autónomo?

Los gastos asociados a la actividad profesional de un autónomo o de una empresa son tremendamente variados. Para poder llevar a cabo nuestra labor es necesario contratar empleados, adquirir materiales, instalar equipos informáticos, comprar herramientas, hacer promociones y desembolsar los gastos necesarios para un normal funcionamiento. Estos gastos se dividen en fijos, variables y mixtos, pero existen otras subcategorías que debemos tener en cuenta, sobre todo a efectos fiscales.

La Agencia Tributaria es muy específica en la consideración de gastos deducibles fiscalmente. Permite al profesional deducir —o restar— diversos gastos estrictamente definidos para que la base imponible sea menor. De esta forma, únicamente pagará los impuestos que le corresponden. Con este artículo, queremos ofrecerte una guía para saber cuáles son los gastos deducibles para empresas y autónomos y otra información que puede resultarte de ayuda.

¿Qué son los gastos deducibles?

Los gastos deducibles para autónomos o empresas son aquellos que se restan del ingreso bruto de una empresa para poder obtener el beneficio a efectos fiscales: la base imponible. Es fundamental que tanto profesionales independientes como pymes conozcan cuáles son para, de esta manera, no pagar impuestos de más (o para no incurrir en sanciones o regulaciones inesperadas).

Un gasto deducible es aquel que está directamente relacionado con la actividad de la empresa o negocio autónomo. Al reducir la cantidad de ingresos mediante su cálculo, el pago de los impuestos resulta menor, ya sea para pagar el impuesto de sociedades o el impuesto sobre la renta de personas físicas (IRPF).

¿Cuáles son los requisitos para que un gasto sea considerado deducible?

La Agencia Tributaria deja claros cuáles son los requisitos y condiciones para que un gasto sea considerado deducible:

  1. Debe ser incurrido por el contribuyente para realizar su actividad profesional. No debe ser pagado por otra entidad ni por un tercero.
  2. Debe ser necesario para realizar la actividad y vinculado a la misma. Si el gasto no tiene relación directa con la actividad económica de la empresa o individuo, entonces no puede incluirse como deducible. Por ejemplo, si un empleado compra un coche porque quiere viajar por ocio con más frecuencia (aunque use el coche para ir al trabajo), el coste no podrá ser deducible.
  3. Debe ser razonable. Un gasto excesivo no es deducible porque podría afectar a la rentabilidad de la empresa o al trabajador autónomo, lo que puede conllevar una pérdida de competitividad. Si el gasto es excesivo respecto a los beneficios recibidos, no se permitirá deducirlo. En otras palabras, el gasto tiene que ser necesario para la obtención de ingresos.
  4. El gasto deberá ser comunicado y declarado a la Agencia Tributaria en los plazos establecidos. El no hacerlo puede ocasionar sanciones y multas.
  5. Se debe documentar pertinentemente el gasto a través de la factura original. En estos casos, tickets o cualquier otro tipo de documentos similares no serán aceptados a efectos fiscales.
  6. Tienen que estar debidamente contabilizados y estar recogidos en el libro de cuentas. Todos los recibos deben registrarse en los libros de cuentas de la empresa o profesional independiente.
  7. El gasto debe haber sido realizado en el momento en el que la actividad ocurrió. Si el gasto ya se ha realizado antes de la actividad, entonces no se podrá considerar deducible.

Lista de gastos deducibles

Existen varios tipos de gastos deducibles a efectos fiscales. En general, podemos mencionar los siguientes:

