Douglas

Douglas Italia opera in un contesto complesso: una rete retail diffusa, personale itinerante, attività marketing e commerciali distribuite e una crescente responsabilità di coordinamento sul Sud Europa. In questo scenario, la gestione delle spese aziendali non può essere un freno operativo. 
 
Prima di Soldo, Douglas utilizzava tre modalità diverse per sostenere le spese: anticipi dei dipendenti, carte aziendali prepagate e carte di credito riservate al board. Tutte convergevano nello stesso punto critico: la nota spese cartacea, con raccolta manuale dei giustificativi, firme, passaggi amministrativi e tempi lunghi di riconciliazione. 
 
Quando il provider delle carte prepagate ha dismesso il servizio, Douglas ha colto l’occasione per fare un passo in più. Non solo sostituire uno strumento, ma ripensare l’intero processo. 

La sfida era ridurre la complessità senza rallentare il business, risolvendo le criticità:  

• troppe modalità di spesa, difficili da governare 
• anticipi ai dipendenti e rimborsi poco sostenibili 
• carico amministrativo elevato per il team Finance 
• scarsa visibilità e controllo sulle spese distribuite 
• difficoltà nel gestire trasferte e missioni internazionali 

“L’obiettivo era razionalizzare, semplificare e creare un modello scalabile, capace di supportare la crescita dell’organizzazione senza aumentare la burocrazia.” 

Angelo Siciliano, Treasury Manager di Douglas   

La soluzione: un unico sistema 

Con Soldo, Douglas ha scelto di concentrare tutte le spese aziendali in un unico sistema, eliminando anticipi e rimborsi. 

Le carte Soldo sono oggi utilizzate come strumento esclusivo per le spese aziendali, con una configurazione pensata per rispondere a esigenze diverse: 

• carte fisiche per personale itinerante e manager 
• carte virtuali per abbonamenti e pagamenti ricorrenti 
• carte dedicate ai reparti, per eventi, advertising e collaborazioni 
• carte “jolly” per trasferte occasionali, assegnabili e riassegnabili rapidamente 

Ogni carta è configurata con plafond e regole specifiche, definite in base al ruolo e all’attività svolta. Questo consente di dare autonomia alle persone, mantenendo il controllo centralizzato. 

Uno dei vantaggi più rilevanti è la flessibilità operativa. I limiti di spesa possono essere modificati in tempo reale dal portale Soldo, permettendo di gestire imprevisti e urgenze senza interrompere il lavoro. 

Le carte possono essere bloccate o annullate istantaneamente, semplificando anche la gestione dei cambiamenti organizzativi. Tutto avviene in pochi clic, senza passaggi complessi o dipendenze da terze parti. 

“Abbiamo rivisto la policy sulle spese in parallelo all’implementazione di Soldo, facendo in modo che regole e sistema dialogassero tra loro, integrandole nel processo.”

Angelo Siciliano, Treasury Manager di Douglas   

Le policy sono integrate direttamente nella piattaforma: 

• limiti per categoria di spesa 
• gestione delle spese giornaliere cumulative 
• voci dedicate per missioni all’estero 
• adattamenti in base al Paese di destinazione 

Quando una spesa supera i limiti, il sistema la distingue automaticamente tra quota entro policy e fuori policy, lasciando trasparenza e controllo agli approvatori e al team amministrativo. 

Impatto: meno burocrazia, più visibilità 

Per il team Finance, l’impatto è stato immediato: 

• eliminazione della carta e delle note spese manuali 
• giustificativi digitali archiviati elettronicamente 
• approvazioni rapide da portale o mobile 
• visione centralizzata delle spese di tutti i reparti 

Questo ha ridotto significativamente il tempo dedicato alla riconciliazione e ha reso possibile un’analisi più approfondita delle spese, utile anche per valutare convenzioni e ottimizzazioni future. Douglas Italia coordina anche le attività di Spagna, Portogallo, Croazia e Slovenia. Grazie a Soldo, la gestione delle missioni internazionali è diventata più semplice e strutturata. 

Le spese vengono classificate per Paese, facilitando i processi di fatturazione intercompany e migliorando il controllo complessivo, senza introdurre complessità aggiuntive. Quando sono entrate in vigore le nuove regole sulla tracciabilità dei pagamenti, Douglas era già pronta. L’uso di strumenti elettronici era consolidato e Soldo ha reso la compliance una conseguenza naturale del processo. 

“Per la Legge di Bilancio noi siamo in una botte di ferro, perché è stato veramente naturale il passaggio all’applicazione delle norme con Soldo.”

Angelo Siciliano, Treasury Manager di Douglas 

Il futuro: autonomia e controllo 

Douglas sta valutando di estendere ulteriormente l’utilizzo di Soldo, coinvolgendo anche la rete dei punti vendita e replicando il modello adottato in Italia in altri Paesi del Sud Europa. 

L’obiettivo resta chiaro: liberare le persone dalle operatività amministrativa, mantenere controllo e visibilità sulle spese e supportare il business con processi semplici e sostenibili.