L’interesse per gli investimenti sostenibili è all’ordine del giorno. Secondo i dati Morningstar, nel 2022 il 65% dei flussi di investimento europei negoziati in Borsa (circa 51 miliardi di euro) è stato destinato a prodotti “ESG-compliant”, ovvero quelli che rispettano i criteri di finanza sostenibile.

Le imprese sono sottoposte a crescenti pressioni per guadagnarsi l’appellativo di ‘business etico e responsabile’ dal punto di vista ambientale e sociale, ma in che modo i criteri ESG  aiutano a valutare l’impatto che le imprese hanno sul pianeta?

Cosa significa ESG?

Mettere al centro le questioni ambientali, sociali e di governance (da cui la sigla ESG, Environmental, Social, and Governance) è diventato uno dei temi caldi degli ambienti aziendali e dei processi di investimento caratterizzati da una strategia green, in linea con l’attuale transizione energetica e l’attenzione sempre maggiore a tematiche ambientali e sociali.

I criteri ESG sono dunque un quadro di riferimento per favorire gli investimenti sostenibili e la valutazione viene effettuata sulle base delle prestazioni dell’azienda in tre aree chiave:

Impatto sull’ambiente (Environmental)

1. Emissioni di carbonio e gas a effetto serra
2. Quantità di energia utilizzata per realizzare i prodotti o fornire i servizi
3. Reperimento delle materie prime
4. Pratiche di gestione e smaltimento dei rifiuti

Impatto sulle comunità (Social)

1. Interazione con consumatori, fornitori e altre parti interessate
2. Pratiche di lavoro
3. Approccio adottato per la sicurezza dei prodotti e la protezione della qualità della vita delle comunità locali

Gestione dell’azienda (Governance)

1. Controlli regolari per garantire che il reparto dirigente si comporti in modo etico e responsabile
2. Team di leadership diversificato
3. Cultura aziendale inclusiva
4. Coinvolgimento in attività di lobbying governativo o in altre attività politiche

Investimenti sostenibili: non è una novità

Gli investimenti sostenibili potrebbero sembrare un’invenzione di ultima generazione, ma lasciare che l’etica guidi le decisioni di un investimento non è un concetto del tutto nuovo.

Se già a metà del ‘700 la Chiesa Metodista sosteneva l’esigenza di legare etica e finanza, fu nel 1928 con la costituzione del Pioneer Fund, il primo fondo di investimento socialmente responsabile, che si istituì ufficialmente una politica di investimento che escludeva le società coinvolte nella produzione di alcol, nel gioco d’azzardo e in altre attività considerate moralmente discutibili.

L’idea prese piede e il primo fondo di investimento etico (un fondo comune, chiamato Pax World Fund) fu istituito nel 1971 in segno di protesta contro la guerra in Vietnam.

L’attuale politica dietro gli ESG però va oltre, in quanto fornisce una serie di criteri che consentono agli investitori di valutare quanto sia etica e sostenibile qualsiasi azienda.

L’idea è che le aziende con punteggi ESG elevati sono in grado di portare cambiamenti positivi e di conseguenza hanno maggiori probabilità di prosperare, a differenza di quelli con punteggi bassi che invece danneggiano il pianeta e perdono dunque di valore.

I vantaggi dei criteri ESG e degli investimenti sostenibili

Il pensiero mainstream sui rating ESG è che sono di fondamentale importanza per due motivi.

Innanzitutto, in un momento in cui si è sempre più preoccupati per il cambiamento climatico e l’interesse per le attività sostenibili è in crescita, i criteri ESG offrono una serie di criteri oggettivi per giudicare le imprese.

Ci sono quelle aziende che si sforzano di migliorare il pianeta – e quelle che, nonostante si pubblicizzino come sostenibili, hanno credenziali discutibili.

In secondo luogo, i sostenitori di ESG ne riconoscono i vantaggi finanziari. Gli studi suggeriscono che gli investimenti con punteggi ESG elevati offrono rendimenti superiori a quelli di mercato. Ciò è in genere attribuito al fatto che gli investimenti sostenibili conformi ai criteri ESG hanno generalmente un rischio minore e creano valore.

L’analisi ESG consente inoltre di identificare opportunità e rischi che non emergerebbero in un’analisi finanziaria tradizionale, come i benefici della creazione di energia pulita e rinnovabile o i danni causati dallo sfruttamento del lavoro minorile.

Più significativamente, ESG è talvolta ridotto a una questione di domanda e offerta. Sempre di più gli investitori vogliono impiegare i propri fondi in imprese sostenibili, quindi, per rimanere competitivi, i prodotti di investimento devono essere attenti alle tematiche sociali e ambientali e ESG offre un modo per garantire che questo accada.

Al di là delle apparenze

Mentre, a prima vista, è difficile non essere d’accordo con l’idea alla base dei criteri ESG, i suoi detrattori ritengono che gli argomenti a suo favore siano fondamentalmente imperfetti.

Angelo Meda, responsabile della ricerca Esg di Banor Sim in collaborazione con il Politecnico di Milano, ha spiegato che “una maggiore convergenza degli analisti sui punteggi Esg riduce le asimmetrie informative e spinge gli investitori a privilegiare alcuni titoli azionari a svantaggio di quelli dove si registra un maggiore disaccordo […], un segno dell’importanza che investitori e azionisti attribuiscono oggi alle valutazioni Esg dei titoli”.

Secondo Stuart Kirk, ex responsabile globale degli investimenti sostenibili di HSBC, ci sono due problemi fondamentali con i criteri ESG nella loro forma attuale.

Da un lato, i rischi finanziari derivanti dal cambiamento climatico vengono gonfiati a dismisura, dall’altro gli esseri umani hanno una comprovata esperienza di adattamento che i modelli di rischio climatico non tengono in considerazione, spiegando come solo 100 anni fa non avremmo mai capito la deindustrializzazione, o l’ascesa dell’economia dei servizi, o che le macchine sarebbero diventate sempre più efficienti.

Gli incentivi “perversi” dei criteri ESG

La presentazione di Stuart Kirk è stata duramente criticata per aver fatto luce sulla crisi climatica e alla fine gli è costata il lavoro. Ma anche alcuni dei suoi più grandi oppositori riconoscono che, da un punto di vista puramente finanziario, sia il buon senso a parlare.

Facendo eco a Kirk, il professor Hans Taparia della Stern School of Business della New York University, ritiene che il problema più grande con i criteri ESG sia che, talvolta, aiuti l’ascesa di business discutibili dal punto di vista etico.

Invece di valutare le aziende in base a quanto siano responsabili dal punto di vista ambientale e sociale nella loro totalità, misura soltanto alcuni fattori ESG, come la quantità di emissioni di carbonio di alcune pratiche rispetto ad altre, evitando dunque che lo score ESG totale possa danneggiare la performance finanziaria.

Questo, dice, produce risultati perversi come nel caso di McDonald’s, il cui rating ESG nel 2021 citava la riduzione dei rischi per i guadagni dell’azienda a seguito di modifiche apportate in merito al materiale di imballaggio e allo smaltimento dei rifiuti, senza tenere in considerazione che in realtà la maggior parte delle emissioni di gas serra derivano dalle operazioni della catena di approvvigionamento di McDonald’s, uno dei maggiori acquirenti mondiali di carne bovina (emissioni cresciute del 16% dal 2015 al 2020).

ESG: buona idea ma approccio sbagliato?

Con la Commissione Europea sempre più impegnata nella lotta alla crisi climatica e le Nazioni Unite che osservano come l’ineguaglianza danneggi la crescita economica e la riduzione della povertà, è chiaro che il modo in cui facciamo affari deve cambiare. Per noi stessi e per le generazioni che verranno dopo di noi.

Da questo punto di vista, i criteri ESG sono forse un passo nella giusta direzione, dal momento che pongono l’attenzione sugli impatti che le cattive pratiche commerciali hanno sulla società e sul nostro pianeta e sottolinea come la capacità di un’azienda di ridurre il proprio consumo energetico è un’enorme opportunità di creazione di valore.

