Business, Unternehmenskarten

So verwalten Sie unternehmensweite und individuelle Ausgaben mit Soldo

13 Oktober 2021   |   13 Minute lesen

Als Finanzverantwortlicher benötigen Sie Transparenz und Kontrolle über:

  1. Individuelle Ausgaben
  2. Unternehmensausgaben über Abteilungen, Händler und Projekte hinweg

Bei Soldo machen wir es Finanzverantwortlichen einfach, Budgets für beide Arten von Ausgaben festzulegen. Sie können ganz einfach verschiedene Budgets unter einen Hut bringen und erhalten einen 360-Grad-Überblick darüber, wohin Ihr Geld fließt. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie.

Wie kann ich mein Unternehmensbudget auf verschiedene Teams, Projekte und Händler aufteilen?

Soldo ermöglicht es Ihnen, das Budget Ihres Unternehmens mit „Unternehmens-Wallets“ und „Unternehmenskarten“ für verschiedene Zwecke aufzuteilen.

Sie könnten zum Beispiel eine „Marketing-Unternehmenskarte“ haben, die Geld aus dem Haupt-Wallet Ihres Unternehmens bezieht. Nehmen wir an, Sie weisen der Marketing-Unternehmenskarte 500.000 EUR zu. Geld aus dem Unternehmens-Wallet für die Marketingabteilung kann dann in verschiedene Budgets unterteilt und separaten Zahlungskarten für das Marketing-Team zugewiesen werden, z. B. für „Messen“ oder „Vertrieb“.

Sie könnten auch eine „Unternehmenskarte für Online-Werbung“ haben, die Geld aus einem anderen Unternehmens-Wallet bezieht. Das Geld in diesem Wallet kann dann spezifischen Karten zugewiesen werden, z. B. für Zahlungen auf LinkedIn und Facebook. Jeder berechtigte Mitarbeiter kann diese Karten für Ausgaben nutzen.

Wie das funktioniert zeigen wir Ihnen auch gerne persönlich in einer Demo.

Wer kann auf das Geld einer Unternehmenskarte zugreifen?

Die Verwendung von nicht-nominativen Karten bedeutet, dass aus rechtlicher Hinsicht jede Person im Unternehmen die Unternehmenskarte nutzen kann. Dies steht im Gegensatz zu der Verwendung individueller Karten mit Namensbezug, die rechtlich gesehen nur von dieser Person genutzt werden darf.

Nachdem Sie Ihre Unternehmenskarten aktiviert haben, können Sie die Karten Ihren Benutzern zuweisen und die Zuweisung jederzeit ändern.

Stellen Sie sicher, dass jeder Benutzer mit seiner Telefonnummer und E-Mail-Adresse registriert ist, damit er Zugriff auf alle erforderlichen Informationen hat und die Karte für Ausgaben nutzen kann, sobald Sie sie ihm zuweisen.

Unternehmenskarten müssen nicht mit einer natürlichen Person verbunden sein, und können daher für die Zahlungsbedürfnisse aller Ihrer Unternehmensbereiche genutzt werden, statt nur von Einzelpersonen. Unternehmenskarten können für Abteilungen, Projekte oder Ausgaben für jede andere Art von Kostenstelle in Ihrem Unternehmen verwendet werden.

Sie können mehrere Karten erstellen, die Geld aus demselben Unternehmens-Wallet beziehen und sich damit ein gemeinsames Budget teilen.

 Welche Vorteile bieten Unternehmenskarten?

  • Sie können verfolgen, wo und von wem Ausgaben mit Abteilungskarten getätigt werden
  • Die Budgets für Abteilungen und einzelne Personen sind in der Regel unterschiedlich. Unternehmenskarten geben Ihren Mitarbeitern die Freiheit, Geld im Rahmen ihrer Möglichkeiten auszugeben.
  • Sie eignen sich perfekt für Mitgliedschaften und Ausgaben für Online-Medien.
    Sie können Benutzern nicht-nominative Karten über Ihre Web-Konsole zuweisen und die Zuweisung jederzeit ändern.
  • Sie sind nicht von Mitarbeiterfluktuation betroffen. Wenn Sie virtuelle Zahlungskarten erstellen, die mit einem Unternehmens-Wallet verknüpft sind, sind sie nicht mit einer Einzelperson in Ihrem Unternehmen verbunden.
  • Sie haben den Überblick über die Ausgaben und können sicher sein, dass Ihre Karte nicht unbemerkt belastet wird, da Sie zu jeder Zeit die Kontrolle über Überweisungen und Budgets behalten.
  • Projektbasierte Ausgaben: Sie können ein Unternehmens-Wallet für ein bestimmtes Projekt erstellen. Sie können ein Budget einrichten, mehrere Karten erstellen und sie dann den an dem Projekt beteiligten Mitarbeitern zuweisen. Sie können dann Ihre Ausgaben nachverfolgen und sicherstellen, dass es nicht zu Mehrausgaben kommt.
  • Erstellen Sie mehrere Unternehmenskarten für Auftragnehmer: Mit einer nicht-nominativen Karte müssen Sie die Karte nicht ersetzen. Stattdessen können Sie sie bei Bedarf einfach einem anderen Auftragnehmer zuweisen.

