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Wie man Kosten kontrolliert, ohne das Unternehmenswachstum zu bremsen

22 September 2021   |   13 Minute lesen
How to Control Costs without slowing Growth

Festlegen von Ausgabenlimits und -regeln für Karten von Soldo

Eine gute Kostenverwaltung ist unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens nützlich, aber es ist besonders wichtig für schnell wachsende Unternehmen.

Einer der größten Nachteile bei der Verwendung traditioneller Debit- oder Kreditkarten für Unternehmensausgaben ist, dass es in der Regel nicht genug davon gibt, um sie im gesamten Unternehmen zu verwenden.

Ein weiterer Nachteil ist, dass das Ändern von Limits auf diesen Karten ein langsamer, unflexibler Prozess ist, der mit stundenlangen Telefonaten mit Banken verbunden ist, wenn Sie Änderungen vornehmen müssen.

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter bitten, für ihre eigenen Ausgaben aufzukommen und dann Erstattungsanträge einzureichen, bedeutet das, dass Sie noch weniger Kontrolle über die Ausgaben haben.
Soldo bietet Prepaid-Karten an, auf die Sie nur so viel Geld aufladen, wie Sie benötigen. Ihr Unternehmen kann so viele Plastik- oder virtuelle Zahlungskarten erhalten, wie Sie benötigen.

Zusätzlich zu den Zahlungen können Sie mit den Karten von Soldo noch eine Menge mehr tun, um Ihre Ausgaben zu kontrollieren:

  • Ausgabenlimits – Legen Sie monatliche, wöchentliche oder tägliche Limits für Kartenzahlungen fest und ändern Sie diese bei Bedarf sofort.
  • Regeln für Händlerkategorien – Legen Sie fest, wofür Mitarbeiter Unternehmensgelder verwenden können und wofür nicht, um zu verhindern, dass sie es für persönliche Ausgaben verwenden.
  • Geografische Kontrolle – Sperren Sie Regionen, in denen Ihr Unternehmen nicht präsent ist, um Ausgaben im Ausland zu vermeiden, und ermöglichen Sie die Nutzung, wenn Sie in neue Märkte expandieren oder wenn Mitarbeiter geschäftlich reisen.
  • Individuelle Kontrolle – Verwalten Sie die Guthaben der Mitarbeiter individuell und verhindern Sie aktiv unseriöse Ausgaben, indem Sie die Karten nur aufladen, wenn es nötig ist.
  • Bargeldabhebungen – Verhindern Sie, dass bestimmte Mitarbeiter mit Karten von Soldo Bargeld abheben, oder setzen Sie Limits dafür, wie viel sie zu einem bestimmten Zeitpunkt abheben können.
  • Virtuelle Einmalzahlungen – Erstellen Sie nach Anfrage eines Mitarbeiters bei einem Administrator virtuelle Karten für einmalige Zahlungen, die mit dem genauen Geldbetrag für jede Zahlung geladen werden.

Unsere Plattform gibt Ihnen die Flexibilität, Limits für Unternehmensausgaben festzulegen und gewährt Ihnen mit intelligenten, einfach zu bedienenden Tools jederzeit den Überblick über Ihren Cashflow.

All dies, während Ihr Finanzteam die Kontrolle darüber behält, wie und wo das Geld ausgegeben wird, und Ihre Mitarbeiter die Autonomie haben, Geld auszugeben.

Ausgabenlimits und -regeln sind allerdings effektiver, wenn Sie sich des großen Ganzen bewusst sind, was uns zum nächsten Schritt bringt.

Regelmäßig Einblicke in die Ausgaben erhalten

Wenn Sie die Ausgaben nicht regelmäßig aktiv verfolgen, sondern Sie erst am Ende des Monats durcharbeiten, verzögern Sie Entscheidungen oder treffen sie auf Grundlage falscher Informationen.

In unserer Befragung von über 250 Gründern und Investoren für unser Ausgaben-Playbook hat etwa jeder fünfte Befragte einen Mangel an finanziellen Einblicken bei Ausgabenentscheidungen erwähnt.

Als umfassende Plattform, die alle Schritte im Ausgabenprozess abdeckt, von der Zahlung bis zum Abgleich, bietet Soldo Administratoren über eine Web-Konsole volle Transparenz über die Unternehmensausgaben.

In der Konsole können Sie neue Karten erstellen und verwalten, Geldmittel verteilen, Kontrollen anwenden und viele andere Dinge erledigen – und Ihre Ausgaben regelmäßig überprüfen.

Wenn Sie sich in Ihrem Konto auf Soldo anmelden, sehen Sie ein Dashboard mit einem klaren Überblick über Ausgabentrends in Ihrem Unternehmen.

