Das Tagebuch eines Mitarbeiters auf Montage

Vielfach zahlen Mitarbeiter auf Reisen selbst für Spesen und Ausgaben, und müssen eine Abrechnung später beim internen Finanzteam einreichen.
Das hat mehrere Nachteile:

• Abrechnungen finden oft nur einmal am Monatsende statt. Bis dahin hat die Finanzabteilung keine Kontrolle über Ausgaben.
• Mitarbeiter müssen oft hohe Summen im Namen der Firma auslegen. Gerade für junge Mitarbeiter oder Mitarbeiter mit Finanzverpflichtungen kann dies schwierig sein.
• Kassenbelege und -bons müssen gesammelt sowie nachträglich und manuell im System eingepflegt werden. Das ist einerseits eine demotivierende monotone Aufgabe, und es hat andererseits erhöhtes Fehlerpotential.

Aber es gibt auch Alternativen: flexible Prepaid-Kreditkarten können für jeden Mitarbeiter oder jedes Projekt ausgestellt werden. Ausgaben werden direkt beim Kauf in einer App festgehalten und stehen dem Finanzteam so in Echtzeit zur Verfügung. Und am Monatsende – kann man als Team zum Mittagsessen gehen, anstatt schnell noch die Spesenabrechnung einzureichen.

Wie das Ganze aussehen mag? Ein Beispiel anhand eines reisenden Monteurs:

Montag

Der Wecker klingelt, auf zum Flughafen. Flug nach Stuttgart, Weiterreise mit dem Mietwagen nach Esslingen zum neuen Kunden.

• 4,50 Euro – ein erster Kaffee am Flughafen, mit Prepaid-Karte bezahlt. Kassenbon via App auf Soldo-Plattform hochgeladen.
• 168,20 Euro – Mietwagen abgeholt und mit Soldo-Karte bezahlt. Foto von Rechnung gemacht und auf Soldo-Plattform hochgeladen.
• 8,90 Euro – Frühstück beim Backhaus Zoller, Kassenbon auf Soldo-Plattform hochgeladen.

Ankunft beim Kunden. Nach kurzem Gespräch mit dem Produktionsleiter auf einen Wochenplan geeinigt, Installation und Inbetriebnahme wird voraussichtlich 4 Tage benötigen.

So oder so ähnlich verlaufen viele Wochenbeginne in der Welt der Monteure. Ein früher Wochenstart, Ausgaben und Spesen unterwegs und bezahlen für Mietwagen oder öffentliche Verkehrsmittel. Zum Glück erleichtert die Soldo-Karte das Hochladen von Kassenbons und Rechnungen und Mitarbeiter müssen nicht ihr eigenes Geld auslegen.

Während der Mitarbeiter auf Montage beginnt alles Notwendige vorzubereiten, gehen die ersten Benachrichtigungen bei der Finanzabteilung ein – alle Ausgaben sind im Rahmen, Rechnungen vorhanden. Vorbildlich!

Dienstag

Nach der Planung und Vorbereitung beginnt heute der Aufbau und die Installation der Maschine.

• 18,50 Euro – Ein Teil fehlt – Ersatzteil beim Baumarkt um die Ecke gekauft. Rechnung hochgeladen und der Kategorie ‚Material‘ hinzugefügt. Die Kosten werden automatisch der Materialbeschaffung zugeordnet.
• 250,00 Euro – Ein Zulieferer hat ein kleines Teil statt ins Werk an eine Postfiliale per Nachnahme geschickt. Normalerweise werden diese Ausgaben mit der Finanzabteilung per Rechnung abgeglichen. Heute wurde das Paket jedoch per Nachnahme verschickt. Kein Problem dank der Soldo-Kreditkarte. Das Teil kann ohne Bargeld bei einer lokalen Postfiliale abgeholt werden, und trotzdem wird das Projekt nicht verzögert.

Mittwoch

Eine Hilfskraft kommt an, um bei den letzten schweren manuellen Aufgaben zu helfen.

• 23,90 Euro – Aushilfe zum Mittagessen eingeladen. Currywurst und Pommes gehen immer!

Zum Abendessen lädt heute der Kunde ein, die Soldo-Kreditkarte bleibt stecken.

• 14,20 Euro – Den Kunden noch auf einen letzten Absacker in der Kneipe nebenan eingeladen. Kassenbon direkt in der App hochgeladen, so dass es bis zum nächsten Morgen nicht schon in Vergessenheit geraten ist.

Donnerstag

Checkout im Hotel, die Woche ist wieder schnell vergangen. Heute wird die neue Maschine in Betrieb genommen und getestet. Dann ab nach Hause!

• 180,00 Euro – Hotelrechnung bezahlt. Rechnung per App hochgeladen.
• 25,00 Euro – Minibar-Rechnung. Rechnung hochgeladen. Ob die Finanzabteilung das akzeptieren wird?

Wieder ein erfolgreiches Projekt zu Ende gebracht. Zufriedener Kunde, zufriedene Finanzabteilung (bis auf die Minibar-Rechnung?).

Schon jetzt nutzen viele Unternehmen in den Bereichen Produktion und Fertigung Soldo-Karten. Ob Vertrieb, Außendienst, Mitarbeiter auf Montage oder Wartung – sie geben Personal die Flexibilität notwendige Ausgaben von unterwegs zu tätigen, während die Finanzabteilung Einsicht in die Kosten in Echtzeit hat.

Budget können je nach Bedarf von vorneherein festgelegt werden, nachträglich flexibel erhöht werden und bestimmte Kategorien oder internationale Währungen können akzeptiert oder abgelehnt werden. Je nach Projekt, Kundenstandort und Anforderungen können so Regeln pro Karte und Mitarbeiter oder Team flexibel festgelegt werden.

Biesse, ein langjähriger Soldo-Kunde, schätzt vor allem die Flexibilität und schnelle Reaktionsmöglichkeiten:

„Ich nutze Soldo für praktisch alles in meinem Arbeitsleben. Wenn Spesen das Ausgabelimit meiner Karte überschreiten, kann ich einfach unser Administrationsteam anrufen und die Karte mit dem benötigten Betrag aufladen.“ Ein Biesse Mitarbeiter

Biesse nutzt Soldo vor allem, um einen besseren Überblick in die Spesen der vielen Mitarbeiter unterwegs zu erhalten. Mit 30 Standorten und 12 Produktionsstätten weltweit sind Geschäftsreisen sowohl innerhalb des Unternehmensnetzwerks als auch zu Kunden gang und gäbe. Würde dabei jeder Mitarbeiter erst am Monatsende seine Spesenabrechnung einreichen, würde das einerseits zu monatlichen Engpässen führen, als auch die Finanzabteilung bis zu 30 Tage im Dunkeln lassen, wie hoch Ausgaben im Monat tatsächlich waren.

„Als uns die Soldo-Prepaid Karte vorgestellt wurde, haben wir sofort erkannt, dass es das richtige Tool ist, um den Kreis zu schließen. Unsere Kollegen können ihre Spesen direkt nach dem Einkauf verbuchen.“ CFO der Biesse Gruppe

Aber nicht nur einen besseren Einblick in die Ausgaben – auch das Reporting wurde deutlich erleichtert und so wurden die Spesenabrechnungen für Biesse-Mitarbeiter weltweit optimiert. So ist jetzt zum Ende der Pandemie das Thema Spesen 2021 ein Leichtes für Biesse.

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