In der Produktion und Fertigung ist es üblich, dass Vertriebler und Monteure zu Kunden reisen, um das Produkt vorzustellen, Firmenanforderungen zu besprechen, Räumlichkeiten auszumessen und Maschinen dann vor Ort zu installieren, und später zu Warten. Wir zeigen wie agile Prepaid-Kreditkarten Geschäftsreisen revolutionieren.
Vielfach zahlen Mitarbeiter auf Reisen selbst für Spesen und Ausgaben, und müssen eine Abrechnung später beim internen Finanzteam einreichen.
Das hat mehrere Nachteile:
Aber es gibt auch Alternativen: flexible Prepaid-Kreditkarten können für jeden Mitarbeiter oder jedes Projekt ausgestellt werden. Ausgaben werden direkt beim Kauf in einer App festgehalten und stehen dem Finanzteam so in Echtzeit zur Verfügung. Und am Monatsende – kann man als Team zum Mittagsessen gehen, anstatt schnell noch die Spesenabrechnung einzureichen.
Wie das Ganze aussehen mag? Ein Beispiel anhand eines reisenden Monteurs:
Der Wecker klingelt, auf zum Flughafen. Flug nach Stuttgart, Weiterreise mit dem Mietwagen nach Esslingen zum neuen Kunden.
Ankunft beim Kunden. Nach kurzem Gespräch mit dem Produktionsleiter auf einen Wochenplan geeinigt, Installation und Inbetriebnahme wird voraussichtlich 4 Tage benötigen.
So oder so ähnlich verlaufen viele Wochenbeginne in der Welt der Monteure. Ein früher Wochenstart, Ausgaben und Spesen unterwegs und bezahlen für Mietwagen oder öffentliche Verkehrsmittel. Zum Glück erleichtert die Soldo-Karte das Hochladen von Kassenbons und Rechnungen und Mitarbeiter müssen nicht ihr eigenes Geld auslegen.
Während der Mitarbeiter auf Montage beginnt alles Notwendige vorzubereiten, gehen die ersten Benachrichtigungen bei der Finanzabteilung ein – alle Ausgaben sind im Rahmen, Rechnungen vorhanden. Vorbildlich!
Nach der Planung und Vorbereitung beginnt heute der Aufbau und die Installation der Maschine.
Eine Hilfskraft kommt an, um bei den letzten schweren manuellen Aufgaben zu helfen.
Zum Abendessen lädt heute der Kunde ein, die Soldo-Kreditkarte bleibt stecken.
Checkout im Hotel, die Woche ist wieder schnell vergangen. Heute wird die neue Maschine in Betrieb genommen und getestet. Dann ab nach Hause!
Wieder ein erfolgreiches Projekt zu Ende gebracht. Zufriedener Kunde, zufriedene Finanzabteilung (bis auf die Minibar-Rechnung?).
Schon jetzt nutzen viele Unternehmen in den Bereichen Produktion und Fertigung Soldo-Karten. Ob Vertrieb, Außendienst, Mitarbeiter auf Montage oder Wartung – sie geben Personal die Flexibilität notwendige Ausgaben von unterwegs zu tätigen, während die Finanzabteilung Einsicht in die Kosten in Echtzeit hat.
Budget können je nach Bedarf von vorneherein festgelegt werden, nachträglich flexibel erhöht werden und bestimmte Kategorien oder internationale Währungen können akzeptiert oder abgelehnt werden. Je nach Projekt, Kundenstandort und Anforderungen können so Regeln pro Karte und Mitarbeiter oder Team flexibel festgelegt werden.
Biesse, ein langjähriger Soldo-Kunde, schätzt vor allem die Flexibilität und schnelle Reaktionsmöglichkeiten:
„Ich nutze Soldo für praktisch alles in meinem Arbeitsleben. Wenn Spesen das Ausgabelimit meiner Karte überschreiten, kann ich einfach unser Administrationsteam anrufen und die Karte mit dem benötigten Betrag aufladen.“ Ein Biesse Mitarbeiter
Biesse nutzt Soldo vor allem, um einen besseren Überblick in die Spesen der vielen Mitarbeiter unterwegs zu erhalten. Mit 30 Standorten und 12 Produktionsstätten weltweit sind Geschäftsreisen sowohl innerhalb des Unternehmensnetzwerks als auch zu Kunden gang und gäbe. Würde dabei jeder Mitarbeiter erst am Monatsende seine Spesenabrechnung einreichen, würde das einerseits zu monatlichen Engpässen führen, als auch die Finanzabteilung bis zu 30 Tage im Dunkeln lassen, wie hoch Ausgaben im Monat tatsächlich waren.
„Als uns die Soldo-Prepaid Karte vorgestellt wurde, haben wir sofort erkannt, dass es das richtige Tool ist, um den Kreis zu schließen. Unsere Kollegen können ihre Spesen direkt nach dem Einkauf verbuchen.“ CFO der Biesse Gruppe
Aber nicht nur einen besseren Einblick in die Ausgaben – auch das Reporting wurde deutlich erleichtert und so wurden die Spesenabrechnungen für Biesse-Mitarbeiter weltweit optimiert. So ist jetzt zum Ende der Pandemie das Thema Spesen 2021 ein Leichtes für Biesse.
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Unser Team freut sich mit Ihnen Lösungen für Ihre konkreten Herausforderungen zu finden, also melden Sie sich gerne bei uns.