Sie können die Ausgabentrends Ihres Unternehmens auf einen Blick verfolgen und sehen, wer wo und wofür Geld ausgibt.

Diese Informationen werden in den folgenden Diagrammen angezeigt:

  • Gesamtausgaben des Unternehmens – ein Gesamtüberblick darüber, wie viel Geld im gesamten Unternehmen über einen bestimmten Zeitraum ausgegeben wurde.
  • Händlerkategorien – ein Tortendiagramm, das zeigt, wo Geld ausgegeben wurde, aufgeteilt nach Händlern.
  • Gesamtausgaben nach Benutzer – eine Darstellung, wie viel die größten Geldausgeber im Unternehmen ausgegeben haben.

Neben den Diagrammen macht es das Dashboard auch einfach, den Cashflow zu überwachen, indem es Ihnen das ausstehende verfügbare Guthaben über alle Ihre Wallets von Soldo hinweg anzeigt – ein Tool, auf das wir im nächsten Abschnitt eingehen werden. Den Finger am Puls Ihrer Cash-Position zu haben, bedeutet, dass Führungskräfte schneller die richtigen Entscheidungen treffen können.

Verwaltung von Geldern im gesamten Unternehmen

Sie müssen Ausgaben tätigen, um Ihr Wachstum zu unterstützen, wenn Sie Ihr Team ausbauen und neue Talente einstellen, wenn Sie weitere Abteilungen oder sogar neue Büros einrichten – und wenn Sie Ihre Ausgaben entsprechend Ihrem Wachstum diversifizieren.

Die Finanzmittel des Unternehmens fest im Griff zu haben und zu wissen, wie man damit umgeht, ist von wesentlicher Bedeutung. Aber diese Aufgabe wird schwieriger, wenn Sie das Finanzteam und andere Mitarbeiter mit Verwaltungsaufgaben und Papierkram überhäufen, um alle Änderungen bei Ihren Ausgaben zu berücksichtigen. Dies ist einfacher zu bewerkstelligen, wenn Sie das Wallet-System von Soldo verwenden, das Ihnen hilft, Ihre Gelder über Ihr gesamtes Unternehmen hinweg zu organisieren.

So funktioniert es:

  • Ihre Haupt-Wallets erhalten Geld von Ihrem Bankkonto, damit sie dann als Finanzierungsquelle für andere Wallets dienen können.
  • Sie können Unternehmens-Wallets zur Finanzierung von Projekten, Teams, Abteilungen oder Ausgabentypen (z. B. Software-Abonnements) verwenden.
  • Bestimmte Mitarbeiter können Benutzer-Wallets mit ihren Karten von Soldo verknüpft haben, sodass Sie Gelder zuordnen können, die nur von bestimmten Personen verwendet werden können.
  • Soldo bietet auch Unternehmenskarten an, die es verschiedenen Benutzern ermöglichen, Ausgaben unter einer Karte zu teilen – z. B. eine dedizierte Karte zum Bezahlen von Büromaterialien – und Sie können diese Karten mit einem reservierten Wallet verknüpfen, um Gelder zu bündeln.

Wallets und Unternehmenskarten geben Ihnen die Flexibilität, Gelder so zu organisieren, wie es für Ihre Unternehmenshierarchie und Ihre Teams sinnvoll ist, aber wichtiger noch – Sie können Ihre Ausgaben viel leichter nachverfolgen und damit Ihre Kosten im Griff behalten.
Sie wissen genau, wohin Ihr Geld fließt, und haben mehr Kontrolle über die Budgetierung – alles in Echtzeit.
Das Ergebnis? Sie können so wachsen, wie Sie möchten, und die Überraschungen am Monatsende, die Ihren Fortschritt behindern könnten, drastisch minimieren.

Rollen und Berechtigungen, die das reale Leben widerspiegeln

Die Mitarbeiter in Ihrem Team haben unterschiedliche Aufgaben und Verantwortlichkeiten, und das kann hilfreich sein, wenn Sie versuchen, die Kosten genauer zu verwalten.
Sie haben bereits gesehen, was Sie mit unserem Wallet-System in Bezug auf die Abbildung Ihres Unternehmens in Soldo tun können, damit Ihre Budgets mit Ihrer Unternehmensstruktur übereinstimmen – aber Sie können auch die Funktionen Ihrer Mitarbeiter in Ihrem Konto bei Soldo widerspiegeln.

