Hai mai fatto un’analisi completa delle tue spese aziendali?

Se la risposta è no, non preoccuparti: non è mai troppo tardi per costruire una nuova sana abitudine da inserire nella tua strategia di spesa aziendale. E, poiché la crisi del costo della vita continua a mettere sotto pressione le tasche di migliaia di aziende, una buona strategia di analisi delle spese è ormai fondamentale.

Fare un check regolare dei fondi in uscita è essenziale per assicurarsi che le regole stabilite nelle policy di spesa vengano effettivamente messe in pratica. Alcune persone trovano l’analisi delle spese più facile di altre: i loro occhi sembrano riconoscere formule nei fogli di calcolo e significato in pile di ricevute accartocciate. Ma la maggior parte lo trova un compito disorientante e stressante, motivo per cui il processo di analisi delle spese generali è così spesso trascurato.

La buona notizia è che ci sono tre semplici passaggi da seguire per analizzare le spese e raccogliere interessanti insight, utili a costruire una strategia basata su dati aggiornati:

• Fase 1: visualizzare le spese
• Fase 2: riordinare i dati
• Fase 3: studiare i risultati

Fase 1: visualizzare le spese

Il primo passo dell’analisi delle spese riguarda la visibilità: se non hai visibilità sui dati, non puoi analizzarli. In questa fase ti consigliamo di concentrarti sulla scoperta di tutto ciò che riguarda il modo in cui la tua azienda è abituata a spendere.

Raccolta dei dati

Per analizzare le spese della tua azienda devi sapere dove trovare i dati. A seconda di come è strutturata la tua attività, potrebbe essere necessario reperire informazioni da alcuni team a cui è stata assegnata una carta aziendale, quindi assicurati di avere i contatti di riferimento.

Per le piccole imprese, raccogliere i dati potrebbe significare semplicemente aprire una scatola di ricevute nel cassetto della scrivania o fare una ricerca di fatture nella posta in arrivo. Per le grandi imprese il processo di raccolta dei dati si complica, perché spesso reperire centinaia di vecchie note spese e ricevute fiscali può richiedere settimane.

Se utilizzi Soldo, questo step sarà ancora più semplice e richiederà pochissimo tempo: accedi alla dashboard di amministrazione e scarica i report associati in base al periodo o al team che vuoi analizzare.

Valutare il processo di raccolta dei dati

Prima di procedere con la fase 2, prenditi del tempo per riflettere su quanto sia stato facile (o difficile) raccogliere i dati. Se hai impiegato più tempo del previsto, questa è una grande opportunità per modificare il processo di spesa in modo che la fase 1 dell’analisi delle spese sia più semplice e veloce la prossima volta.

Fase 2: riordinare i dati

Ora che hai ottenuto i tuoi dati, dovrai ordinarli in un modo che abbiano senso. L’obiettivo in questa fase è quello di essere sistematici.

Apriti alla tecnologia

È qui che la tecnologia entra in gioco nella tua analisi delle spese (se non l’hai già utilizzata).

Excel rimane lo strumento più diffuso per la gestione delle spese, ma i fogli di calcolo possono diventare disordinati abbastanza rapidamente e gli errori umani possono passare inosservati.

Anche se non ti consideri un guru della tecnologia, non sottovalutare quanto già fai quotidianamente con il tuo smartphone. Dal controllo delle e-mail o dei messaggi di lavoro mentre sei in viaggio, all’utilizzo della tua app di business banking e forse anche al monitoraggio della tua corsa mattutina.

Una piattaforma di gestione della spesa come Soldo è una valida alternativa per tenere le tue spese sotto controllo in modo facile e intuitivo. Tu e i tuoi dipendenti potete utilizzare l’app mobile per scattare una foto di una ricevuta direttamente nel punto di acquisto e i dati della transazione vengono immediatamente registrati e inviati al reparto amministrativo che può dunque verificarne la conformità alla policy di spesa in tempo reale. E poiché la nostra piattaforma si integra con i software di contabilità già in uso, non c’è bisogno di impiegare ore a fine mese per rintracciare le ricevute mancanti.

Riordinare gli acquisti in categorie di spesa

Il modo migliore per essere sistematici sui dati di spesa è organizzarli per categoria. È molto importante ottenere la corretta fase di categorizzazione dell’analisi delle spese. È ancora più importante rendere la categorizzazione una parte centrale della strategia di spesa della tua azienda, se non l’hai già fatto.

Fase 3: studiare i risultati

Ironia della sorte, l’analisi è il passaggio finale del processo di analisi delle spese. Rendere visibili le tue spese e quindi ordinarle in categorie, spesso richiede più tempo che studiarle per modelli e opportunità volte a risparmiare denaro aziendale. Ma se hai eseguito correttamente i passaggi di visualizzazione e categorizzazione, la fase di studio dovrebbe essere relativamente semplice.

Ricerca dei modelli e delle tendenze di spesa

Inizia con una categoria, ad esempio le spese d’ufficio o di trasferta, e guarda i dati correlati con occhi nuovi per notare particolari che altrimenti non avresti notato – le spese effettuate evidenziano una dipendenza da un numero limitato di fornitori? I budget sono allocati correttamente in base alle reali esigenze di spesa di ciascun dipartimento? L’anticipo delle spese da parte dei dipendenti provoca malcontento o una maggiore difficoltà nel reperire le ricevute ogni mese?

Studiare i valori anomali è essenziale. In un’epoca in cui la gestione efficiente delle risorse è fondamentale per la sopravvivenza e la prosperità aziendale, l’adozione di strategie e strumenti avanzati di gestione delle spese è più importante che mai. Una piattaforma come Soldo può fare la differenza nella semplificazione e ottimizzazione dei processi di gestione delle spese aziendali.

Soldo non solo permette una categorizzazione e visualizzazione semplificata delle spese, ma facilita anche il processo di raccolta dei dati, consentendo un’analisi più profonda e accurata, il tutto in pochi clic.

Gestire le finanze aziendali in modo efficiente e automatizzato è fondamentale.

Ma oltre alle tante opportunità, l’avvento di numerosi strumenti, piattaforme e app di gestione dei pagamenti porta con sé una nuova sfida: come integrarli all’interno dei processi aziendali già esistenti per un flusso dei dati e una reportistica accurati che faccia risparmiare all’azienda l’onere amministrativo legato a tali attività?

Integrazione di sistemi di gestione spese: i vantaggi

L’introduzione di sistemi finanziari avanzati all’interno della gestione delle spese di un’azienda automatizza le operazioni, offre una visione olistica dei budget, e garantisce la coerenza e la verifica immediata dei dati. Di conseguenza, i vantaggi per l’azienda sono molteplici:

• Maggiore efficienza: L’inserimento manuale dei dati, in particolare tra diversi sistemi non integrati, è un processo lento, obsoleto e soggetto a errori. Grazie all’utilizzo di un’unica piattaforma, i dati fluiscono automaticamente, riducendo le attività manuali.
• Migliore capacità decisionale: Con dati disponibili in tempo reale e che fluiscono all’interno di una dashboard, i reparti amministrativi ottengono una visione completa e precisa delle finanze e informazioni utili a creare previsioni di budget più accurate.
• Un’unica piattaforma: Diversi dipartimenti all’interno di un’azienda operano spesso in silos, utilizzando diversi strumenti che portano a registrare i dati in sistemi isolati, ostacolando una visione a 360 gradi. Un sistema finanziario ben integrato garantisce che ci sia una sola fonte di verità. Ciò significa che tutti i dipartimenti, dagli addetti alle vendite al marketing, fino al reparto amministrativo, accedono e aggiornano i dati in unico posto. Questo elimina le discrepanze, riduce gli errori e garantisce l’accuratezza delle informazioni.
• Conformità alle normative: I dati, in particolare quelli finanziari, sono dati sensibili. Utilizzando un’unica fonte per la gestione e la raccolta aiuta a garantire la sicurezza e la conformità alle normative.

