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Die Automatisierung der Betriebsausgabenverwaltung 

30 Juni 2022   |   13 Minute lesen

Die Automatisierung der Betriebsausgabenverwaltung 

Manuelle Methoden zur Betriebsausgabenverwaltung sind frustrierend und zeitraubend. Die Automatisierung dieser Abläufe verbessert die allgemeine Zufriedenheit der Mitarbeiter, die die Ausgaben tätigen, sowie derer, die sie freigeben. Dadurch reduziert sich der Verwaltungsaufwand, die Qualität der Ausgabedaten verbessert sich und Finanzteams erhalten mehr Transparenz und Kontrolle über die Budgets. So können Unternehmen effizienter arbeiten und bessere Entscheidungen für die Zukunft treffen.

Worum genau geht es bei der Verwaltung von Unternehmensausgaben?

Unternehmensausgaben umfassen Unternehmenskosten wie Mitarbeiter- und Reisekosten, Marketing- oder Medienausgaben, regelmäßige Mitgliedschaften, und Bargeld. Sie decken Beschaffung, Einkauf und Rechnungen, aber schließen Kosten wie Standardbetriebsausgaben oder Gehaltsabrechnungen aus.

Da variable Ausgaben in der Regel 20 % der Gesamtkosten eines typischen Unternehmens ausmachen, ist es wichtig, dass Sie genau wissen und kontrollieren können, was wo und von wem ausgegeben wird.

Der schmerzhafte Aufwand manueller Prozesse

Traditionell werden die Geschäftsausgaben über manuelle oder veraltete Prozesse verwaltet.

Das kann selbst erstellte Tabellenkalkulationen, hin und her gehende E-Mail-Konversationen und langwierige Abstimmungen am Monatsende beinhalten. Oft müssen Papierrechnungen eingesammelt und dann einzeln überprüft werden, bevor sie in einem Aktenschrank landen. Und was die Ausgaben anbelangt, werden Unternehmenskarten oft von mehreren Personen geteilt oder Mitarbeiter müssen für Lebensmittel oder Kraftstoff aus eigener Tasche zahlen, bevor sie eine Rückerstattung beantragen können.

Auch wenn diese Prozesse ein vertrauter Weg sind, um diese Aufgaben zu erledigen, sind sie alles andere als ideal. Wenn Unternehmenskarten gemeinsam genutzt werden oder Mitarbeiter mit Bargeld bezahlen, lässt sich nur schwer nachvollziehen, wer was wofür ausgegeben hat. Das macht Unternehmen anfällig für Finanzbetrug. Die manuelle Verarbeitung von Rechnungen ist nicht nur langsam und aufwendig, sondern erschwert es auch, Fehler zu finden und zu korrigieren.

Ohne vollständige Transparenz können sich Finanzmanager nicht sicher sein, die Unternehmensausgaben beständig im Griff zu haben. Sie erhalten schlichtweg nicht alle Informationen, die sie brauchen, wenn sie sie brauchen. Das ist für jedes Unternehmen ein Problem, aber besonders für Start-ups oder Scale-ups, bei denen der Cashflow knapper oder variabler sein kann.

Bei manuellen Prozessen ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass unvollständige oder fehlerhafte Daten geliefert werden. Und wenn man sich auf die Daten nicht verlassen kann, werden genaue Einschätzungen oder Prognosen für Ausgaben sehr schwierig. Dies beeinträchtigt nicht nur die Gesamtleistung des Unternehmens, sondern untergräbt auch die Autorität des Finanzteams. Eine bekannte Sorge für jeden CFO.

Aber Finanzmanager müssen auch die Erfahrungen ihrer Mitarbeiter berücksichtigen.

Finanzteams, die mit schwerfälligen manuellen Prozessen zu kämpfen haben, können sich mit langwierigen Dateneingaben und -abstimmungen verzetteln. Für Monatsberichte müssen sie eventuell gedruckte Rechnungen durchsehen oder Belege aufspüren, um die Bücher auszugleichen. Wenn sich die alltäglichen Erfahrungen in einer Position wiederholen und unbefriedigend sind, kann das leicht zu unzufriedenen und unmotivierten Mitarbeitern führen.

Zudem betrifft die manuelle Ausgabenverwaltung auch Mitarbeiter, die versuchen, Einkäufe zu tätigen. Die Mitarbeiter wissen oft nicht, wen sie um die Freigabe einer Ausgabe bitten müssen, und diesen Freigaben per E-Mail und Telefon nachzulaufen, kostet alle Beteiligten viel Zeit. Verzögerungen können dazu führen, dass Gerätekäufe Tage oder Wochen dauern und neue Mitarbeiter oder Projektteams in der Warteschleife festsitzen.
Kurz gesagt, schlechte Prozesse machen den Alltag schmerzhaft und frustrierend.

Wie kann die Verwaltung von Unternehmensausgaben automatisiert werden?

