Spesen und Verpflegungsmehraufwand – günstig abrechnen

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Wenn Sie häufig auf Dienstreise unterwegs sind, müssen Sie sich regelmäßig auswärts verpflegen. Da die Kosten für ein Essen im Hotel oder Restaurant meist deutlich teurer sind als der Einkauf im Supermarkt und die Zubereitung in den eigenen vier Wänden, zahlen die meisten Arbeitgeber für Auswärtstätigkeiten eine Spesenpauschale.

Was genau sind Spesen?

Ein Verpflegungsmehraufwand fällt immer dann an, wenn Sie außerhalb Ihrer privaten Wohnung und Ihrer regulären Arbeitsstätte beruflich tätig werden. Sofern die hierfür entstandenen Mehrkosten einen geschäftlichen Hintergrund haben, können sie im Rahmen einer Spesenabrechnung vom Arbeitgeber zurückerstattet werden.

Unter Spesen im engeren Sinne versteht man den Verpflegungsmehraufwand, der über festgelegte Pauschalen seitens des Arbeitgebers ausgeglichen wird. Das heißt, es wird nicht der tatsächliche Aufwand für die Verpflegung erstattet, sondern lediglich der entstandene Mehraufwand. Die anfallenden Kosten für Flug, Bahn oder Hotelübernachtung sind hingegen keine Spesen, sondern Reisekosten – auch wenn hier umgangssprachlich nicht immer klar differenziert wird.

Wie hoch sind die Spesen und wie werden sie berechnet?

Die Höhe der Spesen wird nicht vom Arbeitgeber selbst festgelegt, sondern jedes Jahr seitens des Finanzamtes klar definiert. Dabei wird zwischen Auswärtstätigkeiten im In- oder Ausland unterschieden und auch die Zeitdauer der Abwesenheit ist entscheidend.

Im Jahr 2021 liegt der Spesensatz in Deutschland bei einer Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden bei 14 Euro, für eine Abwesenheit von mehr als 24 Stunden liegt er bei 28 Euro. Konkret bedeutet das: Bei einer mehrtägigen Dienstreise wird für die An- und Abreisetage jeweils eine Pauschale von 14 Euro gezahlt, für die Tage vor Ort jeweils 28 Euro.

Wenn der Arbeitgeber die Kosten für ein Essen – beispielsweise das Frühstück im Hotel oder das Geschäftsessen am Abend – übernimmt, wird die Spesenpauschale gekürzt. Für das Frühstück liegt der Abzug bei 5,60 Euro, für das Mittag- oder Abendessen bei je 11,20 Euro.

Beispiel für Spesen

Sie arbeiten regulär in Köln und werden auf eine dreitägige Dienstreise nach Hamburg geschickt. Für den ersten Tag der Anreise erhalten Sie 14 Euro, für den vollen Arbeitstag in Hamburg 28 Euro und für den Rückreisetag ebenfalls wieder 14 Euro. Damit kommen Sie auf eine gesamte Spesenpauschale von 56 Euro. Während Ihrer Dienstreise erhalten Sie an zwei Vormittagen ein Frühstück im Hotel und gehen abends mit Geschäftspartnern in ein Restaurant. Die Kosten hierfür übernimmt vollständig Ihr Arbeitgeber. Ihre Spesenpauschale wird demnach um zweimal Frühstück (2* 5,60 Euro) und einmal Abendessen (11,20 Euro) gekürzt. Insgesamt bleibt Ihnen noch eine Spesenzahlung von 56 Euro – 2*5,60 Euro – 11,20 Euro = 33,60 Euro, die Ihr Arbeitgeber Ihnen mit der Reisekostenabrechnung gutschreibt.

Wenn ein Angestellter mehr als drei Monate am gleichen Ort verweilt, kann er hierfür keine Spesen mehr beziehen. Um erneut für den Empfang von Spesen berechtigt zu sein, müsste er diesen Ort erst für eine Mindestdauer von vier Wochen verlassen.

Für den Aufenthalt in einem anderen Land als Deutschland gelten andere Spesensätze, die ebenfalls vom Finanzamt definiert werden. Die Höhe der Spesen variiert dabei sehr stark. Während man für einen mehr als 24-stündigen Aufenthalt in Tokio (Japan) 66 Euro Spesen erhält, liegt der gleiche Satz für die Türkei außerhalb von Istanbul lediglich bei 17 Euro (vgl. die vom Bundesfinanzministerium herausgegebene „Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen

Ist mein Arbeitgeber verpflichtet, Spesen zu zahlen?

Grundsätzlich besteht kein gesetzlicher Anspruch auf den Ausgleich des Verpflegungsmehraufwandes durch den Arbeitgeber. Sofern der Arbeitgeber keine Spesen zahlt, können die entstandenen Mehrkosten auf Dienstreisen im Rahmen der Werbungskosten mit der Steuererklärung geltend gemacht werden. Auch hierbei gilt: Es kann nicht der tatsächliche Aufwand, sondern lediglich der durch die Auswärtstätigkeit entstandene Mehraufwand einkommensteuermindernd abgesetzt werden.

Die Angabe in der Einkommensteuererklärung ist nur dann möglich, wenn der Arbeitgeber den entstandenen Mehraufwand nicht bereits über eine Spesenzahlung abgedeckt hat. Es kann daher sein, dass das zuständige Finanzamt eine Bestätigung Ihres Arbeitgebers hierüber verlangt.

Sind Spesen steuerfrei?

