Define bien tus gastos de empresa y lleva un control detallado sobre ellos

Vamos a repasar un poco la teoría sobre los gastos de empresa para poder aplicarlo todo mejor en la práctica

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Todo lo que necesitas saber sobre gastos de empresa

En este artículo te vamos a explicar en detalle todo lo que debes saber y aprender sobre los gastos de una empresa. Te hablaremos de los diferentes tipos de gastos que puede haber según distintas categorizaciones, de la contabilidad que debe llevar una empresa y, también, de cómo debes justificar todos tus gastos.

Diferencia entre los gastos fijos, variables y marginales

Gastos fijos

Son aquellos gastos que existen siempre en la empresa, incluso si no se hicieran negocios. Pueden incluir los gastos de alquiler de edificios/oficinas y los gastos de administración y, en principio, estos gastos no suben ni bajan directamente con la actividad del negocio. Por ejemplo, una tienda debe pagar sus gastos de alquiler y de electricidad, incluso si no vende nada. También se pueden incluir como fijos los gastos de seguros, servicios públicos, impuestos, y gastos administrativos.

Los costes o gastos fijos de una empresa son aquellos que se tienen que asumir de forma periódica e independientemente de su volumen de trabajo o facturación.

  • Alquiler o hipoteca
    Se trata de un gasto fijo asociado al espacio en el que se desarrolla la actividad. Puede haber casos en los que no se compute este gasto (por ejemplo una actividad deslocalizada o una empresa que ya cuente con un local en propiedad). Sin embargo, en la mayoría de los casos, se trata de uno de los gastos fijos más típicos de una empresa.
  • Suministros básicos
    Aquí se incluyen tanto los recibos del agua como de la electricidad, la comunidad, de telefonía e Internet, limpieza etc.

Gastos variables

Son aquellos gastos que cambian con la actividad de la empresa, es decir, si un negocio o una empresa sube, los gastos variables suben y, si el negocio baja, los gastos variables bajan. Por ejemplo, cuando tienes que comprar una materia prima para fabricar un producto, muchas veces debes comprar cantidades mínimas o en volúmenes determinados. Esto implica que, mientras los ingresos pueden subir con las ventas de forma progresiva, puede que los gastos suban de forma escalonada.

Gastos variables incluyen las materias primas, gastos laborales directos y otros gastos que se utilizan para la producción de los productos y servicios de la empresa. Otros gastos variables pueden ser, por ejemplo, impuestos específicos, y los envases y embalajes utilizados para el producto.

En conclusión, los gastos variables pueden ser muy dispares según el tipo de empresa o pyme en particular. En cualquier caso, existen una serie de gastos variables que suelen asumir todas las empresas, independientemente del tipo de negocio al que se dediquen. Los más comunes son los siguientes:

  • Publicidad y comunicación externa
    Invertir en publicidad y marketing de tu empresa, como, por ejemplo, abrir y dinamizar las redes sociales de la pyme, diseño y mantenimiento de una página web, crear e imprimir folletos, insertar anuncios en prensa o radio, anuncios digitales, campañas de marketing digital etc.
  • Costes de personal
    Se trata de los gastos de una empresa más comunes y, además, también constituye el principal coste variable al que tienen que hacer frente la mayoría de las empresas. La plantilla de una pyme supone un gasto indirecto de la empresa. Estos gastos de personal son ineludibles, ya que, el valor de una empresa, depende en gran medida del valor de su equipo humano.

Gastos marginales

Son aquellos gastos que suben con la producción de una unidad más del producto de la empresa. Es decir, incluyen los gastos de la materia prima utilizada para esa unidad adicional, la electricidad y otros suministros utilizados. No incluyen aquellos gastos que se gastarían igual con o sin la producción de esa unidad más de producto.

Diferencia entre los gastos directos e indirectos

Los gastos directos

Son los que se incurren directamente con la elaboración de los productos o servicios. Estos incluyen la materia prima y la fuerza laboral directamente utilizada para la producción del producto o servicio.

Los gastos indirectos

Son gastos necesarios para la producción del producto o servicio pero que no se incurren directamente con esta producción. Un ejemplo de un gasto indirecto es el coste de la comercialización de los productos y servicios que se están vendiendo y algunos gastos de administración atribuibles a la producción y venta.

Diferencia entre los gastos con flujo y sin flujo

Gastos con flujo

La gran mayoría de gastos de la empresa son gastos de flujo, es decir, gastos que implican la necesidad de un pago por parte de la empresa.

Gastos sin flujo

Algunos gastos no implican un desembolso de la empresa, pero son gastos de la empresa, y los llamamos gastos sin flujo. Un ejemplo de estos gastos son las amortizaciones de la maquinaria y de los edificios y las provisiones.

Cómo debes justificar tus gastos de empresa ante la Agencia Tributaria

La Agencia Tributaria exige a todos los autónomos y empresas a especificar un «tipo de gasto» cuando registran un gasto en su contabilidad. El tipo de gasto es una clasificación contable en la que se especifica el concepto de dicho gasto en función de la actividad económica del autónomo o la empresa.

