La gestione delle spese procurava ogni mese pesanti mal di testa alla Northampton Students’ Union. Il team finanziario si affidava a una carta di credito condivisa e a processi manuali che rendevano il monitoraggio delle transazioni difficile e ritardavano la rendicontazione a fine mese.
Con l’incremento nel numero di circoli studenteschi, associazioni e punti vendita, alla Students’ Union serviva un metodo per semplificare il flusso di denaro all’interno dell’azienda. Volevano garantire ai team gli strumenti per svolgere il proprio lavoro pur mantenendo la spesa visibile e sotto controllo.
Quando è arrivato Jamie Dean in capo al reparto Finance & Compliance, la modernizzazione del sistema è diventata una priorità assoluta.
La sfida
Al suo arrivo, Jamie si accorse che esisteva un’unica carta di credito aziendale per l’intera azienda. Era stata intestata al CEO e veniva passata da un team all’altro, da quello dedicato al coinvolgimento studentesco, al bar, al minimarket e ai fornitori di materiali artistici. Ogni acquisto passava da un’unica carta.
La conseguenza erano sensibili ritardi. Il team finanziario doveva aspettare che arrivassero gli estratti conto cartacei per posta prima di poter iniziare la rendicontazione di fine mese. Un membro del team studentesco dedicava quindi diversi giorni a raccogliere le ricevute e a codificare le transazioni.
Quando la carta di credito veniva bloccata, non esistevano copie di riserva. Il personale doveva pagare anticipando denaro proprio e il team finanziario era costretto ad affrontarne le conseguenze: rincorrere le ricevute, gestire i rimborsi e rielaborare i budget.
“Era un processo che faceva perdere tempo e lasciava i team in una sorta di limbo. Soprattutto a settembre, quando ripartivano le varie attività di circoli e associazioni,” afferma Jamie. “Era davvero frustrante dover dire loro che non avevamo modo di pagare per le cose che servivano.”
Ciò generava attività amministrative superflue e introduceva una componente di rischio, con 66 circoli e associazioni attivi che si affidavano al supporto ricevuto per organizzare eventi e fornire servizi.
Jamie sapeva che il sistema sarebbe dovuto cambiare se la Students’ Union doveva continuare a fornire servizi alla sua comunità e migliorare la rendicontazione. Il suo obiettivo principale era produrre contabilità di gestione entro sette giorni lavorativi dalla fine del mese.
La soluzione
La Northampton Students’ Union ha introdotto Soldo alla fine del 2024, sostituendo la carta di credito condivisa con un sistema più flessibile e tracciabile. Ogni reparto dispone ora di una propria carta, rilasciata al personale chiave, collegata a un wallet centralizzato con regole e controlli chiari.
Il team finanziario può vedere le transazioni mentre vengono eseguite. Il caricamento delle ricevute è immediato. E poiché Soldo si integra con Xero, non è necessario copiare manualmente i dati tra i sistemi.
Per Jamie, uno dei maggiori vantaggi è l’intuitività nell’uso di questo sistema.
“È sufficientemente semplice perché le persone che non sono addestrate sul piano finanziario possano comunque utilizzarlo correttamente,” afferma. “Ha reso tutti molto più consapevoli di ciò che stanno spendendo e di come lo registrano.”
L’implementazione è stata anche rapida: circa due settimane dall’indagine alla consegna delle carte. Oggi la Students’ Union ha otto o nove titolari di carta in tutti i reparti. Due dipendenti della gestione finanziaria gestiscono tutto dalla console web, senza che sia necessario emettere carte fisiche.
L’impatto
La differenza è stata avvertita immediatamente. Ora il team finanziario chiude la contabilità di gestione entro sette giorni lavorativi dalla fine del mese, per un risparmio di tempo del 75% rispetto al processo precedente, che poteva richiedere un mese intero. Tale velocità significa una segnalazione più efficace e più tempo per concentrarsi sui passaggi successivi.
Lauren Clarke, dipendente studentesca del team finanziario, trascorre ora solo un terzo del tempo che le serviva in passato per gestire le spese. Ciò che in passato richiedeva tre giorni, ora ne richiede meno di uno. Il tempo recuperato è stato reinvestito nel lavoro progettuale, tra cui la correzione dei codici IVA e dei prezzi nel sistema di registratori di cassa della Students’ Union, migliorando i margini e le prestazioni economiche.
Soldo ha anche migliorato precisione e conformità.
“Ci fidiamo di più di ciò che viene inserito ora”, afferma Jamie. “Il personale controlla le proprie ricevute e allega i documenti giusti. Questo ha permesso di ridurre gli errori senza rendere le cose più difficili per nessuno.”
Il team ha anche potuto usufruire di un deciso supporto nei casi di compromissione dei dati delle carte. Una transazione fraudolenta è stata bloccata e Soldo ha sostituito la carta e ha risolto il problema entro due giorni, dando a Jamie piena fiducia nella sicurezza e nel servizio della piattaforma.
In prospettiva, la Students’ Union sta valutando di introdurre carte Soldo per circoli e associazioni selezionati. Assegnando budget a wallet specifici, può garantire maggiore autonomia pur mantenendo la supervisione.
Conclusioni
La Northampton Students’ Union ha riconcepito con efficacia la gestione dei flussi di denaro all’interno dell’organizzazione. Grazie all’introduzione di Soldo, il team finanziario ha ridotto il carico amministrativo, ha ampliato la visibilità e ha migliorato la rendicontazione. Il risultato è una maggiore agilità delle operazioni che può supportare l’attività degli studenti senza ritardi.
I reparti oggi hanno accesso ai fondi di cui hanno bisogno, con controlli semplici che consentono di tenere tutto monitorato. La gestione finanziaria ha più fiducia nei dati, meno attività manuali e più tempo da dedicare alla strategia.
“Soldo ha rivoluzionato completamente ciò che facciamo in termini di spesa con carte di credito,” afferma Jamie. “Il monitoraggio è infinitamente più semplice e ci sta facendo risparmiare un’enorme quantità di tempo ogni mese.”
Grazie all’introduzione di Soldo, la gestione della Students’ Union avviene senza intoppi e l’organizzazione ha più strumenti per sostenere la comunità degli studenti.