Marco Tofanelli, Segretario Generale di Assoreti, afferma che “L’aumento che si verificherà è dettato da due fattori: da un lato, dalla consapevolezza delle Reti – che considerano oggi la sostenibilità uno dei tre temi più rilevanti dal punto di vista strategico […]. Dall’altro, anche dalla crescente richiesta delle stesse famiglie italiane verso prodotti etici. Un connubio che porterà ad un aumento delle masse ESG nei portafogli dei clienti”.

I criteri ESG sono adatti allo scopo?

Ma se le intenzioni devono diventare azione e, a loro volta, creare un cambiamento reale e duraturo, potrebbe essere necessario ripensare il modo in cui vengono valutate le classifiche ESG delle imprese. Quel che è certo è che le aziende che hanno apportato cambiamenti significativi al proprio modo di produrre e fare affari possono offrire opportunità più interessanti, sia dal punto di vista dell’impatto sulla società che sul rendimento per gli investitori.

La trasformazione digitale è sempre più rapida e le aziende si avvantaggiano di tutte le soluzioni software che possono aiutare a semplificare i processi manuali grazie all’automazione e all’analisi intelligente dei dati.

Ma affinché un software aziendale offra il miglior sostegno di cui hai bisogno, è importante che le diverse app e soluzioni già in uso dall’azienda siano completamente integrate. Inoltre, scegliere i software più adatti ti aiuta a condividere i dati, automatizzare le attività manuali e migliorare l’utilizzo delle informazioni a servizio di nuove strategie aziendali.

Quali sono i software aziendali essenziali per la semplificazione dei processi amministrativi e quali sono i vantaggi che apportano al tuo business?

1.   Contabilità semplificata

L’importanza di avere il controllo dell’amministrazione finanziaria è un dato di fatto ed è quindi fondamentale che il tuo software di contabilità si integri perfettamente con una piattaforma di gestione spese aziendali, per fornire ai reparti amministrativi report accurati sui dati di spesa e aiutarti a prendere decisioni più oculate sulla base di dati finanziari solidi.

In questo modo, avrai la possibilità di monitorare:

• Flussi di cassa: tieni traccia del flusso di cassa in tempo reale per avere una visione completa dei fondi in entrata e in uscita. Puoi utilizzare questi dati per generare previsioni di spesa o capire meglio quali sono le categorie nelle quali si spende maggiormente;
• Obiettivi di fatturato: imposta obiettivi per i ricavi delle vendite e monitora il modo in cui l’azienda si rapporta a questi obiettivi;
• Costi salariali: comprendi in che modo i costi del personale influiscono sulla tua salute finanziaria generale. Tieni traccia dei costi, dei pagamenti delle imposte e dei benefit per tracciare più facilmente i fondi destinati alle buste paga.

Grazie ad una piattaforma che si integra con i tuoi software di contabilità non c’è bisogno di inserire dati in maniera manuale e le informazioni sono sempre a portata di mano.

2.   Monitoraggio dei dati CRM

Il software CRM (Customer Relationship Management) non è solo uno strumento essenziale per la gestione delle vendite e del marketing; è anche una miniera d’oro di dati e informazioni approfondite sui clienti.

Un’integrazione CRM ti dà accesso a preziosi dati sui clienti, il che si traduce nella possibilità di impostare un target più accurato quando si lancia una nuova campagna marketing, una migliore comprensione delle esigenze dei clienti durante lo sviluppo del prodotto e una maggiore comprensione di chi è il tuo cliente ideale quando gestisci iniziative di vendita.

Un’integrazione come questa semplifica il monitoraggio della client experience (CX) e ti aiuta a comprendere meglio le relazioni con i tuoi clienti e ottenere informazioni chiave che li coinvolgano e li fidelizzino al tuo marchio.

3.   Gestione delle spese aziendali

Gestire le spese aziendali è fondamentale per avere il massimo controllo sulle finanze del business. Una piattaforma di gestione delle spese come Soldo offre la massima visibilità sia sulle spese dei dipendenti che sulle spese aziendali. Soldo si integra facilmente ai software di contabilità già in uso dalla tua azienda e ti permette di esportare automaticamente ricevute e fatture ed estrapolare informazioni essenziali come categorie di spesa più comuni e note sui singoli acquisti.

Questo tipo di integrazione aiuta a:

• Risparmiare tempo nella raccolta e presentazione delle ricevute, in modo che la riconciliazione mensile si chiuda più velocemente alla fine del mese;
• Migliorare l’accuratezza delle informazioni sulle transazioni effettuate dai dipendenti, sincronizzando automaticamente i dati di spesa;
• Fornire un’unica visione in tempo reale di tutte le entrate e le uscite per semplificare la reportistica, l’analisi e le previsioni di spesa.

4.   Gestione dell’inventario

Per le aziende che vendono prodotti fisici, la gestione dell’inventario è essenziale per mantenere il controllo delle scorte. Un sistema di gestione dell’inventario si integra con il tuo software aziendale per garantire che tutti gli ordini dei clienti siano accuratamente tracciati in tempo reale.

Questo tipo di integrazione è particolarmente utile se si dispone di più magazzini o punti vendita: che tu sia una piccola impresa manifatturiera o un’azienda retail in espansione, la corretta gestione dell’inventario è un processo vitale. Con un sistema centralizzato e integrato è possibile visualizzare i livelli delle scorte, rifornire le merci quando necessario e garantire che gli ordini vengano rispettati: un modo più efficiente per tenere sotto controllo le scorte, le spedizioni e la logistica.

5. Archiviazione delle informazioni in un cloud storage

Con così tanti dati generati dalle aziende, avere un posto sicuro e protetto per archiviare tutte le informazioni sensibili è un must.

Il cloud storage è ormai un’opzione sempre più popolare per il backup sicuro di dati, documentazione e informazioni sui clienti, e la possibilità di avere accesso online 24 ore su 24, 7 giorni su 7, ai tuoi dati, da qualsiasi luogo, è un enorme vantaggio.

L’adozione di una soluzione di archiviazione cloud è generalmente più economica rispetto alla creazione e alla manutenzione dei propri server o a un’infrastruttura IT aziendale. E con rigidi protocolli di sicurezza e crittografia dei dati inviati tramite le tue integrazioni, le informazioni dell’azienda sono sempre al sicuro.

Anche la condivisione delle informazioni tra i diversi reparti aziendali e la collaborazione tra membri è più semplice; un vantaggio quando lavori su piani strategici volti alla crescita del business.

6. Scalabilità delle operazioni con l’automazione

L’automazione è uno dei principali vantaggi di un software aziendale.

Quando i processi manuali possono essere automatizzati, l’azienda ottiene vantaggi legati a una maggiore efficienza, produttività e precisione. L’automazione delle fasi principali del processo di vendita non aiuta solo l’azienda a diventare più efficiente, ma aggiunge anche la possibilità di scalare le operazioni di vendita, aiutandoti a crescere e diventare un business più redditizio.

Con l’integrazione di un software automatizzato, puoi:

1. Rimuovere l’inserimento manuale dei dati del cliente;
2. Migliorare la qualità delle informazioni sui tuoi clienti;
3. Generare e inviare automaticamente fatture di vendita;
4. Utilizzare l’automazione del software per il pagamento delle fatture;
5. Inviare e-mail automatiche al tuo target di vendita.

L’automazione dei sistemi aziendali riduce il lavoro manuale, dando al personale la possibilità di concentrarsi su attività di valore più elevato, come incontrare potenziali clienti, contattare nuove lead e interagire con i clienti esistenti. Questo è tempo ben speso quando il tuo obiettivo è aumentare le vendite, attirare più clienti e raggiungere obiettivi ambiziosi.

Inizia a raccogliere i frutti

Con queste sei integrazioni, il tuo business è potenziato e pronto a fare affari. Abbracciare i vantaggi delle funzioni dei software aziendali, della condivisione dei dati e dell’automazione mantiene l’azienda dinamica, agile e pronta a qualsiasi sfida il mercato ti proponga.

Promuovere una cultura del lavoro positiva è il primo passo per mantenere alto il morale dei dipendenti.

Ma in un periodo di recessione, in cui spesso l’unica soluzione sembra quella di ridimensionare il personale per far fronte alla crisi dei costi d’impresa, quali sono le strategie alternative che i datori di lavoro possono implementare per evitare di ricorrere ai licenziamenti e limitare ripercussioni sulla produttività dell’intera azienda?

