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Warum die Digitalisierung von Ausgaben Teil Ihrer Finanzstrategie für 2022 sein sollte

Steigern Sie im Jahr 2022 die Effizienz, Mitarbeiterzufriedenheit und Rentabilität in Ihrem Unternehmen. Unser Geheimtipp dazu? Digitalisieren Sie Ihre Ausgaben. In diesem Blogbeitrag erklären wir Ihnen, wie Ihr Team davon profitieren kann.

Veröffentlicht am 08 Februar 2022 von Soldo

Eines ist offensichtlich: Die Pandemie hat uns dazu gezwungen, Finanzen digital zu verwalten. Sie wirkte sich auf jeden der Punkte aus, auf die wir in diesem Beitrag eingehen. Das ist jedoch nicht der einzige Grund, warum Sie eine Digitalisierung dringend in Betracht ziehen sollten – jede unserer Empfehlungen ist an sich schon eine Überlegung wert und wird auch über das Jahr 2022 hinaus von Bedeutung sein.

Digitale Belegverwaltung

Belege in Papierform haben mehr als nur einen Nachteil: Sie gehen verloren, sie bleichen aus, sie brauchen Platz und Zeit beim Archivieren und es ist unendlich mühsam, von allen Mitarbeitern jeden einzelnen Papierbeleg einzusammeln. Fällt Ihnen ein einziger Vorteil ein, den Papierbelege hätten? Uns auch nicht. Und sollte es doch einen Vorteil geben, wird dieser durch das bessere Erlebnis und die höhere Effizienz der digitalen Belegverwaltung rasch aufgewogen.

Nur wenige Augenblicke nach dem Kauf machen Ihre Mitarbeiter ein Foto des Belegs, und das war’s auch schon. Sie erhalten in Echtzeit genaue, lesbare Belege – egal wo Sie gerade sind.

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Schnelle und einfache Berichterstattung

Um die richtigen Entscheidungen zu treffen, müssen Ausgabendaten aktuell sein. Rechtzeitige Information ist der entscheidende Faktor, um Führungsteams aktuelle Informationen zu bieten. Doch die manuelle Berichterstattung mit Tabellen weist viele Schwachstellen auf, darunter das Risiko einer verzögerten Berichterstellung und die Gefahr isolierter Daten. Die Digitalisierung von Ausgaben kann hier Abhilfe schaffen.

Digitale Tools reduzieren die Latenz, da Daten nicht mehr manuell eingegeben werden müssen. Führende Tools für die Spesenverwaltung erfassen Transaktionen, Belege und mehr in Echtzeit und sorgen so für mehr Transparenz. Die besten Tools für digitale Spesenverwaltung haben einen weiteren, entscheidenden Vorteil: Sie lassen sich direkt mit Cloud-Buchhaltungssoftware verbinden und bieten an einem Ort einen aktuellen Überblick über die unternehmensweiten Ausgaben. Dadurch kann Ihr Team die richtigen Entscheidungen treffen, um das Unternehmenswachstum voranzutreiben.

Einfache Budgetverwaltung

Manche Tools für die digitale Ausgabenverwaltung, darunter auch Soldo, bieten Prepaid-Unternehmenskarten für Mitarbeiter. Diese Spesenlösungen gehen über eine reine Ausgabenrichtlinie für das Unternehmen hinaus (die ja zugegebenermaßen ohnehin kaum jemand liest) und bieten mehr Kontrolle über die Ausgaben.

Finanzteams können Tages-, Wochen- oder Monatsbudgets festlegen, um so die Ausgaben im vorgegebenen Rahmen zu halten. Darüber hinaus können Sie Regeln festlegen, wo und wofür Geld ausgegeben werden darf. Egal, ob Sie Zahlungen auf das Land einschränken, in dem Ihr Unternehmen tätig ist, oder Glücksspiel verhindern möchten – Sie können sich darauf verlassen, dass das Geld dort ausgegeben wird, wo es benötigt wird.

Remote-Arbeit leicht gemacht

Inzwischen ist es offensichtlich, dass ein Teil der Mitarbeiter nicht ständig vor Ort im Büro arbeiten muss. Mitarbeiter profitieren von der Flexibilität der Remote-Arbeit, während Unternehmen Geld durch reduzierte Betriebskosten sparen. Jedoch führt die Arbeit aus der Ferne zu Komplikationen, was viele Unternehmen im letzten Jahr aus eigener Erfahrung feststellen mussten. Eine dieser Komplikationen sind die Ausgaben, denn das „alte“ System mit einer Bargeldkasse für kleinere Ausgaben, physischen Kreditkarten und einer Spesenverwaltung, die auf Papier basiert, stieß schnell an seine Grenzen.

Digitale Spesenverwaltungsplattformen erleichtern die Remote-Arbeit ungemein. Über sie werden mühelos Belege, Mehrwertsteuer, Kategorien und Transaktionsdaten an einem Ort erfasst und können sofort abgeglichen werden. Die besten Spesen-Apps helfen Ihnen auch dabei, Ausgaben aus der Ferne zu verwalten. Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter Einkäufe im Namen des Unternehmens tätigen können, ohne diese erst selbst bezahlen zu müssen oder Firmenkreditkartendaten online freigeben zu müssen.

Weniger Verarbeitungsfehler

Überall, wo Daten manuell eingegeben werden, besteht die Gefahr, dass Fehler gemacht werden. Wenn es um die Finanzen Ihres Unternehmens geht, können solche Fehler teuer werden. Wir haben vor einiger Zeit festgestellt, dass Unternehmen durch Verarbeitungsfehler 8% ihrer Mehrwertsteuerrückforderungen nicht beanspruchen und dadurch unnötig Geld verlieren. Auch hier sind digitale Spesen-Apps die Lösung.

Da Ausgabendaten nicht mehr manuell zusammengetragen und in einen Bericht gepackt werden müssen, reduziert eine gute Ausgabenverwaltungssoftware das Risiko von Fehlern bei der Dateneingabe und -verwaltung erheblich. Genaue Daten werden automatisch in sichere, Cloud-basierte Plattformen übertragen – verlorene Belege und sich zäh dahinziehende Arbeiten mit Excel-Tabellen gehören also der Vergangenheit an und können die Rentabilität nicht mehr beeinträchtigen.

Mitarbeiterzufriedenheit

Der letzte, aber keineswegs zu vernachlässigende Punkt ist die Befähigung und Zufriedenheit der Mitarbeiter. Verspätete Kostenrückerstattungen und umständliche Prozesse sind für Mitarbeiter ein unsichtbarer Stressfaktor. Mitarbeiter sollen sich nicht fragen müssen, ob und wann sie ihr Geld wieder sehen, denn es gibt weitaus bessere und angenehmere Möglichkeiten zu arbeiten, als sich durch manuell zu erstellende Berichte zu quälen.

Digitale Ausgaben machen Prozesse transparenter und machen die Frage obsolet, wann die Kostenrückerstattung erfolgt. Daneben vereinfachen und beschleunigen sie die Berichterstattung erheblich. All das trägt dazu bei, dass Mitarbeiter zufrieden sind – etwas, von dem wir alle profitieren.

Sind Sie bereit, Ihre Ausgabenverwaltungsprozesse zu digitalisieren?

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