Tagegeld auf Dienstreisen

Nützliche Tipps für eine unkomplizierte Reisekostenabrechnung

Wenn Sie beruflich unterwegs sind, müssen Sie sich darauf einstellen, dass die Ausgaben für die Verpflegung häufig höher ausfallen als zu Hause oder im Büro. Dieser Mehraufwand kann mit einem sogenannten über das Tagegeld auf einer Dienstreise – besser bekannt als Spesenpauschale – seitens des Arbeitgebers erstattet werden. Doch wer hat Anspruch auf Tagegeld? Und in welcher Höhe wird es ausgezahlt? Informieren Sie sich hier über alle geltenden Regeln und erhalten Sie praktische Tipps für eine unbürokratische Reisekostenabrechnung.

Was versteht man unter Tagegeld bei einer Dienstreise?

Das Tagegeld ist eine Entschädigung für die auf Dienstreisen entstandenen Mehrkosten für Speisen und Getränke. Dabei geht es nicht darum, die tatsächlichen Aufwendungen für die Verpflegung unterwegs zu erstatten. Es wird stattdessen davon ausgegangen, dass die Kosten auf Geschäftsreise grundsätzlich höher ausfallen als sie es an Ihrem regulären Dienst- oder Wohnort wären. Logisch: Denn wenn Sie unterwegs am Bahnhof einen Imbiss kaufen, abends im Restaurant essen und sich anschließend an der Hotellobby noch ein Feierabend-Bier gönnen, zahlen Sie deutlich mehr als für ein Mittagessen in der Firmenkantine oder für den Einkauf im Supermarkt um die Ecke. Um diese nicht unerheblichen Zusatzkosten für Dienstreisende aufzufangen, wurde das Tagegeld eingeführt.

Wer hat Anspruch auf Tagegeld?

Anspruch auf Tagegeld hat grundsätzlich jeder Dienstreisende, der seiner regulären Arbeitsstätte für mehr als acht Stunden fernbleibt. Wichtig ist allerdings, dass die Dienstreise seitens des Arbeitgebers offiziell angeordnet wurde und dass der Einsatzort auf Dienstreise mindestens zwei Kilometer von der regulären Arbeitsstätte entfernt liegt. Das Tagegeld ist eine Netto-Zusatzleistung, die weder von Arbeitgeber- noch von Arbeitnehmerseite versteuert werden muss.

Typische Anlässe für eine Dienstreise sind beispielsweise der Besuch von Messen und Ausstellungen sowie auswärtige Meetings mit potentiellen Kunden oder bereits bestehenden Geschäftspartnern. Auch der Einsatz in der firmeneigenen Produktionsstätte oder einer anderen Unternehmensfiliale als dem eigentlichen Arbeitsort kann Grund für eine Geschäftsreise sein.

Diese sogenannten „echten“ Dienstreisen sind von einem Dienstgang zu unterscheiden. Dieser findet typischerweise in der näheren Umgebung statt – wie beispielsweise der Besuch von Kunden oder einer Projektbaustelle im Umkreis des regulären Arbeitsortes. Für einen Dienstgang besteht kein Anspruch auf Tagegeld.

In welcher Höhe wird das Tagegeld bei einer Dienstreise gezahlt?

Das Tagegeld wird je nach Dauer der Dienstreise in unterschiedlicher Höhe ausgezahlt. Den Betrag legen nicht die Arbeitgeber selbst fest, sondern er wird pauschal vom Bundesministerium der Finanzen wie folgt definiert:

Für eine Abwesenheit zwischen acht und 24 Stunden im Inland fällt eine sogenannte „kleine“ Pauschale in Höhe von 14 Euro an. Bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden gilt die „große“ Pauschale von 28 Euro pro Arbeitstag. Faktisch liegt das Tagegeld damit für jeden An- und Abreisetag der Dienstreise bei 14 Euro und für jeden Tag am auswärtigen Dienstort bei 28 Euro.

Davon abgezogen werden wiederum pauschale Beträge für jede Mahlzeit, für die der Arbeitgeber die vollen Kosten trägt, beispielsweise das Frühstück im Hotel oder ein Geschäftsessen am Abend. Für jedes Frühstück wird die Verpflegungspauschale um 20% und für jedes Mittag- oder Abendessen um jeweils 40% gekürzt.