Il quadro economico attuale

Secondo le stime di Confesercenti, i consumi delle famiglie sono destinati a diminuire nel 2023, registrando una spesa mensile media familiare che si fermerà a 2.442,5 euro, una cifra inferiore rispetto ai valori registrati nel 2019, ultimo anno prima della crisi pandemica.

E gli effetti dei due anni di stop imposto dai lockdown e l’aumento del costo della vita si ripercuotono anche sulle aziende: PMI e grandi imprese si ritrovano adesso anche a fare i conti con alti tassi di inflazione e caro bollette.

In un quadro economico difficile anche la spesa aziendale deve essere contenuta e i costi ridotti dove possibile, il che non esclude potenziali tagli al personale. Quel che è certo è che non ci sono opzioni di riduzione dei costi che non portino con sé danni collaterali, ma alcune scelte possono aiutare l’azienda ad affrontare gli effetti della recessione in maniera più smart, evitando ripercussioni sulla produttività aziendale nella fase di ripresa.

Come tagliare i costi (riducendo al minimo i danni al morale)

Quali sono allora alcune soluzioni che i leader aziendali possono adottare fin da subito?

Tieni le spese sotto controllo

Tieni traccia di tutte le spese: non solo i costi e le uscite, ma anche il modo in cui gestisci i fondi aziendali. Se il tuo sistema di gestione delle spese è prettamente manuale e non consente un’analisi granulare dei costi, allora investire in un nuovo sistema è il primo passo.

E “investire” non implica necessariamente spendere grosse somme di denaro o stravolgere la struttura del reparto contabilità; molti software aziendali sono disponibili in cloud e integrarli con i sistemi contabili già in uso dall’azienda è facile e veloce.

Una piattaforma di gestione delle spese come Soldo, che integra carte Mastercard® collegate ad una app mobile per dipendenti e una web console da cui è possibile tracciare in tempo reale ogni movimento delle carte, è un piccolo investimento che porta ad un risparmio di tempo e denaro nel lungo termine.

Riduci la retribuzione dei dirigenti

“Siamo tutti sulla stessa barca” è un sentimento comune durante una recessione economica, ma è spesso accolto con sospetto dai dipendenti.

Ecco perché ridurre la retribuzione dei dirigenti (ed essere aperti e trasparenti al riguardo) è uno strumento potente. Quanto ridurre il salario di un manager varia a seconda delle necessità dell’azienda, ma è un modo efficace per portare all’attenzione dei dipendenti che anche la direzione risente della crisi e sta attuando delle soluzioni volte al risparmio, soprattutto nello sfortunato caso di licenziamenti in atto.

Scegli su cosa risparmiare

Quando si tagliano i costi, diffida sempre degli articoli ad alto valore ma a basso costo. Certo, scegliere articoli da ufficio più economici potrebbe far risparmiare piccole somme di denaro, ma è davvero questo che sta appesantendo le finanze dell’azienda?

E non aver paura di chiedere consiglio quando si tratta di tagli: talvolta un dipendente può non essere coinvolto nella gestione formale del business, ma il suo contributo all’interno di un team può rivelarsi incredibilmente importante per il successo dell’azienda.

Standardizza le procedure operative

Rendi l’implementazione di strategie di efficienza operativa una procedura standard, anche durante i periodi economici più semplici, per poi accelerare questo processo durante una recessione, soprattutto nel caso in cui sia necessario effettuare dei tagli al personale.

Una perdita di posti di lavoro legata alle prestazioni è diversa da un ridimensionamento generalizzato e può essere percepito come un potente scudo a sostegno del morale dei dipendenti.

Come superare una fase di recessione

Le recessioni si presentano in fase ciclica: come già sperimentato in Italia negli ultimi quarant’anni secondo i dati del Dipartimento del Tesoro, l’attuale fase di rallentamento economico è destinata ad arrestarsi. Sarà presto possibile allentare la presa su costi e investimenti, ma per il momento è ancora necessario un approccio difensivo.

Nessun dipendente o collaboratore sarà mai entusiasta dei tagli, ma i danni al morale possono essere gestiti e ridimensionati. Rendendo i tagli ai costi generali dell’azienda più strategici, infatti, puoi ridurre le spese non essenziali e aumentare la resilienza senza danneggiare il morale dei lavoratori (e, di conseguenza, il tuo).

Nonostante la riduzione del potere d’acquisto e della ricchezza pro-capite dovuta all’incremento dei prezzi abbia un impatto negativo sui consumi (un rallentamento testimoniato anche dall’indice delle vendite al dettaglio che innesca la frenata del PIL dello -0,1% nell’ultimo quarto dello scorso anno) , è proprio sul fronte dei consumi che Confcommercio prevede una crescita per il 2023.

Secondo i dati Istat, il valore delle vendite al dettaglio è attualmente in crescita, rispetto al novembre 2022, per tutte le forme di vendita: la grande distribuzione (+7,0%) le imprese operanti su piccole superfici (+1,8%), le vendite al di fuori dei negozi (+1,2%) e il commercio elettronico (+4,7%), ma l’aumento delle bollette e del costo della vita in generale sono ovviamente fonte di grande preoccupazione per i consumatori. Ci troviamo oggi nella situazione in cui il carovita cambia inevitabilmente le abitudini di acquisto e gli italiani finiscono per spendere sempre meno in beni non essenziali.

Tutt’altro che buone notizie per i commercianti: l’impennata dei costi ha delle ripercussioni sull’intera catena di approvvigionamento, il che si ripercuote sensibilmente anche sulle vendite.

Le tendenze di spesa nel settore retail

Vendite in calo, inflazione in aumento. Questa è l’attuale fotografia del Paese.

Partendo da questo dato, il nostro team di esperti ha intervistato 250 dipendenti impiegati nel settore delle vendite per capire come gestiscono le spese dell’azienda e dei vari punti vendita e, di conseguenza, quali sono le loro priorità in tema di gestione spese.

Dal sondaggio è emerso che la frequenza di spesa si mantiene elevata in tutti i reparti delle aziende retail, compresi IT, ufficio legale e gestione dei punti vendita. Tra i dipendenti, il 49% effettua acquisti legati all’adempimento della propria attività quotidianamente o con cadenza settimanale.

Il 38% delle persone intervistate dedica almeno mezza giornata al mese all’elaborazione dei pagamenti: nonostante le spese siano frequenti, ampiamente diffuse e dispendiose in termini di tempo, la maggior parte dei gestori di negozi si affida ancora a processi manuali totalmente inefficienti per gestirle.

Se da un lato poco meno della metà degli intervistati dichiari di affidarsi alle carte di credito aziendali (che però non consentono ai manager di stabilire limiti di spesa), il 33% degli intervistati chiede ai propri dipendenti di anticipare le spese di tasca propria e presentare successivamente la richiesta di rimborso, allegare ulteriori documenti cartacei, ricevute e scontrini e, potenzialmente, accrescere la frustrazione dei dipendenti coinvolti.

Ne risulta dunque che questi metodi siano più comuni rispetto all’utilizzo di piattaforme di gestione delle spese, attualmente adottate da meno di un terzo degli intervistati: anche nelle organizzazioni con più di 1000 dipendenti, dove l’amministrazione delle spese gioca un ruolo fondamentale, solo il 34% si affida a processi automatizzati.

I processi amministrativi manuali hanno un notevole impatto sui costi aziendali; il loro limite è quello di offrire scarsa visibilità sulle spese, il che espone maggiormente al rischio di superamento del budget. Da una ricerca commissionata da Soldo è emerso che le aziende italiane perdono circa 30 miliardi di euro all’anno a causa di controlli inadeguati e obsoleti sulle spese aziendali. In aggiunta, almeno l’8% di IVA non viene rimborsata a causa di errori di elaborazione delle ricevute.

È chiaro che, sommati tra di loro, tutti questi costi finiscano per avere un forte impatto sulla spesa aziendale complessiva. Per i retailer è quindi fondamentale avere il controllo delle spese interdipartimentali e individuare quelle su cui è possibile risparmiare.