Come garantire un’integrazione di successo

Assicurarsi che il sistema di gestione delle spese risponda alle esigenze dell’azienda e, se necessario, si integri perfettamente alle piattaforme di contabilità già in uso, richiede una pianificazione e una esecuzione strategica.

Ecco i passaggi che le aziende possono seguire per garantire un’integrazione di successo:

1. Definire obiettivi chiari

Comprendi quali sono i bisogni e le attività che necessitano un miglioramento, che si tratti di avere accesso a una reportistica in tempo reale, una migliore visibilità sul flusso di cassa o una riconciliazione mensile automatizzata. Avere obiettivi chiari guiderà il processo di integrazione.

2. Scegliere la soluzione più adatta

Esistono numerose piattaforme e strumenti di integrazione disponibili sul mercato. Le aziende dovrebbero valutare e selezionare la soluzione che risponde meglio alle proprie esigenze, che sia scalabile e compatibile con i sistemi già in uso.

3. Garantire la sicurezza dei dati

La sicurezza dei dati è cruciale. Ciò include la scelta di piattaforme di integrazione sicure, oltre a un audit regolare dell’accesso ai dati e la garanzia di conformità alle normative pertinenti in tema di cybersecurity.

4. Monitorare e aggiornare regolarmente

Poiché i processi finanziari si evolvono e vengono adottati nuovi strumenti, il framework di integrazione dovrebbe essere regolarmente monitorato e aggiornato.

Il ruolo delle Fintech e della soluzione Soldo

Grazie al suo spirito innovativo e all’attenzione rivolta a rivoluzionare i processi finanziari tradizionali, il settore Fintech è all’avanguardia nel rispondere alle esigenze di piccole, medie e grandi imprese. All’interno di questo settore in rapida crescita, aziende come Soldo stanno rivoluzionando il mondo dei pagamenti, offrendo soluzioni su misura progettate specificamente per promuovere una gestione delle spese più semplice ed efficiente.

• Piattaforma di gestione spese: La piattaforma di Soldo è costruita con la modularità in mente. Ciò significa che le aziende possono selezionare le funzioni di cui hanno bisogno o aggiungere servizi add-on, garantendo la compatibilità con i sistemi e i processi esistenti. Man mano che l’azienda cresce e le esigenze si evolvono, è possibile incorporare ulteriori moduli senza compromettere la struttura già integrata.
• Accesso ai dati e API: Soldo comprende l’importanza dell’interconnessione; l’approccio basato su API garantisce che le aziende possano facilmente accedere alle transazioni e ai pagamenti dalla piattaforma per supportare tutte le esigenze di integrazione e automazione dei processi aziendali.
• Funzioni di sicurezza avanzate: La sicurezza è fondamentale quando si tratta di dati finanziari. Le soluzioni Soldo sono dotate di misure di cybersecurity all’avanguardia, come l’autenticazione forte del cliente, per garantire che solo gli utenti autorizzati e verificati con un secondo passaggio possano accedere ai loro account ed eseguire azioni critiche.
• Reportistica personalizzabile: Una delle funzionalità di punta della piattaforma Soldo è la creazione di report personalizzabili per ottenere le informazioni di cui il reparto amministrativo ha veramente bisogno. Che si tratti di analisi dettagliate delle spese o di una panoramica finanziaria generale, la piattaforma di Soldo facilita l’approfondimento dei dati.
• Interfaccia user-friendly: Soldo garantisce un’interfaccia utente intuitiva e facile da navigare. Ciò garantisce che i dipendenti di tutti i reparti possano sfruttare il sistema di registrazione delle transazioni in modo semplice e veloce.

Il settore Fintech sta allargando i suoi confini, compiendo progressi nel campo dell’integrazione dei sistemi finanziari e Soldo si distingue con le sue soluzioni complete, sicure e user-friendly. L’approccio dedicato dell’azienda all’integrazione garantisce che le aziende non solo sperimentino una maggiore efficienza operativa, ma ottengano anche chiari insight finanziari basati sui dati.

Nel complesso scenario aziendale odierno, la gestione delle spese di viaggio e intrattenimento (conosciuta anche come T&E) rappresenta una sfida cruciale, soprattutto per le aziende di medie e grandi dimensioni.

In un contesto in cui i dipendenti spesso sono impegnati in viaggi di lavoro, la gestione accurata delle loro spese è diventata più critica che mai. Secondo uno studio condotto da Ipsos per conto di Soldo su un campione di 400 lavoratori dipendenti italiani, anticipare denaro per effettuare spese aziendali ha un impatto sensibile sulle finanze dei dipendenti. In particolare, per il 57% degli intervistati, l’onere maggiore si verifica proprio in viaggio: le spese legate a pranzi e cene durante le trasferte (53%), l’acquisto di biglietti aerei o la prenotazione di un albergo (45%), così come le spese legate all’intrattenimento dei clienti (22%) sono spesso fonte di preoccupazione.

Senza contare che l’elaborazione delle note spese tradizionali, con la verifica e la raccolta manuale di scontrini e ricevute, richiede tempo ed è soggetta a errori umani, il che spesso causa ulteriori i ritardi nell’erogazione del rimborso.

Quali sono le spese legate alle trasferte di lavoro?

Per gestire efficacemente le spese di trasferta è importante comprendere le diverse voci di costo associate.

• Trasporto: Le spese di trasporto rappresentano una delle principali voci di costo e comprendono l’acquisto di biglietti aerei, di biglietti ferroviari, delle auto a noleggio e dei taxi necessari per raggiungere la destinazione. La scelta del mezzo di trasporto e l’ottimizzazione dei costi in questa categoria possono fare una grande differenza nei bilanci aziendali.
• Alloggio: Le spese di alloggio coprono il costo dell’hotel o di altre soluzioni di alloggio temporaneo durante il periodo di trasferta. La scelta dell’alloggio può variare notevolmente in base alle esigenze specifiche del progetto e alle politiche aziendali.
• Pasti: Le spese legate a pranzi e cene rappresentano un aspetto significativo delle spese di trasferta. Queste possono includere i pasti consumati durante il viaggio o durante il soggiorno in un’altra città.
• Spese Accessorie: Oltre alle spese di base, ci sono spese accessorie da considerare. Queste possono includere i costi dei visti, delle assicurazioni di viaggio, delle spese di lavanderia, delle chiamate telefoniche o di internet effettuate per motivi di lavoro, dei pedaggi autostradali e di altre spese simili sostenute durante il viaggio.

Tenere traccia di tutte queste spese può contribuire a evitare sorprese nella rendicontazione di fine mese, soprattutto quando diverse categorie di dipendenti effettuano trasferte per conto dell’azienda – trasferte che possono durare anche mesi, come nel caso dei lavoratori di industrie manifatturiere o imprese edili, in cui talvolta è necessario attendere la fine di un intero progetto prima di presentare una nota spese.

Come migliorare la gestione delle spese di trasferta? 5 consigli

In risposta a queste sfide, le aziende stanno cercando soluzioni innovative per semplificare e ottimizzare la gestione delle spese T&E. Nell’era della quarta rivoluzione industriale, l’introduzione di tecnologie avanzate che permettono di presentare le spese mentre si è ancora in viaggio consente una gestione più efficiente, accurata e trasparente delle spese aziendali.

