Scopri il sodalizio tra Soldo e gli eroi delle spese aziendali

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Chiesa Cristiana Avventista del Settimo Giorno in Italia

NHBC

La sfida

Raccogliere scontrini e aspettare fino a otto settimane per i rimborsi rallentava tutto e tutti in NHBC.

La soluzione

Con Soldo, i dipendenti possono usare fondi aziendali pre-approvati e inviare le note spese in tempo reale – senza più scontrini smarriti né attese infinite.

Il risultato

Oggi i rimborsi richiedono solo una settimana. Il team Finance ha piena visibilità sulle spese. Tutti hanno più tempo da dedicare al proprio lavoro.

Introduzione 

La Chiesa Cristiana Avventista del Settimo Giorno in Italia coordina un ampio network di oltre 130 comunità religiose e numerose attività sociali diffuse su tutto il territorio nazionale. In quanto organizzazione senza scopo di lucro, la Chiesa è chiamata a garantire trasparenza finanziaria, efficienza operativa e responsabilità nella gestione delle risorse economiche. 

La sfida 

Per assicurarsi di rispettare questi principi, la Chiesa era alla ricerca di una soluzione in grado di rendere più efficiente un processo di gestione delle spese fino a quel momento interamente manuale. Prima dell’introduzione di Soldo: 

  • Ogni dipendente anticipava mediamente tra 300 e 500 euro al mese di tasca propria per spese di trasferta e operative. 
  • I giustificativi venivano raccolti e gestiti tramite fogli Excel, con invio e verifica posticipati fino a 30 giorni dopo la fine del mese. 
  • Il processo di rimborso richiedeva da due a tre settimane, generando frustrazione, errori e un notevole dispendio di tempo amministrativo. 
  • La tesoreria centrale impiegava fino a due giornate-uomo al mese per recuperare, verificare e registrare i giustificativi. 

Questo sistema comportava inoltre diversi rischi: assenza di visibilità in tempo reale sulle spese, lentezza nell’elaborazione che causava fino a due mesi di ritardo tra la spesa e la contabilizzazione finale, e numerosi errori nel matching manuale tra spese e ricevute, con potenziali rischi di non conformità. 

La soluzione 

Con l’adozione di Soldo, l’organizzazione ha introdotto un modello di gestione delle spese digitale, tracciabile e proattivo. La soluzione comprende tre conti aziendali attivi e 50 carte Soldo assegnate ai dipendenti per le trasferte e agli operatori istituzionali. In questo modo: 

  • Ogni carta è collegata a un User Wallet personale, ricaricato dalla tesoreria in base ai fondi concordati. 
  • Tutte le spese vengono rendicontate in tempo reale tramite l’app mobile di Soldo. 
  • La tesoreria può trasferire fondi istantaneamente tra i vari wallet, a seconda delle missioni o delle priorità operative. 
  • Il sistema di reportistica centralizzato consente di scaricare i dati di spesa in pochi clic, pronti per la contabilità. 

L’impatto 

A livello operativo e amministrativo, la Chiesa ha riscontrato benefici tangibili: 

  • Eliminazione totale degli anticipi personali: i dipendenti non devono più utilizzare fondi propri. 
  • Riduzione del 90% nei tempi di gestione dei rimborsi: da oltre due settimane a zero giorni, grazie alla disponibilità immediata dei fondi su carta. 
  • Fino al 70% di tempo risparmiato dalla tesoreria nella gestione delle spese di trasferta. 
  • Riduzione da cinque a un solo giorno al mese per la chiusura contabile delle spese. 
  • Reportistica automatica in grado di estrarre e validare i dati in meno di 30 minuti, rispetto alle 4–6 ore precedenti. 

In termini di flessibilità e controllo, la soluzione Soldo ha introdotto ulteriori vantaggi: 

  • Le carte Soldo sono assegnate individualmente: ogni wallet è gestito in autonomia ma controllato centralmente. 
  • Il monitoraggio in tempo reale riduce i rischi di errore o spese non conformi. 
  • I fondi possono essere adattati rapidamente alle esigenze missionarie, senza attendere approvazioni bancarie o bonifici esterni. 

“Ora possiamo rendicontare in tempo reale e ricaricare i wallet dei dipendenti prima ancora che partano per una missione. Non dobbiamo più rincorrere nessuno per una ricevuta.” 

— Roberto Buonaugurio, Tesoriere, Chiesa Avventista 

Con l’introduzione di Soldo, la Chiesa Avventista ha trasformato un sistema arcaico e dispendioso in un modello digitale e agile. Il risultato? Maggiore controllo, meno frustrazione, zero anticipi e una tesoreria finalmente libera di concentrarsi su attività strategiche. Un esempio concreto di come anche un’organizzazione non-profit possa ottenere benefici immediati da una gestione decentralizzata ma governata in modo intelligente. 

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