La chiave di volta per la gestione delle spese aziendali

I software aziendali e le piattaforme di gestione delle spese aiutano i retail manager a risparmiare tempo e fatica nell’esecuzione del loro lavoro, rispondendo perfettamente alle criticità del settore e alle sfide che quotidianamente presenta, in particolare in un periodo storico segnato da un’inflazione galoppante e la crescita vertiginosa dei costi di beni e risorse umane. Il controllo in tempo reale è di enorme aiuto per identificare le aree di potenziale risparmio.

Una delle sfide principali per i retail manager è la configurazione dei flussi di lavoro e delle policy di spesa. Per i reparti amministrativi non è affatto semplice tenere traccia di tutte le spese sostenute nelle diverse sedi in cui si svolge l’attività, specialmente quando il personale utilizza per lo più denaro contante.

In che modo Soldo semplifica la gestione delle spese aziendali?

Elimina il fondo cassa

Con un sistema automatizzato come Soldo non è più necessario ricorrere al tradizionale fondo cassa, perché ogni spesa può essere sostenuta attraverso comode carte di pagamento fisiche o virtuali: è possibile emettere carte per ogni punto vendita, così i reparti amministrativi possono controllare più facilmente ogni centesimo che viene speso, fornendo una soluzione per i retailer che hanno bisogno di identificare le aree di potenziale risparmio.

Una visibilità completa sulle spese è il primo passo per evitare pratiche di acquisto antieconomiche, come la duplicazione degli abbonamenti, e sfruttare al massimo eventuali sconti per ordini in blocco o spedizioni.

Imposta budget e limiti di spesa

Con Soldo non corri più il rischio di superare i limiti di spesa grazie alla possibilità di impostare regole specifiche per ogni carta e assegnare a ogni punto vendita un budget predefinito in base alle proprie esigenze di spesa. Puoi inoltre scegliere di pre-approvare ogni acquisto, in particolare quelli di importo elevato, evitando di interrogare i dipendenti con domande inutili e gestire rimborsi dell’ultimo minuto.

Visualizza i dati di spesa in tempo reale

L’elevato turnover del personale e il lavoro a turni, tipici del retail, complicano ulteriormente la gestione delle spese: quando un dipendente si dimette, i team amministrativi si trovano a dover rintracciare informazioni mancanti o ricevute smarrite. Con un sistema di gestione automatizzata delle spese, tutte le informazioni legate a ogni singola transazione vengono registrate nel momento stesso in cui un acquisto viene effettuato, evitando al personale di collazionare scontrini per un intero mese e al reparto amministrativo di ritrovarsi a versare più IVA del previsto in caso di mancata raccolta delle ricevute.

Risparmia tempo sulla riconciliazione delle spese

I team amministrativi sono costretti a svolgere un lavoro manuale di scarso valore. Con un sistema automatizzato, invece, è possibile riconciliare le spese in pochi minuti, e non giorni, semplificando enormemente la contabilità di fine mese. Questo significa che i reparti amministrativi possono concentrarsi su attività più importanti come l’analisi dei dati e il forecast, essenziali ai fini della crescita aziendale, mentre i gestori dei punti vendita sono liberi da attività amministrative dispendiose in termini di tempo, che gli permettono di focalizzarsi sull’esperienza del cliente.

L’automazione è la soluzione contro l’aumento dei prezzi e il calo delle vendite

I retailer si trovano oggi a fare i conti con la contrazione dei consumi e il rapido aumento dell’inflazione. Questa situazione è destinata a ripercuotersi sui profitti, perciò diventa fondamentale eliminare qualsiasi spesa inutile e sfruttare al meglio i fondi a disposizione.

I sistemi automatizzati di gestione delle spese sono essenziali per raggiungere questo obiettivo: non solo consentono ai reparti amministrativi di avere un quadro completo delle uscite, ma anche di identificare le aree di risparmio e tenere sotto controllo ogni centesimo che viene speso.

In un articolo del 1974, l’economista Julius Shiskin ha elencato la diminuzione del PIL per due trimestri consecutivi come l’indicatore fondamentale di una recessione, un criterio adottato ancora oggi per definire un periodo caratterizzato da un’oscillazione dei prezzi e dei valori di scambio, aumento dell’inflazione e, in generale, dal crollo dei mercati.

Non dimentichiamo però che una delle caratteristiche principali delle recessioni è la loro ciclicità. Si verificano periodicamente, anche se la fase di recessione che stiamo attualmente attraversando è stata accelerata da una serie di fattori esterni, tra cui la crisi pandemica e le tensioni geopolitiche causate dalla guerra in Ucraina.

È un quadro economico complicato ed è facile prendere decisioni influenzate dall’impulsività. Ma questo è esattamente il momento in cui un’azienda deve prepararsi a reagire.

E l’unico modo per rafforzare un’azienda durante una recessione è attraverso il potenziamento dell’efficienza operativa. E non parliamo necessariamente di “tagli”, un termine che in realtà non cattura le sfumature e le opportunità coinvolte nel risparmio sui costi. Un taglio del personale avrà probabilmente un impatto controproducente sul business; al contrario, il potenziamento dell’efficienza ha il potere di rafforzare un’azienda, non indebolirla.

Diamo quindi un’occhiata ad alcune soluzioni che la tua azienda può adottare per far fronte alla crisi.

Rinegoziare i termini con i fornitori

Mentre la rinegoziazione potrebbe implicare un’estenuante trattazione sui prezzi o sui servizi offerti, può anche essere un esercizio vantaggioso per entrambe le parti.

L’attuale pressione sui costi è in gran parte determinata dall’interruzione della supply chain, quindi, per mantenere la catena di approvvigionamento in movimento, potresti adottare piani aziendali congiunti con i fornitori, in particolare quelli più piccoli, che potrebbero aver bisogno di sostegno nel breve termine.

Successivamente è possibile implementare una strategia di crescita a lungo termine che favorisca entrambi.

Adattarsi alle abitudini dei consumatori

Guardando alle principali recessioni attraversate dall’economia italiana negli ultimi quarant’anni, è possibile notare come il PIL si sia contratto in media per 4,5 trimestri consecutivi (3 nel 1974-75; 6 nel 1992-93). Durante questo periodo, i consumatori hanno ridotto in misura marcata gli acquisti di beni durevoli, mantenendo invece pressoché invariati i consumi volti al soddisfacimento dei bisogni più immediati (beni non durevoli e servizi), con un recupero dei livelli del picco ciclico precedente le crisi nell’arco di circa 2 anni.

Un esempio? Secondo i dati del Ministero del Tesoro, il PIL nel 2020 ha segnato una contrazione del 9,0%. Tuttavia, a partire dal terzo trimestre dello stesso anno, l’economia ha mostrato una decisa ripresa, che si è protratta nel 2021, quando il PIL è cresciuto del 6,6%.

In un certo senso sai cosa aspettarti. Il breve e medio termine richiederà tuttavia un certo adeguamento alle nuove esigenze dei consumatori.

Il monitoraggio delle sensazioni e del comportamento dei consumatori è fondamentale. Una tendenza degna di nota è ciò che l’Harvard Business Review (HBR) chiama “parsimonia discrezionale”. Alcuni consumatori devono essere parsimoniosi per necessità, ma anche quelli più facoltosi hanno rivelato una crescente insoddisfazione per il consumo eccessivo, scegliendo invece di riciclare di più, comprare beni usati e trasmettendo ai loro figli valori tradizionali.

Gestione delle spese

Durante i periodi di crescita e prosperità economica, è facile perdere il controllo sulle spese.

Tuttavia, una recessione mette in forte evidenza la necessità di monitorare più da vicino le modalità in cui vengono impiegate le risorse a disposizione e le abitudini dei dipendenti potrebbero richiedere un po’ di tempo per adattarsi alle nuove policy di spesa.

Per i CFO e i reparti amministrativi aziendali, si tratta di un atto di equilibrio. È tempo di riaffermare una salda presa sulle spese, ma senza distruggere il morale dei lavoratori che, naturalmente, non vogliono sentirsi costantemente monitorati o osservati.

Fortunatamente, le soluzioni per viaggi e spese dipendenti hanno fatto passi da gigante negli ultimi anni ed esiste ora una valida alternativa all’anticipo delle spese di tasca propria, una pratica che evita al dipendente di effettuare pagamenti utilizzando il proprio denaro e allo stesso tempo fornisce un maggiore controllo delle finanze aziendali.

