McIntyre Compliance Services

McIntyre Compliance Services fornisce servizi di sicurezza antincendio e manutenzione elettrica a clienti in tutto il Regno Unito. Con circa 120 dipendenti che operano tra Londra, Peterborough e Widnes, una parte significativa della forza lavoro è ogni giorno in viaggio, impegnata in attività presso le sedi dei clienti. 

Per un’azienda costruita attorno a ingegneri trasfertisti, la possibilità di acquistare rapidamente i materiali senza ostacoli è fondamentale. Ma per molto tempo McIntyre Compliance Services non è riuscita a garantire la buona riuscita del proecsso. Gli ingegneri si trovavano a rinunciare ai materiali oppure usare i propri soldi e richiedere a posteriori il rimborso, purtroppo lento e gestito manualmente. 

Joshua Kable, il Finance Director, sapeva per esperienza che esisteva un sistema migliore.  

La sfida

Quando Joshua è entrato in McIntyre, il sistema per gestire le spese sul campo era quasi interamente manuale. Se un ingegnere voleva acquistare materiali durante una trasferta, doveva usare la propria carta di credito, conservare la ricevuta e inviare un foglio Excel al proprio responsabile. Il responsabile lo inoltrava poi al team finance, dove rimaneva in attesa fino al ciclo di pagamento successivo, spesso a distanza di un mese o più. 

Per gli ingegneri questo rappresentava un enorme deterrente. In pochi vogliono anticipare di tasca propria mentre aspettano per settimane il rimborso di qualcosa acquistato unicamente per svolgere il proprio lavoro. Di conseguenza, spesso si generavano spostamenti e ritardi dovuti alla disponibilità dei materiali necessari. 

“C’era un enorme ritardo amministrativo nel rimborsare il personale. Le persone non acquistavano i materiali perché non volevano anticipare i soldi. Così il lavoro spesso doveva essere completato con una trasferta successiva.” 

La situazione delle carte carburante aggiungeva ulteriore complessità. 

Il fornitore di carburante di McIntyre includeva le commissioni nei costi delle transazioni, rendendo quasi impossibile distinguere la spesa reale per il carburante dalle commissioni aggiuntive. Senza una reale trasparenza, budgeting e controllo erano molto più difficili. 

Il team Finance era visto come un collo di bottiglia per gli acquisti operativi. Le richieste di acquisto dovevano passare dal team Finance prima che qualsiasi cosa potesse essere comprata, creando ritardi e attività amministrative evitabili. 

La soluzione 

Joshua aveva implementato Soldo in una precedente azienda e aveva visto in prima persona cosa la piattaforma poteva fare per le aziende con il personale distribuito su più sedi. Quando le stesse sfide si sono presentate in McIntyre, la decisione è stata semplice. 

Piuttosto che introdurlo gradualmente, Joshua ha deciso di implementare Soldo in tutta l’azienda in una volta sola. Con l’implementazione guidata dal suo team Finance e supportata passo passo da Soldo, il processo è stato fluido fin dall’inizio. 

“Ogni domanda riceveva un follow-up immediato. I tempi di risposta erano eccellenti. Il vostro team è stato brillante durante tutta l’implementazione, dandoci tutto il supporto di cui avevamo bisogno e risolvendo qualsiasi problema molto rapidamente.” 

Agli ingegneri sono state assegnate carte Soldo, permettendo loro di acquistare direttamente i materiali rimanendo comunque entro i controlli preimpostati. Se un ingegnere è vicino alla fine di un lavoro e ha bisogno di un componente, può prenderlo da un fornitore locale e finire il lavoro lo stesso giorno, senza procrastinare come in passato. Anche il team Operations ha ricevuto le proprie carte, consentendo la gestione degli acquisti quotidiani senza dover far passare tutto dal team Finance. 

Questo non ha interrotto le relazioni esistenti di McIntyre con i fornitori. Gli acquisti più grandi e strategici sono continuati come prima, regolati da ordini di acquisto e accordi con i fornitori, in modo che l’azienda continuasse a beneficiare di rimborsi mensili e sconti sui pagamenti anticipati che altrimenti sarebbero andati persi con transazioni ad hoc. Soldo gestisce gli acquisti più piccoli e non pianificati che non rientrano in questi accordi, offrendo all’azienda due flussi di approvvigionamento definiti in modo chiaro, che lavorano in parallelo. 