Soldo ermöglicht es Ihnen, verschiedene Funktionen (z. B. Mitarbeiter, Manager, Buchhaltung, Administrator usw.) zuzuweisen und ihnen unterschiedliche Zugriffsrechte auf Gelder und Daten zu geben.
Mit den folgenden Tools können Sie Ihre Ausgaben weiter organisieren und genau verfolgen, sodass Sie eine bessere Chance haben, die Kosten zu kontrollieren:

  • Funktionen – Weisen Sie verschiedenen Mitarbeitern entsprechend ihren Aufgaben und Verantwortlichkeiten Funktionen zu, vom Ausgebenden über den Manager bis zum Administrator des Kontos bei Soldo.
  • Berechtigungen – Weisen Sie jeder Funktionen unterschiedliche Berechtigungen zu, um festzulegen, welche Benutzer Zugriff auf bestimmte Funktionalitäten haben.
  • Umfang – Weisen Sie Managern Sichtbarkeit für einen bestimmten Satz von Ressourcen (Wallets, Unternehmenskarten usw.) zu, damit mehr Personen Ihre Ausgaben im Auge behalten können.

Ein Benutzer kann allen drei verfügbaren Kategorien (Administrator, Manager, Mitarbeiter) zugewiesen werden, und entscheiden, welche er in der App von Soldo verwenden möchte. Ausgewählte Benutzer können abwechselnd wie ein Administrator auf das gesamte Konto zugreifen oder wie andere Mitarbeiter ihre eigenen Ressourcen sehen.

Auf diese Weise kann Soldo die Funktionen in Ihrem Unternehmen mit den tatsächlichen Verantwortlichkeiten abgleichen und so mehr Verantwortlichkeit für die Ausgaben im gesamten Unternehmen fördern.

Ausgaben in Echtzeit sehen und kontrollieren

Wir haben bereits erwähnt, wie sich das Wachstum auf die Kostenkontrolle Ihres Unternehmens auswirken kann, und ein großer Teil davon ist, dass es mehr zu überwachen gibt.
Während einer schnellen Wachstumsphase navigieren Sie durch ein Meer von neuen Werbe- und Marketingkosten, Reisekosten, monatlichen Software-Abonnements und Ausgaben für alles andere, was Sie sonst noch plötzlich und dringend brauchen.

An diesem Punkt ist es entscheidend, einen klaren Überblick über alles zu haben, wofür Sie Unternehmensgelder investieren – der Verwaltungsaufwand wird ansteigen und kann schnell zu viel werden, wodurch Ihr Finanzteam den Überblick über die Ausgaben verlieren könnte.

Dies ist der Punkt, an dem die Echtzeit-Transparenz von Soldo einen echten Unterschied für Ihre Wachstumsreise machen kann.
Anstatt Tage damit zu verschwenden, unternehmensweite Ausgaben und Ausgabendaten zusammenzustellen, kann Ihr Team mit Soldo alle Zahlungen in Echtzeit sehen und erhält sofortige Einblicke in einzelne Transaktionen und die Gesamtausgaben.

Administratoren haben Zugang zu einem klareren Überblick über die Ausgaben – aber darüber hinaus schließt Soldo die Lücke zwischen Ihren bestehenden Finanzsystemen und den realen Ausgabengewohnheiten. Sie können Ihre Ausgabendaten in Ihre Systeme und Business-Analyse-Tools integrieren, um die Ausgaben auf einer granularen Ebene zu verfolgen.

Und das i-Tüpfelchen bei dem Ganzen ist, dass Ihr Finanzteam dank der Benachrichtigungen und Hinweise von Soldo noch mehr Kontrolle über die Unternehmensgelder hat:

  • Sie können E-Mail-Benachrichtigungen für den Fall einrichten, dass der Kontostand eines Wallets oder einer Karte unter einen bestimmten Betrag fällt.
  • Um sicherzustellen, dass den Mitarbeitern immer Geld zur Verfügung steht, können Sie ganz einfach automatische Überweisungen auf ihre Karten einrichten.
  • Soldo kann Sie benachrichtigen, wenn jemand einen Beleg oder andere Transaktionsinformationen nicht hochlädt.

Es ist eine Win-Win-Situation: Sie unterstützen Ihre Mitarbeiter, indem Sie immer wissen, wann sie mehr Mittel benötigen und ihnen das geben, was sie für ihre Arbeit brauchen, und Sie können die Ausgaben sehen, wenn sie anfallen, was Zeit und Verwaltungsaufwand spart.

Vor allem aber gibt Ihnen die Echtzeit-Transparenz die Möglichkeit, die Kosten an Ort und Stelle zu kontrollieren, in Zukunft intelligentere Budgetentscheidungen zu treffen und ein klares Bild von Ihrem Cashflow zu erhalten.
Sie können sich auf das Wachstum konzentrieren, ohne sich um die Ausgaben zu sorgen.

Lesen Sie Tipps und Ratschläge von anderen Führungskräften im Finanzbereich in unserem kostenlosen Pay it Forward Playbooks.

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