Questo controllo è più importante che mai. Come sottolinea Daniel Mensah, responsabile dell’audit di Clear Channel, “poiché i dipendenti sono sottoposti a maggiori pressioni economiche, il potenziale di frode è più elevato”: una triste realtà, ma è una realtà a tutti gli effetti.

La soluzione? Un sistema di gestione delle spese come Soldo, che utilizza carte prepagate fisiche o virtuali collegate a un’app mobile che registra ciascuna transazione effettuata e ne invia tutti i dettagli in tempo reale al reparto amministrativo, per un controllo granulare e immediato. Inoltre, gli acquisti possono essere pre-approvati dal responsabile dell’autorizzazione in pochi secondi, evitando così ulteriori scambi di e-mail e rendendo il processo di richiesta e approvazione molto più rapido.

Superare una recessione è possibile

Come ci insegnano i casi di recessione in Italia e all’estero, sebbene questa recessione abbia cause e caratteristiche uniche, è possibile affrontarla per quello che è: una crisi destinata ad essere superata.

In quanto azienda, devi andare oltre la mentalità del “tenere duro”. Ci sono cose che puoi fare ora – strategicamente e tecnologicamente – non per sopravvivere, ma per prepararti a prosperare durante la ripresa.

Il reparto amministrativo è oggi più importante che mai. Non solo è necessario alla crescita del business, ma anche ai dipendenti che si affidano all’azienda per il proprio sostentamento. La trasformazione e la fluttuazione non devono avere soltanto effetti distruttivi: sono anche, e soprattutto, un’opportunità per ricominciare.

La pandemia ha reinventato il nostro modo di lavorare, introducendo dapprima lo smart working, e poi la sua naturale evoluzione, ossia il lavoro ibrido.

Questa nuova modalità di lavoro, che ha indubbiamente molti vantaggi, sia per i dipendenti che per le aziende, non solo favorisce un maggiore equilibrio fra vita privata e lavoro, ma garantisce anche il coinvolgimento di chi era precedentemente limitato a causa di impegni familiari o problemi di mobilità.

Per adattarsi a questo nuovo modo di lavorare, CFO e responsabili finanziari devono adottare una serie di misure che rispondano adeguatamente alle nuove sfide del lavoro ibrido: piattaforme cloud, sicurezza della rete informatica, definizione di una chiara cultura aziendale e di policy di spesa, trasparenza e partecipazione. Ma cosa si può fare in concreto per favorire la collaborazione a distanza?

1.     Adotta un software basato completamente su cloud

La tecnologia cloud consente ai dipendenti di lavorare da qualsiasi luogo, senza essere vincolati a un software basato sul server: nell’ambiente virtuale è possibile reperire le stesse informazioni disponibili in ufficio; i dipendenti possono accedere ai dati e ai documenti di cui hanno bisogno in totale sicurezza e senza la necessità di spostarsi dal luogo in cui si trovano.

Siamo certi che la maggior parte dei CTO abbia già optato per questa soluzione. Tuttavia, l’integrazioni di software aziendali dovrebbe sempre essere presa in considerazione per potenziare il lavoro a distanza e gestire i flussi di lavoro in modo efficace, e non soltanto quando si tratta di gestire la contabilità.

Le soluzioni cloud supportano le aziende in una serie di aree funzionali, tra cui la compilazione dei libri contabili, la contabilità di fornitori e clienti, il consolidamento del bilancio di gruppo e la gestione dell’inventario (per le aziende che vendono beni fisici).

L’utilizzo di un software in cloud per gestire i processi contabili semplifica enormemente la vita ai reparti amministrativi che lavorano da remoto. L’inserimento manuale dei dati richiede generalmente tempo e grandi sforzi, mentre la sincronizzazione istantanea gioca a loro favore in quanto consente di beneficiare di processi più semplici ed efficienti.

E tutto questo a vantaggio della produttività aziendale. I reparti amministrativi, infatti, non dovranno più occuparsi soltanto della contabilità o dell’inserimento dei dati, ma potranno offrire un vero supporto alla crescita aziendale.

2.     Investi nella sicurezza informatica

Specialmente quando si lavora da remoto, è opportuno prestare particolare attenzione alla sicurezza informatica della propria azienda. Le comunicazioni avvengono per lo più online e questo fa sì che i dati e le informazioni aziendali possano essere sottratte più facilmente. Senza contare che i dipendenti, nella necessità di effettuare pagamenti, potrebbero ritrovarsi a condividere dispositivi e password, compromettendo ancora di più la sicurezza delle risorse e dei dati aziendali.

Generalmente, per tutelare la privacy ed evitare il furto di informazioni, l’azienda richiede ai propri collaboratori di digitare un passcode ricevuto via SMS o scansionare un codice QR tramite un’apposita app di autenticazione, per esempio Google Authenticator o Microsoft Authenticator.

Ma è altrettanto importante fornire ai dipendenti gli strumenti e le tecnologie di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro da remoto. Coloro che hanno la necessità di effettuare delle spese, per esempio, dovrebbero ricevere delle apposite carte virtuali, per eliminare qualsiasi rischio legato alla condivisione delle carte aziendali e consentire di effettuare acquisti in totale sicurezza.

3.     Crea dei flussi di lavoro personalizzati

Gestire una forza lavoro ibrida potrebbe sembrare complicato; in realtà, con le giuste metodologie, è possibile lavorare in maniera produttiva ed efficiente. Prima di tutto è fondamentale standardizzare i processi aziendali ricorrenti.

Tra le responsabilità quotidiane dei reparti amministrativi compaiono la tenuta della contabilità e le attività di forecasting.

Dall’altra parte i direttori finanziari o le figure manageriali all’interno del team devono occuparsi di definire dei flussi di lavoro e dei processi operativi pensati appositamente per rispondere alle esigenze dei team ibridi. Per esempio, potrebbe essere utile creare una lista di controllo con tutte le attività da svolgere: i CFO possono così avere completa visibilità sull’operato svolto dai propri collaboratori e sul rispetto delle scadenze.

4.     Monitora le spese aziendali in tempo reale

Ti stai chiedendo quale sia lo strumento più adatto per controllare in tempo reale le spese sostenute da tutti i dipendenti che lavorano in modalità ibrida? In passato sarebbero state le carte di credito aziendali, ma oggi non è più così. L’unico modo è attraverso una piattaforma all’avanguardia di gestione delle spese.

Strumenti innovativi come Soldo consentono ai dipendenti di acquistare i prodotti o i servizi di cui hanno bisogno, con transazioni aggiornate in tempo reale sulla piattaforma e sincronizzate in automatico con i principali software di contabilità in cloud.

I dipendenti devono semplicemente caricare la ricevuta e classificare la transazione secondo categorie predefinite che trovano corrispondenza nei principali software di contabilità basati sul cloud. Questo risolve definitivamente i problemi legati alla gestione delle note spese e alla riconciliazione alla fine del mese. Un vero cambio di rotta, specialmente ora che i dipendenti non si trovano fisicamente in ufficio.

Inoltre, è possibile impostare regole di spesa per limitare i pagamenti e controllare l’utilizzo delle carte in base alle transazioni. In aggiunta, i membri del reparto amministrativo possono intervenire e bloccare le carte dei dipendenti che effettuano transazioni non in linea con la policy aziendale.

5.     Organizza riunioni settimanali con il tuo team

Specialmente quando non si lavora fisicamente in ufficio, è fondamentale stabilire delle regole di interazione per una comunicazione chiara e trasparente.

I CFO dovrebbero organizzare delle riunioni settimanali con il proprio team per migliorare la collaborazione e condividere conoscenze, informazioni o problemi.

Una cultura organizzativa aperta favorisce l’inclusione e fornisce pari opportunità ai dipendenti in ottica di sviluppo della propria carriera. Ogni azienda può inoltre fare affidamento su una forza lavoro diversificata, resa possibile proprio dal lavoro ibrido.

Sfrutta al meglio questa opportunità

Il passaggio a un modello organizzativo ibrido è un’opportunità unica per i responsabili finanziari. Non solo hanno finalmente la possibilità di automatizzare e perfezionare i processi lavorativi, ma anche di rispondere meglio alle esigenze personali dei propri collaboratori.

