Tipps und Tricks für eine korrekte Spesenabrechnung

Mehr Effizienz bei der Verwaltung von Reisekosten in Ihrem Unternehmen

Tipps und Tricks für eine korrekte Spesenabrechnung

Viele Arbeitgeber empfinden die Reisekostenabrechnung als umständlich und zeitaufwendig. Es müssen Spesenpauschalen kalkuliert und die eingereichten Belege mühsam eingescannt oder abgeheftet werden. Anschließend erfolgt die manuelle Rückerstattung auf das Privatkonto Ihrer Mitarbeiter.

Deutlich effizienter werden diese Abläufe mit Soldo: Praktische Prepaidkarten, die vor der Dienstreise an Ihre Mitarbeiter herausgegeben werden und über die sämtliche Ausgaben direkt verbucht werden können. Auch das lästige Sammeln von Belegen entfällt. Laden Sie einfach ein Foto des Beleges in Ihr Online-Tool und schon erhalten Sie am Monatsende automatisch eine korrekt aufgestellte Reisekostenabrechnung.

Doch zunächst stellt sich die Frage: Wie sieht eigentlich eine korrekte Abrechnung der Spesen aus? Welche Kosten können wie verbucht werden und sind Sie als Arbeitgeber zur Spesenzahlung verpflichtet? Diese und viele weitere Fragen beantworten wir im folgenden Ratgeber.

Welche Aufwendungen können abgerechnet werden?

Zu den erstattungsfähigen Aufwendungen zählen im Grunde alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit einer Dienstreise stehen. Dazu gehören:

Fahrtkosten: Sämtliche anfallenden Fahrtkosten können mit Belegen nachgewiesen und anschließend erstattet werden. Dabei ist zunächst egal, ob Ihre Mitarbeiter mit Bus, Bahn, Flugzeug oder Auto unterwegs sind. Zu den Fahrtkosten auf einer Dienstreise zählt beispielsweise auch die Taxifahrt zum Flughafen oder Bahnhof. Fahrten mit dem privaten Pkw werden meist über eine Kilometerpauschale erstattet, wohingegen Fahrten mit dem Dienstfahrzeug in der Regel ohnehin direkt über den Arbeitgeber verbucht werden.

Übernachtungskosten: Wenn der Einsatzort auf der Dienstreise so weit von zu Hause entfernt liegt, dass eine Heimreise nicht zumutbar ist, können Übernachtungskosten eingereicht werden. Das gilt sowohl für Übernachtungen in Hotel oder Pension als auch in Ferienappartements. Wichtig ist dabei nur, dass für die Dienstreise ein klarer Auftrag seitens des Arbeitgebers ausgesprochen wurde.

Verpflegungskosten: Kosten für Speisen und Getränke können über den sogenannten Verpflegungsmehraufwand erstattet werden. Das hat folgenden Hintergrund: Man geht davon aus, dass die Kosten für diese täglichen Ausgaben auf Dienstreisen grundsätzlich höher sind als sie es im gewöhnlichen Alltag wären. Es geht dabei also nicht um eine vollständige Erstattung der Verpflegungskosten, sondern lediglich um eine Entschädigung für den entstandenen Mehraufwand.

Sonstige Kosten: Auch alle weiteren Kosten, die im Zusammenhang mit der Dienstreise stehen, können über die Reisekostenabrechnung erstattet werden. Dazu zählen beispielsweise Park- und Mautgebühren, aber auch kleine Geschenke an Kunden oder Trinkgelder.

Wie erstellt man eine korrekte Spesenabrechnung?

Die wichtigste Regel bei der Erstellung einer formal korrekten Spesenabrechnung lautet: Alle Ausgaben müssen durch Belege nachgewiesen werden. In Ausnahmefällen ist auch ein Eigenbeleg ausreichend, z.B. bei Trinkgeldern im Restaurant.

Große Unternehmen haben hierfür eine eigene Travel Management Abteilung, doch in kleineren Unternehmen gibt es solche Zuständigkeiten häufig nicht. Die getätigten Ausgaben werden dann meist in eine Excel-Tabelle eingetragen oder es wird eine entsprechende Vorlage zur Reisekostenabrechnung genutzt. Für eine formal korrekte Spesenabrechnung ist das grundsätzlich ausreichend:

1. Zunächst wird für die gesamte Zeit der Abwesenheit die Spesenpauschale kalkuliert. Diese liegt für innerdeutsche Dienstreisen aktuell bei 28 Euro für jeden vollen Tag der Abwesenheit sowie bei jeweils 12 Euro für die Tage der An- und Abreise.