Wie stelle ich einzelnen Mitarbeitern Mittel zur Verfügung?

Mit Soldo können Sie Benutzerkonten nutzen, um einzelnen Personen Mittel zuzuweisen. Sie können dann eine physische oder virtuelle Zahlungskarte für diesen Benutzer ausstellen, mit der er die zugewiesenen Mittel für Ausgaben nutzen kann. Das Budget auf jeder Karte wird von einem Administrator festgelegt.

Sie können kostenlose Benutzerkonten für alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen einrichten. Sobald Sie alles konfiguriert haben, können Sie entscheiden, an wen Sie eine individuelle Zahlungskarte von Soldo ausstellen möchten.

Welchen Zugriff haben Benutzer mit ihren individuellen Karten?

Jeder Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen kann eine eigene Karte mit spezifischen Budgets, Regeln und Berechtigungen haben. Sie können mehrere Wallets einrichten (mit Premium-Konten auch in mehreren Währungen) und entsprechend Karten erstellen. Damit können Sie jedem Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen Zugriff auf seine eigene Unternehmenskarte geben, die Sie über die Web-Konsole steuern können.

Mitarbeiter können ihre eigenen Ausgaben über die Web-Konsole und die mobile App verwalten. Ein Benutzer kann seine Einkäufe in seiner mobilen App einsehen, Belege unterwegs abrufen, Anmerkungen hinzufügen und damit den Überblick über seine Ausgaben behalten.

Wenn Sie einem Mitarbeiter Zugriff auf die Web-Konsole gewähren, kann er wie in einem persönlichen Bankkonto auch seine Kontoauszüge einsehen. Mitarbeiter können in der Web-Konsole ausschließlich ihre eigenen Informationen anzeigen – was die Nachverfolgung ihrer persönlichen Ausgaben noch einfacher macht.

Welche Vorteile bieten Benutzerkonten?

  • Sie können Ihren Mitarbeitern eine zusätzliche Leistung anbieten, indem Sie jedem Mitarbeiter eine persönliche Benutzerkarte von Soldo zur Verfügung stellen. Schluss mit Kleingeldforderungen und zeitraubenden Ausgabenberichten
  • Ausgeben, Foto aufnehmen, synchronisieren – so einfach ist es für Benutzer, ihre Karte von Soldo überall für Ausgaben zu nutzen. Nach jedem Einkauf werden automatische Benachrichtigungen auf ihrem Smartphone angezeigt. Sie können schnell ein Foto von einem Beleg machen, es ihrem Einkauf hinzufügen, die richtige Kategorie auswählen, alle relevanten Anmerkungen hinzufügen und das war’s auch schon!

Kann ich einen Mix aus Benutzer- und Unternehmenskarten haben?

Ja, wir empfehlen sogar einen Mix. Denken Sie darüber nach, wie Ihr Unternehmen strukturiert ist und weisen Sie Ihre Budgets entsprechend zu.

Verfolgen Sie die Ausgaben mit individuellen Benutzerkarten für persönliche Ausgaben und kombinieren Sie sie mit Unternehmenskarten, damit Mitarbeiter für abteilungs- oder unternehmensspezifische Ausgaben nicht auf ihr persönliches Budget zurückgreifen müssen.

Soldo ist so eingerichtet, dass es die Organisation Ihres Unternehmens widerspiegelt. Indem Sie individuelle Wallets für Benutzer sowie Unternehmenskarten und Unternehmens-Wallets erstellen, können Sie Ihre Unternehmensausgaben in Echtzeit verfolgen. Sie können entscheiden, welchen Zugriff Sie Ihren einzelnen Mitarbeitern gewähren und dies auf ihre Rolle und Funktion innerhalb Ihres Unternehmens abstimmen.

Nicht alle Mitarbeiter haben Zugriff auf das Unternehmens-Wallet, und Sie können sowohl für Benutzer- als auch Unternehmens-Wallets und -karten Überweisungen und Regeln einrichten und sich sicher sein, dass Ihre Unternehmensmittel so effizient wie möglich genutzt werden.

Wenn Sie mehr darüber erfahren wollen, wie Soldo Ihnen dabei helfen kann, die Kontrolle über Unternehmens- und Einzelausgaben zu behalten, stellen wir Ihnen die Soldo-Vorteile gerne in einer Demo vor.

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