Individuare le best practice per la gestione dei team amministrativi ibridi è un ottimo modo per semplificare la funzione finanziaria, ma anche per attrarre e trattenere in azienda i migliori talenti.

È una pratica ormai comune nei grandi progetti di costruzione: i dipendenti effettuano acquisti essenziali per conto dell’azienda, anticipando denaro di tasca propria e compilando successivamente una nota spese per ricevere un rimborso.

Gestire le spese di un’azienda di costruzioni non è affatto semplice. Tuttavia, in un recente sondaggio commissionato da Soldo, emergono due questioni fondamentali dai dati relativi alle spese dei dipendenti:

1. Tempo sprecato nella riconciliazione delle spese

Il problema numero uno è lo spreco di tempo: quello dedicato alla raccolta delle ricevute da parte del lavoratore che effettua gli acquisti e quello impiegato per la riconciliazione delle spese a fine mese da parte del reparto amministrativo. I dati rivelano un quadro frustrante legato alle ore (e in alcuni casi ai giorni) persi a causa della verifica e dell’elaborazione manuale dei report di spesa.

In un grande progetto edile, il tempo è denaro e questi risultati rappresentano un vero e proprio scoglio per le grandi imprese che potrebbero utilizzare quel tempo per attività volte alla crescita dell’azienda.

2. Spese anticipate da parte dei dipendenti

L’altra questione chiave è legata all’anticipo di denaro da parte del dipendente. Considerando l’attuale clima di recessione e l’aumento del costo della vita, alcuni lavoratori non possono permettersi di anticipare le spese per conto dell’azienda e attendere i rimborsi a fine mese.

Inoltre, anche per l’azienda l’utilizzo di carte di credito personali o contante da parte del dipendente implica una mancanza di supervisione e tracciabilità delle spese che potrebbe portare a costi non preventivati nel budget iniziale. E questi importi possono essere elevati, soprattutto in progetti complessi o durante la gestione di più cantieri contemporaneamente.

Adottare una soluzione che avvantaggi entrambe le parti è il modo migliore per eliminare l’onere delle spese dai tuoi dipendenti e tutelare le tue finanze in quanto azienda: ma in che modo?

Come Soldo aiuta le imprese edili

Immagina la scena: un dipendente o collaboratore della ditta si sta dirigendo verso uno dei cantieri, utilizzando uno mezzo di trasporto aziendale e facendo rifornimento lungo la strada. Poche ore dopo acquista alcuni materiali e attrezzi per effettuare il proprio lavoro in cantiere. In una sola mattinata, questo lavoratore accumula una miriade di spese, grandi e piccole. Nel corso del mese, il suo profilo di spesa è abbastanza complesso ed è dunque fondamentale che queste spese non ricadano sul dipendente.

Abbiamo constatato con Soldo la capacità di generare, in qualsiasi momento, estratti conto di qualità perfino superiore alle normali carte di credito e abbiamo un controllo migliore e istantaneo dei costi e delle spese.  Sono tutti molto soddisfatti dell’utilizzo delle carte di pagamento Soldo e il passaggio dalle carte di credito per noi è stato anche un processo di trasformazione culturale. Giovanni Grassi, Corporate Finance and Insurance Manager Gruppo Trevi

Carte di pagamento per le spese dipendenti

Con Soldo puoi assegnare ai tuoi dipendenti carte aziendali o utente, fisiche o virtuali, da utilizzare per effettuare tutti gli acquisti relativi allo svolgimento del proprio lavoro. Le carte sono ricaricabili e personalizzabili con budget, limiti e regole di spesa in linea con la policy di gestione di cassa, per assicurarti che il tuo team abbia sempre abbastanza denaro a disposizione per portare a termine il lavoro, rispettando però un budget predefinito.

Niente più ricevute cartacee

Al dipendente basterà scaricare l’app Soldo sul suo telefono. Grazie alla digitalizzazione dei processi amministrativi, conservare una pila di scontrini e ricevute cartacee non è più necessario: basta scattare una foto, caricarla sulla app e aggiungere informazioni sull’acquisto effettuato e note sul progetto a cui si riferisce. In pochi secondi i dati relativi alla transazione vengono trasmessi al reparto contabilità, che può visualizzare fin da subito dove e per quale spesa sono stati impiegati i fondi aziendali a disposizione di ciascuna carta.

Riconciliazione di fine mese più semplice

La riconciliazione di fine mese diventa dunque molto più semplice, veloce ed efficiente, e nessuno deve preoccuparsi di collezionare e verificare ricevute fiscali.

Soldo si integra perfettamente con il tuo software di contabilità già in uso, aiutandoti a ridurre gli errori legati all’inserimento manuale dei dati e ottenere più visibilità su tutte le spese della tua azienda.

Inoltre, puoi ottenere report in tempo reale con il dettaglio delle tue transazioni per ogni singola carta ed esportare i report in più formati (PDF, XLS, CSV, QIF, OFX) o importare i dati delle transazioni direttamente in altri software aziendali e piattaforme di contabilità.

Metti in atto queste soluzioni per gestire le spese della tua azienda

Un grande progetto di costruzione è composto da un numero altissimo di spese: un quadro complesso, sia per te, che le gestisci, che per i tuoi dipendenti, che le effettuano.

Soldo è una soluzione vantaggiosa per tutti: le carte prepagate risolvono i problemi legati alla gestione delle spese per i lavoratori in loco e per il reparto amministravo. Registrati subito per risparmiare tempo sulla riconciliazione e semplificare la gestione delle spese per tutto il tuo personale.

L’implementazione di software aziendali costituisce oggi una parte vitale nella gestione delle funzioni operative di numerose organizzazioni in crescita o già consolidate. Un software avanzato può aiutarti a semplificare il lavoro, automatizzare i processi, ridurre i costi e fornire informazioni più dettagliate sui tuoi dati.

Tutti vantaggi che hanno il potere di fornire alle aziende una spinta competitiva più forte sul mercato, semplificando i processi e favorendo il successo e la crescita del business.

Maggiore efficienza e produttività

L’automazione dei processi aziendali è la chiave per gestire un’impresa in modo più efficiente. Se ci sono attività e processi che possono essere automatizzati, un’azienda ha il potenziale per trasformare e migliorare le proprie prestazioni operative.

I sistemi automatizzati funzionano in modo più rapido e preciso rispetto a quelli manuali. L’automazione è dunque la soluzione adatta per portare a termine attività complesse con il minimo sforzo, riducendo tempi e costi. Ad esempio, la tua azienda potrebbe adottare un sistema di pagamento digitale per riconciliare automaticamente i pagamenti con la tua piattaforma di contabilità, oppure utilizzare un assistente vocale AI che, grazie a sofisticati sistemi di machine learning e Natural Language Processing (NLP), ti permette di automatizzare la tua linea di assistenza clienti di livello 1 e rispondere alle domande preliminari.

Utilizzando un software aziendale in ogni area dell’organizzazione è possibile aumentarne l’efficienza complessiva e fare in modo che i dipendenti si concentrino su attività più strategiche. Con l’eliminazione delle attività manuali dispendiose in termini di tempo, il tuo team può concentrarsi su attività di valore più elevato che spesso richiedono competenze specializzate e più approfondite o maggiore creatività umana.

Migliore accesso ai dati e agli strumenti di collaborazione

Le organizzazioni più grandi e complesse generano quantità incalcolabili di dati. Ma come utilizzarli in funzione del tuo processo decisionale?

Attualmente, sono disponibili nuove soluzioni che semplificano notevolmente l’analisi di questi dati.

Prendiamo il tuo software finanziario come punto di partenza. La tua piattaforma finanziaria registra ogni spesa, ogni vendita e ogni transazione che viene effettuata. Una piattaforma di contabilità cloud può aiutarti a setacciare i dati finanziari legati a ciascuna attività di spesa e darti un migliore accesso alle informazioni relative. Con questo sistema è possibile monitorare:

• L’attuale flusso di cassa della società e la liquidità disponibile in futuro
• La posizione di profitti e perdite e in che modo l’azienda sta generando ricavi
• Quali prodotti offrono i migliori margini di ricavo
• Quali filiali o uffici spendono di più per spese occasionali

Avere accesso a questi dati e alle informazioni di gestione nel cloud rende anche più facile la collaborazione tra i membri dei diversi reparti aziendali. Che il lavoro sia volto in smart working o in ufficio, l’intero team e tutti i principali consulenti aziendali hanno accesso online, 24 ore su 24, 7 giorni su 7, ai dati di cui hanno bisogno.

