Crowdfox

Mit Soldo geht Crowdfox einen wichtigen Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung seiner Finanzfunktion. Durch die Einführung von digitaler Ausgabenverwaltung werden Zahlungsströme sichtbar, können optimiert werden und die nachträgliche Suche nach Belegen ist ein Ding der Vergangenheit.

Branche

E-Commerce/Internet

Büros

Köln

Mitarbeiter

40

Vorteile

Ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung der Finanzfunktion

Transparenz von Zahlungsabgängen und Ausgaben

Einfache Freigabe und Genehmigung von Zahlungen

CROWDFOX Professional gehört zu den Technologieführern für Einkaufsoptimierung und seit 2021 zu den TOP 100 innovativsten Unternehmen des deutschen Mittelstands. Das digitale Lösungspaket ermöglicht mehr Transparenz, Prozesssicherheit und -effizienz und sorgt für marktgerechte Preise. Die als Guided Buying bezeichnete Lösung charakterisiert sich durch automatisiertes C-Teile-Management, Best Buy Realisierung und eine nahtlose Systemanbindung ohne Änderungen in der bestehenden IT-Landschaft.

Um weiter zu wachsen und Crowdfox auszubauen, war CFO Frits Verheesen auf der Suche nach Wegen, wie wachstumsunterstützende Ausgaben besser im Blick behalten werden und Investitionen so zielgerecht eingesetzt werden können.

Obwohl Crowdfox ein junges, dynamisches Unternehmen ist, konnte Frits Verheesen erkennen, dass sich schon früh problematische Prozesse in der Buchhaltung etabliert hatten, die die Ausgabenkontrolle erschwerten: Informationen und Belege waren nicht zum rechten Zeitpunkt verfügbar, Personen konnten bei Rückfragen nicht auf Anhieb erreicht werden und Leistungen, insbesondere aus dem Ausland, konnten nur mit Hinterlegung von Kreditkartendaten abgerechnet werden.

Daher wurde bisher viel ohne große Kontrolle abrechnet: auf Rechnung, durch Vorschuss oder Rückerstattung an Mitarbeiter oder per traditioneller Kreditkarte, aber oft mit fehlenden Belegen. Als CFO war es schwer den Überblick zu behalten.

Auch die Betriebsprüfung war unübersichtlich: Abschlüsse, die nicht ganz zusammenpassten oder die nachträglich angepasst werden mussten. Obwohl Crowdfox ein sehr innovatives Unternehmen ist, war die Ausgabenverwaltung eher tradiert. Ausgaben wurden ohne Kontrolle getätigt, verschiedenste Methoden und Karten wurden eingesetzt, abschließend fehlten Belege.

Crowdfox war daher auf der Suche nach einer Lösung, die diese Probleme aus dem Weg räumt und Struktur in die Finanzabteilung bringt.

Die Lösung: Prepaid-Debitkarten und eine digitale Ausgabenverwaltungsplattform

Nach kurzer Recherche stand schnell fest: In Frage kommt nur eine Prepaid-Debitkartenlösung, gekoppelt an eine intelligente Verwaltungsplattform sowohl für Mitarbeiter als auch die Finanzabteilung. Die Hauptvorteile für Crowdfox waren schnell ersichtlich – Crowdfox konnte fortan Unternehmensausgaben intern gut verwalten und die Karten als Team gut nutzen.

Kurz gesagt: Soldo hat genau die Bereiche abgedeckt, die Crowdfox bewältigen wollte.

„Wir nutzen die Karte sehr häufig für Bestellungen, wo eine Karte hinterlegt werden muss, zum Beispiel für IT-Dienstleistungen oder Marketing-Programme. Es sind zwar nur kleine Sachen an sich, die aber viel Aufwand für die Buchhaltung bedeuten würden, wenn sie nicht geregelt wären.“ Frits Verheesen, CFO bei Crowdfox

Soldo war einfach einzuführen und ist sehr intuitiv und unkompliziert in der Nutzung. Besonders der Freigabeprozess sticht für Crowdfox heraus: der Wallet-Inhaber wird aufgefordert eine Zahlung freizugeben und schon kann eine Zahlung abgewickelt werden.

„Es mag jeweils nur eine kleine Zahlung sein, aber es spart uns in der Abrechnung viel Zeit und Nachforschung, ohne dass wir fürchten müssen die relevanten Belege nicht mehr zu haben.“ erklärt Frits Verheesen die Zeit- und Aufwandeinsparung.

Die Einführung wurde bei Crowdfox aus der Buchhaltung heraus vorangetrieben und lief daher ohne Probleme ab. Es mussten lediglich bei einigen Kreditoren die Zahlungsdaten geändert werden. Auch bei den Mitarbeitern war nur positives Feedback zu verlauten: Zahlungsfreigaben gehen schnell und das Unternehmen kann so flexibel agieren.

Der monatliche Überblick hatte auch noch einen weiteren überraschenden Effekt: da alle Zahlungen nun über einen Account abgerechnet werden, konnte Crowdfox schon nach wenigen Monaten eine gute Übersicht aller ausgehenden Zahlungsströme erkennen und weiß nun sehr genau, welche regelmäßigen und unregelmäßigen Zahlungen jeden Monat anstehen. Diese Transparenz ist nicht nur für die Finanzabteilung wichtig, sondern auch für Budgetplanungen hilfreich.

„Soldo hat uns auf unserem Weg zu einer schrittweisen Digitalisierung in der Finanzabteilung einen Schritt weiter nach vorne gebracht.“ Frits Verheesen, CFO bei Crowdfox

Crowdfox plant in 2022 und darüber hinaus noch weitere Digitalisierungen im Unternehmen, aber hat mit der digitalen Ausgabenverwaltung einen wichtigen Grundstein für die Finanzabteilung gelegt.