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So optimieren Sie Ihre Unternehmensausgabenprozesse

Veröffentlicht am 17 August 2021 von Soldo

Sie können nicht im Finanzwesen arbeiten, ohne eine Vorliebe – na gut, zumindest eine gewisse Toleranz – für Tabellenkalkulationen zu entwickeln. Aber wenn es darum geht, Ausgabenzahlungen von Mitarbeitern zu bearbeiten, besteht die Chance, dass Ihre Geduld Tag für Tag ernsthaft auf die Probe gestellt wird.

Die Global Business Travel Association schätzt, dass die Bearbeitung eines einzelnen Ausgabenberichts etwa 20 Minuten in Anspruch nimmt – und das nur, wenn er unkompliziert ist und keine Fehler enthält. Bei Fehlern kommt im Durchschnitt eine Bearbeitungszeit von weiteren 18 Minuten hinzu.

Die Bearbeitung von Ausgaben kann schnell einen großen Teil des Arbeitstags in Anspruch nehmen. Auch für Mitarbeiter ist dies frustrierend, weil sie erst Ausgabenberichte erstellen und im Anschluss oftmals mehrere Wochen auf die Rückerstattung warten müssen.

Aber was wäre, wenn es eine Möglichkeit gäbe, die Bearbeitungszeit drastisch zu verkürzen, Ihre Mitarbeiter bei Laune zu halten und sich selbst mehr Zeit zu verschaffen, um sich auf andere geschäftskritische Aufgaben konzentrieren zu können?

Das Problem mit der Ausgabenbearbeitung

In den vergangenen zehn Jahren hat die Technologie den Arbeitsplatz verändert. Während Aufgaben wie die Hauptbuchführung und die Erstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung heutzutage weniger zeitaufwendig und relativ einfach sind, steckt die Ausgabenbearbeitung gefühlt immer noch in den 1990er-Jahren fest.

Der Finanzdirektor von Soldo, Gareth Crouch, drückt es unverblümt aus: “Diese Aufgabe ist langweilig, umständlich, zeitaufwendig und unglaublich bürokratisch.”

Hier ein Beispiel für die Ausgabenbearbeitung eines typischen Unternehmens und was in den einzelnen Phasen schief gehen kann.

Manueller Schritt 1: Der Mitarbeiter tätigt einen Einkauf und erhält einen Beleg

Geld auszugeben ist einfach, aber das bedeutet nicht, dass Ihre Mitarbeiter keine kritischen Fehler machen. Insbesondere können sie:

  • vergessen, den Beleg entgegenzunehmen
  • den Beleg verlegen
  • geschäftliche und persönliche Ausgaben zusammen bezahlen
  • Belege falsch aufbewahren, sodass die Tinte verblasst

Jeder dieser Fehler führt zu Problemen bei der Verwaltung von Aufzeichnungen und Belegen und möglicherweise zu Meinungsverschiedenheiten mit Mitarbeitern, die trotzdem eine Rückerstattung erwarten.

Manueller Schritt 2: Der Mitarbeiter erstellt einen Ausgabenbericht

Selbst der Astronaut Buzz Aldrin musste nach seinem Mondflug einen Ausgabenbericht erstellen. Aber nur, weil etwas getan werden muss, macht es den Prozess nicht weniger langweilig. In einer Umfrage gaben  43% der Mitarbeiter an, dass sie lieber eine zusätzliche Stunde länger pro Tag pendeln würden, als einen Ausgabenbericht zu erstellen. Stolze 53% würden sogar lieber ihre Steuererklärung machen.

Dementsprechend kann es eine Weile dauern, bis ein Ausgabenbericht auf Ihrem Schreibtisch landet, was Ihnen die Arbeit natürlich auch nicht leichter macht. Dies bestätigt die ehemalige Buchhalterin und heute selbsternannte „Geld-Mentorin“ Gail Bainbridge:

Während meiner Zeit als Buchhalterin schickten meine Kollegen mir ihre Ausgabenabrechnungen oft in letzter Minute – das hat mich immer enorm frustriert.

Geld-Mentorin, Gail Bainbridge

Verspätete Einreichungen bedeuten, dass Sie Unterlagen abstimmen und die Bücher neu ausgleichen müssen, obwohl vielleicht schon mehrere Monate vergangen sind, seit die Ausgabe getätigt wurde. Manuelle Prozesse sind außerdem anfällig für menschliche Fehler. Und es kann sein, dass Sie einen Fehler erst entdecken, nachdem Sie die Zahlung bereits abgewickelt haben.

Manueller Schritt 3: Genehmigung durch einen Vorgesetzten

Bevor Sie einen Ausgabenbericht erhalten, muss der Vorgesetzte des Mitarbeiters diesen durchgehen und genehmigen. Das ist mühsame Zusatzarbeit.

Vorgesetzte haben oft wenig Zeit und übersehen manchmal wichtige Details oder sind sich über die Besonderheiten der Ausgabenrichtlinie des Unternehmens nicht im Klaren. Infolgedessen rutschen Fehler durch und es werden fälschlicherweise Ausgaben genehmigt, die das Unternehmen eigentlich gar nicht zulässt.

Manueller Schritt 4: Prüfung und Abgleich

Sobald ein Ausgabenbericht auf Ihrem Schreibtisch gelandet ist, müssen Sie diesen Zeile für Zeile durchgehen und Transaktionen mit Belegen abgleichen. Dies ist nicht nur ineffizient – Sie wiederholen eine Aufgabe, die der Vorgesetzte des Mitarbeiters bereits erledigt hat –, sondern bringt auch weitere Herausforderungen mit sich.