I software aziendali che si integrano con la tua piattaforma finanziaria

Le soluzioni ERP (Enterprise Resource Planning) consentono di gestire ogni aspetti legato ai dati e alle risorse. Allo stesso modo in cui la contabilità cloud fornisce dati approfonditi sulle tue finanze, questo tipo di software aziendale offre una panoramica completa su ogni elemento delle tue operazioni.

La tua soluzione può offrirti informazioni di gestione, suddivisioni finanziarie, gestione della supply chain, gestione delle relazioni con i clienti e altro ancora. Le soluzioni ERP possono anche tracciare e inviare automaticamente informazioni sui più importanti indicatori chiave di prestazione (KPI) per ogni area operativa. Queste metriche possono essere utilizzate per tenere traccia dei progressi e identificare le aree di miglioramento.

Con tutte queste informazioni a portata di mano, le aziende hanno accesso in tempo reale ai modelli, alle tendenze e ai report dettagliati sui loro dati. Ciò fornisce alle parti interessate le informazioni specifiche di cui hanno bisogno per prendere decisioni ben informate, rapide e basate su dati chiari e oggettivi.

Risparmio sui costi e migliore controllo sulle spese

Gestire un’impresa è costoso. Una grossa parte dei fondi viene impiegata per il personale, le utenze, gli abbonamenti, l’infrastruttura IT e gli investimenti in beni e attrezzature. Ma un software aziendale può aiutare a gestire questi costi e identificare le opportunità di risparmio.

L’adozione di soluzioni automatizzate aiuta a ridurre i costi associati alle attività di immissione dei dati e a altri processi operativi manuali. Il software aziendale ospitato nel cloud elimina anche la necessità di costosi investimenti hardware, dal momento che i dati e la documentazione sono conservati in modo sicuro nel cloud e non c’è bisogno di investire in server, sistemi di storage o infrastruttura IT.

Un software di gestione delle spese aziendali come Soldo, composto da carte aziendali e carte utente collegate ad una app mobile per dipendenti, rende la gestione delle spese molto più semplice ed efficiente. I dipendenti possono utilizzare carte fisiche o virtuali per coprire le spese legate all’acquisto di attrezzature, forniture o servizi essenziali allo svolgimento del proprio lavoro, utilizzando esclusivamente i fondi aziendali.

Ogni carta può essere personalizzata con limiti di spesa per categorie merceologiche o area geografica e ogni transazione è visibile in tempo reale nel momento stesso in cui viene effettuata: in questo modo l’azienda ha sempre il controllo completo delle spese.

In che modo il software aziendale ti offre un vantaggio competitivo

Il software, le app e le integrazioni aziendali si stanno evolvendo più velocemente che mai. E prima si comprendono i vantaggi e le opportunità che offrono, maggiore sarà il ritorno sull’investimento. Se le organizzazioni vogliono un chiaro vantaggio competitivo, questo è il modo per ottenerlo.

Ricercare e testare i software più efficaci per ogni area del business è cruciale. Con l’adozione di una piattaforma software aziendale, hai la possibilità di implementare nuovi software aggiuntivi, app di terze parti e soluzioni legacy, volte a semplificare la gestione dei processi aziendali.

L’aggiunta di uno stack personalizzato è uno dei modi più efficaci per semplificare le operazioni e ridurre i costi, oltre che essere un modo proattivo per aumentare l’efficienza, migliorare l’accesso ai dati e rendere più facile la collaborazione tra reparti e team.

Investendo in una piattaforma software aziendale affidabile, i team di gestione possono assicurarsi che l’azienda rimanga competitiva e produttiva sul mercato, risparmiando tempo e denaro.

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Il clima di innovazione ed evoluzione digitale degli ultimi anni ha rivoluzionato il modus operandi di piccole e grandi aziende e ha portato alla massima integrazione delle nuove tecnologie all’interno dei processi e del workflow di intere funzioni aziendali.

Per molte aziende diventa dunque cruciale semplificare i processi amministrativi per supportare con successo il proprio modello di business e organizzare al meglio le strutture finanziarie, attraverso l’adozione di soluzioni automatizzate mirate a risparmiare tempo e prendere decisioni strategiche all’interno di uno scenario economico mai così imprevedibile come quello di oggi.

Parlare di automazione finanziaria e dell’importanza che ricopre significa anche valutare l’enorme quantità di opzioni tra cui poter scegliere in fase decisionale. Ma in che modo investire nei giusti sistemi di automazione può aiutare la tua azienda a raggiungere gli obiettivi di crescita prefissati e sostenere al meglio le future esigenze commerciali?

Individua le aree chiave

Il segreto per il successo nell’adozione di soluzioni automatizzate sta nell’avere una strategia chiara e la comprensione dei vantaggi che queste soluzioni possono apportare. Per fare ciò, le aziende devono valutare i propri processi attuali e identificare le aree che potrebbero trarre beneficio dall’automazione.

1.  Pianificazione degli investimenti

Budget e forecast aziendale sono fondamentali strumenti di programmazione strategica degli investimenti perché consentono di operare con fondi già a disposizione, gestire eventuali imprevisti e finanziare la crescita aziendale. Il loro limite però è quello di basarsi principalmente su dati legati ad operazioni finanziarie effettuate negli anni precedenti, senza tenere conto dello scenario economico attuale o delle nuove esigenze di spesa dell’azienda.

Rivedere regolarmente i budget e le previsioni è fondamentale, ma per farlo è necessario avere a disposizione dati aggiornati e accurati. Ed è qui che l’automazione finanziaria entra in gioco: avere accesso a dati finanziari disponibili in tempo reale significa poter stanziare le risorse a disposizione in base alle effettive esigenze, invece che fare affidamento su semplici previsioni. Con una piattaforma automatizzata di gestione spese come quella Soldo puoi creare in tempo reale report chiari e personalizzabili su tutti i tuoi pagamenti e esportare i dati in Excel o altri formati.

Questo ti permette ti individuare immediatamente eventuali eccedenze o carenze, visualizzare le attività di ogni singolo utente e stanziare le risorse in modo più accurato. Ad esempio, se il budget dedicato allo sviluppo del prodotto è stato in gran parte già speso, mentre quello stanziato per il reparto marketing supera le effettive necessità di spesa, allora sarà possibile riallocare i fondi ed investire risorse dove ce n’è effettivamente bisogno.

2.  Contabilità

Investire nell’adozione di un software di contabilità è un ottimo modo per avere un maggiore controllo sulle informazioni finanziarie e semplificare i flussi di lavoro amministrativi della tua azienda.

I processi manuali di verifica di ciascuna transazione sono lenti e soggetti ad errore umano e potrebbero causare ritardi nei rimborsi spesa o nel riconoscimento di un bonus o indennità fiscale.

Verificare, categorizzare e archiviare le spese, nonché monitorare la gestione dei dati finanziari, sono solo alcuni dei processi in cui un reparto amministrativo aziendale può avvalersi di soluzioni automatizzate per risparmiare tempo e ottenere maggiore visibilità in tempo reale.

Grazie all’integrazione di Soldo con le piattaforme contabili e sistemi ERP che usi quotidianamente, tali processi sono affidati a sistemi digitalizzati che applicano regole di verifica e categorizzazione automatica che aiutano a tenere sotto controllo la gestione delle spese aziendali. In questo modo puoi:

• semplificare la riconciliazione ed eliminare l’esportazione manuale dei dati con l’integrazione QuickBooks;
• inviare i dati sulle transazioni con NetSuite;
• scaricare i dati in formato CSV e sincronizzare le transazioni e i dati di spesa con la tua piattaforma di contabilità.

3.  Gestione delle spese dipendenti

La gestione delle spese dei dipendenti è in genere un onere significativo. I reparti amministrativi ricevono spesso note spese incomplete, con transazioni classificate in modo errato o giustificativi mancanti che rendono la validazione delle spese molto più lunga e complessa.

