In un contesto economico in continua evoluzione, le aziende in crescita si trovano di fronte a una sfida piuttosto complicata: gestire efficacemente le proprie finanze. Questo compito diventa più arduo con l’espansione dei diversi team e l’introduzione di nuovi prodotti o servizi, che portano con sé un aumento delle responsabilità legate alla gestione delle spese. Quando più dipartimenti e collaboratori attingono dagli stessi fondi, garantire una visibilità completa e un controllo ferreo sulle finanze aziendali non è affatto semplice.

Di fronte a questo scenario, le imprese si trovano generalmente davanti a due opzioni: incrementare il personale addetto alla gestione finanziaria o adottare una soluzione scalabile che alleggerisca il carico amministrativo su CFO e team finanziari.

Espandere la propria attività non deve necessariamente tradursi in un aumento del carico di lavoro. Questa guida offre alcuni spunti per scegliere il software finanziario più adatto a supportare la crescita della tua azienda, senza sovraccaricarla di ulteriori oneri.

Valutare le proprie necessità

Il primo passo nella scelta di un software finanziario adeguato consiste nell’analisi delle proprie esigenze. I software di contabilità e le piattaforme di gestione delle spese rappresentano una soluzione efficace, grazie alla loro capacità di automatizzare la gestione dei dati e la creazione di report di spesa aggiornati. Ora considera quali attività nella tua azienda potrebbero beneficiare maggiormente dell’automazione:

• Quali compiti risultano più onerosi, frustranti o richiedono un impegno manuale significativo?
• Esistono processi amministrativi che potrebbero essere semplificati grazie all’uso di una dashboard dedicata?

Se trovi che gran parte del tuo tempo sia impiegato nella gestione delle richieste di rimborso, nella riconciliazione di fine mese o nella ricerca e collezione di scontrini e ricevute, è probabile che un software in grado di automatizzare questi processi possa liberare risorse preziose, consentendoti di concentrarti su altri aspetti della tua attività.

Prevedere le esigenze future

È fondamentale scegliere un software che sia non solo adeguato alle esigenze attuali ma anche capace di adattarsi alla crescita futura dell’azienda. Una soluzione scalabile eviterà la necessità di affrontare migrazioni software complesse e dispendiose ogni volta che la tua attività compie un salto di qualità.

Chi utilizzerà il software?

Considera chi sarà l’utente finale del software. Se inizialmente sarai tu e forse un collega a utilizzarlo, è possibile che in futuro interi dipartimenti debbano familiarizzare con la soluzione scelta. Assicurati quindi che la piattaforma offra un’ottima usabilità, con livelli di accesso personalizzabili e permessi adeguati per ogni tipo di utente.

Funzionalità che fanno risparmiare tempo

Il software ideale dovrebbe semplificare il lavoro dei tuoi team, non complicarlo. Cerca soluzioni che offrano automazioni, dashboard in tempo reale e flussi di lavoro integrati per rendere la gestione delle spese un processo più agile e meno dispendioso in termini di tempo.

Migliorare con l’analisi dei dati

Un buon software dovrebbe fornire strumenti di reporting, previsione delle tendenze di spesa e analisi dettagliate per aiutarti a comprendere le dinamiche finanziarie passate e a pianificare quelle future. Queste funzionalità sono essenziali per una crescita sostenibile e basata su informazioni reali.

La scelta di un software finanziario flessibile e scalabile è cruciale per le aziende in espansione. Una soluzione adeguata non solo facilita la gestione quotidiana delle finanze ma offre anche una visione chiara e dettagliata delle performance aziendali, permettendo di navigare con sicurezza verso il futuro.

Nell’ambiente aziendale frenetico di oggi, avere accesso a rendiconti e informazioni finanziarie accurate è più cruciale che mai. Le aziende devono avere una chiara comprensione della salute finanziaria dell’intera organizzazione per prendere decisioni informate velocemente e mantenere alte le prestazioni e la competitività aziendale sul mercato.

Qui entra in gioco la reportistica in tempo reale, e Soldo, in quanto piattaforma leader nella gestione delle spese, è in prima linea in questa innovazione.

Comprendere l’importanza della reportistica finanziaria in tempo reale

Avere accesso ad una reportistica finanziaria in tempo reale è un cambiamento radicale per le aziende, che si tratti di PMI o grandi imprese, perché implica la registrazione e la segnalazione immediata dei dati di spesa man mano che le transazioni vengono effettuate. È per questo motivo che adottare una buona strategia di analisi delle spese è ormai fondamentale.