  • Arrendamientos y cánones. El alquiler de bienes muebles o inmuebles, las cantidades satisfechas por el uso de patentes, marcas y demás propiedad industrial.
  • Alquiler de vehículos. Siempre que los vehículos estén directamente relacionados con el desempeño de las tareas empresariales.
  • Primas de seguros.
    • Prima del seguro de vehículos destinados al transporte de mercancías, transporte de viajeros mediante contraprestación, servicios de enseñanza de conductores o pilotos y otros desplazamientos profesionales.
    • Prima del seguro de accidentes para cubrir a los empleados o al propio empresario o autónomo.
    • Prima de seguros de enfermedad que, en el caso de los autónomos, tendrá un límite máximo de 500 € por cada miembro de la familia, con un límite de 1500 € para personas con discapacidad.
    • Otros seguros relacionados con la actividad, como el de incendios, robo, responsabilidad, daños a mercancías, etcétera.
  • Material de oficina. Papelería, herramientas ofimáticas y otro material básico.
  • Gastos de desplazamiento. Viajes relacionados con el desempeño normal de la actividad empresarial.
  • Gastos financieros. La utilización de recursos financieros de terceros.
  • Reparaciones y conservación. Sostenimiento del inmovilizado, sin contar la ampliación y mejora.
  • Teléfono e internet. El pago satisfecho en concepto de telefonía e internet que se use exclusivamente en el entorno profesional.
  • Gastos de representación. Todos aquellos gastos necesarios para la promoción de la actividad de la empresa y representarla ante clientes y proveedores, como las conferencias y talleres, regalos de empresa, estancia de clientes en hoteles, entradas a espectáculos e invitaciones a comidas en restaurantes.
  • Sueldos y salarios. Los gastos relacionados con sueldos, pagas extraordinarias, retribuciones en especie, dietas y asignaciones para viajes.
  • Otros gastos de personal. Aquí se incluirían los gastos de formación al personal, indemnizaciones, contribuciones satisfechas por el empresario como promotor de un plan de pensiones y cualquier otro gasto relacionado con el personal de la compañía sin que sea considerado como pura liberalidad.
  • Impuestos como el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE) y el Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI) que recaiga sobre conceptos afectos a la actividad.
  • Contribuciones de Seguridad Social a cargo de la empresa, así como las cotizaciones correspondientes al titular de la explotación.
  • Amortizaciones. Todas aquellas cantidades que correspondan a la depreciación efectiva que sufran los elementos de la empresa por funcionamiento, uso, disfrute u obsolescencia.
  • Provisiones establecidas en el artículo 13 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades.
  • Pérdidas por insolvencias de deudores cuando haya transcurrido el plazo de 6 meses desde el vencimiento de la obligación, cuando el deudor esté declarado en situación de concurso y otras circunstancias.
  • Otros conceptos. Suscripción a revistas profesionales, gastos de asistencia a cursos y conferencias, o las cuotas satisfechas por el empresario a cámaras y asociaciones empresariales legalmente constituidas, gastos de mantenimiento de cuentas bancaria, entre otros.

 

Consideración del IVA soportado como gasto deducible

En cuanto a tratar el IVA soportado como gasto deducible, solo podrá incluirse su importe en el supuesto de la adquisición de bienes o servicios y siempre que se cumplan los siguientes supuestos:

  1. Si la actividad desarrollada se ubica dentro del régimen especial del recargo de equivalencia o en el de agricultura, ganadería y pesca.
  2. Cuando se adquieran bienes que se tramiten con aplicación del régimen especial de bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección.
  3. Cuando en las adquisiciones de bienes o servicios las cuotas soportadas no resulten deducibles de las devengadas con arreglo a la normativa del impuesto sobre el valor añadido.

Gastos deducibles de un empleado en teletrabajo

En términos prácticos, los gastos que generalmente se pueden reclamar a un empleador cuando alguien trabaja para ellos bajo un contrato son bastante limitados. Debido a que es la empresa la que debe proporcionar a sus empleados las herramientas necesarias para que realicen sus actividades, es esta la que debe pagar por ellas. Los únicos deducibles permitidos por ley para un empleado que trabaja a distancia son estos:

  1. Cotizaciones a la Seguridad Social
  2. Cuotas de sindicatos y colegios profesionales con un límite de 500 € anuales.
  3. Gastos incurridos por un asesor legal con el fin de defender los derechos de su cliente (una empresa)

Por otro lado, cabe destacar la reciente Ley del Teletrabajo, la cual se aplica si más del 30 % de la jornada semanal se realiza en casa. La Ley establece que un trabajador no puede ser obligado a teletrabajar, pero que tampoco puede exigir hacerlo. Sea como sea, los detalles del teletrabajo deben quedar reflejados por escrito y acordar detalles como el inventario y tipos de gastos relacionados con equipos, herramientas o medios necesarios para el desempeño de su labor.

