Unternehmensausgaben

So analysieren Sie Ihre Ausgaben in drei einfachen Schritten

24 September 2021   |   13 Minute lesen

Eine strenge Ausgabenrichtlinie ist nur ein Teil des Puzzles der Ausgabenkontrolle. Um Ihre Richtlinie sinnvoll zu gestalten, müssen Sie eine gründliche Ausgabenanalyse durchführen.

Wenn Sie Ihre Ausgaben nämlich nicht regelmäßig (mindestens vierteljährlich) akribisch überprüfen, könnte Ihre Ausgabenrichtlinie ungefähr so wertlos sein wie ein Neujahrsvorsatz, der Mitte Januar schon aufgegeben wird.

Manchen Leuten fällt die Analyse von Ausgaben leichter – sie finden fast von allein Muster in Tabellenkalkulationen und erkennen selbst in einem Stapel zerknitterter Belege einen Zusammenhang. Andere empfinden die schiere Zahlenmenge als verwirrend und stressig, und genau aus diesem Grund wird die Ausgabenanalyse so oft vernachlässigt.

Wie auch immer Sie sich fühlen, wenn die Ausgabenanalyse ansteht – die gute Nachricht ist, dass Sie mit einigen einfachen Schritten den Ausgaben Ihres Unternehmens nicht nur Sinn, sondern auch Ersparnisse entlocken können.

Wir haben unsere Methode zur Ausgabenanalyse in drei Schritte unterteilt, die Ihnen dabei helfen sollen, auf jeder Etappe konzentriert zu bleiben und den Überblick zu behalten.

Ausgabenanalyse – Erster Schritt: Sichtbarkeit

Der erste Schritt Ihrer Ausgabenanalyse konzentriert sich auf die Sichtbarkeit. Wenn Sie etwas nicht sehen können, können Sie es nicht analysieren. In dieser Phase sollten Sie sich darauf konzentrieren, so viel wie möglich über die Ausgaben Ihres Unternehmens herauszufinden.

Wenn Sie sich zum ersten Mal um diese Aufgabe kümmern, kann sie überwältigend sein, aber die gute Nachricht ist, dass Ihre zweite Ausgabenanalyse fast immer einfacher ist als Ihre erste.

Tragen Sie die Daten zusammen

Wenn Sie Ihre Ausgaben analysieren möchten, müssen Sie wissen, wo Sie die Daten finden.

Je nachdem, wie Ihr Unternehmen strukturiert ist, müssen Sie möglicherweise Daten aus mehreren verschiedenen Abteilungen einholen – stellen Sie also sicher, dass Sie ausreichend Zeit für diesen Schritt einplanen, um alle Informationen zu erfassen.

In kleineren Unternehmen brauchen Sie möglicherweise nur die Schachtel mit Belegen in Ihrer Schreibtischschublade oder können Ihren Posteingang nach Rechnungen durchsuchen.

Wenn Ihr Unternehmen Soldo verwendet, ist dieser Schritt in kürzester Zeit erledigt. Melden Sie sich einfach beim Administrator-Dashboard an und laden Sie Berichte für den für Ihre Analyse relevanten Zeitraum herunter.

Beurteilen Sie die Datenerfassung

Bevor Sie zum nächsten Schritt übergehen, nehmen Sie sich etwas Zeit, um darüber nachzudenken, wie einfach (oder schwierig) es war, die Daten einzuholen. Wenn es schwierig war, lassen Sie sich nicht entmutigen – dies ist eine großartige Gelegenheit, den Ausgabenprozess Ihres Unternehmens so zu verbessern, dass er beim nächsten Mal zum Kinderspiel wird. Wenn es einfach war, ruhen Sie sich nicht auf Ihren Lorbeeren aus – Sie finden bestimmt weitere Möglichkeiten, um den Prozess noch optimaler zu gestalten.

Ausgabenanalyse – Zweiter Schritt: Sortieren

Nun, da Sie alle Ihre Daten zusammen haben, müssen Sie sie so sortieren, dass sie Sinn machen und Sie sie analysieren können, ohne dass Ihnen schwindelig wird. In dieser Phase geht es vor allem darum, systematisch vorzugehen, damit Gleiches mit Gleichem verglichen werden kann.