In che modo le aziende possono adottare soluzioni moderne per semplificare la gestione delle spese di viaggio e intrattenimento, migliorando così la produttività dei dipendenti e la precisione delle finanze aziendali?

1.     Implementare soluzioni digitali

Le tecnologie moderne possono rivoluzionare la gestione delle spese di trasferta. L’uso di piattaforme digitali e software di gestione spese come Soldo può semplificare la registrazione e l’approvazione delle spese. Una volta effettuato un acquisto, al dipendente basterà semplicemente scattare una foto della ricevuta, caricarla sulla app Soldo collegata alla propria carta e, in tempo reale, le informazioni relative alla spesa verranno inviate al reparto amministrativo aziendale che potrà tenere traccia e verificare l’acquisto senza attendere una nota spese alla fine del mese. In questo modo, le ricevute possono essere digitalizzate, riducendo la necessità di conservare documenti cartacei e semplificando la rendicontazione.

2.    Eliminare l’anticipo delle spese

Poca visibilità, scontento dei dipendenti, mancanza di controllo in tempo reale: l’anticipo delle spese è un concetto ormai superato. Passare a carte aziendali per eliminare l’obbligo per i dipendenti di anticipare personalmente le spese di viaggio migliora la comodità dei dipendenti e semplifica la gestione delle spese.

3.     Monitorare metriche e ROI

Tenere traccia delle metriche chiave legate alle spese T&E, come i costi medi per viaggio e le categorie di spesa più comuni, possono portare a ulteriori miglioramenti nella gestione aziendale. In particolare, valutare l’efficacia delle soluzioni adottate calcolando il ritorno sull’investimento è fondamentale: secondo un recente studio condotto da Forrester Consulting per Soldo, l’implementazione della nostra piattaforma su un campione di 4 aziende, ha portato a un ROI del 358% e un risparmio del 50% del tempo precedentemente dedicato all’invio delle note spese.

4.     Adottare politiche di spesa chiare e coerenti

Definire politiche di spesa chiare è fondamentale, soprattutto se aiutano a stabilire limiti di spesa accettabili per alloggio, pasti e spese accessorie. Adottarle non solo riduce le spese che superano il budget ma offre anche ai dipendenti linee guida chiare che promuovono una cultura di responsabilità finanziaria.

5.     Integrarsi con i sistemi finanziari esistenti

L’integrazione di una piattaforma digitale con i sistemi finanziari già in uso dall’azienda offre una visione completa delle spese grazie ad un’accurata analisi dei dati e alla generazione di report di qualità che aiutano a gestire in modo predittivo il flusso di cassa. La tua azienda utilizza già ZTravel o SAP Concur per la gestione delle spese di trasferta? Soldo si integra perfettamente con entrambe le piattaforme, per darti un controllo assoluto su tutte le tue spese, non solo quelle di viaggio, con l’ulteriore vantaggio di eliminare la necessità delle note spese.

La chiave per la crescita è l’innovazione

Semplificare la gestione delle spese di viaggio e intrattenimento è un passo cruciale verso l’efficienza operativa e il controllo dei costi.

L’utilizzo di tecnologie moderne, politiche chiare e processi automatizzati consente a qualsiasi azienda di ottimizzare l’utilizzo delle risorse finanziarie a disposizione. La semplificazione delle spese di trasferta non solo migliora la gestione finanziaria, ma crea un ambiente più conveniente e produttivo per i dipendenti.

Per saperne di più sui risultati ottenuti finora da aziende come la tua che hanno già implementato soluzioni innovative come Soldo, scarica il report sul Total Economic Impact e inizia a rivoluzionare la gestione delle spese aziendali.

La digitalizzazione ha ridefinito la forma e la funzione di molte industrie, ma un’area che potrebbe non sembrare immediatamente influenzata da questo cambiamento è la gestione delle spese aziendali. Tuttavia, un approccio innovativo sta rivoluzionando il modo in cui le aziende affrontano la gestione spese relative ai trasfertisti, alla gestione dei cantieri o degli impianti che coinvolgono il settore manifatturiero italiano e non solo, in cui le principali preoccupazioni riguardano spesso i pagamenti online e gli anticipi di cassa.

Per esplorare gli effetti tangibili della digitalizzazione e comprendere meglio l’impatto che l’implementazione di soluzioni innovative può avere sulle aziende, Soldo ha commissionato due diversi studi che gettano nuova luce su come un approccio digitale non solo aiuta a migliorare il flusso di cassa delle aziende, ma rende la vita lavorativa dei dipendenti più semplice e produttiva.

I risultati? Sono più che sorprendenti. Sono rivoluzionari.

Il Total Economic Impact di Soldo

Nel corso di un recente studio, l’agenzia di ricerca Forrester Consulting ha analizzato l’impatto economico di Soldo, evidenziando risultati che vanno oltre il semplice risparmio economico. L’indagine ha coinvolto quattro grandi aziende europee, di cui due italiane, che negli ultimi tre anni hanno scelto di sostituire i metodi di pagamento tradizionali con le carte Soldo.

I vantaggi quantificabili

Secondo i dati della ricerca, l’implementazione di questa soluzione ha permesso un ritorno sull’investimento (ROI) del 358% e un risparmio netto di 137.000 euro.

Nel dettaglio, i vantaggi principali dell’introduzione di Soldo sono stati suddivisi per area aziendale.

1.     Reparti finanziari e amministrativi

Il risparmio di tempo nella gestione delle note spese si è attestato al 62%, generando un risparmio economico di quasi 98.600 euro in tre anni. Inoltre, l’uso di Soldo ha permesso una riduzione dell’80% del tempo dedicato alla compilazione e all’approvazione dei report, con un risparmio di oltre 1.500 euro nel triennio.

2.     Dipendenti

L’utilizzo delle carte integrate con la app mobile Soldo si è tradotto in una significativa ottimizzazione dei processi di gestione delle spese. I dati raccolti da Forrester mostrano un risparmio superiore al 50% del tempo precedentemente dedicato all’invio delle note spese, con un beneficio economico quantificato in oltre 73.400 euro in tre anni.

3.     Reparti operativi

L’emissione di carte virtuali a sostituzione della distribuzione di contanti per dipendenti e collaboratori esterni ha permesso un risparmio di circa 50 ore all’anno, che si traduce in un risparmio di oltre 1.300 euro nel corso del triennio.

I vantaggi non quantificabili

Mentre i benefici quantificabili di Soldo sono comprovati da dati numerici, gli intervistati hanno anche riportato una serie di vantaggi non monetari che rafforzano ulteriormente la necessità di adottare soluzioni innovative per gestire al meglio i processi di spesa. Questi includono:

• Visibilità immediata sulle spese aziendali: maggiore trasparenza e una visione in tempo reale delle spese che permette una pianificazione e una gestione dei bilanci più informata e flessibile.
• Gestione agile di carte, fondi e budget: possibilità di gestire e allocare i fondi in tempo reale, aumentando l’agilità delle operazioni finanziarie.
• Rispetto delle politiche di spesa aziendali: maggiore aderenza alle politiche di spesa, riduzione del rischio di frodi e dell’uso improprio dei fondi.
• Facilità e sicurezza nei pagamenti per collaboratori e fornitori: possibilità di fornire carte virtuali temporanee ai collaboratori e ai fornitori per semplificare i processi di pagamento.
• Automazione dei processi: riduzione delle attività manuali e un reporting più agevole sui dati finanziari.

Le soluzioni di Soldo non si limitano dunque a garantire un risparmio economico. La digitalizzazione dei processi ha permesso il miglioramento del processo di rendicontazione mensile e gestione dei budget e dei conti aziendali: un forte incentivo per l’innovazione nell’area amministrativa, un ambito che troppo spesso viene trascurato nell’ottica della trasformazione digitale.