Zunächst einmal bearbeiten Mitarbeiter und ihre Vorgesetzten Ausgabenberichte nicht gerne, weshalb sie diese dann wahrscheinlich stapelweise einreichen. Für Sie bedeutet das, dass Sie schnell bis zum Halse in Arbeit stecken.

Um es auf den Punkt zu bringen: Wenn Ihr Buchhaltungssystem Tabellenkalkulationsdaten nicht automatisch importieren kann, muss ein Mitarbeiter aus der Buchhaltung mehrere Stunden damit verbringen, alles manuell einzugeben.

Manueller Schritt 5: Zahlung

Sie haben den Ausgabenbericht genehmigt. Aber wie nehmen Sie jetzt die Zahlung vor?

Sie könnten:

  • eine einmalige sofortige Geschäftskontoüberweisung einleiten oder eine Barzahlung vornehmen
  • die Ausgaben über die Gehaltsabrechnung verrechnen
  • Ihren Mitarbeiter als Lieferanten einrichten

Alle drei Optionen erfordern zusätzlichen Verwaltungsaufwand und bringen eigene Herausforderungen mit sich.

Ein typisches Beispiel: Die Gehaltsabrechnung ist nicht auf laufende Ausgaben ausgelegt. Dies kann die Rückerstattung noch weiter verzögern. Eine weitere Frage ist, wie Sie sie am besten auf der Gehaltsabrechnung ausweisen.

Außerdem können Sie Überweisungen oder Barzahlungen nur manuell vornehmen. Und das Einrichten eines Mitarbeiters als Lieferanten kann Ihre Daten verzerren.

Wie Automatisierung die Ausgabenbearbeitung entlastet

Tabellenkalkulation, mehrere Genehmigungsrunden und die manuelle Dateneingabe waren vielleicht vor 10 oder 20 Jahren sinnvoll. Heute eignet sich der Prozess jedoch eindeutig nicht mehr. Er ist für alle Beteiligten mühsam, zeitaufwendig und frustrierend – für Sie, den Mitarbeiter, der eine Ausgabenerstattung geltend macht, und für den Vorgesetzten, der den Bericht genehmigen muss.

Glücklicherweise ist es nicht mehr nötig, dieses Prozedere zu befolgen. Eine automatisierte Plattform zur Verwaltung von Ausgaben wie Soldo kann:

  • den Prozess optimieren
  • die Notwendigkeit mehrerer Genehmigungen eliminieren
  • Verwaltungsaufwand abbauen
  • das Fehlerrisiko reduzieren

So würde das Ganze aussehen.

Schritt 1: Der Mitarbeiter tätigt einen Einkauf

Anstatt das Geld selbst auszuzahlen, können Mitarbeiter Prepaid-Karten für Unternehmensausgaben mit einem vorab genehmigten Ausgabenlimit nutzen.

Soldo Prepaid Master cards

Mit Soldo können Sie Beschränkungen über Ihr Dashboard erstellen, damit Mitarbeiter keine Einkäufe tätigen können, die nicht durch Ihre Ausgabenrichtlinie abgedeckt sind. Das bedeutet, dass Vorgesetzte Ausgabenberichte nicht mehr prüfen und genehmigen müssen. Außerdem müssen Sie Transaktionen nicht mehr Zeile für Zeile überprüfen, um sicherzustellen, dass sie mit den Ausgaben übereinstimmen.

Es kommt noch besser: Da Ihre Mitarbeiter von vornherein mit Unternehmensmitteln bezahlen, ist keine Rückerstattung erforderlich.

Schritt 2: Der Mitarbeiter macht ein Foto von dem Beleg

Keine Schuhkartons mehr voller zerknitterter Belege oder stundenlanges Ringen mit Excel. Sobald der Mitarbeiter bezahlt hat, startet er die App (nach Erhalt einer Benachrichtigung), macht ein Foto vom Beleg und verknüpft ihn mit der Transaktion. Fertig.

Foto von Beleg hinzufügen

Schritt 3: Abgleich

Sie können sich am Dashboard anmelden und Ausgaben im gesamten Unternehmen auf einen Blick sehen. Soldo lässt sich auch nativ mit Xero und anderen Systemen über eine API integrieren, sodass Daten automatisch in Xero importiert werden können, ohne dass manuelle Kontoauszugsimporte erforderlich sind.

Abgleich und Überblick

Die Bearbeitung von Ausgaben KANN einfach und unkompliziert sein

Die Geltendmachung von Ausgaben durch Mitarbeiter gehört zum Geschäftsleben einfach dazu. Dieser Prozess muss jedoch kein frustrierender Zeitfresser sein. Durch den Einsatz einer automatisierten Ausgabenverwaltungsplattform können sechs oder mehr Schritte auf nur drei reduziert werden.
Experten des Beratungsunternehmens PwC nehmen an, dass Automatisierungsmaßnahmen die Zeit, die Finanzteams für ihre Arbeit benötigen, um bis zu 40% verkürzen könnten. Warum also die Ausgabenverwaltung nicht auf Autopilot schalten und die neu gewonnene Freiheit nutzen, um andere wichtige Aufgaben zu erledigen?

Sind Sie bereit, Tabellenkalkulationen den Rücken zuzukehren und Ihre Ausgabenverwaltung einfacher, schneller und unkomplizierter zu gestalten? Wünschen Sie sich bessere Ausgabenkontrollen auf Ihrem Weg aus der Pandemie? Lesen Sie unser eBook eBook Eine strahlende Zukunft: Bessere Ausgabenkontrollen sind die Schlüssel zur Erholung von der Pandemie.

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