Bei einer dienstlichen Tätigkeit im Ausland gelten andere Pauschalen (siehe Spesen im Ausland), die sich an den jeweiligen Lebenshaltungskosten im Zielland orientieren und sehr stark variieren. Während für einen ganztägigen Aufenthalt in Norwegen eine Pauschale von 80 Euro gezahlt wird, liegt diese bei Dienstreisen in die Türkei außerhalb von großen Städten nur bei 17 Euro pro Tag.

Eine Ausnahme gilt hier bei im Grenzverkehr tätigen Beamten, die von der Zahlung des Tagegeldes grundsätzlich ausgenommen sind.

Beispiel für die Berechnung des Tagegeldes

Herr Schmidt ist Beamter und wird von seiner zuständigen Behörde auf eine dreitägige Dienstreise innerhalb Deutschlands geschickt. Die Dienstbehörde zahlt die beiden Übernachtungen inklusive eines morgendlichen Frühstücks im Hotel. Am letzten Abend wird Herr Schmidt zudem von seinem Vorgesetzten zu einem Geschäftsessen eingeladen.

Das Tagegeld berechnet sich dabei wie folgt: Für den Anreisetag erhält Herr Schmidt 14 Euro ohne Abzüge, für den ersten Tag der Dienstreise erhält er 28 Euro abzüglich 20% für das Hotelfrühstück, also 28 Euro – 5,60 Euro = 22,40 Euro. Für den zweiten Tag der Dienstreise erhält er 28 Euro abzüglich 20% für das Frühstück und 40% für das Geschäftsessen am Abend, also 11,20 Euro. Für den Rückreisetag erhält er wieder 14 Euro. Damit liegt der Gesamtbetrag des Tagegeldes für diese Dienstreise bei 14 Euro + 22,40 Euro + 11,20 Euro + 14 Euro = 61,60 Euro, der Herrn Schmidt seitens seiner Dienstbehörde steuerfrei ausgezahlt wird.

Tagegeld bei Dienstreise im öffentlichen Dienst

Mitarbeiter des öffentlichen Dienstes müssen sich eine Geschäftsreise vor Antritt seitens der zuständigen Dienstbehörde offiziell genehmigen lassen. Umgekehrt kann diese auch von oberer Stelle angeordnet werden. Die Dienstreise und auch die zugehörigen Fahrwege gelten allgemein als Arbeitszeit.

Art und Umfang der Reisekostenvergütung für Beamtinnen und Beamte ist im Bundesreisekostengesetz (BRKG) geregelt. Hier wird nicht nur die Höhe für das Tagegeld auf Dienstreise bestimmt, sondern auch weitere Kostenerstattungen auf Dienstreisen:

Fahrt- und Flugkostenerstattung: Die Kosten für Bahn- oder Flugreisen werden in der Regel im Rahmen der niedrigsten Beförderungsklasse erstattet. Mit besonderer Begründung – beispielsweise bei Vorliegen einer Behinderung – können auch die Reisekosten für Bahnfahrten in der 1. Klasse oder Flureisen in der Business Class erstattet werden.

Kosten für Fahrten mit dem Taxi oder Mietwagen: Sofern ein triftiger Grund vorliegt, können auch die Fahrten mit dem Taxi oder Mietwagen angesetzt werden.

Fahrten mit dem eigenen Pkw: Für diese Fahrten gilt die sogenannte „Wegstreckenentschädigung“ von 20 Cent für jeden gefahrenen Kilometer, die auf 130 Euro pro zurückgelegter Strecke – in besonderen Fällen auf 150 Euro – gedeckelt ist. Sofern vor Antritt der Dienstreise eine offizielle Genehmigung zur Nutzung des privaten Kraftfahrzeuges ausgestellt wurde, erhöht sich die Kilometerpauschale auf 30 Cent.

Fahrten mit dem Dienstwagen: Diese Ausgaben werden für gewöhnlich über den firmeneigenen Fuhrpark abgerechnet, so dass eine Kostenerstattung in diesem Fall nicht notwendig ist.

Übernachtungen: Für eine dienstliche Übernachtung werden laut BRKG pauschal 20 Euro pro Nacht gezahlt. In der Regel werden jedoch die tatsächlichen, meist deutlich höheren Übernachtungskosten, seitens des Arbeitgebers erstattet, so dass diese Pauschale hinfällig wird. Die Übernachtungspauschale wird nicht gezahlt, wenn dem Dienstreisenden eine unentgeltliche Unterkunft zur Verfügung gestellt oder die Nacht der Dienstreise im Flugzeug oder einem anderen Verkehrsmittel verbracht wird.