Quali sono i vantaggi per i dipendenti? I risultati della ricerca Ipsos

La gestione delle spese è ancora una problematica marginale per molte aziende italiane, che continuano ad affidarsi all’utilizzo di carte di credito e debito tradizionali emesse dalle banche (spesso per un retaggio culturale o per mancanza di fiducia), a discapito dell’agilità e del benessere dei dipendenti che si ritrovano spesso ad anticipare le spese per richiedere successivamente un rimborso all’azienda.

Tuttavia, un recente studio condotto da Ipsos per conto di Soldo sottolinea come, su un campione di 400 lavoratori dipendenti italiani, il 56% si ritenga insoddisfatto dei processi di revisione delle spese e auspichi una maggiore consapevolezza da parte delle aziende verso una modernizzazione dei processi.

In particolare, gli intervistati lamentano ritardi nell’erogazione del rimborso (47%), la difficoltà nell’inviare le ricevute o determinare con certezza se la policy aziendale consenta una spesa specifica (44%) e la laboriosità del processo (42%).

È comprensibile che impostare un processo più veloce ed efficiente possa determinare un significativo alleggerimento della pressione finanziaria a cui vengono sottoposti i dipendenti, l’80% dei quali dichiara che anticipare le spese per conto dell’azienda ha un impatto negativo sulle finanze personali.

Inoltre, l’eliminazione della necessità per i dipendenti di utilizzare denaro personale per le spese aziendali e una maggiore responsabilizzazione nella gestione dei fondi, aumenta la loro autonomia e promuove una cultura di responsabilità finanziaria.

Al di là dei numeri

Come evidenziato dai dati raccolti, modernizzare la gestione delle spese adottando soluzioni innovative può portare a una serie di vantaggi sia economici che organizzativi.

Non solo permette di ottenere un risparmio economico e un rendimento sull’investimento significativi, ma semplifica i processi di gestione delle spese, rendendo la vita lavorativa dei dipendenti più produttiva. I risultati degli studi Forrester e Ipsos ci mostrano che la digitalizzazione non è più solo una prospettiva futura, ma una realtà attuale e tangibile.

Le soluzioni Soldo rappresentano un passo importante in questa direzione e offrono un modo efficace per gestire le spese aziendali in modo più semplice, trasparente e produttivo.

Se i vantaggi descritti in questi studi sono indicativi, non c’è dubbio che questa sia una tendenza che continuerà a crescere e a rivoluzionare il modo in cui le aziende gestiscono le loro spese. Se la tua azienda non ha ancora iniziato questo viaggio, adesso è il momento di farlo.

Nell’attuale quadro economico globale, le aziende si confrontano continuamente con la necessità di ridurre i costi e massimizzare l’efficienza. Un aspetto fondamentale di questo processo è l’adozione di una mentalità incentrata sul risparmio a tutti i livelli dell’organizzazione.

Certo, la leadership deve guidare con l’esempio, ma quale impatto potrebbe avere ogni singolo dipendente se si sentisse investito della responsabilità di contribuire al risparmio dell’azienda giocando un ruolo attivo in questo processo?

La gestione delle spese: un compito (e un vantaggio) per tutti

Incoraggiare i dipendenti a prendere decisioni responsabili in materia di spese aziendali può portare a significativi risparmi. E non solo: adottare strumenti che consentano di avere un’idea chiara di ciò che si sta spendendo e che contribuiscano a ridurre il tempo dedicato alle attività di calcolo e tracciabilità delle spese è fondamentale.

Secondo un recente studio condotto da Forrester Consulting su un campione di quattro aziende europee che hanno adottato le carte Soldo negli ultimi tre anni, il risparmio di tempo impiegato in attività amministrative relative alla compilazione delle note spese e rendicontazione equivale anche a un risparmio in termini economici:

• per i responsabili finanziari e amministrativi, Soldo riduce del 62% il tempo dedicato alla gestione delle note spese, che si traduce in risparmi pari a oltre 98.000 euro in tre anni.
• per i dipendenti, Soldo riduce di oltre il 50% il tempo dedicato alla compilazione delle note spese, che si traduce in risparmi pari a oltre 73.000 euro in tre anni.
• per i reparti operativi, Soldo permette di risparmiare fino a 50 ore all’anno in tempo dedicato all’emissione di carte e gestione delle stesse per dipendenti e collaboratori esterni, che si traduce in risparmi pari a 1.300 euro in tre anni.

L’importanza della responsabilizzazione dei dipendenti

Il coinvolgimento dei dipendenti nella gestione finanziaria è un passo cruciale per creare una cultura di responsabilità e risparmio. Come per le spese personali, monitorare le spese generate tra viaggi di lavoro, acquisto di materiali e servizi o sottoscrizione ad abbonamenti, può avere un impatto positivo sul modo in cui vengono gestiti i fondi aziendali.

Rendendoli coscienti e autonomi nelle spese effettuate nel corso delle loro attività lavorative, si promuove una mentalità più oculata e rispettosa delle risorse a disposizione.

Se un dipendente riconosce l’impatto che apporta al business, maggiori sono le probabilità che si senta legato all’azienda e che quindi si impegni a contribuire al suo successo.

Gli strumenti giusti per il controllo delle spese

Per fare ciò, è necessario dotare i dipendenti delle soluzioni più adatte a monitorare e gestire gli acquisti. Secondo i risultati della ricerca Forrester, le aziende che tendono ad utilizzare carte di credito e debito tradizionali emesse dalle banche si trovano spesso ad affrontare problemi legati al limite di credito prestabilito, al numero di carte che è possibile ricevere (con il risultato che solo pochi dipendenti possono utilizzarle) o alla richiesta di anticipare le spese con il proprio denaro per richiedere poi un rimborso all’azienda.

È evidente come una gestione delle spese manuale, effettuata su estratti conto bancari, e la poca visibilità legata agli anticipi delle spese e all’uso del contante, non possono favorire una cultura basata sulla responsabilità finanziaria.

È qui che entra in gioco l’innovazione tecnologica e la digitalizzazione, grazie a soluzioni di gestione delle spese come quelle offerte da Soldo, progettate per offrire un controllo senza precedenti su ogni aspetto della spesa aziendale.

Con Soldo, ogni dipendente ha accesso a un conto aziendale gestito in modo sicuro e trasparente e regolato da limiti di spesa predefiniti. Il reparto amministrativo può verificare in tempo reale le spese effettuate dai dipendenti, il che non solo permette di avere un controllo immediato sulle transazioni, ma anche di capire come e dove è possibile operare dei risparmi.

Grazie alla generazione di report in tempo reale è possibile ottenere dati su tutte le transazioni e trend di spesa dettagliati, per semplificare i flussi di lavoro e aiutare il reparto amministrativo ad allocare i diversi budget in maniera più accurata.

Creare una cultura del risparmio

L’obiettivo finale del coinvolgimento attivo dei dipendenti nella gestione delle spese è la creazione di una cultura del risparmio all’interno dell’azienda. Quando i dipendenti comprendono l’impatto delle proprie decisioni in tema di business spending e toccano con mano come il loro comportamento sia in grado di contribuire alla salute finanziaria dell’azienda, sono più motivati a fare scelte oculate.

Inoltre, una maggiore trasparenza finanziaria favorisce un ambiente di lavoro più equo. Se i dipendenti sono consapevoli che tutti, dal CEO ai collaboratori junior, sono responsabili e attenti alla gestione dei fondi aziendali, si sentiranno di conseguenza più coinvolti e responsabilizzati.

