Diarie e indennità di trasferta: evitare facili confusioni

Redazione Soldo •

Nel linguaggio quotidiano in ambito lavorativo e in azienda, la diaria e l’indennità di trasferta vengono facilmente confuse: si sente spesso usare l’uno e l’altro termine in modo intercambiabile.

In realtà, volendo essere accurati, vi sono importanti differenze sia riguardo ciò che esse sono, sia per il regime fiscale a cui esse sono sottoposte. In questo articolo, chiariamo cosa si intende con il termine diaria e con il termine indennità di trasferta.

Le due tipologie di rimborso spese di trasferta

Con il termine trasferta di lavoro si intendono i viaggi che il dipendente effettua in via occasionale per eseguire il proprio lavoro fuori dalla tradizionale (ovvero stabilita da contratto) sede lavorativa.

In quanto tale, la trasferta di lavoro si distingue dal trasferimento, che è di natura permanente, e anche dai viaggi di lavoro di coloro che da contratto viaggiano costantemente per motivi legati alla natura del loro lavoro.

Queste distinzioni sono importanti perché la trasferta lavorativa ha regole proprie e diverse dagli altri casi di viaggi lavorativi quando si tratta di rimborsare le spese.

La tipologia del rimborso spesa dipende dai contratti nazionali stipulati dall’azienda e dalla travel policy che essa adotta, di conseguenza cambiando azienda è possibile che cambi la politica adottata in merito alla gestione del rimborso spesa.

In ogni caso, esistono due tipologie di rimborso spese per trasferte di lavoro ed esse sono: il rimborso forfettario ed il rimborso analitico o a piè di lista.

La differenza principale è data dal fatto che per quanto riguarda i rimborsi forfettari il lavoratore non deve fare particolare attenzione a conservare le ricevute e documenti fiscali vari che attestino le spese sostenute durante i viaggi.

In questo caso, a seconda del tipo di spesa sostenuta dal dipendente e dichiarata in nota spese, egli riceve una cifra già stabilita come rimborso.

Nell’altro caso invece, ovvero per quanto riguarda il rimborso analitico, il dipendente al termine della trasferta deve riportare tutta la documentazione fiscale che ne attesta le spese per certificare l’importo esatto delle spese sostenute che gli vengono rimborsate. 

Diaria e indennità di trasferta

Con il termine diaria si intende di norma il rimborso spese di trasferta a forfait. Talvolta però il termine è anche usato per indicare l’indennità di trasferta, e ciò provoca facili confusioni.

Nel caso della diaria, il dipendente non deve produrre alcun documento che certifica l’ammontare delle spese sostenute, ma deve limitarsi a compilare la nota spese in cui indica la tipologia delle spese; in questo modo sarà possibile calcolare l’ammontare di cui è a credito rispetto all’azienda.

A sua volta il termine indennità è anche usato in alternativa alla diaria, ma il suo significato corretto indica somme aggiuntive che sono riconosciute al dipendente in trasferta per il disagio subito in conseguenza del fatto che è chiamato a svolgere le sue mansioni fuori dalla sede di lavoro abituale.

Le indennità di trasferta sono sempre tassate in capo al dipendente, dato che vengono considerate come una parte aggiuntiva della retribuzione, e possono naturalmente coesistere con il rimborso spese a piè di lista; al contrario le diarie riguardano esclusivamente il rimborso a forfait e non vengono tassate (entro certi limiti) non essendo considerate come retribuzione.

Un classico esempio di indennità di trasferta si trova nelle regole contenute nel contratto collettivo nazionale di lavoro del commercio (uno dei contratti più diffusi) di cui riportiamo testualmente le indicazioni relative all’indennità di trasferta nel prossimo paragrafo.

Anche in questo caso, pur trattandosi di un documento ufficiale, a riprova di quanto è comune la confusione tra la diaria e l’indennità di trasferta, troviamo il primo termine usato al posto del secondo.

In questo documento, tra le diverse voci che devono essere rimborsare al lavoratore in trasferta come vitto e alloggio, le spese non documentabili e altre, si trovano importanti indicazioni relative all’indennità di trasferta:

la Diaria giornaliera (leggasi indennità di trasferta, ndr) avente natura retributiva, che ristora il disagio connesso al lavoro fuori sede, così come l’eventuale prolungamento d’orario per i tempi di viaggio, nel limite massimo di 2 (due) ore giornaliere. Oltre tale limite il tempo di viaggio, salvo che il Lavoratore non sia conduttore del mezzo di trasporto (nel qual caso gli spetterà l’intera retribuzione oraria), sarà retribuito con il 70% (settanta per cento) della R.O.N. L’eventuale lavoro straordinario effettuato fuori dalla sede abituale di lavoro, purché autorizzato e documentato, sarà retribuito con le normali maggiorazioni contrattuali.

Come si legge da questo breve estratto dunque l’indennità di trasferta viene considerata come retribuzione e di conseguenza viene tassata come tale.

Ricapitolando, dunque, mentre la diaria riguarda le spese rimborsate in modo forfettario, l’indennità di trasferta rappresenta un pagamento extra per il dipendente nelle trasferte che prevedono il rimborso analitico.

Essendo una compensazione extra rispetto alle spese documentate, l’indennità viene considerata da un punto di vista fiscale come retribuzione in busta paga ed è soggetta alla relativa tassazione. 

Scopri come gestire le spese di trasferta con Soldo!