SARA – Severn Area Rescue Association

La Severn Area Rescue Association (SARA) è un’associazione di volontariato che da oltre 40 anni si occupa di soccorso in mare e in aree interne lungo l’estuario del Severn e le zone circostanti. Supporta la polizia e altri enti nelle emergenze legate alle inondazioni e nelle ricerche di persone scomparse.

Quando è arrivata la pandemia, SARA utilizzava Soldo da circa un anno. Le carte prepagate si sono rivelate fondamentali per continuare le operazioni e tenere sotto controllo le spese in una fase di grande incertezza.

Un’organizzazione interamente gestita da volontari

SARA è unica per la vastità dei servizi offerti e per la sua struttura: è interamente gestita da volontari, che si occupano delle missioni di soccorso, dell’amministrazione, della raccolta fondi e della contabilità. Quasi 300 persone offrono il loro tempo per garantire operatività 24 ore su 24, 365 giorni l’anno.

Ma spesso i volontari devono acquistare attrezzature o materiali in tempi rapidi e, fino a poco tempo fa, anticipavano le spese di tasca propria per poi essere rimborsati. Un processo lento, manuale e poco adatto all’urgenza delle situazioni operative.

Con Soldo, SARA ha trovato lo strumento giusto per superare questi limiti.

“Siamo riusciti a distribuire fondi in modo immediato e a garantire ai volontari un budget sempre disponibile sulle carte, così da rispondere rapidamente alle esigenze. Ci ha permesso di essere più flessibili, soprattutto durante la pandemia.” – Mark Carwardine, CEO

alla contabilità cartacea alla digitalizzazione

Nel 2018, Ian Jarvis ha iniziato a occuparsi delle finanze di SARA. Il sistema era interamente cartaceo. Ian ha digitalizzato la contabilità, implementato Xero e iniziato a semplificare la gestione.

All’epoca, i volontari anticipavano le spese e presentavano le note con le ricevute. Ian si è subito posto una domanda chiave:

“Perché chiedere a chi offre tempo ed energie gratuitamente di sostenere anche costi personali e affrontare processi lenti per farsi rimborsare?”

Durante il lockdown del 2020, la necessità di cambiare è diventata ancora più urgente:

• Eventi annullati e raccolta fondi in difficoltà
• Nessuna possibilità di incontri in presenza
• Difficoltà a reperire DPI
• Contanti spesso non accettati dai fornitori

In questo scenario, Soldo ha rappresentato un supporto concreto: ha permesso al team Finance di mantenere il controllo, avere visibilità in tempo reale e inviare fondi all’istante.

Gestire spese operative con rapidità e controllo

“La carta Soldo ha fatto davvero la differenza,” spiega Ian.

Con l’inizio del lockdown, SARA ha aumentato il numero di carte per assicurarsi che ogni volontario potesse contare su fondi disponibili quando servivano. Il saldo iniziale era di 200 sterline per carta, ma Ian poteva ricaricarle in tempo reale se necessario.

Se un team era operativo di notte e aveva bisogno di acquistare attrezzature o beni di prima necessità, non servivano più ordini formali: bastava usare la carta.

Per ogni acquisto, i volontari scattano una foto dello scontrino e la caricano sull’app Soldo. Ian verifica tutte le ricevute prima di procedere con eventuali ricariche.

Grazie all’integrazione con Xero, tutte le transazioni sono registrate e categorizzate. Il team può sapere in ogni momento chi ha speso cosa, dove e quando.

Le carte sono configurate con limiti personalizzati e bloccate per l’uso all’estero. Il conto bancario dell’associazione non è mai esposto, aumentando così la sicurezza.

Perché Soldo è adatto agli enti di beneficenza

Le organizzazioni non profit devono dimostrare trasparenza nella gestione delle spese e garantire controlli adeguati.

Soldo risponde perfettamente a queste esigenze:

• Limiti configurabili per ogni carta
• Nessun accesso diretto al conto bancario
• Piena tracciabilità delle spese

“La Charity Commission apprezza molto Soldo, perché non si può sforare: si spende solo quello che c’è sulla carta,” afferma Ian.

Supporto diretto per chi è sul campo

Mark Carwardine, CEO di SARA, è coinvolto direttamente nelle attività operative. Ha visto da vicino l’impatto concreto di Soldo:

“Con la pandemia, abbiamo dovuto garantire la disponibilità costante di DPI per tutti gli operatori. Non potevamo aspettare settimane per una consegna: i volontari sono andati direttamente nei negozi a comprare ciò che serviva, grazie alle carte Soldo.”

Questo ha consentito una gestione più agile, evitando i lunghi passaggi di approvazione tradizionali.

Una nuova normalità: più efficienza, meno burocrazia

I volontari ora si sentono supportati. Le spese impreviste – da una riparazione urgente a un componente essenziale – possono essere coperte all’istante.

Nel 2020, SARA ha gestito 126 operazioni con le carte Soldo, tutte controllate da una sola persona. Il ritorno alla gestione cartacea? Non è previsto.

“Soldo ci ha aiutati a reagire rapidamente, a gestire con efficacia e a proteggere le nostre risorse, senza complicare la vita a chi è sul campo.”