Questo approccio si contrappone ai metodi tradizionali in cui la reportistica finanziaria è il risultato di verifiche e attività manuali da parte del reparto amministrativo, e quindi accessibile dopo giorni o addirittura settimane dal completamento di una transazione.

Ma quali sono i benefici di una reportistica in tempo reale?

• Miglioramento del processo decisionale: Con insight finanziari aggiornati, manager, CFO e gruppo esecutivo possono prendere decisioni più informate basate su dati reali. Questa agilità è cruciale in un ambiente aziendale dinamico dove i ritardi possono tradursi in opportunità mancate.
• Migliore gestione del flusso di cassa: La visibilità in tempo reale sul flusso di cassa aiuta le aziende a gestire le loro risorse in modo più efficace. Consente l’identificazione immediata di problemi come carenze o eccedenze di cassa, permettendo azioni correttive tempestive.
• Maggiore accuratezza: La reportistica in tempo reale riduce la probabilità di errori che possono verificarsi con l’inserimento manuale dei dati o durante la consolidazione delle informazioni finanziarie da varie fonti.
• Migliore conformità e risk management: Il monitoraggio continuo delle transazioni finanziarie aiuta a garantire la conformità ai requisiti normativi e a identificare potenziali rischi in anticipo.

In che modo Soldo facilita la reportistica in tempo reale

Soldo non è soltanto uno strumento che aiuta a semplificare e gestire le spese aziendali; è una piattaforma completa che integra la reportistica in tempo reale all’interno delle sue funzionalità principali. Ecco come Soldo sta rivoluzionando la visibilità finanziaria:

• Dashboard personalizzate: Gli utenti possono creare dashboard personalizzabili che forniscono una panoramica in tempo reale dei principali indicatori finanziari. Questa funzionalità consente di monitorare gli acquisti, i budget e i flussi di cassa on modo più efficiente.
• Integrazione lineare: Soldo si integra con i sistemi contabili e ERP esistenti, garantendo che i dati finanziari fluiscano dalle transazioni ai report senza alcun intervento manuale.
• Aggiornamenti istantanei delle transazioni: Ogni volta che un utente utilizza una carta Soldo, la transazione viene istantaneamente verificata e riflessa nel sistema. Questa funzionalità garantisce che i registri finanziari siano sempre aggiornati.
• Analisi dettagliate: Soldo fornisce dati e analisi dettagliate che aiutano le aziende a comprendere i trend di spesa, identificare opportunità di risparmio e prevedere le spese future con maggiore precisione.
• Controllo e conformità: Con la reportistica in tempo reale, le aziende possono impostare avvisi per segnalare che il limite di spesa è stato raggiunto o che un certo esercente non è abilitato, garantendo azioni rapide contro frodi o violazioni delle politiche.

Casi di Studio: le storie di successo di Soldo

Numerose aziende hanno trasformato i loro processi di reportistica e gestione finanziaria utilizzando Soldo.

Ad esempio, un’azienda nel settore delle infrastrutture ha constatato con Soldo la capacità di generare, in qualsiasi momento, estratti conto di qualità perfino superiore alle normali carte di credito, riducendo il processo di chiusura finanziaria mensile da diversi giorni a poche ore. Un altro esempio è un’azienda di affiliate e performance marketing che ha raggiunto una migliore allocazione dei fondi e conformità attraverso la visibilità in tempo reale delle loro spese.

La piattaforma di gestione delle spese di Soldo è un eccellente esempio di come la tecnologia possa essere sfruttata per ottenere una maggiore visibilità e controllo finanziario. Adottando soluzioni innovative come queste, le aziende possono rimanere agili, conformi e all’avanguardia nella gestione finanziaria.

Made in Italy: un marchio di eccellenza riconosciuto in tutto il mondo, simbolo di qualità, creatività e maestria artigianale. Tuttavia, in un mondo che premia l’agilità e l’innovazione, le imprese italiane, dalle PMI alle grandi realtà di respiro internazionale, sono chiamate a preservare questo patrimonio culturale e, contemporaneamente, a evolvere per mantenersi al passo con le trasformazioni digitali che ridefiniscono l’economia globale.

Attraverso soluzioni tecnologiche avanzate, è possibile trasformare la gestione dei processi aziendali in un punto di forza, un passo decisivo per un Made in Italy 4.0, sempre più moderno, connesso e pronto alle sfide del futuro.

Il contesto del Made in Italy

Il Made in Italy è più di una semplice etichetta, è un’eredità di inestimabile valore, ricca di tradizione, innovazione e un impegno intramontabile verso l’eccellenza che copre una vasta gamma di settori raggruppati nei cosiddetti pilastri delle 4 A (abbigliamento, arredamento, automotive e agroalimentare).

