Making Space

Making Space ha dato più autonomia al personale grazie a una gestione automatizzata delle spese e dei rimborsi, liberando tempo prezioso per ciò che conta davvero.

Questo ente non profit è una charity finanziata dal governo britannico che fornisce servizi di assistenza sanitaria e sociale per adulti in tutto il Regno Unito. La sua rete comprende case di cura e residenze, alloggi protetti e iniziative di inclusione nella comunità.

Abbiamo chiesto a Sandra Curran, Purchase Ledger Coordinator di Making Space, come il team Finance affronti la sfida di offrire servizi su scala nazionale.

Continua a leggere per scoprire come Sandra è passata da sei giorni al mese dedicati alla riconciliazione amministrativa a meno di mezza giornata — e di come Making Space ha continuato a prendersi cura delle persone anche durante la crisi del COVID-19.

La sfida: snellire i processi tradizionali

Come per molte organizzazioni, offrire supporto sul territorio comporta diverse spese, dai viaggi alle risorse in loco. Per gestirle, Making Space utilizzava carte di credito aziendali.

Ma, tra complicazioni amministrative e con l’obiettivo di liberare tempo per sé e per gli altri colleghi da dedicare ad attività più strategiche, il team Finance ha individuato rapidamente i limiti insiti nel sistema.

“Era noioso, caotico. Alcune sedi avevano estratti conto di 3-4 pagine. Ricevute ovunque, un incubo.” – Sandra Curran, Purchase Ledger Coordinator

La prima difficoltà era impostare e modificare i limiti di spesa: contattare la banca e superare i controlli di sicurezza richiedeva tempo, rendendo complicato ogni aggiornamento.

Poi arrivava il momento estenuante della rendicontazione a fine mese:

1. Ogni dipendente raccoglieva, scannerizzava e inviava le ricevute.
2. Compilava un modulo spese in Excel con le categorie corrette.
3. Il team Finance riceveva una pila di documenti e doveva controllare ogni voce.
4. Dopo il controllo, inseguiva i colleghi per correggere errori o colmare mancanze.
5. Solo alla fine di questo lungo processo – ma non prima di immettere tutti iI dati manualmente – era possibile chiudere una spesa.

Making Space usava anche assegni per l’accesso al fondo cassa.

Ma con la chiusura progressiva delle filiali bancarie, i dipendenti erano costretti a percorrere lunghi tragitti solo per incassare un assegno utile a comprare beni essenziali.

Sandra e il suo team sapevano che questo approccio era insostenibile, e decisero di adottare una soluzione che restituisse tempo utile al personale per le attività più importanti.

Con l’arrivo della pandemia di Coronavirus, quella scelta si rivelò decisiva per mantenere attivi i servizi.

Il contesto: la pandemia e le sue conseguenze

Redditi in calo e bisogni in aumento: questo lo scenario che le charity si sono trovate ad affrontare. Molte hanno dovuto attingere alle riserve di emergenza.

Tra i problemi più gravi: carenza di personale, riduzione dei servizi, e scarsità di dispositivi di protezione individuale (DPI). Consentire a tutti di acquistare DPI era diventato essenziale.

La soluzione: un modo rapido e sicuro di gestire la spesa

Il Direttore finanziario di Making Space ha analizzato le alternative alle carte di credito, confrontando processi e benefici.

La prova delle carte prepagate

Con Soldo, hanno cominciato a sostituire il fondo cassa con un piccolo numero di carte prepagate, a partire dalla sede centrale.

La soluzione è stata rapidamente adottata dal personale.

Ad oggi sono in uso 106 carte Soldo. Inizialmente una per ogni servizio, poi la regola è cambiata per includere reparti più grandi come le Risorse Umane.

Budget più intelligenti

Secondo Sandra, la flessibilità è stato il primo grande vantaggio: le chiamate per modificare i limiti alle banche sono finite.

Ora può ricaricare ogni carta in tempo reale, ovunque si trovi.

“Con un clic, il denaro è sul conto.”

Inoltre, la trasparenza ha eliminato la necessità di ‘indagini’ finanziarie: ora tutto è visibile in tempo reale.