Sonstige Kosten: Weitere Kosten, die im Rahmen einer Dienstreise entstehen, können als Nebenkosten erstattet werden. Dazu zählen beispielsweise Park- und Mautgebühren oder kleinere Aufmerksamkeiten für die jeweiligen Gastgeber.

Die im Bundesreisekostengesetz definierten Regelungen zur Reisekostenvergütung gelten grundsätzlich nur für Beschäftigte des öffentlichen Dienstes, also Beamte, Richter des Bundes und Soldaten. Jedoch orientieren sich viele Arbeitgeber an diesen Konditionen und erstatten die Reisekosten ihrer Mitarbeiter in ähnlicher Höhe.

Verbindung von Dienstreise und privatem Aufenthalt: Was Sie beachten müssen

Wenn Sie von Ihrem Arbeitgeber an einen Ort gesandt werden, der allgemein als Urlaubsort gilt, ist die Versuchung groß, noch etwas private Reisezeit anzuhängen. Das gleiche gilt bei Orten, die sich für einen Besuch bei Freunden und Familie eignen oder an dem Sie möglicherweise eine Theater- oder Opernaufführung anschauen möchten. Es gibt viele gute Gründe, Ihre Geschäftsreise privat zu verlängern.

Was müssen Sie dabei beachten und welche Kosten können weiterhin über den Arbeitgeber abgerechnet werden?

Das Bundesreisekostengesetz gibt darauf eine klare Antwort: „Werden Dienstreisen mit privaten Reisen verbunden, wird die Reisekostenvergütung so bemessen, als ob nur die Dienstreise durchgeführt worden wäre“ (§13). Das bedeutet, dass weiterhin die Kosten für die An- und Abreise sowie für den dienstlichen Aufenthalt vor Ort übernommen werden. Die Kosten für den privaten Aufenthalt – also beispielsweise die zusätzlichen Übernachtungskosten – müssen von Ihnen selbst getragen werden. Selbstverständlich wird auch für den privaten Teil der Reise kein Tagegeld gezahlt.

Sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Partner oder Ihrer Familie unterwegs sein, werden die Aufwendungen für die weiteren Reisenden in der Regel nicht vom Arbeitgeber übernommen. Mögliche Zusatzkosten für ein Doppelzimmer beispielsweise müssen von Ihnen privat gezahlt werden. Ebenso übernimmt der Arbeitgeber in der Regel nur die Kosten für die kürzeste Reisestrecke. Sollten Sie aus privaten Gründen eine längere Strecke fahren wollen, müssen Sie für die entstehenden Kosten ebenfalls privat aufkommen.

Reisekostenabrechnung bei privat verlängerten Geschäftsreisen

Für eine korrekte Reisekostenabrechnung ist eine klare Trennung von privaten und geschäftlichen Ausgaben unabdingbar. Dafür empfiehlt es sich, beispielsweise für einen Hotelaufenthalt zwei getrennte Rechnungen ausstellen zu lassen – eine für den dienstlichen Anteil der Reise und eine für den Privataufenthalt. Auch die Kosten für die begleitenden Personen müssen separat abgerechnet werden. Hierbei ist es unbedingt empfehlenswert, schon während der Reise unterschiedliche Kreditkarten zu nutzen. Die dienstlichen Kosten können dabei zum Beispiel ganz unkompliziert über eine Prepaidkarte des Unternehmens abgerechnet werden, während die Aufwendungen für die Privatreise über eine private EC- oder Kreditkarte verbucht werden.

Soldo Cards: Abrechnung von Dienstreisen leicht gemacht

Um beim Thema Reisekostenabrechnung nicht den Überblick zu verlieren, stellt Soldo Firmen-Prepaidkarten zur Verfügung, die den gesamten Abrechnungsprozess unter Anderem für das Tagegeld bei einer Dienstreise erleichtern. Die Soldo Cards können an einzelne Mitarbeiter oder auch an gesamte Teams herausgegeben und mit einem individuellen Budget und Ausgabelimit versehen werden.