Da nord a sud, queste aziende si distinguono per la loro attenzione ai dettagli, l’innovazione continua e la passione per la qualità. Per prosperare in un mercato sempre più digitale, è essenziale adottare strumenti che permettano di ottimizzare i processi interni, ridurre i costi e aumentare l’efficienza. Tuttavia, come sottolineano i dati dell’Osservatorio Innovazione Digitale del Politecnico di Milano e InfoCamere, molte aziende italiane evidenziano ancora una spaccatura: a fronte del 42% di PMI che crede e realizza investimenti di natura digitale, più di tre su dieci non riconoscono il valore del digitale all’interno del settore di appartenenza.

Le previsioni per il 2024 sono in miglioramento rispetto all’anno in corso, come evidenzia un recente report Assintel-Confcommercio: 8 imprese su 10 confermano gli investimenti nel digitale, in particolare nel caso delle grandi imprese (93,8%) che continueranno ad investire in tecnologie innovative. Nella fascia delle micro (25,8%) e piccole imprese (38,7%), restano tuttavia una serie di ostacoli alla digitalizzazione dettati dalla scarsa disponibilità finanziaria (31%) e la mancanza di cultura e competenze digitali (32,4%).

La digitalizzazione dei processi aziendali emerge quindi come una strada imprescindibile per le aziende che ambiscono a portare alta la bandiera del Made in Italy. In questa sfida, strumenti come Soldo emergono come alleati fondamentali, facilitando la transizione verso un’economia digitale, pagamenti più sicuri e una gestione delle finanze aziendali più agile ed efficiente.

La digitalizzazione come motore di crescita

Nell’attuale contesto economico, la digital transformation fa da ponte verso una maggiore efficienza, consentendo alle aziende del Made in Italy di esaltare la propria artigianalità attraverso la modernizzazione.

La digitalizzazione abbraccia e trasforma molteplici processi, dal customer relationship management (CRM), fino alla catena di approvvigionamento, dalla manifattura dei prodotti al marketing e alle vendite. Con soluzioni digitali su misura, le imprese italiane possono sfruttare dati analitici aggiornati per affinare la propria comprensione del mercato e dei propri consumatori, migliorando la personalizzazione dell’offerta e la velocità di risposta alle sempre più mutevoli tendenze di mercato.

L’integrazione di sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) avanzati permette di sincronizzare i dati dei vari reparti aziendali, dalla produzione alla distribuzione, fino alla gestione finanziaria e delle risorse umane, rendendo l’operatività quotidiana più fluida e proattiva. Questo passaggio al digitale non solo migliora la comunicazione interna ma apre anche a una collaborazione più efficace con partner e fornitori, ottimizzando l’intera supply chain e rendendo le aziende del Made in Italy più resilienti agli shock di mercato (si pensi agli start and stop della pandemia, alla crisi energetica e alle tensioni geo-politiche degli ultimi anni).

La digitalizzazione delle spese aziendali: i vantaggi per il Made in Italy

In questo panorama, la gestione delle spese aziendali è soltanto l’inizio di una trasformazione più ampia e profonda. Soldo, in quanto piattaforma di spend management, va oltre la semplice automatizzazione della rendicontazione delle spese, agendo come catalizzatore per una rivoluzione digitale che influenza altre funzioni dell’ecosistema aziendale, garantendo:

• Supporto alla crescita: L’espansione dei mercati richiede agilità e capacità di adattamento. Le soluzioni digitali permettono alle aziende di adattarsi rapidamente alle esigenze mutevoli, che si tratti di nuovi dipendenti, nuove sedi o persino nuovi mercati. La digitalizzazione supporta questa crescita, permettendo alle aziende di entrare in nuovi mercati con la sicurezza che le loro operazioni finanziarie rimangano fluide e gestibili.
• Efficienza operativa: Gestire le spese in modo tradizionale può essere una sfida, con ricevute cartacee, rimborsi manuali e un’ampia possibilità di errori umani. Soldo semplifica questo processo, riducendo notevolmente il carico di lavoro manuale. Ciò consente ai team finance di dedicarsi a compiti più strategici e di valore aggiunto, come la pianificazione finanziaria e l’analisi dei dati, invece di perdersi in dettagli amministrativi.
• Trasparenza e controllo: Con la digitalizzazione delle spese aziendali, ogni transazione diventa immediatamente tracciabile. Questo elimina la necessità di conservare innumerevoli ricevute e fornisce agli amministratori un quadro chiaro e in tempo reale delle spese aziendali. Questa trasparenza garantisce che le risorse siano spese in modo efficace e allineate con gli obiettivi e i budget aziendali, mantenendo gli standard di qualità che il Made in Italy rappresenta.
• Innovazione continua: La gestione delle spese non è statica. Con l’evoluzione delle tecnologie e delle esigenze aziendali, è essenziale che le soluzioni adottate siano in grado di evolversi di pari passo. La digitalizzazione, attraverso piattaforme come Soldo, assicura che le aziende siano sempre all’avanguardia, con accesso alle ultime funzionalità e integrazioni, garantendo che il Made in Italy non solo mantenga, ma rafforzi la sua posizione di leader nel mondo degli affari.