Responsabilizzare i dipendenti nella gestione dei fondi aziendali non solo aiuta a risparmiare, ma può anche contribuire a creare un ambiente di lavoro più positivo e produttivo. Con strumenti innovativi e una mentalità basata sul risparmio, tutti sono in grado di contribuire al successo finanziario dell’azienda.

Nell’ambito della cybersecurity, il settore finanziario rappresenta un argomento per definizione delicato e sempre attuale. La gestione e la tutela dei capitali richiede una protezione rigorosa, e non è solo l’ambito bancario a trovarsi al centro di questa battaglia, ma ogni entità coinvolta nelle transazioni finanziarie deve fare i conti con l’incessante evoluzione delle minacce informatiche.

Conformarsi agli alti standard di sicurezza e conformità imposti dalle autorità regolatorie è imperativo per le aziende finanziarie, poiché anche la più piccola breccia nella protezione dei dati potrebbe risultare in gravi conseguenze, dalle sanzioni ai danni reputazionali.

Quali sono le strategie per affrontare le sfide legate alla sicurezza informatica?

L’avanzamento delle tecnologie digitali ha spinto sempre più aziende verso l’adozione di pagamenti e processi digitali. Tuttavia, questo scenario introduce nuove sfide e rischi in termini di sicurezza informatica.

La cybersecurity non può essere considerata solo come un onere, bensì un processo complesso in continua evoluzione. È qui che realtà come Soldo entrano in gioco, investendo costantemente nella sicurezza informatica e abbracciando la cultura aziendale della protezione a tutto tondo. In questa battaglia contro le minacce informatiche, il fattore umano riveste un ruolo cruciale, spesso rappresentando il punto debole vulnerabile agli attacchi degli hacker.

Le sfide sono molteplici e mutevoli, e il contesto tecnologico richiede strategie di sicurezza sempre più sofisticate. È dunque essenziale adottare un metodo zero trust, che prevede:

1. Monitoraggio dell’ambiente di rete

Oltre alla sicurezza del software e dei dati, è importante monitorare costantemente l’ambiente di rete per rilevare attività sospette o anomalie. L’implementazione di sistemi di monitoraggio avanzati e l’analisi dei log di rete possono aiutare a individuare segnali di attacchi in fase iniziale.

2. Crittografia e protezione dei dati

La crittografia dei dati è una delle misure di sicurezza fondamentali per proteggere le informazioni sensibili durante il trasferimento e il salvataggio. L’adozione di protocolli di crittografia e di sicurezza per i dati contribuisce a ridurre il rischio di accessi non autorizzati.

3. Gestione delle identità e degli accessi

Implementare un sistema di gestione delle identità e degli accessi (IAM) consente di assegnare e controllare in modo rigoroso i privilegi di accesso degli utenti all’interno del sistema. In questo modo, si riducono le vulnerabilità legate a credenziali compromesse o privilegi non necessari.

4. Test di simulazione

Effettuare regolarmente esercitazioni di simulazione di attacchi può aiutare il personale a familiarizzare con le procedure di risposta agli incidenti e migliorare il tempo di risposta in caso di un attacco reale.

5. Coinvolgimento della leadership

La sicurezza informatica dovrebbe essere un punto focale per la leadership aziendale. La direzione dovrebbe dimostrare un impegno chiaro verso la sicurezza e supportare iniziative che proteggano l’azienda e i suoi clienti.

Cultura aziendale e formazione: fondamentali nella lotta contro le minacce informatiche

Oltre alla tecnologia, la formazione e la cultura aziendale giocano un ruolo chiave nella cybersecurity, che si traduce nell’educare gli utenti sulla consapevolezza dei rischi e sull’importanza di mantenere sempre alta la soglia di attenzione. Le nuove generazioni, spesso più fiduciose nei confronti della tecnologia, devono essere consapevoli dei pericoli e adottare comportamenti sicuri.

Soldo promuove la cooperazione tra diverse aree aziendali per allargare la base di conoscenza e fornire un maggior valore aggiunto ai propri clienti. La lotta contro le minacce informatiche richiede un approccio integrato, con simulazioni di attacchi e costante formazione del personale. Inoltre, è essenziale che le aziende comprendano l’importanza di aumentare i requisiti di sicurezza e adottare misure come l’autenticazione su più fattori e le autorizzazioni mirate.

Il ruolo dell’intelligenza artificiale e dell’automazione

L’avvento dell’intelligenza artificiale ha aperto nuove possibilità, ma anche nuove minacce nel campo della cybersecurity. Grazie alla sua capacità di analizzare grandi quantità di dati in tempo reale, l’AI è diventata una potente alleata nella rilevazione, prevenzione e risposta agli attacchi informatici.

Nell’ambito dell’automazione, l’AI può essere utilizzata per garantire la sicurezza dei processi automatizzati, monitorando costantemente le attività e interrompendo le operazioni nel momento in cui un comportamento non autorizzato viene rilevato dal sistema.

Nel settore finanziario, la cybersecurity rappresenta una sfida in continua evoluzione. Le aziende devono investire nella protezione dei propri sistemi e sensibilizzare i dipendenti sui rischi informatici, combinando l’adozione di strategie avanzate e sistemi automatizzati con una cultura aziendale incentrata sulla formazione e sulla collaborazione.

Solo attraverso un impegno congiunto, sarà possibile affrontare le minacce informatiche e garantire la sicurezza delle transazioni finanziarie.

AI, Cloud Technology, Smart Factory: a livello operativo, la digitalizzazione rappresenta una delle sfide più significative che le imprese italiane abbiano mai fronteggiato. I fondi stanziati dal PNRR (49,86 miliardi) per favorire la digitalizzazione e l’innovazione hanno come obiettivo proprio quello di promuovere e sostenere la transizione digitale, sia nel settore privato che nella Pubblica Amministrazione.

È chiaro però come l’adozione di nuove tecnologie volte all’automazione dei processi non rappresenti più una semplice opportunità strategica di riduzione dei costi e dei tempi amministrativi: si tratta bensì di un passaggio obbligato per liberare il potenziale umano e agevolare un modo di operare sempre più resiliente, predittivo e volto alla crescita.

Un’azienda moderna si trova costantemente a dover fronteggiare sfide e cambiamenti rapidi per adeguarsi a nuovi metodi di produzione, vendita e promozione dei propri prodotti o servizi; il suo successo si calcola in base alla sua capacità di pianificare, mettere in pratica e analizzare i propri flussi in modo agile e integrato con il mercato di riferimento.

Per adattarsi ai nuovi modelli di business, è dunque fondamentale avere a disposizione soluzioni tecnologiche in grado di facilitare l’automazione e la digitalizzazione di molti processi aziendali, inclusa l’area finance e amministrativa.

Ma in che modo un’azienda può potenziare la propria ‘digital attitude’ e sfruttare la tecnologia per massimizzare l’efficienza dei processi?

Digitalizzazione dei processi di spesa

Uno dei principali vantaggi dell’automazione nella gestione delle spese aziendali è la riduzione dell’onere amministrativo associato alla compilazione manuale di report e all’elaborazione e erogazione dei rimborsi.

Attraverso l’implementazione di sistemi automatizzati, le aziende possono semplificare e accelerare il processo di acquisizione di dati relativi alle spese, consentendo un flusso di lavoro più rapido ed efficiente. Ad esempio, l’utilizzo di una app mobile consente ai dipendenti di acquisire facilmente le spese in tempo reale, scattando una foto della ricevuta e caricandola direttamente nel sistema.

• Vantaggio: Eliminare la necessità di conservare le ricevute cartacee e semplificare la procedura di verifica e approvazione delle spese.