Hier kommt die Technologie ins Spiel (falls Sie sie nicht schon im ersten Schritt genutzt haben). Excel ist immer noch die am häufigsten verwendete Software für Ausgaben, aber wie Bernard Marr vom Forbes Magazine erklärt, ist das möglicherweise nicht die beste Idee:

“Unternehmen steigen auf den Datenzug auf und verwenden dann veraltete Tools, um zu versuchen, diese Daten zu visualisieren und zu kommunizieren: nämlich Tabellenkalkulationen (wie z. B. in Microsoft Excel).”

Keine Panik, wenn Sie noch nicht bereit sind, sich von Excel zu trennen – aber lesen Sie weiter, wenn Sie Appetit auf neue Alternativen haben.

Sagen Sie Ja zur Technologie

Es gibt inzwischen einige fantastische und smarte Lösungen, die Sie bei der Verwaltung und Analyse Ihrer Unternehmensausgaben unterstützen. SageQuickbooksConcur und Xero sind alles solide Optionen.

Natürlich müssen Sie Ihre Ausgaben immer noch eingeben – entweder auf laufender Basis (die beste Methode) oder, wenn Sie eine der verschiedenen Softwareoptionen für die Ausgabenverwaltung ausprobieren, über eine Excel-Datei.

Benutzer von Soldo müssen überhaupt keine Daten eingeben, weil die integrierte Ausgabenmanagementplattform von Soldo sich automatisch darum kümmert. Jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter etwas mit seiner Mastercard™-Karte von Soldo kauft, zeichnet Soldo die vollständigen Transaktionsdetails auf, zusammen mit all den umfangreichen Daten, die Sie für eine aussagekräftige Ausgabenanalyse benötigen.

Ausgabenkategorien: Einkäufe in Kategorien einteilen

Um Ihre Ausgabendaten systematisch zu verwalten, ist es am besten, sie nach Kategorien zu ordnen.

Ihr Unternehmen hat wahrscheinlich seine eigene Ausgabenkategorisierung – die folgende Liste zeigt jedoch die gängigsten Kategorien und ist ein guter Ausgangspunkt:

  • Reisen
  • Essen
  • Übernachtungen
  • Software
  • Büromaterial
  • Marketing
  • IT
  • Telefon/Internet

Es ist wichtig, die Kategorisierung sorgfältig und genau festzulegen. Noch wichtiger ist, dass Sie einen Kategorisierungsprozess für alle zukünftigen Ausgaben implementieren – falls Sie dies nicht bereits getan haben.

Als Benutzer von Soldo können Sie Ihre eigenen Kategorien im Administrator-Dashboard einrichten und Ihre Mitarbeiter auffordern, bei jedem Einkauf die relevante Kategorie hinzuzufügen – es dauert nur ein paar Sekunden.

Wenn Sie eine Ausgabenverwaltungssoftware wie Xero verwenden, können Sie Kategorien hinzufügen. Beim Hochladen Ihrer Ausgaben können Sie die automatischen Vorschläge der Software überprüfen und akzeptieren.

Ausgabenanalyse – Dritter Schritt: Analysieren

Ironischerweise ist die Analyse der letzte Schritt im Prozess der Ausgabenanalyse.

Ihre Ausgaben sichtbar zu machen und sie dann in Kategorien zu sortieren, dauert oft länger, als sie auf Muster und Einsparmöglichkeiten zu untersuchen.

Aber wenn Sie die Sichtbarkeits- und Sortierschritte richtig durchgeführt haben, sollte der Analyse-Schritt relativ einfach sein.

Die Suche nach Mustern

Beginnen Sie mit einer Kategorie, z. B. Reisen, und versuchen Sie, gedanklich einen Schritt zurückzutreten und Ihre Unternehmensausgaben mit neuen Augen zu betrachten. Sie suchen nach Mustern und Trends, die Sie vielleicht noch nicht bemerkt haben.

