Stewarts Care

Stewarts Care è un’organizzazione comunitaria che supporta oltre 2.000 persone con disabilità intellettive e autismo in Irlanda. In quanto fornitore di servizi per la disabilità della sezione 38, riceve fondi pubblici dall’HSE per offrire assistenza residenziale, servizi di sollievo, programmi diurni e supporto terapeutico.

Prima di adottare Soldo, i team Finance gestivano grandi quantità di contante, il personale doveva spostarsi per ritirare denaro, e i residenti avevano spesso un accesso limitato alle proprie risorse. Il risultato? Ore perse in attività amministrative, rischi per la sicurezza e stress inutile per tutti.

Stewarts Care cercava un sistema moderno e flessibile per migliorare l’efficienza, ridurre i rischi e soprattutto restituire tempo al personale da dedicare alla qualità dell’assistenza.

La sfida: processi lenti e dominati dal contante

Prima di Soldo, quasi tutte le spese erano gestite in contanti. Oltre 70 strutture residenziali ricevevano ogni settimana una somma liquida per spese domestiche e alimentari. Il personale raccoglieva il contante in sede, tracciava le spese a mano e conservava ricevute cartacee, con un sistema lento e inefficiente.

Anche i residenti, per accedere al proprio denaro, dovevano pianificare ogni spesa e richiedere prelievi in anticipo. Questo comprometteva l’autonomia e la libertà decisionale.

“Prima di Soldo, i residenti dovevano pianificare in anticipo le proprie attività e chiedere il contante. Questo limitava la spontaneità nelle loro giornate.” – Sarah Dempsey, Finance Officer

Le principali difficoltà:

• Gestione manuale del contante: il personale doveva fisicamente ritirare e distribuire il denaro, con un notevole spreco di tempo.
• Rischi per la sicurezza: grandi quantità di contante venivano conservate e trasferite tra diverse sedi, aumentando il rischio di furti o smarrimenti.
• Libertà finanziaria limitata per i residenti: le spese dovevano essere pianificate in anticipo, riducendo la spontaneità, la possibilità di scelta e l’indipendenza.
• Amministrazione gravosa per i team Finance: le riconciliazioni manuali, i fogli Excel e le ricevute cartacee rappresentavano un carico costante. Il personale passava ore a confrontare dati, rincorrere ricevute mancanti e setacciare la documentazione.

Stewarts Care aveva bisogno di un sistema moderno e flessibile per gestire le spese, che permettesse al personale di concentrarsi sull’assistenza piuttosto che sulle attività amministrative.

La soluzione: una gestione della spesa più intelligente

L’adozione di Soldo è avvenuta in tre fasi:

Fase 1 – Budget delle strutture:

Nel 2020, le carte prepagate Soldo hanno sostituito i fondi cassa settimanali per ogni struttura residenziale, con ricariche automatiche a intervalli prestabiliti. L’obiettivo principale era facilitare le spese legate alle attività dei residenti e all’inclusione sociale.

Fase 2 – Spese personali dei residenti:

Nel 2021, Stewarts Care ha introdotto carte personali per i residenti che desideravano avere maggiore controllo sui propri fondi e accesso immediato al denaro.

Fase 3 – Servizi diurni e reparti:

Nel 2024, l’attenzione si è concentrata sul rafforzamento del controllo e sulla riduzione dell’uso del contante. Soldo è stato implementato nei centri diurni e nei programmi, migliorando la gestione del budget.

Soldo ha offerto a Stewarts Care la flessibilità e la sicurezza di cui avevano bisogno.

• Carte per case famiglia e residenti: niente più contanti da trasportare e stop ai prelievi manuali.
• Monitoraggio delle spese in tempo reale: il team Finance può tracciare le spese all’istante, eliminando ricevute cartacee e fogli Excel.
• Ricariche automatiche: case famiglia e residenti ricevono fondi settimanali o mensili, assicurandosi la disponibilità costante del denaro.