Per il team Finance, l’integrazione di Soldo con il sistema ERP dell’azienda ha eliminato la necessità di reinserire manualmente i dati delle transazioni. Le ricevute vengono acquisite nella piattaforma e i controlli di spesa sono impostati centralmente. Tutto è visibile in tempo reale. 

L’impatto 

Il cambiamento si è fatto sentire quasi immediatamente. Gli ingegneri, con i mezzi per acquistare i materiali al bisogno, possono completare le loro attività in modo tempestivo. Ogni intervento risolto al primo tentativo – che una volta avrebbe richiesto un’ulteriore trasferta – può far risparmiare all’azienda e ai suoi clienti migliaia di sterline. Questo accade regolarmente e riguarda l’intero team di ingegneri. 

Le commissioni delle carte carburante che prima erano nascoste nei costi delle transazioni — circa £600 al mese — non sono più state un problema. Con Soldo, i costi sono diventati trasparenti e prevedibili. 

“Ogni volta che completiamo un lavoro nello stesso giorno possiamo potenzialmente risparmiare centinaia di sterline. Questo può succedere una volta al mese o dieci volte al giorno. Ci dà la possibilità di avere un risparmio quasi illimitato, soprattutto in termini di interventi risolti al primo tentativo.” 

La visibilità in tempo reale offerta da Soldo ha anche rafforzato il controllo quotidiano. Joshua può vedere le transazioni immediatamente dopo il pagamento — un livello di supervisione che prima non era possibile. 

In un’occasione ha individuato un acquisto pochi minuti dopo che era stato effettuato e ha immediatamente notato che, pur essendo la spesa legittima, sarebbe dovuta passare attraverso l’accordo con i fornitori dell’azienda. Questo tipo di feedback immediato rende molto più facile rafforzare i processi di acquisto senza dover aspettare la fine del mese per individuare i problemi. 

Il carico amministrativo per il team Finance si è ridotto significativamente. Quello che prima era una catena di email, fogli Excel e riconciliazioni manuali ora avviene automaticamente. Joshua stima che il team risparmi almeno un’intera giornata di lavoro al mese, semplicemente eliminando follow-up manuali e documentazione. 

La decentralizzazione degli acquisti ha inoltre comportato che le transazioni venissero viste e revisionate sempre dalle persone giuste. I responsabili delle Operations ora approvano gli acquisti del proprio team, e sanno esattamente quali materiali sono necessari e perché. 

Il team Finance detiene la supervisione completa e può analizzare centinaia di transazioni contemporaneamente, identificando rapidamente qualsiasi elemento che richieda attenzione. 

Al momento dell’audit, è possibile generare in pochi secondi un report che comprende tutte le spese. Passare  dall’inseguire i fogli Excel alla reportistica istantanea e accurata ha trasformato il modo di lavorare del team Finance. 

Soprattutto, il cambiamento ha avuto un effetto visibile su come gli ingegneri percepiscono il proprio lavoro. Avere accesso al denaro di cui hanno bisogno — quando ne hanno bisogno — ha dato alla forza lavoro maggiore fiducia e autonomia. 

“Dà alle persone una sensazione di responsabilizzazione — sentono la fiducia che gli diamo. Ora hanno il controllo per uscire sul campo, gestire la propria giornata e acquistare i materiali quando e se ne hanno bisogno.” 

Guardando al futuro, la prossima priorità di Joshua è sviluppare report di business intelligence direttamente dai dati di Soldo. Con dati di spesa che già fluiscono nella piattaforma puliti e strutturati, ci sono le basi per passare dal semplice reporting di ciò che è stato speso a poter prendere decisioni informate in modo da attivare ulteriori miglioramenti nell’efficienza in tutta l’azienda. 

Conclusione 

McIntyre Compliance Services ha trasformato il modo in cui le spese sul campo vengono gestite in tutta l’azienda. Offrendo a ingegneri e team operativi accesso diretto al denaro tramite Soldo, l’azienda ha eliminato un importante collo di bottiglia, migliorato i tassi di completamento dei lavori e ridotto le attività amministrative inutili. 

Il team Finance ora ha visibilità in tempo reale su tutte le transazioni e dispone di dati accurati che confluiscono direttamente nell’ERP, con la sicurezza che i limiti vengano rispettati dai dipendenti sul campo. L’azienda funziona in modo più efficiente e le persone si sentono meglio supportate nello svolgimento del lavoro. 

“Ho implementato Soldo due volte ormai. Non tornerei una seconda volta se non mi piacesse.”   
Joshua Kable, Finance Director, McIntyre Compliance Services