Adottare una piattaforma di gestione automatizzata della spese composta da carte di pagamento collegate a una app mobile semplifica l’intero processo legato alla raccolta e categorizzazione delle ricevute e scontrini fiscali.

Con Soldo puoi assegnare carte nominative ai singoli utenti o creare carte aziendali per dipartimenti o progetti, eliminando la necessità di condividere le carte fra più persone. Una volta effettuata una transazione, il dipendente dovrà semplicemente fotografare le ricevute e aggiungere IVA e gli altri dati di spesa all’interno della app. In questo modo i reparti amministrativi riceveranno in tempo reale tutte le informazioni per riconciliare facilmente le spese e ridurre il tempo dedicato alla contabilità.

Automatizza i processi della tua azienda

L’applicazione di una cultura di miglioramento continuo attraverso l’automazione può portare a enormi guadagni in termini di produttività, semplificando le operazioni amministrative, facilitando la collaborazione tra i team e fornendo un accesso sicuro alle informazioni da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi momento.

L’automazione finanziaria nella gestione delle spese aziendali è l’onda del futuro. Grazie alla sua capacità di ridurre significativamente i processi manuali, migliorare l’accuratezza e snellire le operazioni finanziarie, sta rapidamente diventando una parte essenziale del successo di qualsiasi azienda.

Solo sfruttando le innumerevoli soluzioni automatizzate a disposizione, le aziende possono trasformare i propri processi di gestione delle spese rimanendo competitive all’interno di un panorama digitale in continua evoluzione.

Con la vita tornata a un certo grado di normalità nell’attuale fase di resilienza post-pandemica, i CFO di tutto il mondo sono finalmente pronti a guardare al futuro con ottimismo. Ma negli affari, come nella vita, l’unica certezza è l’incertezza.

L’impatto inflazionistico della pandemia e della guerra in Ucraina ha conquistato i titoli di tutti i giornali: l’inflazione in Italia è balzata all’11,6% a dicembre 2022, il dato più alto dal 1985. Ma c’è da fare i conti anche con l’interruzione della catena di approvvigionamento, la contrazione del mercato del lavoro e la crisi energetica che ha un notevole impatto sul potere di acquisto. E nonostante si preveda che entro il 2024 la crescita economica riacquisterà progressivamente slancio, con una media dell’1,6% nell’UE e dell’1,5% nella zona euro, il risultato è l’attuale aumento del costo della vita.

Fortunatamente, ci sono dei rimedi da adottare per mitigare la crisi: difficile, ma non impossibile.

Aziende e costo della vita: come controllare l’incontrollabile

Il crescente costo della vita non impatta soltanto i consumatori: start-up e PMI, così come le grandi imprese, sono ancora alle prese con le conseguenze dei quasi due anni di stop imposto dalla pandemia e si ritrovano adesso anche a fare i conti con picchi d’inflazione sempre più alti e caro bollette per energia e carburante. Quali sono allora le soluzioni da adottare per affrontare la crisi e in che modo i reparti finanziari possono gestire l’incertezza di questo momento storico?

Implementare una buona strategia volta ad un controllo più granulare delle spese aziendali, previsioni di budget più accurate e la fidelizzazione dei propri dipendenti potrebbe non solo aiutare le aziende a destreggiarsi in un momento difficile, ma persino portare ad una crescita nel lungo termine.

CFO e reparti finanziari: oggi più importanti che mai

Man mano che la pressione sui prezzi cresce e i problemi della catena di approvvigionamento aumentano, i CEO necessitano sempre più di reparti finanziari con CFO capaci e coraggiosi.

Misure come il rebudgeting richiedono una totale comprensione delle infinite sfumature dello scenario commerciale attuale. Essendo lo scenario complesso e in costante mutamento, la soluzione più immediata si conferma l’azione interna: proprio internamente all’azienda è possibile individuare degli aspetti controllabili su cui cominciare immediatamente a lavorare.

La spesa aziendale, ad esempio, costituisce un terreno su cui è semplice lavorare in ottica di risparmio.

Il problema è che in tempi di recessione le uscite, soprattutto se modeste, numerose e continue, vanno a sommarsi fino a costituire una grande massa critica. L’introduzione della giusta tecnologia di automazione può semplificare la gestione delle spese e far risparmiare denaro e ore di lavoro.

Ma quali sono alcune delle mosse fortemente strategiche che i CFO e i team finanziari possono intraprendere per mitigare l’impatto del costo della vita sulla propria azienda?

1. Lavorare a stretto contatto con i fornitori:

Sandeep Dasgupta, Head of Finance di M&S Food, uno dei principali rivenditori del Regno Unito, ha osservato che la pressione sui costi è in gran parte causata da problemi legati alla catena di approvvigionamento. Una misura che M&S ha messo in atto sono i piani aziendali congiunti con i fornitori (in particolare i più piccoli). “Potrebbero aver bisogno di sostegno nel breve termine, ma poi si lavora insieme per guidare un rialzo e una strategia di crescita a lungo termine per entrambe le parti”.

2. Osservare le abitudini dei consumatori e adattarsi:

Durante i momenti di turbolenza economica, fare previsioni si rivela un compito più complicato del solito. Tuttavia, alcuni segnali ci sono, se si presta attenzione. Nel caso di una catena di supermercati, ad esempio, Dasgupta ha notato che l’aumento delle vendite di piatti pronti suggerisce che la gente tende a frequentare meno spesso i ristoranti ed è dunque alla ricerca di soluzioni alternative.

3. Anticipare le spese non è più sostenibile:

Una pratica ancora in uso da parte di molte aziende è quella di richiedere ai propri dipendenti di anticipare le spese utilizzando la propria carta di credito personale per poi richiedere un rimborso a fine mese.

Con il costo della vita sempre più alto e la difficoltà nel tracciare ogni singola spesa effettuata per conto dell’azienda, questa pratica è diventata ormai insostenibile: i lavoratori non possono essere costretti ad anticipare denaro, compilare note spese e attendere un rimborso, o magari ritrovarsi a superare il plafond della propria carta di credito per pagare spese aziendali e attendere il ripristino della disponibilità di credito per le quelle personali.

Una piattaforma automatizzata di gestione spese come Soldo aiuta a eliminare il problema degli anticipi di denaro e fornisce un’alternativa ideale ai vecchi fondi cassa in contanti grazie a un sistema integrato composto da:

• Carte di pagamento, che consentono a dipendenti e team di effettuare pagamenti con i fondi aziendali, in negozio e online, per spese di trasferta, pubblicità online o acquisti IT, garantendoti il massimo controllo.
• Dashboard intuitiva, che ti permette di accedere e visualizzare i dati delle transazioni, impostare i budget e gestire la spesa a livello aziendale da qualsiasi dispositivo.
• App mobile, che permette ai membri del team di ricevere una notifica non appena effettuano un acquisto, in modo che possano caricare la ricevuta. La app permette inoltre di controllare il saldo sulla loro carta, disabilitare la carta in caso di smarrimento e ordina una carta sostitutiva con un clic.

4. Rafforzare il controllo sulle spese:

Il controllo è sempre un fattore critico, ma in tempi di recessione assume un’importanza cruciale. E purtroppo è la congiuntura economica stessa a far aumentare i rischi, soprattutto quando una pressione economica maggiore accresce il potenziale di frode.

Implementare soluzioni automatizzate che consentono di monitorare in tempo reale tutte le spese aziendali può aiutare le aziende ad eliminare il rischio di frode, oltre che a garantire una visibilità completa sulle uscite. Con Soldo, puoi:

• definire regole, limiti e avvisi di pagamento per delegare l’esecuzione delle sole spese che possono essere effettuate;
• organizzare i fondi aziendali in contenitori di denaro (chiamati wallet) ai quali possono attingere le carte secondo regole personalizzate in base alle esigenze di spesa di singoli individui, team o progetti;
• gestire le spese occasionali con carte virtuali temporanee, specificando l’importo massimo di spesa e il numero di transazioni per ogni carta (da 1 a 10).

Adottare una piattaforma automatizzata per la gestione delle spese aziendali è il primo passo verso un maggiore controllo del modo in cui i fondi aziendali vengono impiegati, una pratica che oggi più che mai può aiutare le aziende a destreggiarsi al meglio in un periodo di incertezza economica e concentrare le proprie risorse su attività a valore aggiunto.