In un mondo in rapida evoluzione, restare fermi significa tornare indietro. La digitalizzazione è il motore che permette alle imprese del Made in Italy di continuare a rinnovarsi, preservando l’eccellenza del passato mentre si abbracciano le opportunità del futuro, attraverso efficienza, trasparenza, scalabilità e innovazione nella vita quotidiana delle aziende.

E per il Made in Italy, questo significa preservare la sua storica reputazione di eccellenza pur rimanendo al passo con le esigenze del XXI secolo.

In un contesto lavorativo in costante cambiamento grazie alla digitalizzazione, anche la funzione finanziaria sta vivendo una significativa trasformazione. Negli ultimi anni abbiamo assistito all’evoluzione dei ruoli finanziari grazie alla crescente ondata di automazione e digitalizzazione, che ha rivoluzionato metodologie e strumenti di lavoro fino ad ora adottati dai reparti amministrativi e finanziari nella gestione dei processi aziendali.

Questo articolo si propone di esplorare il panorama di cambiamento in questi ruoli e le nuove opportunità e sfide che presentano.

La funzione finanziaria tradizionale

Tradizionalmente, la funzione finanziaria è spesso dipesa da processi e compiti svolti manualmente. Addetti alla contabilità, analisti e amministratori finanziari trascorrono innumerevoli ore a raccogliere dati per inserirli in tabelle Excel prima di potersi dedicare alla riconciliazione e alla creazione di report, un compito stressante e ripetitivo, motivo per cui il processo di analisi delle spese viene spesso trascurato.

Naturalmente, anche la documentazione è spesso cartacea, difficile da conservare e consultare quando necessario, magari dopo mesi da un acquisto o l’emissione di una carta.

I nuovi strumenti dell’automazione

La digitalizzazione ha segnato una svolta epocale nel mondo della finanza. Le tecnologie di automazione, in particolare l’intelligenza artificiale, l’automazione robotica dei processi (RPA) e le analisi avanzate, rappresentano non solo strumenti innovativi, ma veri e propri pilastri che stanno ridefinendo il panorama finanziario contemporaneo.

L’Intelligenza Artificiale, ad esempio, attraverso algoritmi sofisticati, è in grado di analizzare enormi quantità di dati molto più velocemente di quanto un essere umano potrebbe mai fare. Questo non solo elimina il tedio di compiti ripetitivi, ma offre anche una precisione senza precedenti, riducendo al minimo la possibilità di errori umani.

L’Automazione Robotica dei Processi (RPA, Robotic Process Automation) è un altro attore chiave in questo scenario. Mentre l’AI gestisce decisioni e analisi basate sui dati, la RPA si occupa di automatizzare attività ripetitive e sequenziali. Ciò significa che operazioni che una volta richiedevano ore di immissione dei dati manuale o preparazione di fatture ora possono essere eseguite in pochissimo tempo, accelerando in modo significativo i tempi di elaborazione.

Gli strumenti di analisi avanzate sono in grado di trasformare i dati grezzi in informazioni utili, fornendo insight in tempo reale. Questi strumenti consentono alle aziende di avere una visione chiara delle loro finanze, rilevare tendenze di spesa e anticipare eventuali problemi prima che diventino criticità.

Infine, la combinazione di queste tecnologie migliora notevolmente le capacità decisionali. Con dati più precisi e tempestivi a disposizione, i responsabili finanziari possono prendere decisioni informate e creare strategie basate su dati reali, piuttosto che basarsi su intuizioni o informazioni obsolete.

Quali sono i ruoli in evoluzione nelle funzioni finanziarie

L’avvento dell’automazione sta facendo molto più che semplificare i processi: sta creando un ambiente finanziario più agile, preciso e informato, preparando il terreno per un futuro in cui la tecnologia e la finanza saranno ancora più interconnesse.

Ma in che modo i ruoli amministrativi e finanziari si stanno evolvendo?

