Portokassen: Worum handelt es sich dabei und wie verwalte ich sie?

Die Portokasse – Geld, das zur Deckung kleinerer Ausgaben bereitgehalten wird – wird traditionell zur Bezahlung von Anschaffungen mit geringem Wert verwendet. Es ist das Sparschwein, mit dem Mitarbeiter für alles von Keksen bis hin zu Kugelschreibern bezahlen.


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Wie verwalte ich eine Portokasse?

Es gibt viele Möglichkeiten, Barausgaben zu verwalten – die häufigste ist das Zahlstellensystem. Ein Verwahrer verwaltet einen kleinen Bargeldbetrag, gibt Geld an Personen aus, die Mittel benötigen, und sammelt Belege, um sie mit den ausgegebenen Beträgen abzugleichen. Viele Unternehmen nutzen jedoch Prepaid-Karten als Alternative, um sich die Mühe zu ersparen, ein Hauptbuch und eine Portokasse neben dem Geschäftskonto zu führen.

Warum brauche ich eine Alternative zur Portokasse?

Die Aufbewahrung von Bargeld, verlorene oder knittrige Belege und unvollständige Ausgabenaufzeichnungen (ganz zu schweigen von qualvollen Excel-Tabellen) – die Portokasse ist riskant, fehleranfällig und zeitraubend. Und es ist gut möglich, dass Sie nicht ausreichend Bargeld zurückgelegt haben, wenn Ihr Team es braucht – was einen Gang zur Bank bedeutet.

Unternehmenskreditkarten können helfen, aber sie haben auch ihre Nachteile: Sie sehen die Ausgaben erst, wenn sie bereits getätigt worden sind, es kommt häufig zu Mehrausgaben, und nur leitende Angestellte haben Anspruch auf das Privileg. Das Schlimmste ist, dass eine schlechte Verwaltung von kleinen Ausgaben Ihr Unternehmen nicht nur Zeit, sondern auch Geld kostet.

1,8 Mrd. GBP

Dies ist der außerordentliche Betrag, den die falsche Handhabung von Portokassen britische Unternehmen Jahr für Jahr kostet.

43% verlorene Belege

Fast die Hälfte aller Mitarbeiter gibt an, dass verlorene Belege das größte Hindernis für eine ordnungsgemäße Verwaltung der Portokasse sind.

12% komplizierte Prozesse

Ein beachtlicher Prozentsatz gibt an, dass übermäßig komplizierte Prozesse ein Hindernis für eine ordnungsgemäße Verwaltung darstellen.

Soldo: Verwalten Sie Ihre Portokasse auf die einfache Art

Soldo nimmt Ihnen die Arbeit ab und nutzt Prepaid-Karten, um Geld schnell zu Ihren Mitarbeitern zu bringen. Verwenden Sie die Desktop- oder mobile App, um Budgets festzulegen. Senden Sie dann mit wenigen Klicks Geld an eine beliebige Mitarbeiter- oder Abteilungskarte.

Alles, was Sie für die Buchhaltung benötigen, wird in der mobilen App von Soldo erfasst. Und Soldo lässt sich mit Ihrer Buchhaltungssoftware integrieren, sodass die Aufzeichnungen genau sind und der Abgleich mühelos erfolgt.

Sofort Geld an Mitarbeiter senden

Verteilen Sie Mittel aus der Ferne, ohne Geld von der Bank abheben und in einer unsicheren Portokasse aufbewahren zu müssen.

Kostenkontrolle mit Prepaid-Karten
Befähigen Sie Ihre Mitarbeiter, verantwortungsbewusst auszugeben, legen Sie Budgets fest und verfolgen Sie die Ausgaben in Echtzeit – von überall aus.

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Senden Sie Transaktionen, Belege und mehr über brillante Apps und Integrationen direkt an Ihre Buchhaltungssoftware.

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