Um die Verwaltung der Unternehmensausgaben zu automatisieren, müssen Sie nicht unbedingt Ihr eigenes System entwickeln – es gibt fertige Lösungen, die Sie schnell und einfach einrichten und nutzen können. Einige Lösungen automatisieren den gesamten End-to-End-Prozess der Ausgabenverwaltung, während andere sich auf ein Element wie Beschaffung oder Ausgaben konzentrieren. Einfache Tools zum Erfassen von Belegen können sich für Freiberufler lohnen. Wachsende oder etablierte Unternehmen profitieren hingegen von vollständigen Systemen, die sich in die Buchhaltungssoftware integrieren lassen.
Betrachten wir als Beispiel die Vorteile der Automatisierung der Ausgabenverwaltung. Anstatt sich um physische Spesenabrechnungen und verspätete Rückerstattungen zu kümmern, könnten die Mitarbeiter Prepaid- oder Einwegkarten verwenden, um ihre Einkäufe selbständig zu tätigen. Und je nach Plattform können sie mit einer mobilen App verfolgen, ob ihre Einkäufe freigegeben wurden, ihr Budget im Auge behalten, Mehrwertsteuerinformationen erfassen oder Fotos von Belegen machen.
Genehmiger und Manager könnten eine automatisierte Plattform verwenden, um Anfragen, Einkäufe und Abstimmungen zu verwalten. Sie können mit einer solchen Lösung auch Regeln oder Budgets für Einzelpersonen, Teams oder Projekte festlegen, um genau zu kontrollieren, was ausgegeben wird. Und da alles automatisiert ist, können sie über ihr Dashboard mit wenigen Klicks eine Momentaufnahme der Ausgaben erhalten oder Echtzeitberichte erstellen. Wenn es also Zeit ist für die Abstimmung, müssen sie sich nicht erst um langwierige manuelle Verwaltungsaufgaben kümmern, da sich die Daten vieler Systeme der Ausgabenverwaltung direkt mit gängiger Buchhaltungssoftware synchronisieren lassen und daher automatisch übertragen werden.

„Ich bin der Meinung, dass alle Finanzfunktionen einen Großteil dieser grundlegenden Funktionen automatisieren sollten. Was spricht dagegen?“
Paraag Amin, CFO von dotdigital

Welche Vorteile hat die Automatisierung?

Effizienz

Die Automatisierung ist einfacher und schneller als manuelle Prozesse und befreit die Teams von mühsamer Dateneingabe, Papierformularen oder Zahlenklauberei. Soldo verkürzt beispielsweise die Erstellung von Ausgabenberichten um durchschnittlich 45 Minuten. Das bedeutet, dass Sie zum Monatsende nicht länger mit Produktivitätsengpässen kämpfen müssen. Und wenn sich Ihre Ausgaben leicht überblicken lassen, wird es viel einfacher, versteckte Kosten zu identifizieren. Finanzkontrolleure müssen sich also keine Sorgen über zu hohe Ausgaben, nicht eingeforderte Mehrwertsteuern, doppelte Mitgliedschaften oder Rechnungen machen.

Genauigkeit und Einsicht

Durch den Wegfall manueller Dateneingabe verringert sich das Risiko von Fehlern, wiederholten Eingaben oder unvollständigen Daten. Dadurch gewinnen Finanzmanager mehr Vertrauen in die Informationen, die sie dem Unternehmen zur Verfügung stellen. Das aktuelle Bild ist schärfer, und die Vorhersagen für die Zukunft sind zuverlässiger.

Die Automatisierung ermöglicht außerdem schnelle, datenintensive Berichte, die nicht erstellt werden könnten, wenn Ausgaben über Tabellenkalkulationen verwaltet werden. Und alles geschieht in Echtzeit, sodass Finanzmanager jederzeit ein vollständiges Bild der Ausgaben und des Cashflows erhalten – ohne auf Kontoauszüge warten zu müssen.

Wenn Finanzteams von manuellen Prozessen befreit sind, können sie mehr Zeit für die Aktivitäten aufwenden, die einen Mehrwert für das Unternehmen bilden. Sind sie zum Beispiel nicht mit der Erstellung von Bestellungen oder dem Eingang von Rechnungen beschäftigt, können sie Chancen erkennen und Risiken und Bedrohungen identifizieren.

Ein solches hoch qualifiziertes Finanzteam kann seinem Unternehmen bessere Einblicke, fundiertere Prognosen und strategisches Denken bieten. All das bietet einen Wettbewerbsvorteil.

„Technologie ist für die Finanzwelt sehr viel wichtiger geworden. Beteiligte erwarten zunehmend, dass ihre vertrauten Geschäftsberater oder Finanzleiter die Vorteile daraus auch nutzen. Und wenn sie die Technologie nicht griffbereit haben, werden sie dazu nicht in der Lage sein.“
Darrell Cox, CFO, Vena Solutions

Flexibilität und Kontrolle

Mehr Kontrolle ist ein wesentlicher Vorteil der Automatisierung.

