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Mieux gérer les demandes de dépenses ponctuelles

2 août 2022   |   13 minute de lecture

Présentation des cartes virtuelles temporaires, une solution encore plus flexible pour gérer vos dépenses

La fonctionnalité Achats devient Dépenses pré-approuvées, pour que vous puissiez créer des cartes virtuelles temporaires multi-transactions vous donnant plus de fléxibilité, de visibilité et de contrôle sur encore plus de dépenses. Voici pourquoi et comment les cartes virtuelles temporaires vont devenir indispensables à vos équipes et à votre entreprise.

Dans un contexte d’incertitude sur le plan économique, les entreprises ont besoin d’agir rapidement et avec souplesse pour faire avancer leurs projets et permettre à leurs équipes de travailler efficacement. Perdre du temps à attendre que des paiements pour des abonnements, des équipements ou des services essentiels soient approuvés n’est tout simplement pas une option.

C’est pour donner aux entreprises encore plus de contrôle sur leurs dépenses que les cartes virtuelles à usage unique deviennent les cartes virtuelles temporaires prépayées permettant de faire des achats à titre individuel, pour une équipe ou pour un projet sur une période de 7 jours consécutifs à compter de la date d’activation de la carte et dans les limites d’un budget prédéfini. Vous pouvez les configurer pour effectuer entre 1 et 10 transactions. Ces nouvelles cartes sont la clé pour gérer les dépenses de court terme avec souplesse, quand on est en déplacement, ou le paiement d’un cours en ligne ou d’une formation. Les étapes de la validation ont aussi été modifiées pour que les paiements de vos employés puissent être autorisés encore plus simplement.

Gérer les dépenses des employés peut être compliqué

Les notes de frais sont un souci pour tout le monde

Chaque employé, projet ou département occasionne des dépenses mais donner une carte à tout le monde n’est pas la solution. Le temps que vous passez à traiter les notes de frais pourait être mieux utilisé. Et les employés qui attendent qu’on leur donne le feu vert pour un achat en sont réduits à travailler sans cet équipement ou cet outil essentiel qui leur manque. Les projets stagnent et l’entreprise tourne au ralenti.

Le partage de cartes est risqué

Quand les autorisations tardent à arriver, les employés sont souvent contraints de se passer la carte de l’entreprise pour des achats urgents. Cela crée des risques évitables et peut vite échapper à tout contrôle. Les informations de la carte peuvent facilement tomber entre de mauvaises mains au sein de l’entreprise ou en dehors. Avec l’essor des paiements en ligne, la fraude sans carte physique – où les informations de la carte ont été volées en ligne mais pas la carte elle-même – est aussi une menace grandissante.

Plus les cartes sont échangées, moins vous avez de visibilité

Quand les employés se passent les cartes de l’entreprise, il devient impossible pour l’équipe financière de savoir précisément qui à dépensé quoi. Les budgets deviennent plus difficiles à calculer, les dépenses à anticiper et les achats inutiles à identifier. Les entreprises ont besoin d’accéder à des rapports détaillés où les dépenses sont classées par individu, par commerçant ou par type d’achat pour avoir une vraie visibilité sur leurs dépenses et garder le contrôle.

Une nouvelle solution pour les dépenses ponctuelles : les cartes virtuelles temporaires

Les cartes virtuelles temporaires font partie de la nouvelle fonctionnalité Dépenses pré-approuvées de Soldo qui vous permet de gérer toutes les demandes de dépense ponctuelles en temps réel.

Vous pouvez désormais créer une carte virtuelle prépayée temporaire avec son budget en quelques secondes en utilisant votre workflow existant pour les demandes d’autorisations de vos employés. Les cartes expirent 7 jours après la date d’activation et peuvent être utilisées un nombre de fois déterminé – entre 1 et 10. À vous de choisir lorsque vous créez des cartes en réponse aux demandes que vous recevez. Le numéro de carte généré par Soldo au moment de la création est détruit lorsque la carte arrive à expiration. Les données de la carte sont protégées et ne sont accessibles qu’au demandeur et à l’émetteur de la carte donc les risques de fraude sont inexistants.

Les avantages des cartes virtuelles temporaires

Plus de flexibilité

La fonctionnalité Achats devient Dépenses pré-approuvées. Dans Achats, vous pouviez créer des cartes valables pour une seule transaction. Avec Dépenses pré-approuvées, vous décidez du budget global de la carte et du nombre de transactions – de 1 à 10 – qu’un employé ou une équipe peut effectuer sur une période fixe de 7 jours. Les cartes virtuelles temporaires sont idéales dans les situations où l’on a besoin de faire quelques paiements étalés sur la semaine comme pendant un voyage d’affaires ou dans le cas de certains cours en ligne ou événements.

Plus d’efficacité

Les cartes virtuelles temporaires réduisent le temps et les efforts que les uns passent à demander des autorisations pour des dépenses et les autres à les passer en revue pour les valider, les refuser ou demander plus de détails. Les demandes de paiements uniques ou multiples de vos équipes suivent un itinéraire clair et précis décidé par vous. Il n’y a plus qu’un seul système qui remplace les notes de frais et met fin aux échanges de cartes et aux va-et-vient d’e-mails. Les demandes arrivent directement à la bonne personne au bon moment et les dépenses peuvent être rapidement validées.

Plus de pouvoir aux employés

Les cartes virtuelles temporaires font passer le pouvoir de dépenser d’une minorité d’employés au plus grand nombre sans augmenter pour autant le risque de fraude ou de dépassement de budget. Le pouvoir de dépenser et distribué aux employés, aux équipes et aux projets pour que l’entreprise puisse continuer à avancer, tandis que le contrôle sur les dépenses revient aux équipes financières. Tout se passe en temps réel via l’application de gestion des dépenses et le tableau de bord de la console.

Une entreprise mieux protégée

L’authentification forte du client (SCA) empêche toute autre personne que le demandeur d’utiliser la carte virtuelle temporaire, celle-ci étant détruite une fois la ou les transactions effectuées.

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