Reisekosten als Unternehmer mit dem innovativen Soldo-Tool digitalisieren

Von der Ausgabe bis zur Rückerstattung behalten Sie als Unternehmer alle Buchungen im Blick

Reisekostenabrechnungen sind mühselig und zeitraubend. In vielen Unternehmen werden die Daten nach wie vor händisch in entsprechende Excel-Tabellen oder Reisekalkulations-Vorlagen eingetragen. Dabei können schnell Fehler passieren. Wie Sie diese vermeiden und Ihre Reisekostenabrechnung nachhaltig digitalisieren, erfahren Sie im folgenden Ratgeber.

Was versteht man unter Reisekosten?

Unter Reisekosten fallen zunächst alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit einer dienstlich veranlassten Auswärtstätigkeit entstehen. Dazu zählen neben Reise- und Übernachtungskosten auch der entstandene Verpflegungsmehraufwand sowie weitere Ausgaben wie beispielsweise Parkgebühren oder kleinere Aufmerksamkeiten für den Gastgeber.

Fahrt mit Bus, Bahn und Flugzeug: Egal, ob Ihre Mitarbeiter mit Bus, Bahn, Flugzeug oder Auto unterwegs sind: Sämtliche Fahrtkosten auf einer Dienstreise können nach Einreichen der entsprechenden Belege erstattet werden. Für die Anreise mit einem öffentlichen Verkehrsmittel oder dem Flieger reicht dafür das entsprechende Ticket. Auch die Fahrt mit dem Taxi – beispielsweise auf dem Weg zum Flughafen oder Bahnhof – kann unter bestimmten Voraussetzungen im Rahmen der Reisekostenabrechnung erstattet werden.

Kilometerpauschale: Für Fahrten mit dem privaten Pkw kann eine Kilometerpauschale geltend gemacht werden, die sich nach Anzahl der gefahrenen Kilometer bemisst. Diese liegt aktuell bei 30 Cent pro gefahrenem Kilometer. Es ist Ihnen als Unternehmer freigestellt, ob Sie die Fahrt mit dem Pkw an Hand der Kilometerpauschale oder mit den tatsächlich entstandenen Kosten für die jeweilige Fahrt erstatten möchten. Zweiteres ist jedoch mit einem erheblichen Buchhaltungsaufwand verbunden und wird daher in der Praxis selten durchgeführt.

Fahrt mit dem Dienstwagen: Wenn Sie Ihren Mitarbeitern auf Geschäftsreise einen Firmenwagen zur Verfügung stellen, wird dieser in der Regel ohnehin über das Unternehmen abgerechnet. Sollten Ihre Angestellten allerdings gewisse Ausgaben wie beispielsweise Tankkosten oder Park- und Mautgebühren unterwegs auslegen, können diese selbstverständlich als Reisekosten erstattet werden.

Übernachtungskosten: Wenn der Einsatzort auf der Dienstreise so weit von zu Hause entfernt liegt, dass eine Heimreise nicht zumutbar ist, können Übernachtungskosten eingereicht werden. Das gilt sowohl für Übernachtungen in Hotel oder Pension als auch in Ferienappartements. Wichtig ist dabei nur, dass für die Dienstreise ein klarer Auftrag seitens des Arbeitgebers ausgesprochen wurde.

Verpflegungskosten: Die Kosten für Speisen und Getränke auf einer Dienstreise werden zunächst von Ihren Mitarbeitenden selbst getragen. Da die Kosten für diese alltäglichen Ausgaben auf geschäftlichen Reisen grundsätzlich höher sind als im gewöhnlichen Alltag, hat der Gesetzgeber hier entsprechende Pauschalen festgelegt, um den Mehraufwand auf Seiten der Angestellten auszugleichen. Es geht dabei nicht um eine vollständige Erstattung der Verpflegungskosten, sondern lediglich um eine Entschädigung für die entstandenen Mehrausgaben.

Sonstige Kosten: Auch alle weiteren Kosten, die im Zusammenhang mit der Dienstreise stehen, können über die Reisekostenabrechnung erstattet werden. Dazu zählen beispielsweise Park- und Mautgebühren, aber auch kleine Geschenke an Kunden oder Trinkgelder.

Wie erstellt man eine korrekte Abrechnung der Reisekosten als Unternehmer?