Sehen wir uns noch einmal das Beispiel der Ausgabenverwaltung an. Bei einer manuellen Verwaltung haben Finanzkontrolleure möglicherweise keinen Überblick über die Ausgaben, bis sie getätigt werden. Die geteilten Karten werden für eine Reihe verschiedener Einkäufe verwendet und Rückerstattungen können in letzter Minute beantragt werden.

Mit einem automatisierten System können die Finanzkontrolleure Regeln und Budgets für verschiedene Karten oder Personen festlegen. Sie können die Karten sogar auf eine bestimmte Art von Ausgaben beschränken, z. B. für Reisen oder Büromaterial. Und die Karten können sofort aktiviert und gesperrt werden, sodass sie sich im Falle eines Diebstahls oder Betrugs keine Sorgen machen müssen.

Die Automatisierung macht die Ausgabenverwaltung auch flexibler. Während ein Ansatz der auf Rückerstattungen basiert, die Ausgaben einer Einzelperson zwar decken kann, erschwert er jedoch die Ausgaben von Teams oder Projekten. Einzelne Mitarbeiter sind in diesen Fällen noch weniger bereit, aus eigener Tasche zu zahlen.

Bei vielen automatisierten Systemen der Ausgabenverwaltung lassen sich Karten, Wallets und Budgets so einrichten, dass sie die Struktur eines Unternehmens widerspiegeln. Und sie sind so konzipiert, dass sie mit dem Wachstum von Unternehmen mithalten oder mehrere Währungen decken können, sollte ein Unternehmen in mehr als einem Land tätig sein.

Erfahrung und Potenzial der Mitarbeiter

Die Automatisierung steigert die Produktivität, wirkt sich aber auch positiv auf den Arbeitsalltag der Mitarbeiter aus. Die Ausgaben können an die Teams delegiert werden, die die Einkäufe tätigen, und einzelne Mitarbeiter können ihre Ausgaben selbst verwalten. Das könnte bedeuten, dass dem Marketingteam mehr Kontrolle über die Ausgaben für Online-Werbung anvertraut wird oder dass ein Projektmanager alle Mitgliedschaften verwalten kann.

Alles ist schnell und flexibel, was den Arbeitsalltag immens verbessert. Genehmigungen für den Kauf neuer Geräte dauern nicht mehr Tage oder Wochen, sodass neue Mitarbeiter sofort durchstarten können. Auch Manager können ihre Wertschätzung einfacher bekunden, indem sie Geschenke kaufen oder Teamtreffen organisieren – ganz ohne sich um lästige Verwaltungsarbeit kümmern zu müssen.

Für die Finanzteams, die sich nicht mehr unnötig mit Verwaltungsaufgaben herumplagen müssen, wird der Arbeitstag angenehmer und anspruchsvoller. Wenn viele der grundlegenden Buchhaltungsfunktionen für sie erledigt werden, können sie eine zentralere Rolle innerhalb des Unternehmens übernehmen. Dadurch wird die Finanzabteilung von einer isolierten Buchhaltungsfunktion zu einem Motor für Veränderung und einem strategischen Partner für das gesamte Unternehmen.

„Meiner Meinung nach ist die Automatisierung der Schlüssel zu Effizienz, guter Buchhaltung und all den vielen anderen nützlichen Beiträgen der Finanzwelt. Aber daneben hilft sie auch, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter im Finanzteam zufrieden sind, Ergebnisse liefern und wissen, dass ihre Arbeit einen Unterschied für das Unternehmen macht.“
Jeannie de Guzman, CFO von 1Password

Dies ermöglicht es CFOs nicht nur, eine einflussreichere Rolle innerhalb der Geschäftsleitung zu übernehmen, sondern verlagert auch ihre Rolle als Teamleiter. Finanzmanager haben dadurch mehr Zeit, die sie der Entwicklung von Spitzentalenten widmen können. Dies sorgt nicht nur dafür, dass sich die Teams mehr in ihre Arbeit einbringen, sondern macht ihren Beitrag auch wertvoller für das Unternehmen und stärkt die Mitarbeiterbindung. Das ist ein Gewinn für alle.

„Wenn ich an die Rolle meines Teams und darüber nachdenke, wie wir Software entwickeln, bin ich überzeugt, dass wir uns von der Dateneingabe wegbewegen müssen. Die zurückgewonnene Zeit können wir dann nutzen, um wirklich Informationen zu analysieren und dem Unternehmen mehr Wert und Führung zu bieten. Dadurch werden wir zu einem professionellen Partner für andere Abteilungen, anstatt diese Aufgaben immer noch manuell zu erledigen.“
Long Dinh, VP of Finance bei Ada

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