Fremantle è una società globale di produzione e distribuzione multimediale con sedi in oltre 25 paesi. Fa parte del gruppo RTL e si occupa della produzione e distribuzione di intrattenimento, serie drammatiche, film e documentari pluripremiati, vantando nel suo portfolio spettacoli di grande popolarità come X Factor e Britain’s Got Talent.
Abbiamo parlato con Emma Cordery, Direttrice finanziaria, e con Rachael Coleyshaw, Contabile di produzione, sulla transizione operata in Fremantle dal fondo cassa a Soldo e su come ciò abbia migliorato il modo in cui tutti, dai responsabili di programma ai gestori finanziari, gestiscono il denaro.
Prima di Soldo, Fremantle si affidava ai fondi cassa gestiti tramite contanti o ai bonifici bancari per amministrare alcune spese di produzione. In passato, ad esempio, Direttore artistico o Direttore dei costumi avrebbero richiesto un fondo cassa al Contabile di produzione e avrebbero quindi dovuto gestire grandi quantità di contante, con conseguenti e significativi rischi.
“Dal punto di vista del controllo interno, aderiamo a standard particolarmente elevati dove le limitazioni all’uso della liquidità sono una componente essenziale,” dice Emma Cordery, Responsabile gestione finanziaria
I responsabili dei fondi anticipati erano tenuti a compilare moduli spese in Excel, spillare le ricevute a un foglio bianco e restituire l’eventuale contante residuo. Con più produzioni in corso in contemporanea, ciò si dimostrava spesso inefficiente e difficile da monitorare.
Quando servivano ulteriori fondi, tutte le spese dovevano essere rendicontate con le relative ricevute e totalmente riconciliate prima che si potessero emettere altri fondi.
“Fornivamo ai responsabili di programma un fondo cassa, e loro dovevano anche tener conto delle spese. Ne risultavano lunghi elenchi di spese da elaborare e inserimenti di dati da riconciliare.” – Rachael Coleyshaw, Contabile di produzione
I contabili finanziari e di produzione dedicavano tempo prezioso a ordinare grandi quantità di contanti, prelevarli da un reparto di cassa in banca o interno e conservarli in una grande cassaforte fisica con chiusura a combinazione. Le ricevute smarrite e mancanti erano un evento comune, spece per i dipendenti in sede.
Agli assistenti di produzione e ai responsabili di programma, i titolari del fondo cassa distribuivano una sorta di diaria per le spese quotidiane, come caffè e oggetti di scena. I vari reparti faticavano spesso a monitorare con precisione chi fosse in possesso dei fondi, in che quantità e per quale scopo.
Soluzione: ottimizzazione della spesa con Soldo
Dall’adozione di Soldo nel 2018, Fremantle ha trasformato il proprio approccio alla gestione delle spese
- Wallet dedicati: a ciascuna produzione viene assegnato un wallet prefinanziato. I contabili di produzione controllano i wallet e le spese, assegnando carte ai singoli che hanno bisogno di fondi.
- Conformità trasparente: i dipendenti sottoscrivono linee guida chiare e caricano le ricevute non appena viene effettuato un acquisto, per una maggiore accuratezza e responsabilità.
- Controllo migliorato: i dipendenti possono essere assegnati a una sola produzione alla volta e devono riconciliare totalmente la spesa prima di passare a un altro programma.
- Responsabilità chiara: se un titolare della carta se ne va, il relativo saldo finale o la fattura vengono sospesi fino a quando la carta e il fondo cassa non sono stati totalmente riconciliati, riducendo le perdite e migliorando la conformità.
Impatto: meno amministrazione, più controllo.
Soldo ha sensibilmente ridotto le attività amministrative del team finanziario di produzione di Fremantle, che non trascorre più ore e ore a distribuire contante o a gestire le riconciliazioni manuali. Grazie alla visibilità immediata sulla spesa, i contabili possono identificare rapidamente le ricevute mancanti o le discrepanze.
In una recente produzione, Fremantle ha elaborato 46 note spesa tramite Soldo. Con il monitoraggio in tempo reale, il team finanziario ha risparmiato circa 45 minuti a richiesta, raggiungendo 35 ore circa risparmiate su una sola produzione.
I contabili finanziari possono gestire riconciliazioni, fondi cassa e spese in remoto e continuativamente durante il periodo di produzione, migliorando il flusso di cassa. Le carte Soldo permettono di elaborare rimborsi istantanei quando vengono restituiti degli articoli, con l’accredito che appare direttamente sulla carta. Tale operazione con il contante era assai più difficile in precedenza, laddove gli articoli restituiti comportavano spesso note di accredito, il che rendeva difficile monitorare le spese o recuperare valore.
“Da quando lo abbiamo integrato, Soldo ha rivoluzionato il modo in cui lavoriamo,” – Rachael Coleyshaw, Contabile di produzione
Il futuro: eliminare il contante e responsabilizzare i team.
Fremantle ha quasi completamente eliminato i fondi cassa nel Regno Unito. Le carte di credito aziendali rimborsate direttamente dall’azienda sono ora riservate a pochi ruoli dirigenziali selezionati. Soldo consente a ciascun dipendente di avere una propria carta e assicura responsabilità e visibilità immediata per i team finanziari.
“La cosa bella dal punto di vista di un contabile è che non c’è più alcuna preoccupazione riguardo alla fiducia. Posso vedere esattamente come ciascuno spende e se carica subito le ricevute. E questo viene ribadito continuamente.” – Rachael Coleyshaw, Contabile di produzione
Con 50-70 dipendenti abituali autorizzati a spendere con maggiore controllo, Fremantle dedica ora meno tempo alla gestione del contante e più tempo alla produzione strategica e creativa, contribuendo a rendere l’azienda più efficace, efficiente e sicura.