Das Finden von Mustern ist kein Selbstzweck. Muster sind vielmehr eine ergiebige Quelle für Einsichten in Ihre Ausgaben, die sofort neue Möglichkeiten für Einsparungen und Effizienzsteigerungen aufzeigen.

Muster bringen oft alte Gewohnheiten ans Licht, die Ihr Unternehmen für selbstverständlich gehalten hat, „weil wir das einfach schon immer so machen“. Stellen Sie solche Gewohnheiten in Frage. Warum geben Sie auf diese Weise aus? Wie könnten Sie es anders machen?

Muster können auch eine übermäßige Abhängigkeit von einer kleinen Auswahl an Lieferanten aufzeigen. Stellen Sie auch diese Gewohnheiten in Frage. Wenn Sie ein treuer Kunde sind, könnten Sie einen Mengenrabatt aushandeln? Gibt es eine Möglichkeit, Ihren Einkauf über das Jahr zu organisieren, um bestehende Mengenrabatte besser zu nutzen? Sind Sie bei einem Artikel, der immer wichtig ist, zu sehr von einem Lieferanten abhängig? Was würde passieren, wenn Ihr Stammlieferant Konkurs anmeldet oder einen Auftrag nicht erfüllen kann? Sollten Sie diversifizieren, um das Risiko zu minimieren?

Untersuchen Sie die Ausreißer

Ein weiterer Grund für die Suche nach Mustern ist, dass es Ihnen erleichtert, Ausreißer zu erkennen.

Gibt es Ausgaben, die hervorstechen? Warum stechen sie hervor?

Haben diese Ausreißer eine interne Ausgabenüberprüfung ausgelöst, oder lagen sie unter dem Höchstbetrag für automatisch genehmigte Einkäufe? Sollten Sie eine Änderung des Höchstbetrags für solche Zwecke in Betracht ziehen?

Hat das Unternehmen irrtümlich zweimal für etwas bezahlt? Oder haben Sie zu viel bezahlt?

Halten sich alle Ihre Abteilungen gleichermaßen an die Ausgabenrichtlinie Ihres Unternehmens? Machen einige es besser als andere? Was können Sie tun, um sicherzustellen, dass sich jede Abteilung und jeder Mitarbeiter daran hält?

Bei der Untersuchung der Ausreißer geht es nicht darum, pingelig zu sein. Es geht darum, sicherzustellen, dass alles einen Sinn ergibt – dass jede Ausgabe mit einem relevanten Geschäftsbedarf verknüpft werden kann.

Das Endergebnis

Sobald Sie Ihre Unternehmensausgaben analysiert haben, lohnt es sich, ernsthaft darüber nachzudenken, wie zeitaufwendig es war, aus allen ihren Ausgaben schlau zu werden.

Wenn Sie die Ausgaben Ihres Unternehmens gut verwalten, lassen sich die Schritte für die Sichtbarkeit und Sortierung auf wenige Klicks verdichten. Wenn erstmal alles in Ordnung ist, sollte die Analyse schnell, genau und stressfrei sein.

Mit den sofortigen Benachrichtigungen, Echtzeit-Salden und Transaktionsdaten von Soldo wird die Ausgabenanalyse zur zweiten Natur. Sie werden Muster schon dann bemerken, bevor sie sich wirklich bilden können, und Sie können alle Einkäufe hinterfragen, die untypisch oder unangebracht erscheinen.

Eine gute Ausgabenanalyse spart Ihnen weit mehr als nur Geld – jüngste Untersuchungen, die wir bei dem unabhängigen Meinungsforschungsinstitut YouGov in Auftrag gegeben haben, haben gezeigt, dass fast ein Viertel aller mittelständischen Unternehmen jeden Monat zwischen 2 und 4 Stunden mit Finanzdetektivarbeit verschwendet, um ihre Ausgaben abzugleichen.

Sind Sie bereit für Produktivitäts- und Gewinnfortschritte? Noch mehr Tipps zur Ausgabenanalyse haben in unserem eBook ‚Ausgabenanalyse mit Finanzautomatisierung‘ zusammengestellt.

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