Por ejemplo, la compra de un ordenador portátil es un gasto para un autónomo, pero puede ser de varios tipos dependiendo de para qué se ha realizado esa compra: sería diferente si se ha comprado para usarlo para trabajar o si se ha comprado para vendérselo a un cliente con un margen/beneficio económico, actuando como un distribuidor. Es por eso que Hacienda exige que cada gasto esté bien clasificado en función de la actividad del autónomo/empresa.

La clasificación oficial de los tipos de gasto, además de ser muy extensa, incluye muchos tipos de gasto que la mayoría de los negocios nunca tienen y, además, las descripciones de los títulos son muy técnicas y suelen generar dudas. Aquí te facilitamos un listado de los distintos tipos de gastos más habituales según categorías:

Gastos de compras

  • Compras de productos para vender: son los importes de las compras de bienes que serán vendidos posteriormente. Estos productos no han sido producidos por la empresa, sino que la empresa solo actúa como distribuidor de los mismos. Por ejemplo: una papelería que le compra bolígrafos a un mayorista y los vende en su tienda.
  • Compras de materias primas: importes de las compras de bienes que se van a transformar en fábrica por la propia empresa para luego venderlos. Por ejemplo: una papelería que compra paquetes de folios para hacer fotocopias, es usar esos materiales en la fabricación de una fotocopia y luego vendérsela al cliente.
  • Compras de otros aprovisionamientos: compras de bienes que luego se van a vender adicionalmente a los productos. Por ejemplo: una papelería que compra bolsas corporativas para entregar los productos a los clientes.
  • Trabajos realizados por otras empresas: Trabajos que realizan otras empresas y que complementan nuestros servicios o transformaciones de bienes. Por ejemplo: un fotógrafo que hace unas fotos de boda y le encarga a otra empresa que haga el álbum.

Gastos de alquiler

  • Alquileres de inmuebles y locales: importes de los gastos por el arrendamiento de oficinas, locales, etc para el desarrollo del negocio. Por ejemplo: el alquiler de la oficina, de un espacio de coworking, etc.
  • Alquiler de bienes y equipos: importes por los alquileres de vehículos, equipos informáticos, etc (ya sea a través de renting, leasing o similar). Por ejemplo: la compra de un vehículo mediante leasing o el alquiler en renting de los equipos informáticos de la oficina.
  • Otros alquileres: cualquier otro gasto que no sean los dos anteriores y que implique el pago de una cuota periódicamente (mensual, anual…). Por ejemplo: licencias de software.

Gastos de suministros

  • Gasolinas/combustibles: importe de los gastos de gasolina, gasoil, etc.
  • Electricidad: el importe de los gastos derivados del suministro eléctrico.
  • Agua: el importe de los gastos derivados del suministro de agua.
  • Telefonía: importe de los gastos de telefonía, tanto fija como móvil.
  • Otros suministros: otros gastos de suministros que no están recogidos en los puntos anteriores. Por ejemplo: el gasto por la factura de gas natural de la oficina.

Gastos de servicios externos

  • Reparaciones y mantenimiento: importes de los gastos en concepto de reparaciones y mantenimiento de bienes que se utilizan para la actividad. Por ejemplo: el gasto del tapicero por arreglar la silla de la oficina que se ha roto.
  • Asesoria fiscal y contable: importe de los gastos en concepto de gestoría o asesoría fiscal y contable. Por ejemplo: la cuota recibida de tu gestor sería un gasto de este tipo.
    Asesoria laboral: el importe de los gastos en concepto de asesoría laboral.
  • Otros servicios profesionales: importe de los gastos recibidos por servicios de otros profesionales distintos de los dos anteriores. Por ejemplo: la contratación de una consulta a un abogado.
  • Gastos de transporte: son aquellos gastos derivados del envío de productos, realizado por un tercero. Por ejemplo: el importe del envío de un producto a un cliente utilizando una empresa de envío de paquetería.
  • Primas de seguro: los importes pagados en concepto de seguros que ha contratado el autónomo o la empresa. Por ejemplo: un abogado que tiene una cuota por el seguro de responsabilidad civil.
  • Publicidad y propaganda: importe de los gastos en actividades de publicidad y propaganda. Por ejemplo: contratación de una campaña de publicidad en la radio para difundir la marca y los servicios de la empresa.

Servicios de otros tipos

  • Papelería y material de oficina: el importe de los gastos por compras de suministros de oficina, tales como papel, toner, papelería, etc.
  • Restaurante y hostelería: Importe de los gastos de restaurantes. Por ejemplo: el gasto por una comida con clientes.
  • Gastos de viaje y locomoción: el importe de los gastos de taxi, billetes de transporte, parking, peajes, etc por un viaje que debe hacerse como parte del trabajo.
  • Hosting y servicios web: importe de los gastos de servicios de hosting, dominios, servidores, etc.
  • Formación y cursos: el importe de los gastos por la realización de cursos de formación.
  • Otros servicios externos: los gastos derivados de otros servicios que no se engloban en las anteriores cuentas.

