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Presentamos nuestras nuevas funciones para la gestión de gastos que te ayudarán a gestionar todos los gastos de tu empresa en un único lugar

12 octubre 2022   |   13 lectura de minutos
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Estamos añadiendo nuevas funciones para ayudarte a supervisar mejor tus gastos y ahorrarte aún más tiempo. Nuestras nuevas funciones para la gestión de gastos te permitirán gestionar y realizar un seguimiento de los gastos pagados del bolsillo, dividir transacciones individuales y descargar informes de reembolso.

¿Por qué los procesos manuales no funcionan?

En un artículo reciente, hemos destacado el hecho de que en numerosas empresas los procesos de gestión de gastos siguen siendo rudimentarios y dependen de que los empleados paguen algunos gastos de su bolsillo, rellenen plantillas de hojas de cálculo y envíen sus recibos a fin de mes. Estos procesos, además de ser lentos y manuales, generan una serie de problemas:

Errores humanos: los empleados deben introducir información manualmente, por lo que resulta más fácil cometer errores. Pueden incluir las transacciones en las categorías equivocadas, introducir valores erróneos o aplicar tipos de IVA incorrectos.

Envío lento: cuando se les pide a los empleados que introduzcan los datos ellos mismos y almacenen los datos para la conciliación, los equipos de finanzas a menudo tienen que buscar información para obtener una imagen completa.

Inconsistencia: los procesos manuales dificultan que los gerentes de departamento y de línea puedan seguir la política de la empresa de manera regular.

Falta de transparencia: como los envíos de la gestión de gastos son manuales, fragmentados y poco frecuentes, a los directores financieros les resulta difícil obtener una visión completa de los gastos de su empresa.

Nuestras nuevas funciones para la gestión de gastos

Hemos añadido nuevas funciones para ahorrarte tiempo y esfuerzo y proporcionarte aún más flexibilidad a la hora de gestionar tus gastos de la manera que más te convenga.

1. Gestiona los gastos de bolsillo

A menudo los empleados tienen que pagar de su bolsillo o con su propia tarjeta algunos gastos vinculados a la empresa. Por ejemplo, puede ocurrir que un taxi solo acepte efectivo o que el empleado se haya olvidado su tarjeta de empresa. Esto puede hacer que los equipos tengan dificultades a la hora de coordinar tipos de pago distintos, que deben gestionarse en sistemas diferentes.

Controla todos los gastos en un único lugar

Con Soldo puedes capturar tanto los gastos pagados del bolsillo como los realizados con una tarjeta Soldo. Eso significa que puedes gestionar y realizar el seguimiento de todos tus gastos en una única plataforma.

2. Haz que se cumplan las políticas de gasto de tu empresa

Las políticas de gasto de la empresa establecen en qué pueden gastar los empleados y cuánto. Disponer de una política de gastos transparente ahorra tiempo a los empleados, puesto que ya no tienen que buscar información, y garantiza un enfoque justo y consistente entre los individuos y entre los diferentes equipos o departamentos. Confiar en los procesos manuales puede dificultar que los gerentes encuentren y sigan las reglas establecidas.

Establece perfiles de políticas de gasto para ajustar tus gastos a las reglas establecidas

Con Soldo puedes configurar perfiles de políticas de gasto. Esto te permite reflejar tus límites de gasto y otras restricciones en tu cuenta de Soldo. Identifica al instante las transacciones que no cumplan las reglas de la empresa y crea informes con los importes de las transacciones no incluidos en la política de la empresa.

3. Gestiona tus gastos con flexibilidad

En ocasiones los gastos reales de la empresa no están claros y los empleados necesitan cubrir los costes de otras personas. Por ejemplo, si los compañeros han compartido una comida o si una persona ha organizado un viaje o comprado los billetes para un grupo. Los procesos manuales dificultan la gestión de estas transacciones más complejas en las que el importe total no puede atribuirse a un solo empleado.

Divide las transacciones para obtener informes más precisos

Nuestra nueva función permite a los usuarios dividir transacciones individuales en varias transacciones, para poder atribuir importes diferentes a distintas personas. Esto garantiza que las personas no excedan sus límites de gasto si han pagado por otras personas y que los equipos de finanzas obtengan una información más precisa de los gastos.

4. Obtén una visión general completa y correcta de los gastos

Cuando los empleados realizan compras con dinero en efectivo, tarjetas personales o tarjetas de empresa, los procesos manuales pueden dificultar la diferenciación de los gastos de empresa de los gastos personales.

Categorizar los gastos proporciona una visión más precisa de los mismos.

Con nuestras nuevas funciones, los administradores pueden crear reglas personalizadas que permitan a los usuarios diferenciar sus gastos por MCC o clasificar cada transacción como gasto personal o de empresa.

5. Simplifica los reembolsos

Los gastos pagados del bolsillo conllevan reembolsos. Los procesos manuales pueden ralentizarlos. Esto deja a los empleados sin fondos personales, lo que puede perjudicar a sus finanzas y generarles malestar.

Crea informes de reembolso y paga a los empleados a tiempo

Con Soldo es fácil crear informes que indiquen los fondos que deben reembolsarse a los empleados para agilizar y facilitar los pagos. Los administradores también pueden crear informes que indiquen qué fondos no están incluidos en la política de la empresa, para saber qué se debe cobrar.

Soldo Expense Management: gestiona todos los gastos de tu empresa en una única plataforma

Nuestras nuevas funciones de gestión de gastos facilitan la revisión y el seguimiento de todos los gastos de tu empresa. Gestiona los gastos personales, establece perfiles de políticas de gasto y divide y categoriza fácilmente las transacciones, para obtener información más precisa en un único lugar.

Consulta nuestra sección de precios para saber qué servicios incluye tu plan.

 

¿Empezamos?

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