NHBC

Il National House Building Council (NHBC) promuove e sostiene la qualità e la sicurezza nel settore edilizio. Con circa 1.400 dipendenti – metà sul campo e metà in ufficio – tra cui 400 ispettori che visitano cinque o sei abitazioni al giorno, il team Finance cercava un modo per far procedere il lavoro senza troppa burocrazia. 

La sfida

La gestione delle spese era lenta e complicata in NHBC.

“Con il vecchio sistema, i dipendenti dovevano aspettare da sei a otto settimane per essere rimborsati delle spese anticipate e dei chilometri percorsi.”

Rob Essex, Financial Controller di NHBC.

Poiché il processo era obsoleto, i dipendenti inserivano manualmente spese e ricevute in un portale esterno. Ma spesso gli scontrini cartacei andavano persi e i fogli di calcolo venivano condivisi più volte, con il rischio di errori.

“Ci voleva molto tempo per ricevere i rimborsi – i dipendenti dovevano conservare gli scontrini per settimane, finché non fossero sicuri di aver ricevuto il pagamento,”

Julia Georgiou, Business Analyst a General Secretary di NHBC. 

Il team Finance aveva poca visibilità e scarsa chiarezza su dove e come venivano spesi i fondi.

Ogni mese ricevevano un foglio Excel da ricontrollare manualmente – un processo lento e soggetto a errori.

Molti dipendenti non giustificavano in tempo le spese effettuate con carta, costringendo il team Finance a rincorrere ricevute e riconciliare manualmente.

Per un’azienda che si definisce moderna, agile e digitale per natura, questo sistema non era più adeguato.

NHBC aveva bisogno di una soluzione in linea con le proprie esigenze e capace di sostenere la crescita futura.

La soluzione

NHBC è passata dalle carte di credito aziendali HSBC alle carte utente Soldo, con trasferimenti automatici settimanali.

Ora i dipendenti utilizzano fondi aziendali pre-autorizzati e ogni transazione è registrata automaticamente e collegata a un centro di costo, così è facile vedere chi spende, quanto e per cosa.

Il team ha inoltre reso obbligatori alcuni campi, come quello per caricare la ricevuta, semplificando e rafforzando conformità e controllo.

Con le policy integrate direttamente nell’app Soldo, tutti sanno subito cosa è consentito e cosa no.

I responsabili possono approvare una richiesta totale o parziale, offrendo una flessibilità prima impossibile.

“Se non fossi un’utilizzatrice abituale della policy, averla integrata nell’app sarebbe molto utile, perché mostrerebbe subito se ho superato i limiti di spesa previsti,” spiega Julia.

Ora i dipendenti possono inviare le note spese in pochi secondi. Il team Finance ha visibilità completa e riceve molte meno richieste su quando arriverà il rimborso.

“La mia funzione preferita – e vale per la maggior parte di chi usa Soldo – è l’app per smartphone. Abbiamo ricevuto molti feedback positivi dai colleghi. Alcuni preferiscono usare la console web, quindi avere entrambe le opzioni è fantastico,” racconta Rob.

L’adozione è stata molto positiva: Soldo è stato persino presentato durante un evento aziendale interno, segno di quanto sia ormai integrato nelle operazioni quotidiane.

NHBC ha emesso carte dipartimentali per il team operativo, consentendo al team amministrativo centrale di effettuare acquisti per conto dei 400 dipendenti sul campo.

Così gli ispettori non devono più gestire spese locali in autonomia.

Tutte le spese di viaggio e quelle anticipate vengono gestite tramite le carte utente e i rimborsi arrivano subito tramite bonifico. I Company Wallets gestiscono i budget di team e dipartimenti, con ricariche automatiche settimanali.

I risultati

Oggi oltre 1.300 dipendenti NHBC usano Soldo per gestire le spese quotidiane.

I rimborsi richiedono una settimana invece di sei o otto.

Regole predefinite, spese pre-approvate e visibilità totale rendono tutto più semplice e conforme.

“Ora i dipendenti presentano le spese in tempo reale… È un grande passo avanti anche per le nostre informazioni di gestione,” afferma Rob.

Il team Finance ora può concentrarsi meno sui processi e più sulla pianificazione e sull’analisi.

“Soldo ci ha ridato tempo per dedicarci ad altre attività… Ci ha supportati nel promuovere un modo di lavorare più moderno, agile e digitale,” aggiunge Rob.

NHBC utilizza dashboard Power BI alimentate dai dati di Soldo per monitorare le tendenze, migliorare i report e supportare anche il proprio forum interno sul rischio finanziario.

La chiusura di fine mese è più fluida, perché i processi vengono gestiti in modo continuo.

Il nuovo sistema ha ridotto i tempi dedicati ai report e migliorato la qualità dei dati finanziari.

Anche i dipendenti apprezzano la flessibilità.

“La funzione per acquisire le ricevute è davvero utile… L’app Soldo ha fatto risparmiare tempo a chi presenta le note spese,” aggiunge Julia.

Conclusione

Passando a Soldo, NHBC ha trasformato la gestione delle spese da un processo lento e manuale a un sistema più rapido ed equo che funziona per tutti.

I dipendenti vengono rimborsati in una settimana invece che in otto, e il team Finance ha visibilità completa sulle spese.

La chiusura di fine mese è più fluida grazie a dati più accurati, e il tempo prima speso a rincorrere scontrini oggi è dedicato alla strategia e alle decisioni.

L’impatto è stato così positivo che il team Procurement sta valutando come estendere la soluzione anche ad altre aree di spesa.

Soldo ha aiutato NHBC a mantenere la promessa di essere moderna, agile e digitale per natura – permettendo alle persone di concentrarsi sul lavoro che conta davvero.