Impuestos y tasas

  • Impuestos y tasas municipales: el importe de los gastos por tributos municipales (como IBI, impuestos de vehículos, etc).
  • Impuestos y tasas comunidad autónoma: importe de los gastos por tributos autonómicos. Por ejemplo: el Impuesto de Transmisiones Patrimoniales.
  • Impuestos trimestrales Hacienda Estatal: se utilizará este tipo de gasto para la introducción de los pagos de los impuestos trimestrales de la Agencia Tributaria. Por ejemplo: el pago del modelo 303 de IVA cada trimestre.

Gastos de personal

  • Nóminas de socios: el importe de los gastos por las nóminas de los socios de la sociedad.
  • Nóminas de trabajadores: el importe de los gastos por las nóminas de los trabajadores contratados (que no sean socios).
  • Seguridad Social Autónomos: importe por los gastos de las cuotas de autónomo.
  • Seguridad Social Régimen General: el importe por los gastos de las cuotas de Seguridad Social de los trabajadores.

Servicios bancarios y similares

  • Comisiones y gastos bancarios: los importes pagados por comisiones u otros gastos bancarios. Por ejemplo: el gasto por la comisión por el mantenimiento de una cuenta bancaria.
  • Intereses de préstamos: son gastos que se corresponden con los intereses devengados por la financiación externa.
  • Otros gastos financieros: los gastos financieros por aplazamientos, liquidaciones de cuentas bancarias, etc.
  • Devolución principal de préstamo: importe que se devuelve al prestamista. Por ejemplo: un préstamo para la compra de material para iniciar la actividad.

Amortizaciones

  • Amortización de inversiones inmateriales: el gasto por la amortización de inversiones no materiales. Por ejemplo: la inversión por el desarrollo de una aplicación informática propia.
  • Amortización de inversiones materiales: el gasto por la amortización de inversiones materiales. Por ejemplo: la compra de un vehículo.
  • Amortización de inversiones inmobiliarias: el gasto por la amortización de inversiones de inmuebles. Por ejemplo: los gastos derivados de la amortización de la inversión en una oficina en propiedad.

Gastos extraordinarios

Son gastos que, como su propio nombre indica, no son habituales en el propio desarrollo de la actividad. Por ejemplo: gastos producidos por un incendio en la tienda.

Libros de gastos/ingresos que deberías llevar en tu empresa

Libros contables

  • Libro diario
    Es el libro donde, como su nombre indica, se registra el día a día de todas las operaciones que tengan que ver con la empresa. Igualmente, según la ley, no es necesario actualizar todos los datos a diario, sino que es aceptado anotar el total de determinado tipos de operaciones, siempre y cuando, no sean de periodos superiores a tres meses.Para rellenar esta libro se necesitan ciertos conocimientos contables y se elabora cada ejercicio económico que, normalmente, coincide con un año natural.
  • Libro de inventarios y cuentas anuales
    Este libro recoge la situación de la empresa y su evolución, como mínimo de forma trimestral, a través de sumas y saldos. Además también debes hacer constar el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas de gastos anuales. Estas cuentas anuales, contienen:

    • Balance de situación con un informe sobre patrimonio empresarial.
    • Cuenta de pérdidas y ganancias a través de un informe de ingresos, gastos y el balance final de ambos.
    • La evolución y los cambios del patrimonio neto de la empresa.
    • Una memoria del ejercicio que explique con detalle los apartados anteriores.

    Libros Fiscales obligatorios

    Todas aquellas empresas que facturen con el IVA, deberán tener, sin excepción su libro de IVA, en el que constarán:

    • Libro de facturas emitidas
      con todas las facturas que hayas creado para tus clientes
    • Libro de facturas recibidas
      con todos las facturas de los gastos de tu empresa
    • Libro de bienes de inversión
    • Libro de operaciones intracomunitarias
      donde registras las operaciones con clientes/proveedores de la UE

    Todos estos libros de ingresos y gastos representan el registro de movimientos de los mismos.

    Crea análisis de todos los gastos y el plan de gastos

    Es importante que elabores un análisis detallado de los gastos de tu empresa para poder elaborar tu plan de negocio y de producción, incluso cuando ves a los precios bajar por la competitividad de tu sector.

    El objetivo de cualquier empresa es generar beneficios suficientes para rentabilizar su inversión en la misma y, para eso, hay que fijar los precios al nivel necesario para, después de deducir todos los gastos, generar el beneficio necesario que asegure la sostenibilidad.

    Cuando la situación competitiva de la empresa es tal que sus precios deben bajar, su análisis de producción tiene en cuenta sus gastos variables y, muy especialmente, sus gastos marginales. Es decir, si el precio de venta está por encima del gasto marginal de un producto, justifica que la empresa siga con su producción, ya que estaría contribuyendo algo a cubrir sus gastos fijos que, como son fijos, la empresa tendría que pagarlos igual, venda o no.

    En el corto plazo, esta situación de generación de pérdidas, ya que no está cubriendo todos sus gastos, se justifica. En el largo plazo, para asegurar su futuro, es necesario que la empresa se sitúe para poder cubrir todos sus gastos, los variables y los fijos.

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