Als Dienstreisender können Sie unterwegs nicht nur die entstandenen Ausgaben direkt über die Prepaidkarte abrechnen, sondern zudem Belege und Quittungen erfassen und direkt in ein Online-Tool überführen. Dank der automatischen Verknüpfung mit dem Geschäftskonto und dem unternehmenseigenen Buchhaltungssystem können Sie so Ihre Reisekosten bequem verwalten. Die Nachverfolgung Ihrer Transaktionen in Echtzeit ermöglicht zudem die unmittelbare Kontrolle über Ihre Ausgaben – jederzeit und überall.

Soldo Cards sind besonders dann eine praktische Lösung, wenn Sie Ihren dienstlichen Aufenthalt mit einer privaten Reise verknüpfen möchten. Dank der praktischen Prepaid-Kreditkarten für Firmen können Sie von Beginn an eine klare Ausgabentrennung gewährleisten und ersparen sich und Ihrer Firma das spätere mühsame Auseinanderrechnen einzelner Kostenpunkte.

Beispiel für Spesen

Sie arbeiten regulär in Köln und werden auf eine dreitägige Dienstreise nach Hamburg geschickt. Für den ersten Tag der Anreise erhalten Sie 14 Euro, für den vollen Arbeitstag in Hamburg 28 Euro und für den Rückreisetag ebenfalls wieder 14 Euro. Damit kommen Sie auf eine gesamte Spesenpauschale von 56 Euro. Während Ihrer Dienstreise erhalten Sie an zwei Vormittagen ein Frühstück im Hotel und gehen abends mit Geschäftspartnern in ein Restaurant. Die Kosten hierfür übernimmt vollständig Ihr Arbeitgeber. Ihre Spesenpauschale wird demnach um zweimal Frühstück (2* 5,60 Euro) und einmal Abendessen (11,20 Euro) gekürzt. Insgesamt bleibt Ihnen noch eine Spesenzahlung von 56 Euro – 2*5,60 Euro – 11,20 Euro = 33,60 Euro, die Ihr Arbeitgeber Ihnen mit der Reisekostenabrechnung gutschreibt.

 

Wenn ein Angestellter mehr als drei Monate am gleichen Ort verweilt, kann er hierfür keine Spesen mehr beziehen. Um erneut für den Empfang von Spesen berechtigt zu sein, müsste er diesen Ort erst für eine Mindestdauer von vier Wochen verlassen.

Für den Aufenthalt in einem anderen Land als Deutschland gelten andere Spesensätze, die ebenfalls vom Finanzamt definiert werden. Die Höhe der Spesen variiert dabei sehr stark. Während man für einen mehr als 24-stündigen Aufenthalt in Tokio (Japan) 66 Euro Spesen erhält, liegt der gleiche Satz für die Türkei außerhalb von Istanbul lediglich bei 17 Euro (vgl. die vom Bundesfinanzministerium herausgegebene „Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen

Ist mein Arbeitgeber verpflichtet, Spesen zu zahlen?

Grundsätzlich besteht kein gesetzlicher Anspruch auf den Ausgleich des Verpflegungsmehraufwandes durch den Arbeitgeber. Sofern der Arbeitgeber keine Spesen zahlt, können die entstandenen Mehrkosten auf Dienstreisen im Rahmen der Werbungskosten mit der Steuererklärung geltend gemacht werden. Auch hierbei gilt: Es kann nicht der tatsächliche Aufwand, sondern lediglich der durch die Auswärtstätigkeit entstandene Mehraufwand einkommensteuermindernd abgesetzt werden.

Die Angabe in der Einkommensteuererklärung ist nur dann möglich, wenn der Arbeitgeber den entstandenen Mehraufwand nicht bereits über eine Spesenzahlung abgedeckt hat. Es kann daher sein, dass das zuständige Finanzamt eine Bestätigung Ihres Arbeitgebers hierüber verlangt.

Sind Spesen steuerfrei?

Die vom Bundesfinanzministerium definierte Spesenhöhe ist in den meisten Fällen sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber lohnenswert, da sie steuerfrei gezahlt wird. Erstattungen, die über die gesetzlichen Pauschalen hinausgehen, müssen zu 25% versteuert werden. Alle Beträge, die 100% oder mehr oberhalb der gesetzlichen Pauschalen liegen, gelten als Arbeitsentgelt und werden steuerlich ebenso behandelt. Das bedeutet, dass auf diese Beträge sowohl Lohnsteuer als auch Sozialversicherungsabgaben gezahlt werden müssen.

