Define bien tus gastos de empresa y lleva un control detallado sobre ellos
Vamos a repasar un poco la teoría sobre los gastos de empresa para poder aplicarlo todo mejor en la práctica
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Empezar 
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En este artículo te vamos a explicar en detalle todo lo que debes saber y aprender sobre los gastos de una empresa. Te hablaremos de los diferentes tipos de gastos que puede haber según distintas categorizaciones, de la contabilidad que debe llevar una empresa y, también, de cómo debes justificar todos tus gastos.
Son aquellos gastos que existen siempre en la empresa, incluso si no se hicieran negocios. Pueden incluir los gastos de alquiler de edificios/oficinas y los gastos de administración y, en principio, estos gastos no suben ni bajan directamente con la actividad del negocio. Por ejemplo, una tienda debe pagar sus gastos de alquiler y de electricidad, incluso si no vende nada. También se pueden incluir como fijos los gastos de seguros, servicios públicos, impuestos, y gastos administrativos.
Los costes o gastos fijos de una empresa son aquellos que se tienen que asumir de forma periódica e independientemente de su volumen de trabajo o facturación.
Son aquellos gastos que cambian con la actividad de la empresa, es decir, si un negocio o una empresa sube, los gastos variables suben y, si el negocio baja, los gastos variables bajan. Por ejemplo, cuando tienes que comprar una materia prima para fabricar un producto, muchas veces debes comprar cantidades mínimas o en volúmenes determinados. Esto implica que, mientras los ingresos pueden subir con las ventas de forma progresiva, puede que los gastos suban de forma escalonada.
Gastos variables incluyen las materias primas, gastos laborales directos y otros gastos que se utilizan para la producción de los productos y servicios de la empresa. Otros gastos variables pueden ser, por ejemplo, impuestos específicos, y los envases y embalajes utilizados para el producto.
En conclusión, los gastos variables pueden ser muy dispares según el tipo de empresa o pyme en particular. En cualquier caso, existen una serie de gastos variables que suelen asumir todas las empresas, independientemente del tipo de negocio al que se dediquen. Los más comunes son los siguientes:
Son aquellos gastos que suben con la producción de una unidad más del producto de la empresa. Es decir, incluyen los gastos de la materia prima utilizada para esa unidad adicional, la electricidad y otros suministros utilizados. No incluyen aquellos gastos que se gastarían igual con o sin la producción de esa unidad más de producto.
Son los que se incurren directamente con la elaboración de los productos o servicios. Estos incluyen la materia prima y la fuerza laboral directamente utilizada para la producción del producto o servicio.
Son gastos necesarios para la producción del producto o servicio pero que no se incurren directamente con esta producción. Un ejemplo de un gasto indirecto es el coste de la comercialización de los productos y servicios que se están vendiendo y algunos gastos de administración atribuibles a la producción y venta.
La gran mayoría de gastos de la empresa son gastos de flujo, es decir, gastos que implican la necesidad de un pago por parte de la empresa.
Algunos gastos no implican un desembolso de la empresa, pero son gastos de la empresa, y los llamamos gastos sin flujo. Un ejemplo de estos gastos son las amortizaciones de la maquinaria y de los edificios y las provisiones.
La Agencia Tributaria exige a todos los autónomos y empresas a especificar un «tipo de gasto» cuando registran un gasto en su contabilidad. El tipo de gasto es una clasificación contable en la que se especifica el concepto de dicho gasto en función de la actividad económica del autónomo o la empresa.
Por ejemplo, la compra de un ordenador portátil es un gasto para un autónomo, pero puede ser de varios tipos dependiendo de para qué se ha realizado esa compra: sería diferente si se ha comprado para usarlo para trabajar o si se ha comprado para vendérselo a un cliente con un margen/beneficio económico, actuando como un distribuidor. Es por eso que Hacienda exige que cada gasto esté bien clasificado en función de la actividad del autónomo/empresa.
La clasificación oficial de los tipos de gasto, además de ser muy extensa, incluye muchos tipos de gasto que la mayoría de los negocios nunca tienen y, además, las descripciones de los títulos son muy técnicas y suelen generar dudas. Aquí te facilitamos un listado de los distintos tipos de gastos más habituales según categorías:
Son gastos que, como su propio nombre indica, no son habituales en el propio desarrollo de la actividad. Por ejemplo: gastos producidos por un incendio en la tienda.
Todas aquellas empresas que facturen con el IVA, deberán tener, sin excepción su libro de IVA, en el que constarán:
Todos estos libros de ingresos y gastos representan el registro de movimientos de los mismos.
Es importante que elabores un análisis detallado de los gastos de tu empresa para poder elaborar tu plan de negocio y de producción, incluso cuando ves a los precios bajar por la competitividad de tu sector.
El objetivo de cualquier empresa es generar beneficios suficientes para rentabilizar su inversión en la misma y, para eso, hay que fijar los precios al nivel necesario para, después de deducir todos los gastos, generar el beneficio necesario que asegure la sostenibilidad.
Cuando la situación competitiva de la empresa es tal que sus precios deben bajar, su análisis de producción tiene en cuenta sus gastos variables y, muy especialmente, sus gastos marginales. Es decir, si el precio de venta está por encima del gasto marginal de un producto, justifica que la empresa siga con su producción, ya que estaría contribuyendo algo a cubrir sus gastos fijos que, como son fijos, la empresa tendría que pagarlos igual, venda o no.
En el corto plazo, esta situación de generación de pérdidas, ya que no está cubriendo todos sus gastos, se justifica. En el largo plazo, para asegurar su futuro, es necesario que la empresa se sitúe para poder cubrir todos sus gastos, los variables y los fijos.
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