2. Haben Sie als Arbeitgeber unterwegs bereits die Verpflegung übernommen – beispielsweise durch ein Frühstück im Hotel oder ein Geschäftsessen am Abend – so wird hierfür die Spesenpauschale gekürzt. Für ein Frühstück liegt der Abzug bei jeweils 5,60 Euro, für ein Mittag- oder Abendessen bei je 11,20 Euro.

3. Im nächsten Schritt werden alle übrigen Ausgaben der Reise für Übernachtungen oder Fahrtkosten mit Bahn, Flugzeug und Taxi eingetragen. Sofern Fahrten mit dem privaten Pkw zurückgelegt wurden, wird hierfür in der Regel eine Kilometerpauschale erstattet. Diese liegt üblicherweise bei 3 Cent pro gefahrenem Kilometer.

4. Anschließend müssen der Abrechnung nun die gesammelten Belege für alle getätigten Ausgaben beigefügt werden.

5. Ihre Buchhaltungsabteilung bestimmt nun den Betrag, der Ihren Angestellten für die jeweilige Dienstreise zurückgezahlt wird. Dabei muss selbstverständlich berücksichtigt werden, welche der getätigten Ausgaben von Ihren Mitarbeitern im Vorfeld ausgelegt wurden und welche bereits über firmeneigene Konten gebucht und abgerechnet wurden.

Der gesamte Prozess der Spesenerstattung ist mühselig und frisst unnötig Zeit. Eine deutlich smartere und kostengünstigere Lösung ist die Abrechnung der Reisekosten über die Prepaidkarten von Soldo. Mehr dazu erfahren Sie weiter unten.

Steuerliche Behandlung von Reisekosten

Als Arbeitgeber sind Sie grundsätzlich dazu verpflichtet, die Fahrt- und Übernachtungskosten auf Dienstreisen zu erstatten, sofern eine offizielle Anordnung zu dieser Reise ausgesprochen wurde (§670 BGB). Anders verhält es sich hingegen in Bezug auf die Spesenpauschalen: Es gibt keinen gesetzlichen Anspruch seitens des Arbeitnehmers auf den Ausgleich des Verpflegungsmehraufwands durch den Arbeitgeber.

Wenn Sie als Arbeitgeber die Spesen nicht zahlen möchten, können Ihre Mitarbeiter den entstandenen Mehraufwand im Rahmen ihrer Steuererklärung als Werbungskosten ansetzen.

Im Sinne der Mitarbeiterbindung und Motivation kann die Spesenzahlung jedoch durchaus lohnenswert sein, da sie eine steuerfreie Zusatzleistung ist, die dem Dienstreisenden zur freien Verfügung steht.

Spesenabrechnung mit Soldo – die smarte Lösung für Ihr Business

Der etwas mühsame Prozess der Spesenabrechnung lässt sich mit den Prepaidkarten von Soldo auf einfache Weise optimieren. Die Prepaid Firmenkreditkarte wird vorab mit einem entsprechenden Guthaben aufgeladen und kann zum Zwecke einer Dienstreise an Ihre Mitarbeiter ausgegeben werden.

Unterwegs rechnen die Dienstreisenden dann alle anfallenden Ausgaben direkt über die Prepaidkarte ab. Durch die Anbindung der Prepaidkarten an Ihre firmeneigene Buchhaltung werden sämtliche Kosten automatisch auf die entsprechenden Konten verbucht.

Soldo Cards bieten noch einen weiteren praktischen Vorteil: Ihre Mitarbeiter können die Belege unterwegs abfotografieren und somit direkt im System abspeichern. Am Ende des Monats erstellt Soldo daraus automatisch eine formal korrekte Reisekostenabrechnung. Das lästige Sammeln von Belegen und mühselige Erstatten von Ausgaben entfällt – mit Soldo sind sämtliche Transaktionen digitalisiert und jederzeit verfügbar. Das spart Ihnen und Ihren Mitarbeitern wertvolle Zeit.

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