Bewirtungskosten richtig buchen und Steuern sparen

Was sind Bewirtungskosten und wie können sie steuerlich geltend gemacht werden? Erfahren Sie alles zur steuerlichen Behandlung von Bewirtungskosten.

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Der lang ersehnte Big Deal ist fast beschlossen? Um die gute Beziehung zum Kunden zu untermauern, laden Sie ihn noch spontan in ein exklusives Restaurant in der Nähe Ihrer Firma ein. Diese Form des Customer-Relationship-Managements ist in vielen Branchen absolut üblich. Doch wie werden die dabei anfallenden Bewirtungskosten korrekt abgerechnet? Können die gesamten Kosten steuerlich geltend gemacht werden? Die Frage ist nicht immer ganz einfach zu beantworten. Hier sind die wichtigsten Fakten zum Thema Bewirtungskosten:

Was genau sind Bewirtungskosten?

Unter Bewirtungskosten werden alle Aufwendungen für den Verzehr von Speisen, Getränken und sonstigen Genussmitteln gefasst. Dazu zählen auch sonstige Aufwendungen, die im Zusammenhang mit der Bewirtung stehen, z. B. Trinkgelder, Garderobengebühren und Unterhaltung.

Nicht zu den Bewirtungskosten zählen übliche Gesten der Höflichkeit wie beispielsweise Kaffee und Kekse bei einer geschäftlichen Besprechung. Auch Produkt- und Warenverkostungen sind keine Bewirtung, egal ob sie im eigenen Betrieb, auf Messen, bei Zwischenhändlern oder direkt beim Kunden durchgeführt werden. Sofern ein unmittelbarer Zusammenhang zum Verkauf der Produkte besteht, was bei Verkostungen grundsätzlich gegeben ist, gelten diese buchhalterisch als Werbeaufwand.

Inwieweit können Bewirtungskosten steuerlich geltend gemacht werden?

Sowohl für Unternehmer als auch für Erwerbstätige besteht grundsätzlich die Möglichkeit, den Aufwand für die Bewirtungskosten bei der Steuer anzugeben. Erwerbstätige verwenden dazu den Werbungskostenabzug im Rahmen ihrer Einkommensteuererklärung. Auch Unternehmer können die Bewirtungskosten unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich gewinnmindernd geltend machen, allerdings nur, wenn diese betrieblich veranlasst und in ihrer Höhe angemessen sind. Die Details hierzu sind im Einkommensteuergesetz geregelt.

Wann sind Bewirtungskosten angemessen?

Inwieweit die Ausgaben für die Bewirtungskosten angemessen sind, richtet sich zunächst einmal nach den jeweiligen Branchenverhältnissen, der Größe des Unternehmens, dem Umsatz und dem zu erwartenden Gewinn. Darüber hinaus wird bewertet, welchen Repräsentationsaufwand das jeweilige Geschäftsessen oder Firmenevent für den Geschäftserfolg insgesamt hat und was in vergleichbaren Betrieben aus der Branche üblich ist.

Was ist der Unterschied zwischen betrieblicher und geschäftlicher Veranlassung von Bewirtungskosten?

Ein betrieblicher Anlass besteht bei der Bewirtung der eigenen Angestellten. Der Bewirtungsaufwand für die eigenen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ist als Betriebsausgabe zu 100% abzugsfähig, inklusive aller anfallenden Nebenkosten wie Trinkgeldern oder Garderobengebühren. Allerdings muss hierbei eine lohnsteuerfreie Höchstgrenze von 110 Euro pro Arbeitnehmer berücksichtigt werden. In diesen Freibetrag sind auch die Kosten für gegebenenfalls teilnehmende Familienmitglieder wie Partner oder Kinder mit einzubeziehen.