Gestione centralizzata e controllo dei costi

La tecnologia può facilitare una gestione centralizzata delle spese aziendali, consentendo alle aziende di monitorare e controllare i costi in modo più efficiente.

Attraverso l’implementazione di un software di gestione delle spese, le aziende possono creare policy di spesa personalizzate e applicarle in modo coerente a tutti i dipendenti. Questo aiuta a ridurre le spese non autorizzate o sospette e consente un migliore controllo del budget complessivo. Inoltre, i sistemi automatizzati possono generare report dettagliati sulle spese, offrendo una panoramica chiara e aggiornata delle attività di spesa aziendale.

• Vantaggio: Mantenere il controllo sulle spese e permettere ai responsabili finanziari di prendere decisioni informate basate su dati di spesa accurati.

Integrazione con sistemi contabili

L’automazione della registrazione delle spese nel sistema contabile semplifica l’amministrazione finanziaria e riduce il tempo da dedicare alla riconciliazione delle spese grazie alla sincronizzazione automatica dei dati tra i diversi sistemi aziendali, riducendo il rischio di errori manuali.

Di conseguenza, l’integrazione con i sistemi contabili consente una migliore analisi dei costi e una maggiore trasparenza finanziaria per l’azienda.

• Vantaggio: Consentire un flusso di lavoro più fluido e una maggiore accuratezza dei dati finanziari.

Sicurezza e conformità alle policy aziendali

Secondo gli ultimi dati Istat, la cybersecurity preoccupa il 45,1% delle grandi imprese, che per tutelare la sicurezza dei propri clienti devono adottare diverse strategie di protezione dei dati.

Una corretta gestione delle spese aziendali può aiutare a prevenire questi rischi attraverso l’utilizzo di verifiche a più fattori, accessi autorizzati e controlli di sicurezza avanzati, grazie ai quali le aziende possono proteggere le informazioni finanziarie e rilevare eventuali attività sospette o illegali.

• Vantaggio: Implementare misure di sicurezza rigorose e garantire la protezione dei dati dei clienti e dei loro fondi.

Soldo, tecnologia a servizio delle aziende

La gestione efficiente delle spese aziendali è un elemento essenziale per il successo e la crescita di un’organizzazione. Grazie all’utilizzo di carte di pagamento collegate a una app mobile che registra in tempo reale ogni acquisto effettuato in conformità con le policy di spesa aziendali, la piattaforma Soldo è soluzione win-win in termini di produttività e soddisfazione dei dipendenti, che si traduce in meno tempo impiegato in attività manuali e ripetitive, come la compilazione delle note spese o la verifica di ciascuna transazione.

Digitalizzare le spese aziendali può aiutare le aziende a sfruttare al meglio i vantaggi offerti dalla tecnologia e a posizionarsi in modo competitivo in un mercato in costante evoluzione.

In tempi come questi, mantenere il controllo sul budget assume un’importanza ancora più critica del solito. I team finanziari sono chiamati ad un compito impegnativo: stimolare la crescita aziendale senza però mettere a rischio le risorse finanziarie disponibili.

È proprio qui che entra in gioco una piattaforma di gestione delle spese che ti aiuti a trovare il giusto equilibrio tra risparmio e investimento delle risorse.

1. Controllo della spesa

Le piattaforme di gestione delle spese sono costruite attorno a carte di pagamento aziendali da fornire ai singoli dipendenti o a interi dipartimenti per rispettare il budget assegnato in base alle loro esigenze di spesa.

Ciò garantisce che le carte:

• non siano abilitate ad effettuare transazioni al di sopra dei livelli concordati all’interno dei budget;
• seguano regole per limitare la spesa per categorie non idonee, come il gioco d’azzardo o l’intrattenimento;
• non possano essere utilizzate per effettuare acquisti in altre valute, a meno che non ce ne sia la necessità.

Nel caso di acquisti occasionali o di emergenza, i line manager possono essere autorizzati a sbloccare alcuni fondi dai loro bilanci complessivi.

2. Visibilità in tempo reale

La visibilità in tempo reale è una caratteristica chiave delle piattaforme di gestione delle spese. I dati relativi a ciascuna transazione sono disponibili nel momento in cui l’acquisto viene effettuato e le spese vengono categorizzate automaticamente: ad esempio, tutte le spese destinate all’acquisto di biglietti aerei, del treno o della metro possono essere incluse nella categoria ‘spese di trasferta’.

Questo ti fornisce informazioni senza precedenti su come vengono spesi i fondi nella tua organizzazione e ti consente di perfezionare i budget per riflettere le pratiche che funzionano e ciò che invece andrebbe migliorato.

Uno di questi casi potrebbe essere la riduzione del budget per alcune categorie di spesa o per alcuni dipendenti a favore di quelli che invece si ritrovano spesso a dover anticipare alcune spese aziendali di tasca propria.

3. Reportistica automatizzata

La reportistica automatizzata rappresenta un’importante risorsa per le aziende che desiderano mantenere un controllo granulare e tempestivo sulle risorse a disposizione. Grazie a strumenti avanzati di gestione delle spese, è possibile semplificare il monitoraggio del budget e generare report automatici per tracciare chi, dove e quando ha effettuato una spesa.

La generazione di report consente di accedere rapidamente ai dati di spesa necessari per prendere decisioni informate. Con un solo clic, è possibile visualizzare in dettaglio:

• i dati di ciascuna transazione
• le categorie di spesa
• informazioni sui fornitori

Questa capacità di accesso immediato ai dati finanziari permette di individuare più rapidamente eventuali deviazioni dal budget e di adottare tutte le misure correttive necessarie.

Inoltre, i report generati possono essere utilizzati come strumento di comunicazione con gli investitori. Presentando loro report chiari e accurati, si fornisce una prova tangibile che l’azienda opera nel pieno rispetto del budget stabilito, il che aumenta la fiducia degli investitori e contribuisce a consolidare le relazioni commerciali.

4. Controllo centralizzato

L’utilizzo di un’unica piattaforma di gestione per tutte le spese aziendali offre numerosi vantaggi, inclusa la possibilità di avere un controllo centralizzato su tutte le transazioni. Questo permette di semplificare l’amministrazione della spesa aziendale preventivata in modo efficiente, eliminando le limitazioni imposte dai plafond delle carte di credito tradizionali.

Inoltre, la piattaforma consente di emettere rapidamente carte aggiuntive per i nuovi assunti o per progetti specifici, evitando così le complesse procedure burocratiche.

Un altro grande vantaggio è la capacità di individuare e interrompere gli acquisti di abbonamenti che potrebbero essere stati inizialmente sottoscritti solo in prova o che non vengono più utilizzati, ma rimangono attivi e continuano a generare costi non necessari. Questo permette alle aziende di ottimizzare le spese, eliminando i servizi non utilizzati o duplicati e garantendo un controllo più rigoroso sui budget.

5. Ottimizzazione dei costi

L’ottimizzazione dei costi è fondamentale per garantire una gestione finanziaria efficiente e il successo dell’azienda. Grazie a funzionalità avanzate, è possibile migliorare il budgeting e massimizzare i risultati. Questo può avvenire attraverso diversi approcci che consentono di identificare sprechi di spesa e individuare opportunità di risparmio.

Innanzitutto, l’analisi dei dati finanziari può rivelare aree in cui si stanno verificando costi non necessari e, attraverso la valutazione accurata dei costi e delle transazioni, è possibile individuare e ridurre le spese superflue o non necessarie. Questo processo di revisione critica può portare a miglioramenti significativi nella gestione finanziaria dell’azienda.

