Dotdigital

Dotdigital è una piattaforma di automazione del marketing che consente alle aziende di comunicare con i propri clienti attraverso una vasta serie di canali, tra cui e-mail, SMS, WhatsApp for Business, social media, notifiche push in-app, chat live e altro ancora. Il CFO Paraag Amin rivela come utilizza Soldo per monitorare le spese in tutto il mondo e assicurarsi che i dipendenti sul campo non debbano mai anticipare di tasca propria.

Dalla sua fondazione nel 1999, Dotdigital è cresciuta fino a diventare il più grande fornitore di automazione e-mail del Regno Unito. Oggi conta oltre 320 dipendenti in sedi dislocate nel Regno Unito, negli Stati Uniti, in Australia, a Singapore, nei Paesi Bassi, in Polonia, in Sudafrica e in Bielorussia ed è quotata all’AIM (Alternative Investment Market) della Borsa di Londra. Con l’espansione dell’azienda a livello globale, sono aumentate anche le spese, con i dipendenti che si recano sul campo per incontrare potenziali clienti, la formazione dei clienti o la partecipazione a fiere in tutto il mondo.

“Ci servono carte non nominative, in valute diverse, collegate a una reportistica potente che si integri con Sage. Soldo soddisfa tutte queste esigenze.”

Paraag Amin, CFO, Dotdigital

Le difficoltà di crescere a livello internazionale

Con l’espansione dell’azienda a livello globale, sono aumentate anche le spese, con i dipendenti che si recano sul campo per incontrare potenziali clienti, la formazione dei clienti o la partecipazione a fiere in tutto il mondo. Le spese erano distribuite su più aree geografiche, fornitori e valute. Questo non solo rendeva quasi impossibile avere una visione chiara delle spese, ma complicava anche enormemente fornire il contante ai dipendenti quando serviva.

Prima di scoprire Soldo, Dotdigital utilizzava carte prepagate fisiche di un altro fornitore. Ma il servizio non prevedeva alcuna tipologia di rendicontazione e monitorare la spesa su queste carte era un compito manuale che richiedeva tempo.

Il team Finance doveva mantenere un inventario scritto di dove si trovavano le carte e di quanto denaro contenevano. Non c’era modo di bloccare le carte, ridurre il saldo o trasferirlo a un’altra persona una volta caricato.

Paraag dice: “Era come affidare a qualcuno del contante.”

Inoltre, gestire le spese in diverse valute significava avere a che fare con molti venditori e fornitori di carte diversi. Sebbene questa soluzione non fosse perfetta, funzionava e non si sentiva quindi il bisogno di risolvere un problema inesistente.

Poi un giorno, durante un viaggio in auto verso la sede di Dotdigital di Cheltenham, Paraag sentì alla radio una pubblicità di Soldo che suscitò il suo interesse.

Una soluzione digitale, davvero globale

Dopo un’attenta analisi e il confronto con la soluzione già in uso, è emerso chiaramente che Soldo rispondeva a tutte le esigenze del team:

• Offre una rendicontazione completa e trasparente.
• Permette di utilizzare carte fisiche e virtuali.
• Le carte possono essere anche non nominative, ideali per l’uso condiviso nei team.
• Si integra facilmente con Sage.
• Supporta diverse valute, per gestire spese in più Paesi senza complicazioni.

“Era chiaro che Soldo era anni luce più avanti rispetto alla soluzione che usavamo all’epoca.”

Spese più semplici da gestire, ovunque si trovino i team

Una volta presa la decisione, Paraag e il suo team hanno avviato l’implementazione di Soldo, distribuendo carte prepagate per coprire le spese nelle diverse unità aziendali di Dotdigital.

Oggi, ogni reparto utilizza una carta aziendale non nominativa per gestire le spese del team. Questo approccio elimina la necessità di assegnare carte individuali a persone specifiche e poi condividerle internamente. I dipendenti non devono più anticipare le spese di tasca propria.

I team vendite, business development e formazione usano le carte per coprire i costi legati a fiere o trasferte presso i clienti. I reparti IT e marketing dispongono invece di carte virtuali dedicate, utilizzate per pagamenti ricorrenti, abbonamenti software e campagne pubblicitarie online. Sono inoltre disponibili tre carte specifiche per prenotazioni tramite TripActions, ciascuna per una valuta diversa: EUR, GBP e USD.

Per garantire continuità nelle attività critiche – come le campagne marketing o le licenze software – il team ha configurato ricariche automatiche sulle carte che richiedono un saldo minimo, riducendo al minimo l’intervento amministrativo.

Durante il lockdown, Soldo ha rappresentato un punto fermo per il team Finance.

“Lavoriamo tutti da remoto, ma con Soldo abbiamo sempre visibilità e controllo su tutte le carte in uso, fisiche o virtuali,” racconta Paraag. “È una sicurezza.”

Processi più semplici dal pagamento alla riconciliazione

Ci sono anche vantaggi quantificabili: i processi di rendicontazione e di spesa di Dotdigital sono ora più ottimizzati che mai.

“Con Soldo, risparmiamo tempo nella rendicontazione perché la maggior parte delle nostre transazioni si trova ora in un unico punto anziché avere molte fonti diverse.” “Dal punto di vista del bilancio, utilizziamo un’unica soluzione di pagamento per la maggior parte delle nostre transazioni. Non abbiamo bisogno di avere cinque fornitori in diverse valute o aree geografiche,” dice Paraag.

Per Paraag, passare a Soldo ha significato una maggiore visibilità sulle spese, un processo di spesa maggiormente semplificato e una perfetta corrispondenza con il modo in cui Dotdigital opera: moderno, tecnologico e internazionale.