Die vom Bundesfinanzministerium definierte Spesenhöhe ist in den meisten Fällen sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber lohnenswert, da sie steuerfrei gezahlt wird. Erstattungen, die über die gesetzlichen Pauschalen hinausgehen, müssen zu 25% versteuert werden. Alle Beträge, die 100% oder mehr oberhalb der gesetzlichen Pauschalen liegen, gelten als Arbeitsentgelt und werden steuerlich ebenso behandelt. Das bedeutet, dass auf diese Beträge sowohl Lohnsteuer als auch Sozialversicherungsabgaben gezahlt werden müssen.

Soldo Cards: Spesenabrechnung leicht gemacht

Die Spesenabrechnung ist Teil der Reisekostenabrechnung und beinhaltet neben den eigentlichen Spesenpauschalen auch sämtliche andere Kosten, die im Rahmen einer Dienstreise anfallen. Dazu zählen beispielsweise Flug- oder Bahntickets, eine Kilometerpauschale für die Anreise mit dem Auto, Übernachtungskosten und sonstige Aufwendungen wie Mautgebühren oder Parktickets.

Während für eine korrekte Abrechnung der Spesenpauschalen lediglich die genauen Reisezeiten relevant sind, müssen sämtliche übrigen Kosten mit Belegen nachgewiesen werden. Diese Belege können zum Beispiel in Form von Hotel- oder Restaurantrechnungen oder andere Quittungen eingereicht werden.

Prepaidkarten von Soldo erleichtern die Abrechnung

Da das Sammeln dieser Belege und eine kleinteilige Auflistung aller ausgegebenen Beträge mitunter sehr mühselig sein kann, hat Soldo eine pfiffige Lösung entwickelt: Prepaidkarten, die jedem Mitarbeiter zur Abrechnung aller Kosten auf Dienstreise zur Verfügung gestellt werden. Soldo Cards können direkt mit dem firmeneigenen Buchhaltungssystem verknüpft werden, so dass sämtliche Ausgaben direkt auf die entsprechenden Konten verbucht werden.

Die Prepaidkarten von Soldo können im Gegensatz zu konventionellen Kreditkarten ganz ohne Risiko an jeden Ihrer Mitarbeiter herausgegeben werden. Die Karten sind nur dann einsetzbar, wenn sie vorab mit einem entsprechenden Guthaben aufgeladen wurden. Darüber hinaus können Sie für jede Karte individuelle Limits und Budgetgrenzen definieren und Ihren Mitarbeitern damit ein entspanntes Reisen ermöglichen und trotzdem die Ausgabenkontrolle behalten.

Mit nur wenigen Klicks kann anschließend eine fertige Reisekostenabrechnung erstellt werden. Das hat gleich einen doppelten Vorteil: Ihre Mitarbeiter sparen sich das umständliche Hantieren mit privaten EC-Karten oder Bargeld von unterwegs und die mühselige Rückerstattung der Reisekosten entfällt. Alle Ausgaben, die mit den Prepaidkarten von Soldo getätigt werden, werden direkt über das firmeneigene Konto verrechnet. Folglich müssen Ihre Mitarbeiter nicht länger in Vorleistung gehen und es ist keine Erstattung einzelner Beträge seitens Ihrer Buchhaltung mehr nötig.

Unkomplizierte Buchführung – vergessen Sie den Papierkrieg

Vorbei sind die Zeiten lästigen Papierkriegs: Soldo Prepaid Firmenkreditkarten verschaffen Ihnen ganz unkompliziert Überblick über die Ausgaben aus der Portokasse, überall und zu jederzeit.

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Verwalten Sie die Ausgaben für Prepaid-Karten

Ermöglichen Sie den Mitarbeitern, verantwortungsbewusst Ausgaben zu tätigen; legen Sie Budgets fest und verfolgen Sie die Ausgaben in Echtzeit und von jedem Ort aus.

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Erfassen Sie Einnahmen und Mehrwertsteuer an der Kasse

Fordern Sie Ihre Mitarbeiter auf, Quittungen zu fotografieren und Mehrwertsteuer, Kategorien und mehr auf der mobilen Soldo-App hinzuzufügen.

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Unkomplizierte Buchführung

Verfolgen Sie die Daten in Echtzeit auf dem Desktop und mobil; übertragen Sie die Daten automatisch in Ihre Buchhaltungssysteme.

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Prepaid-Mastercard®-Karten

Bestellen Sie mit nur wenigen Klicks Plastikkarten oder virtuelle Karten für jeden Mitarbeiter, jede Abteilung oder jeden Standort.

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Definieren Sie benutzerdefinierte Regeln, die für jede einzelne Karte bestimmen, über welchen Betrag verfügt werden kann und wo.

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Web-Konsole und mobile App

Keine Gebühr für Einzahlungen

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Integration der Buchhaltung

Exportieren und importieren Sie Transaktionsdaten in Ihre Buchhaltungssoftware.

Kostenlose und unbegrenzte Transaktionen

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Bei Mastercard®-Karten von Soldo fallen für inländische Transaktionen keine Gebühren an und unsere Wechselkursgebühr beläuft sich auf nur 1 %.

Individuelle Unterstützung

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Sie benötigen Hilfe? Unser freundliches Kundenservice-Team steht Ihnen jederzeit zur Verfügung.

“Dank Soldo konnten wir unser altes Firmenkreditkarten-System über Bord werfen und die Anzahl der Spesenabrechnungen reduzieren – Bargeld für kleine Ausgaben ist überflüssig. Einzelne manuelle Prozesse konnten in einem System vereint und der Verwaltungsaufwand erheblich reduziert werden.”

Lee Jaques
Finanzprojektleiter bei Bruntwood

“Der Wechsel zu Soldo machte uns sofort seine Schnelligkeit und Effizienz bewusst. Das Programm gibt uns mehr Sicherheit. Wir vertrauen Soldo mehr als normalen Firmenkreditkarten.”

Mark Taylor
Finanzdirektor am Plymouth College of Art