Inoltre, un altro modo per ottimizzare i costi è cercare fornitori alternativi più economici o negoziare i prezzi con i fornitori già esistenti. Riesaminare regolarmente i contratti e le opzioni disponibili può portare a vantaggi economici significativi. La concorrenza sul mercato può offrire soluzioni più convenienti e negoziare i prezzi può garantire condizioni migliori con i fornitori attuali.

6. Integrazioni con i fornitori di contabilità cloud

La maggior parte delle piattaforme di gestione delle spese si integra direttamente con i principali fornitori di software di contabilità cloud, tra cui ZTravel, Xero, QuickBooks, Sage e NetSuite.

È possibile monitorare le prestazioni relative al budget e identificare le variazioni caricando la previsione nel software di contabilità. Sincronizza il tuo strumento di gestione delle spese per importare i dati transazionali più recenti.

Semplifica le previsioni e i budget futuri

Oltre ad aiutarti a rispettare i budget esistenti, le piattaforme di gestione delle spese possono anche aiutarti a preparare i budget futuri.

Esamina l’output dettagliato della spesa aziendale e utilizza queste informazioni per una definizione del budget più accurata e lungimirante, piuttosto che fare affidamento solo sugli sforzi di partnership commerciale.

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L’interconnessione, l’automazione e la digitalizzazione dei sistemi produttivi hanno portato negli ultimi anni a un cambiamento radicale che ha toccato tutte le aree della produzione manifatturiera.

Industria 4.0 e quarta rivoluzione industriale sono infatti i termini più utilizzati per descrivere l’insieme di tecnologie e innovazioni che aiutano le aziende manifatturiere a migliorare e accelerare la produzione, rendendo idee e prodotti sempre più accessibili e competitivi sul mercato globale.

Tuttavia, i vantaggi della digitalizzazione nel settore manifatturiero non riguardano soltanto la produzione di beni: le aree di supporto, come quella finanziaria, possono infatti beneficiare dell’adozione di sistemi all’avanguardia che garantiscano maggiore precisione e controllo nella gestione delle spese dei propri dipendenti.

Dalle spese di trasferta a quelle d’ufficio, digitalizzare i processi di gestione degli acquisti aiuta i dipendenti a rendicontare le spese in modo più accurato, semplice e veloce, mentre il reparto amministrativo ha una visione completa di tutte le transazioni in tempo reale.

Settore manifatturiero: come gestire le spese dei dipendenti in trasferta?

Commerciali, addetti alle vendite, installatori, addetti al montaggio e alla manutenzione: sono tantissime le categorie di dipendenti che effettuano trasferte per conto dell’azienda, trasferte che nel settore manifatturiero possono durare anche mesi.

Innanzitutto, quali sono le voci di spesa di una trasferta lavorativa?

1. Trasporto: Le spese di viaggio includono i costi dei biglietti aerei, dei treni, degli autobus, delle auto a noleggio e dei taxi necessari per il raggiungimento della destinazione di lavoro.
2. Alloggio: Le spese di alloggio coprono il costo dell’hotel o di altre soluzioni di alloggio temporaneo durante il periodo di trasferta.
3. Pasti: Le spese di pasto possono includere i pasti consumati durante il viaggio o durante il soggiorno in un’altra città.
4. Spese accessorie: Queste possono includere i costi dei visti, delle assicurazioni di viaggio, delle spese di lavanderia, delle chiamate telefoniche o di internet effettuate per motivi di lavoro, dei pedaggi autostradali e di altre spese simili sostenute durante il viaggio.

Come gestire tutte le spese legate ai viaggi di lavoro?

Le politiche e le procedure relative alle spese di trasferta sono variabili, in quanto ciascuna azienda adotta linee guida specifiche che stabiliscono i massimali di spesa consentiti per ogni categoria.

Il metodo maggiormente utilizzato è quello dell’anticipo delle spese: il dipendente paga di tasca propria tutte le spese legate alla trasferta, colleziona scontrini e ricevute fiscali e al suo rientro compila una nota spese che il reparto amministrativo dovrà poi approvare (previa verifica di ciascuna transazione) prima di erogare un rimborso.

Ma siamo davvero sicuri che questo sia il metodo più efficiente ai tempi dell’Industria 4.0?

In che modo la digitalizzazione può aiutare a gestire al meglio le spese dei dipendenti in trasferta?

1.     Maggiore visibilità sulle spese effettuate

Generalmente, la verifica delle spese avviene solo una volta alla fine del mese. Fino ad allora, il reparto finanziario non ha alcuna informazione né controllo sugli acquisti effettuati. E la situazione è anche più complicata per i trasfertisti che invece devono attendere il completamento dell’intero progetto prima di poter inviare la propria richiesta di rimborso.

L’adozione di una piattaforma di gestione delle spese permette invece di mantenere la massima visibilità su tutte le spese: il dipendente paga utilizzando una carta Soldo, fotografa lo scontrino e lo carica sulla app mobile e aggiunge informazioni pertinenti all’acquisto (nome del progetto o cliente, data, categoria di spesa, IVA); i responsabili possono approvare le spese online, eliminando la necessità di approvazioni cartacee o di e-mail.

I dati relativi alla spesa vengono registrati dal sistema e sono consultabili in tempo reale dal reparto amministrativo, che può quindi verificare immediatamente che un acquisto sia stato effettuato nel rispetto della policy di spesa aziendale.

2.     Crea budget dedicati a ciascun progetto

Con un numero variabile di dipendenti in trasferta, è molto difficile per il reparto amministrativo tracciare le spese legate a ogni singolo progetto o cliente. La creazione di budget dedicati è la soluzione ideale, ma fino a che punto un sistema automatizzato può aiutare a creare un’allocazione dei fondi accurata?

Con Soldo, puoi personalizzare il tuo account e adattarlo alle tue esigenze: per una corretta assegnazione dei budget, puoi distribuire i fondi aziendali su più wallet, ovvero portafogli aziendali che ti consentono di allocare il denaro accessibile da più carte, per gestire in maniera separata le spese di ciascun progetto.

Inoltre, le carte possono attingere ai fondi secondo regole e limiti di spesa definiti in base alle esigenze di spesa di ogni dipendente, per mantenere più facilmente il controllo delle uscite e del flusso di cassa.

3.     Trasferimento fondi immediato e ricariche automatiche

Utilizzare una carta di credito per coprire le spese aziendali in trasferta può rivelarsi un grosso problema, soprattutto in caso di acquisti imprevisti. Se il dipendente deve effettuare una spesa necessaria, che però non era stata preventivata nel budget iniziale e che quindi non può coprire con la carta di credito aziendale, è spesso costretto ad attingere ai propri fondi, dal momento che alzare il plafond della carta è un processo che richiede alcuni giorni lavorativi.

Con Soldo puoi effettuare ricariche manuali o impostare ricariche automatiche in modo che i tuoi collaboratori non rimangano mai senza fondi a disposizione. Ricarica un gruppo, un wallet o una carta attraverso trasferimenti manuali o automatici, in base a una data specifica o quando il saldo raggiunge un limite preimpostato.

4.     Elimina l’anticipo delle spese

Per l’80% dei dipendenti, utilizzare il proprio denaro per anticipare le spese dell’azienda ha un notevole impatto sulle proprie finanze personali. Lo conferma un recente studio Soldo, condotto in collaborazione con Ipsos, che mette in evidenza i problemi che l’anticipo delle spese causa ai dipendenti dell’azienda, sia sul piano finanziario che su quello del benessere psicologico.