Si este trabajador ha incurrido en gastos por motivo de teletrabajo por cuenta ajena y se cumplen las condiciones, podrá deducir los gastos en su autoliquidación del IRPF siempre que se relacionen con su empleo. Igualmente, deberá justificar factura para ello.

Gastos deducibles como autónomo trabajando desde casa

El autónomo que trabaje desde casa podrá deducir varios gastos a efectos fiscales. Los contribuyentes pueden deducirse el 30 % de los suministros que se produce en la vivienda donde desarrollan su actividad económica, siempre que la misma esté parcialmente habilitada para tal labor. Aquí se incluyen la luz, el agua y el internet.

En palabras de la Agencia Tributaria, el autónomo deberá afectar su vivienda habitual para su trabajo, es decir, consignar un área específica como espacio laboral que sea exclusivamente para la actividad profesional. Por ejemplo, si la casa o el apartamento consta de 3 habitaciones, una de esas habitaciones deberá usarse únicamente para desempeñar labores de su profesión.

Como el contribuyente solo puede deducirse el 30 % de los suministros, el cálculo deberá ser el 30 % de la proporción existente entre los metros cuadrados destinados a la actividad respecto a su superficie total, salvo que pueda probarse un porcentaje superior o inferior. Si el autónomo consigna una habitación de 25 metros cuadrados de una casa con un total 100, el 30 % deberá aplicarse sobre los 25 metros cuadrados, y no sobre la totalidad del espacio de la vivienda.

Los gastos de los autónomos deberán cumplir estos requisitos para poder ser deducidos:

  1. Deben estar justificados por sus facturas correspondientes
  2. Deberán estar registrados en los correspondientes libros de ingresos y gastos del autónomo
  3. Tienen que guardar relación con su actividad profesional

Recuerda que el alquiler de un espacio de coworking también puede deducirse. Estas áreas comunes para trabajar permiten, en muchas ocasiones, un mayor ahorro fiscal que trabajar desde casa. Esto se ve claramente en las deducciones por gastos de empresa como gastos de viaje, dietas, móvil de empresa, gastos de formación y gastos relacionados con las cotizaciones de seguridad social de los trabajadores asalariados.

Cómo simplificar la gestión de los gastos deducibles

Tanto autónomos como empresas incurren en gastos deducibles de forma constante. Puede llegar a ser abrumador mantener el control de cada céntimo que entra y sale de tu empresa, sobre todo si cuentas con un número considerable de empleados bajo tu cargo. Queremos ayudarte a simplificar la gestión del gasto con nuestra plataforma y tarjetas de prepago de Soldo.

Nuestra solución digital permite un mejor control de tus finanzas mediante una plataforma web que te dice dónde está cada gasto y quién lo realiza. Además, incorpora funciones para que tus empleados puedan subir sus facturas a la nube, podrás automatizar múltiples tareas y exportar los datos a tu software contable. Con ello, serás capaz de identificar fácilmente cuáles son los gastos que puedes deducirte a efectos fiscales, ahorrando un esfuerzo importante en el proceso.

Si quieres unirte a miles de empresas españolas que ya confían en nosotros, haz clic en este enlace y elige el plan que más se adapte a tus necesidades. Estaremos contigo en todo momento.

Quizás también te interese…

Gestiona los gastos de empresa con Soldo

Soldo te ayuda a simplificar la gestión de los gastos de empresa, haciendo el proceso administrativo más rápido y transparente.

Consigue Soldo