Diese Regelung gilt ausschließlich für Angestellte des eigenen Unternehmens, nicht jedoch für Handelsvertreter, Berater oder andere Personen, die auf freiberuflicher Basis für das Unternehmen tätig sind. In diesem Fall besteht ein geschäftlicher Anlass, bei dem maximal 70% der Bewirtungskosten von der Steuer abgesetzt werden können. Das gleiche gilt für die Bewirtung von Geschäftsfreunden und potentiellen Geschäftspartnern.

Unter den Begriff „Geschäftsfreunde“ fallen dabei alle Personen, mit denen das Unternehmen in einer geschäftlichen Verbindung steht oder diese anstrebt. Dazu gehören auch Mitarbeitende des Geschäftspartners, Kunden, Lieferanten sowie rechtliche und steuerliche Berater.

Wie werden Feste und Betriebsveranstaltungen korrekt abgerechnet?

Die Bewirtungskosten auf Firmenevents können in der Regel steuermindernd angesetzt werden. Allerdings nur dann, wenn das Unternehmen selbst auch Ausrichter des Events ist.

Wenn stattdessen einer der Geschäftsführer anlässlich seines Geburtstages in seinen privaten Garten einlädt, handelt es sich finanzrechtlich um eine private Veranstaltung. Diese muss dann auch entsprechend privat abgerechnet werden. Wenn stattdessen das Unternehmen die Kosten für diese Veranstaltung übernimmt, handelt es sich dabei um eine Lohnzusatzleistung, die als Arbeitslohn versteuert werden muss.

Anders verhält es sich, wenn das Unternehmen die Veranstaltung anlässlich eines Jubiläums oder einer Geburtstagsfeier für den Arbeitnehmer selbst ausrichtet. Ob diese nun als Privat- oder Firmenveranstaltung veranschlagt wird, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Wichtig ist dabei unter anderem, ob das Unternehmen auf der Veranstaltung als Gastgeber auftritt und wer die Gästeliste bestimmt hat.

Wann fällt für die Bewirtung von Arbeitnehmern Lohnsteuer an?

Wie das vorangegangene Beispiel der Geburtstagsfeier zeigt, können Bewirtungskosten unter bestimmten Voraussetzungen als Lohnzusatzleistung gelten. Dies ist der Fall, wenn die Bewirtung eines Arbeitnehmers eine objektive Bereicherung darstellt und Entlohnungscharakter hat. Das gilt beispielsweise bei regelmäßigen Mahlzeiten im Rahmen von Dienstbesprechungen, für die dann entsprechend Lohnsteuer gezahlt werden muss. Doch auch hier gibt es Ausnahmen: Wenn die Bewirtung der eigenen Mitarbeiter einem überwiegend eigenbetrieblichen Interesse untergeordnet ist, muss sie nicht als Lohnzuwendung verbucht werden.

Herkömmliche Betriebsveranstaltungen wie Betriebsausflüge oder Weihnachtsfeiern sind grundsätzlich kein Einkommen des Arbeitnehmers. Allerdings nur, wenn sie den Kostenaufwand pro Arbeitnehmer von 110 Euro nicht überschreiten und maximal zweimal pro Jahr stattfinden.

Umsatzsteuerliche Behandlung von Bewirtungskosten

Neben der erwähnten Gewinnminderung sind Bewirtungskosten auch grundsätzlich vorsteuerabzugsberechtigt. Das bedeutet, dass die in den Bewirtungskosten enthaltene Umsatzsteuer vollständig zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Auch dann, wenn die Bewirtungskosten insgesamt nur zu 70% steuermindernd geltend gemacht werden können. Die Details hierzu sind in §15 des Umsatzsteuergesetzes geregelt.

Zwei Dinge gilt es jedoch zu beachten:

  1. Auf freiwillig gezahltes Trinkgeld ist kein Vorsteuerabzug möglich.
  2. Wenn die Aufwendungen für die Bewirtungskosten den angemessenen Rahmen übersteigen (s.o.), ist ein Vorsteuerabzug generell ausgeschlossen.