Die auf einer dienstlichen Auswärtstätigkeit entstandenen Reisekosten können als Betriebsausgabe verbucht werden – das gilt sowohl für Ihre eigenen Geschäftsreisen als auch für die Ihrer Mitarbeiter. Voraussetzung dafür ist, dass die Reisekosten notwendig und angemessen sind. Der Begriff ist bewusst etwas schwammig formuliert, denn was genau unter „angemessen“ zu verstehen ist, bleibt Auslegungssache des Finanzamts. Eine Übernachtung im Mittelklassehotel beispielsweise wird in der Regel problemlos anerkannt, wohingegen eine Unterbringung in einem 5-Sterne-Hotel meist einer zusätzlichen Begründung bedarf.

Für eine korrekte Reisekostenabrechnung müssen sämtliche Ausgaben mit entsprechenden Belegen nachgewiesen werden. Für die Anreise mit der Bahn genügt dafür das Zugticket, für den Besuch einer Messe die entsprechende Eintrittskarte und für die Übernachtung im Hotel die zugehörige Rechnung. All diese Belege werden gesammelt und im Anschluss an die Dienstreise gemeinsam mit dem Reisekostenformular eingereicht.

Das Reisekostenformular wird in vielen Unternehmen weiterhin manuell erstellt oder es werden vergleichbare Excel-Tabellen dafür genutzt. Die Mitarbeiter tragen hier die Zeiten Ihrer Abwesenheit, die genutzten Verkehrsmittel sowie entsprechende Angaben zu Verpflegung und sonstigen Ausgaben ein. Mit Hilfe von Taschenrechner und Zettelwirtschaft entsteht so nach etwas Frickeln eine fertige Reisekostenabrechnung, die von der Buchhaltung anschließend geprüft und freigegeben werden muss. Wie Sie diesen Prozess vereinfachen und automatisieren können, erfahren Sie am Ende dieses Artikels.

Müssen Sie als Unternehmer die Reisekosten erstatten?

Sofern es sich bei der Dienstreise um eine vom Arbeitgeber veranlasste Auswärtstätigkeit handelt, sind Sie grundsätzlich zur Erstattung der anfallenden Kosten für Anfahrt, Übernachtung sowie die Teilnahme an Schulungen oder Konferenzen verpflichtet.

Anders verhält es sich in Bezug auf die Spesenpauschalen: Sie als Arbeitgeber entscheiden selbst, ob Sie Ihren Mitarbeitern den Verpflegungsmehraufwand erstatten möchten oder nicht. Sofern Sie sich dagegen entscheiden, können Ihre Mitarbeiter den entstandenen Mehraufwand auf Dienstreisen als Werbungskosten im Rahmen ihrer Steuererklärung geltend machen. Da die Auszahlung von Spesen jedoch sowohl für Sie als Unternehmer als auch für Ihre Angestellten steuerfrei ist, ist sie in den meisten Fällen lohnenswert.

Papierlose Reisekostenabrechnung im Handumdrehen – Soldo macht’s möglich

Als Unternehmer haben Sie ein besonderes Interesse daran, den Overhead für die Reisekostenabrechnung möglichst gering zu halten. Das Führen eines Fahrtenbuches, die manuelle Berechnung von Verpflegungspauschalen und das Abtippen von Reisedaten in Formulare zur Reisekostenabrechnung kostet viel Zeit und Aufwand.

Statt manueller Einträge in eine Excel-Tabelle bietet Soldo daher ein vollautomatisiertes Tool zur digitalen Belegerfassung. Die Zeiten, in denen Sie mühselig Belege sammeln mussten, sind dank der intelligenten Soldo-App Vergangenheit. Mit nur wenigen Klicks können Sie stattdessen sämtliche Quittungen und Abrechnungen scannen und automatisiert erfassen. Das erleichtert sowohl Ihren Mitarbeitern die Belegerfassung unterwegs als auch Ihrer Buchhaltung die spätere Reisekostenabrechnung.

Die Digitalisierung Ihres Reisekostenmanagements hat noch einen weiteren Vorteil: Während manuelle Dateneingaben sehr fehleranfällig sind, ist eine automatisierte Buchhaltung nicht nur schnell, sondern auch akkurat. Soldo gibt moderne Prepaidkarten heraus, mit denen sämtliche Transaktionen auf Geschäftsreisen verbucht werden können. Wenn Ihre Mitarbeiter die entsprechenden Belege nun noch zusätzlich in der mobilen App hochladen, können sämtliche Reisekostendaten am Ende der Dienstreise automatisiert als csv-Datei exportiert werden. Im Nu haben Sie so eine korrekte und vollständige Reisekostenabrechnung erstellt, die mit nur einem Klick von Ihrer Buchhaltungsabteilung freigegeben werden kann.

Testen Sie selbst und werden Sie noch heute Teil der Soldo-Community!

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