Unternehmensausgaben

Wie behalten Sie Ihre Unternehmensausgaben im Blick?

24 Januar 2022   |   13 Minute lesen

Werfen Sie einen genaueren Blick auf Ihre Ausgaben

Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten, herauszufinden, wofür die Gelder im Einzelnen ausgegeben wurden. Vor allem, wenn mehrere Personen dieselbe Firmenkarte oder viele unterschiedliche Firmenkreditkarten verwenden.

Doch solange Sie nicht wissen, wie viel Sie ausgegeben haben, welche Abteilungen die höchsten Ausgaben verbuchen und wofür das Geld im Detail verwendet wurde, werden Sie es nicht leicht haben, die richtigen Maßnahmen zu ergreifen.

Ein Schlüsselelement hierbei ist das Identifizieren von Ausgabenmustern und Trends. Es geht also nicht nur darum, Ihre Daten in Excel-Tabellen einzutragen – Sie müssen auch in der Lage sein, die richtigen Schlüsse daraus zu ziehen und diese entsprechend umzusetzen.

Erstellen Sie ein Kostenmanagement-Tool

Das oberste Ziel besteht darin, den gesamten Overhead für die Ausgabenverwaltung Ihres Teams und Ihrer Angestellten so gering wie möglich zu halten.

Gleichzeitig werden Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dazu ermutigt, Vorschläge zur Kostensenkung zu unterbreiten, um “ihr” Unternehmen so gewinnbringend wie möglich aufzustellen. Das steht ganz im Gegensatz zu einem Arbeitsumfeld, in dem die Angestellten das Unternehmensbudget als eine unendliche, niemals endende Ressource empfinden.

Gleichzeitig bedeutet das jedoch auch, dass Sie Ihrem Team die Notwendigkeit einer effizienten Ausgabenverwaltung deutlich machen müssen. Dazu ist ein grundsätzliches Umdenken erforderlich, in dessen Folge Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jede Unternehmensausgabe im Vorfeld sorgfältig prüfen und sich die Zeit nehmen sollten, günstigere Produkte und Dienstleistungen zu finden.

Vermeiden Sie unüberlegte Maßnahmen zur Kostensenkung

Messen Sie all Ihre Kostenentscheidungen an langfristigen Unternehmensstrategien.

Natürlich ist es wichtig, dass Sie nicht mehr ausgeben, als Sie müssen, doch nicht jede kurzfristige Einsparung ist auch langfristig die richtige Entscheidung zur Kostenreduktion. Möglicherweise finden Ihre Mitarbeiter ein günstiges Rabatt-Angebot für einen neuen Laptop oder ein Mobiltelefon und entscheiden sich zum Kauf. Doch Sie brauchen nicht viele Transaktionen dieser Art, um ein erhebliches Cashflow-Problem zu generieren.

Nutzen Sie ein Ausgabenmanagement-Tool

Mit Hilfe eines Tools zur Ausgabenverwaltung können Sie jeden Schritt des Ausgabenprozesses einzeln nachvollziehen, vom Kauf bis zur späteren Abrechnung.

Soldos All-in-one-Plattform beinhaltet smarte Prepaid-Kreditkarten für Unternehmen, eine mobile App für Ihre Angestellten und einen Webzugriff für Administratoren. All das zusammen ermöglicht die Ausgabenkontrolle in Echtzeit und ein umfassendes Kostenmanagement, damit Sie proaktiv die richtigen Finanzentscheidungen treffen können.

Das heißt, Sie können Ihre Ausgaben verwalten, ohne damit endlos viel Zeit verbringen zu müssen und ohne Ihr Finanzteam dadurch zu überfordern.

Die Prepaidkarten von Soldo funktionieren genauso wie eine EC-Karte, mit der Sie Einkäufe tätigen. Anders als traditionelle Karten können Sie für die Soldo Cards jedoch vorab über den Webzugriff gewisse Regeln definieren und Ausgabenlimits festsetzen, so dass Sie Ihre Ausgaben stets unter Kontrolle haben.

Über den Webzugriff können Sie individuelle Budgetrahmen für jede einzelne Prepaidkarte einrichten sowie die Transkationen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Echtzeit nachverfolgen. Anschließend können Sie die Daten exportieren, um einen tieferen Einblick in speziell solche Ausgabenmuster zu erhalten, die Ihr Unternehmenswachstum behindern.

Die intuitive App sorgt für einen mühelosen Ablauf für Ihr gesamtes Team. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter kann genau nachvollziehen, wann er wie viel Geld für welche Einkäufe ausgegeben hat und die Transaktionsdaten um ein Foto des Kaufbeleges ergänzen. Alles übrige erledigt das Soldo-Tool automatisch für Sie: Es sorgt dafür, dass all diese Informationen für die Administratoren in Ihrem Unternehmen über den Webzugriff leicht zugänglich sind.

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