Praxis-Beispiel: Ein Unternehmen hat Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass von insgesamt 107 Euro. Auf der Rechnung sind 7% davon als Mehrwertsteuer ausgewiesen. Folglich sind diese 7 Euro zum Vorsteuerabzug berechtigt. Von den übrigen 100 Euro sind jedoch nur 70 Euro als Betriebsausgaben abzugsfähig, die übrigen 30 Euro nicht.

Bewirtungskosten richtig buchen

Damit Ihre Bewirtungskosten als Betriebsausgaben steuermindernd berücksichtigt werden, müssen diese buchhalterisch korrekt erfasst werden. Wie das gelingt, erfahren Sie hier:

Zunächst einmal sollten Sie Ihre Bewirtungskosten zeitnah schriftlich nachweisen, das heißt, die Angaben über die Höhe der Ausgaben und den Anlass der Bewirtung im Rahmen Ihres Monatsabschlusses korrekt verbuchen. Es ist nicht ratsam, unterjährig sämtliche Bewirtungsbelege zu sammeln und diese erst im Rahmen des Jahresabschlusses anzugeben.

Welcher Nachweis muss für die Bewirtungskosten erbracht werden?

Für den Nachweis der Bewirtungskosten wird ein besonderer Belegnachweis gefordert. Die einfache Restaurantrechnung ist in der Regel nicht ausreichend. Häufig gibt es auf der Rückseite dieser Rechnung jedoch einen Vordruck, der für den Bewirtungsnachweis genutzt werden kann. Dieser muss folgende Informationen enthalten:

  • Anlass der Bewirtung: Die Angabe sollte so genau wie möglich sein, ein einfaches „Arbeitsgespräch“ oder „Geschäftsessen“ ist für die Vorlage beim Finanzamt nicht ausreichend.
  • Namen der bewirteten Personen: Eine Einzelauflistung aller Personen ist nur im zumutbaren Rahmen erforderlich. Bei einer Gruppe von 100 Personen beispielsweise reicht auch die Angabe in Personengruppen (75 Personen der Firma Mustergruppe, 13 Personen der Firma Testunternehmen und 12 Mitarbeitende des eigenen Unternehmens).
  • Unterschrift des Gastgebers, also des einladenden Unternehmens oder Geschäftspartners. Darüber hinaus benötigt man eine formal korrekte Rechnung des Restaurants, die maschinell erstellt wurde und mit einer Registriernummer versehen ist. Eine handschriftliche Rechnung reicht nicht aus. Trinkgelder können nur dann steuerlich geltend gemacht werden, wenn sie auf der Rechnung vermerkt und vom Empfänger gegengezeichnet werden.

Korrekte Buchführung auf Konten und Unterkonten

Für eine korrekte Abrechnung Ihrer Bewirtungskosten benötigen Sie die entsprechenden Kontenrahmen. Gemäß der hierzulande vorgeschriebenen doppelten Buchführung müssen sämtliche Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß, klar und übersichtlich von einem Konto auf ein anderes gebucht werden. Hierfür ist eine strukturierte Unterteilung in Unterkonten unerlässlich.

Die Bewirtungskosten müssen dabei in angemessene und nicht angemessene Ausgaben sowie in betriebliche und geschäftliche Anlässe unterteilt und den entsprechenden Unterkonten zugeordnet werden. Das Geschäftsessen mit den zukünftigen Partnern aus Marokko muss somit auf einem anderen Konto verbucht werden als die Weihnachtsfeier mit den Mitarbeitenden. Etwas kniffliger wird es bei Events, an denen sowohl Angestellte als auch Geschäftspartner teilgenommen haben. Diese müssen anteilig den jeweiligen Unterkonten zugeordnet und mit dem prozentualen Umsatzsteueranteil korrekt verbucht werden. Nur dann ist eine vollständige Erstattung der Vorsteuer und eine korrekte Angabe der Gewinnminderung beim zuständigen Finanzamt möglich.

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