“Soldo ci ha permesso di eliminare la gran parte del lavoro manuale. Non dobbiamo più rincorrere le ricevute, né gestire contanti. È tutto online e tutti hanno piena visibilità.” – Sarah Dempsey, Responsabile Finanziaria

L’impatto: Più tempo, più sicurezza, più indipendenza

In Stewarts Care, scelta, dignità e senso di comunità sono al centro di tutto. L’organizzazione sostiene le persone con disabilità intellettive e autismo affinché possano vivere una vita ricca e piena, basata sulle proprie decisioni e preferenze. Una gestione finanziaria efficiente è fondamentale per garantire a residenti e personale le risorse necessarie a sostenere l’autonomia e un’assistenza di alta qualità.

Risparmio di tempo per i team finanziari e assistenziali

Stewarts Care promuove l’empowerment e l’inclusione, facendo in modo che il personale possa concentrarsi sull’assistenza piuttosto che sulla burocrazia. L’eliminazione dei processi manuali legati al contante ha liberato tempo prezioso sia per i team finanziari sia per gli operatori.

• Il team Finance risparmia oltre 50 ore al mese grazie all’eliminazione della gestione manuale del contante e delle riconciliazioni.
• L’uso del contante è drasticamente calato, e si prevede che si ridurrà ulteriormente con il pieno dispiegamento di Soldo.
  • Dal 100% al 2% nelle case famiglia
  • Dal 100% al 5% per i singoli individui
  • Dal 100% al 30% nei servizi diurni
• Il personale risparmia 160 ore a settimana non dovendo più prelevare contante o registrare manualmente le transazioni.
• La spesa settimanale viene fatta online, evitando due ore per ogni casa.

Un modo più sicuro e trasparente di gestire il denaro

Stewarts Care si impegna a promuovere fiducia e responsabilità, puntando a processi finanziari sicuri e trasparenti. L’eliminazione del contante ha ridotto i rischi e aumentato la serenità per operatori e residenti.

Prima di Soldo, grandi quantità di denaro venivano conservate in luoghi facilmente prevedibili, esponendo l’organizzazione al rischio di furti o smarrimenti. Una volta persi, i contanti erano irrecuperabili.

Con Soldo, il denaro è conservato in modo sicuro. Se una carta viene smarrita, può essere immediatamente bloccata.

“Avevamo un giorno fisso alla settimana per il ritiro del contante da parte dello staff — un rischio per la sicurezza. Ora, con Soldo, non gestiamo più denaro contante.” – Sarah Dempsey, Responsabile Finanziaria

Maggiore libertà finanziaria per i residenti

Uno dei valori fondamentali di Stewarts Care è il rispetto, che significa anche dare ai residenti il controllo sulla propria vita — compreso come e quando spendere il proprio denaro. Abbandonare un sistema basato su pianificazione e approvazioni ha permesso ai residenti di acquisire maggiore indipendenza e autonomia finanziaria.

• I residenti possono accedere istantaneamente al proprio denaro, senza dover attendere autorizzazioni.
• Le spese non sono più soggette a vincoli rigidi: i residenti possono decidere sul momento, senza dover pianificare settimane prima.
• Se il saldo della carta è basso, si possono aggiungere fondi in tempo reale, senza ritardi.

“Non si tratta solo di comodità. Parliamo di dignità e indipendenza. I residenti devono poter accedere al proprio denaro quando lo desiderano.” – Sarah Dempsey, Responsabile Finanziaria

Maggiore visibilità e controllo

Stewarts Care fonda ogni sua attività sull’integrità e la trasparenza. Il monitoraggio in tempo reale garantisce decisioni chiare, responsabili e tracciabili.

Il personale assistenziale e gli auditor possono consultare i registri spesa in tempo reale, riducendo la burocrazia e rendendo più efficiente la rendicontazione finanziaria. care providers, every moment matters. Soldo is giving that time back.

Il team Finance ha accesso istantaneo a tutte le transazioni, garantendo conformità e eliminando incertezze nei rendiconti.