Dalle interviste emerge però la necessità di un cambio di rotta: il 56% ritiene che l’attuale metodo di rimborso basato sulla compilazione della nota spese dovrebbe essere sostituito da un sistema di carte aziendali, una soluzione più efficace che elimina scartoffie, scontrini, lunghe attese e, soprattutto, il ricorso alla liquidità personale.

5.     Archivia scontrini e ricevute in digitale

Le aziende sono obbligate a conservare i giustificativi cartacei per 10 anni, a meno che i documenti analogici non vengano legittimamente sostituiti da quelli informatici.

Nell’era della digitalizzazione, collezionare una pila di scontrini e ricevute fiscali non è più necessario: al dipendente basta fotografare le ricevute, caricarle sulla app e Soldo, tramite il servizio di Conservazione Sostitutiva, le archivia automaticamente. Il sistema crea una copia digitale del giustificativo, con gli stessi contenuti di quella fisica e con piena validità legale.

Più efficienza, più controllo

La digitalizzazione delle spese di trasferta nel settore manifatturiero rappresenta un passo significativo verso l’efficienza e il controllo delle operazioni aziendali.

L’utilizzo di un software di gestione delle spese automatizzato può infatti migliorare l’efficienza, ridurre gli errori e semplificare la gestione delle spese e consente al reparto amministrativo di avere una visione in tempo reale delle spese, semplificando l’approvazione e la verifica delle transazioni.

La digitalizzazione delle spese di trasferta non solo riduce gli errori e semplifica i processi, ma offre anche un maggiore livello di comodità e flessibilità per i dipendenti in viaggio. Eliminare l’anticipo delle spese e fornire carte aziendali consente loro di concentrarsi sul lavoro senza preoccuparsi dei costi personali sostenuti.

di Jacopo Tupac Santaiti, Cyber Security Lead di Soldo 

Negli ultimi anni, l’adozione di piattaforme digitali di spend management è cresciuta in modo esponenziale, grazie alla loro capacità di semplificare e automatizzare il processo di gestione delle spese per le aziende. Tuttavia, con la crescente quantità di dati sensibili che tali piattaforme devono gestire, la sicurezza dei dati è diventata una preoccupazione sempre più importante per le imprese.

Gestione delle spese e protezione dei dati sensibili: qual è il ruolo della cybersecurity in azienda?

Secondo uno studio condotto da Gartner, entro il 2025 il 99% delle vulnerabilità di sicurezza delle piattaforme digitali sarà dovuto a errori umani. In questo contesto, la cybersecurity svolge un ruolo fondamentale per proteggere le piattaforme di spend management dalle minacce interne ed esterne. In questa prospettiva, è essenziale che le aziende adottino misure di sicurezza rigorose per garantire la protezione dei dati dei propri clienti e fornitori.

La trasformazione digitale ha esteso il perimetro di sicurezza aziendale, portando a un aumento delle modalità di lavoro ibride che utilizzano sistemi informativi aziendali da remoto. Ciò ha implicazioni per il team di sicurezza delle aziende, indipendentemente dalle loro dimensioni o settore in cui operano. In particolare, la gestione delle spese aziendali è un fattore critico per la sicurezza finanziaria dell’organizzazione, poiché i dati sensibili e le risorse economiche sono maggiormente esposti a rischi di frode e furti finanziari e di dati sensibili.

Per evitare violazioni della sicurezza e la perdita di informazioni riservate, è necessario proteggere questi dati adeguatamente. Una gestione efficiente delle spese aziendali può aiutare a prevenire questi rischi grazie a un processo di controllo rigoroso e automatizzato, in grado di rilevare eventuali attività sospette e di agire tempestivamente.

Tuttavia, la preoccupazione per la sicurezza delle tecnologie finanziarie è diffusa, poiché il rischio di hackerare gli account aziendali e utilizzarli illegalmente è sempre più elevato. Questa frode è diventata sempre più frequente e sofisticata negli ultimi anni, aumentando il senso di smarrimento e insicurezza verso queste tecnologie finanziarie disponibili. Questo può causare una perdita di fiducia nei nuovi strumenti digitali utilizzati nei processi gestionali e operativi per accelerare il business che guidano la quarta rivoluzione industriale.

Quali sono le tecniche di frode più comuni?

Le informazioni sensibili possono quindi utilizzate per accedere al conto dell’utente e compiere attività illegali, come il prelievo di fondi e il furto di identità.

Phishing

Tra le tecniche più comuni di frode va menzionato sicuramente il phishing, dove i truffatori inviano messaggi di posta elettronica o messaggi di testo falsi che sembrano provenire da una fonte affidabile, come la propria banca o piattaforma fintech, per convincere l’utente a fornire informazioni personali o di accesso sensibili.

Vishing

Altre tecniche largamente diffuse sono l’ingegneria sociale e il vishing, combinazione di ‘voice’ e ‘phishing’, che hanno l’obiettivo di conquistare la fiducia dell’utente attraverso l’interazione umana: combinano la manipolazione psicologica dell’utente e possono essere utilizzati per conquistare la sua fiducia per indurlo a fornire informazioni personali o di accesso.

Tecniche che possono essere ancora più pericolose, oltre che per i rischi menzionati precedentemente, se si considera che possono essere utilizzate per compromettere altre risorse aziendali, attraverso il riuso delle credenziali e di altre informazioni sensibili. Per questo motivo, le piattaforme digitali di spend management devono adottare misure di sicurezza adeguate per proteggere i loro clienti e garantire i loro fondi.

Quali misure e strategie adottare per proteggere l’azienda?

Per tutelare la sicurezza dei propri utenti, le aziende fintech più avanzate adottano diverse strategie di protezione. Tra queste, si possono includere i meccanismi di autenticazione forte, come la verifica a più fattori, che richiede all’utente di identificarsi tramite varie fonti. Inoltre, le notifiche di accesso e attività importanti informano l’utente ogni volta che si accede al proprio conto o si compie una transazione, permettendo di rilevare eventuali attività sospette o illegali e agire di conseguenza.

Grazie a queste misure di sicurezza, diventa molto più complicato per i truffatori accedere all’account dell’utente. Tuttavia, è importante che i clienti siano consapevoli dei rischi e prendano le misure necessarie per proteggere il proprio account, ad esempio utilizzando password sicure e non condividendo informazioni sensibili con terze parti. È altrettanto importante scegliere una piattaforma con una solida reputazione per la sicurezza e che adotti misure rigorose per proteggere i propri clienti.

Inoltre, l’approccio migliore consiste nell’implementare diversi livelli di sicurezza, seguendo il principio noto come “defense-in-depth”. In questo modo, anche in caso di compromissione accidentale di uno dei livelli di sicurezza, la protezione rimane elevata. Questo principio permette di configurare controlli di sicurezza ed esperienze d’uso personalizzate per le necessità dei clienti e le politiche aziendali.

In che modo Soldo garantisce la sicurezza dei propri servizi?

È fondamentale anche sensibilizzare i clienti attraverso campagne di comunicazione e awareness per creare una cultura della sicurezza a tutto tondo.

Per aziende come la nostra, che devono rispettare i più elevati standard di sicurezza richiesti dalle autorità di regolamentazione nazionali e sovranazionali, garantire la sicurezza dei propri prodotti e servizi non è una questione secondaria ma fondamentale. Riteniamo che la sicurezza, la disponibilità e il controllo delle proprie finanze siano diritti del cliente che non possono essere trascurati. È responsabilità delle aziende fintech garantire la protezione dei propri clienti e dei loro fondi.

L’obiettivo diventa quindi quello di proteggere la fiducia degli utenti, solo così potranno sentirsi al sicuro e, attraverso l’uso dei nostri strumenti innovativi, accelerare il proprio business.