Soldo Cards: Spesenabrechnung leicht gemacht

Die Spesenabrechnung ist Teil der Reisekostenabrechnung und beinhaltet neben den eigentlichen Spesenpauschalen auch sämtliche andere Kosten, die im Rahmen einer Dienstreise anfallen. Dazu zählen beispielsweise Flug- oder Bahntickets, eine Kilometerpauschale für die Anreise mit dem Auto, Übernachtungskosten und sonstige Aufwendungen wie Mautgebühren oder Parktickets.

Während für eine korrekte Abrechnung der Spesenpauschalen lediglich die genauen Reisezeiten relevant sind, müssen sämtliche übrigen Kosten mit Belegen nachgewiesen werden. Diese Belege können zum Beispiel in Form von Hotel- oder Restaurantrechnungen oder andere Quittungen eingereicht werden.

Prepaidkarten von Soldo erleichtern die Abrechnung

Da das Sammeln dieser Belege und eine kleinteilige Auflistung aller ausgegebenen Beträge mitunter sehr mühselig sein kann, hat Soldo eine pfiffige Lösung entwickelt: Prepaidkarten, die jedem Mitarbeiter zur Abrechnung aller Kosten auf Dienstreise zur Verfügung gestellt werden. Soldo Cards können direkt mit dem firmeneigenen Buchhaltungssystem verknüpft werden, so dass sämtliche Ausgaben direkt auf die entsprechenden Konten verbucht werden.

Die Prepaidkarten von Soldo können im Gegensatz zur konventionelle Firmenkreditkarte ganz ohne Risiko an jeden Ihrer Mitarbeiter herausgegeben werden. Die Karten sind nur dann einsetzbar, wenn sie vorab mit einem entsprechenden Guthaben aufgeladen wurden. Darüber hinaus können Sie für jede Karte individuelle Limits und Budgetgrenzen definieren und Ihren Mitarbeitern damit ein entspanntes Reisen ermöglichen und trotzdem die Ausgabenkontrolle behalten.

Mit nur wenigen Klicks kann anschließend eine fertige Reisekostenabrechnung erstellt werden. Das hat gleich einen doppelten Vorteil: Ihre Mitarbeiter sparen sich das umständliche Hantieren mit privaten EC-Karten oder Bargeld von unterwegs und die mühselige Rückerstattung der Reisekosten entfällt. Alle Ausgaben, die mit den Prepaidkarten von Soldo getätigt werden, werden direkt über das firmeneigene Konto verrechnet. Folglich müssen Ihre Mitarbeiter nicht länger in Vorleistung gehen und es ist keine Erstattung einzelner Beträge seitens Ihrer Buchhaltung mehr nötig.

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FAQs

Was ist der Unterschied zwischen Tagegeld und Spesen?

Mit den Begriffen „Tagegeld“ und „Spesen“ wird ein pauschaler Geldbetrag bezeichnet, der den Dienstreisenden während der Zeit ihrer Abwesenheit von Arbeitgeberseite erstattet wird. Der Begriff „Tagegeld“ wird dabei eher im Zusammenhang mit behördlich angeordneten Reisen im Beamtenverhältnis verwendet. Unter „Spesen“ versteht man stattdessen eine Erstattung des Verpflegungsmehraufwands bei allen übrigen Dienstreisen im gewöhnlichen Anstellungsverhältnis.

Für wen gilt das Bundesreisekostengesetz?

Das Bundesreisekostengesetz (BRKG) gilt für Beschäftigte des öffentlichen Dienstes, also Beamtinnen und Beamte, Richterinnen und Richter des Bundes sowie Soldatinnen und Soldaten. Das BRKG trat im September 2005 in Kraft und regelt in seiner geltenden Fassung von Juni 2021 die Reisekostenvergütung seitens der dienstlichen Behörden.

Wer hat Anspruch auf Reisekostenvergütung?

Anspruch auf Reisekostenvergütung haben prinzipiell alle Angestellten der privaten Wirtschaft und des öffentlichen Dienstes. Die Auslagen für Dienstreisen, darunter Fahrt- und Übernachtungs- sowie sonstige Kosten, werden in ihrer tatsächlichen Höhe erstattet; zudem gewähren die meisten Arbeitgeber eine Spesenpauschale, die sich am Zeitraum der Abwesenheit bemisst.