Sandra e il team Finance di Making Space possono ora vedere — in tempo reale — cosa viene speso, da chi e quando.

I dipendenti possono sempre vedere il budget disponibile e i manager non devono più approvare ogni singola spesa, perché le regole interne impostate in Soldo lo fanno automaticamente.

I manager possono anche limitare le categorie autorizzate: viaggi, sanità, alimentari, etc.

Questo permette al team Finance di fidarsi del fatto che tutti i titolari di carta e i reparti abbiano a disposizione tutto ciò di cui hanno bisogno, senza il rischio — per quanto minimo — di spese eccessive o frodi.

I limiti sono impostati, le carte sono nelle loro mani.

“Ha un’enorme flessibilità e rende il mio lavoro molto più facile.”

Processi semplificati

Addio a ricevute smarrite e moduli in Excel, ora il tempo viene impiegato per lavorare a progetti più importanti.

I dipendenti caricano le ricevute tramite app: una foto, e tutto arriva alla console amministrativa, evitando di dover andare alla ricerca della documentazione mancante.

Sandra scarica tutte le transazioni e le importa nel software contabile — risparmiando tempo e riducendo gli errori umani.

Supporto immediato

Il team non aveva tempo da perdere per imparare a utilizzare un nuovo software finanziario.

L’app intuitiva e il Customer Success Manager dedicato hanno reso l’adozione fluida.

In più, Soldo è aperto ai suggerimenti, mettendo Making Space nella condizione di poter creare la soluzione di cui avevano bisogno.

“In passato, le banche non si interessavano a migliorare. Con Soldo, invece, il team è attento al feedback e vuole migliorare il sistema.”

Il risultato: un cambiamento in meglio

Flessibilità

Il team Finance oggi usa funzioni avanzate per riassegnare fondi tra dipendenti e dipartimenti — una risorsa cruciale durante periodi critici come la pandemia.

Sandra può usare la web console o l’app mobile per spostare i fondi tra le carte, così da rispondere con prontezza a qualsiasi esigenza.

“Ora abbiamo flessibilità. Possiamo ricaricare le carte quando vogliamo.”

Tempo risparmiato

Prima era necessario almeno un giorno a settimana per gestire il fondo cassa, processare le transazioni, gli assegni, farli firmare e inviarli. E oltre due giorni al mese per riconciliare le carte di credito.

Ora: mezza giornata in tutto, e Sandra e il suo team recuperano tempo prezioso per fare la differenza.

“Prima ci volevano sei giorni al mese. Ora mezza giornata. È un risparmio enorme!”

Precisione

Prima di Soldo, i dipendenti di Making Space dovevano compilare fogli Excel e scansionare le ricevute.
Oggi? Niente più Excel, niente più errori. Le ricevute vengono caricate in tempo reale dall’app mobile e associate automaticamente alla transazione.

Gestione della crisi

Con Soldo, il team ha potuto rispondere rapidamente all’emergenza durante la pandemia, acquistando DPI ogni volta che se ne presentava l’opportunità. In modo flessibile e dinamico.

Trovare i dispositivi di protezione individuale era davvero fondamentale per un’organizzazione che durante la pandemia forniva servizi a un’utenza ad alto rischio.

All’inizio della crisi, la capacità di procurarsi questi dispositivi, anche online, contattando aziende e facendo acquisti urgenti con le carte Soldo, si è rivelata fondamentale.

Seppur infausto, anche questo è servito a creare familiarità con il sistema e a migliorare in generale l’approccio alla gestione delle spese.

Gestione della liquidità

Molte organizzazioni no profit sono state costrette a trovare nuovi modi per gestire i flussi di cassa e stabilizzare la spesa durante la crisi.

Una soluzione flessibile e trasparente per la gestione delle spese e delle note spese come Soldo può aiutare queste organizzazioni a semplificare le attività contabili, eliminare la gestione manuale, risparmiare tempo e denaro.

E questo non è utile solo in tempi di crisi: è una componente fondamentale per prepararsi al futuro.