1. Contabili e amministratori

Se una volta dovevano dedicare tempo a inserimenti e riconciliazioni manuali, ora gli strumenti di automazione gestiscono questi compiti ripetitivi. Le mansioni di un contabile moderno sono più simile a quelle di un consulente, interpreta i dati e supporta il lavoro degli analisti fornendo report personalizzati. In breve, il reparto contabile è passato dall’inserimento dei dati all’analisi dei dati.

2. Chief Procurement Officer (CPO)

Il CPO si occupa di amministrare gli acquisti aziendali, che si tratti di servizi o, attrezzature e materiali per l’ufficio, fino alla gestione degli appalti, negoziando prezzi e contratti con i fornitori.

Tradizionalmente, Il CPO coordina anche i pagamenti con il reparto contabilità per garantire che i venditori siano pagati secondo le tempistiche predefinite, ma grazie a sistemi di gestione delle spese aziendali, questo genere di attività può essere svolta non solo in maniera più semplice, ma anche più accurata. I sistemi automatizzati permettono al software in dotazione al reparto amministrativo di individuare immediatamente acquisti duplicati o non più necessari e registrare in pochi clic tutti i dettagli relativi a ciascuna categoria di spesa o venditore, tenendo i costi sotto controllo e abilitando previsioni di spesa più accurate per gestire in modo davvero efficace i flussi di cassa.

3. Chief Information Officer (CIO)

I CIO (o CTO, Chief Technology Officer) sono gli esperti in programmazione, codificazione, gestione dei progetti e mappatura dei processi all’interno delle decisioni strategiche e finanziarie di un’azienda.

Il loro ruolo è, per natura, tecnologico e l’adozione di soluzioni digitali che permettano all’azienda di operare con maggiore efficienza migliorando l’accesso alle informazioni e a dati accurati è parte del loro modo di creare business.

4. Chief Financial Officer (CFO)

Il ruolo del CFO si è espanso oltre la supervisione della funzione finanziaria e la redazione del bilancio annuale. Con dati e intuizioni in tempo reale a portata di mano, i CFO sono sempre più coinvolti nella decisione strategica, lavorando a fianco dei CEO per gestire i piani di investimento e le operazioni sul capitale per guidare insieme la crescita aziendale.

Ma oltre alla pianificazione del budget, i nuovi CFO stanno sfruttando al massimo i vantaggi offerti da soluzioni in grado di supportare l’analisi dei dati in modo più veloce ed efficiente attraverso la redazione di report integrati con l’obiettivo di mostrare a tutti gli stakeholder informazioni accurate e sempre aggiornate sulle risorse utilizzate, creando una collaborazione attiva tra tutti le funzioni (intellettuale, sociale e culturale, oltre che economica e finanziaria).

Nuovi ruoli emergenti grazie all’automazione

Con la trasformazione della funzione finanziaria, emergono nuovi ruoli:

• Analyst finanziari: Professionisti specializzati nell’utilizzo di tecnologie avanzate per estrarre intuizioni dai dati finanziari. Il loro ruolo si è spostato dal semplice calcolo dei dati già esistenti all’analisi predittiva, alla pianificazione degli scenari e alla consulenza strategica.
• Specialisti dell’automazione: Esperti nell’implementazione e manutenzione di strumenti di automazione, quali l’AI, specifici per la funzione finanziaria.
• Esperti in cybersecurity e conformità alle norme: Con l’aumento della digitalizzazione, le sfide legate alla cybersecurity aumentano ed sono dunque sempre più richieste figure professionali in grado di assicurare una gestione trasparente e sicura dei dati sensibili. Gli esperti in questo campo garantiscono che i dati finanziari siano protetti e conformi ai regolamenti.

Sfide e opportunità

Sebbene l’automazione presenti numerosi vantaggi, è essenziale considerare anche le relative sfide che caratterizzano il cambiamento. La necessità di riqualificazione, la gestione della transizione dai processi tradizionali a quelli digitalizzati e la garanzia della sicurezza dei dati sono di primaria importanza e vanno considerati con attenzione prima di imbarcarsi in un qualunque processo di trasformazione.

Tuttavia, la maggiore efficienza, le intuizioni strategiche e i ruoli a valore aggiunto offrono opportunità che superano di gran lunga le sfide.

Uno sguardo al futuro

L’automazione nella funzione finanziaria non riguarda la sostituzione degli esseri umani, ma permette loro di esprimersi al meglio. Gestendo compiti ripetitivi, la tecnologia permette ai professionisti della finanza di concentrarsi su attività strategiche ad alto valore aggiunto a sostegno della crescita aziendale.

Noi di Soldo siamo entusiasti di far parte di questa evoluzione e siamo impegnati a fornire soluzioni che guidino le aziende in questo percorso di innovazione e trasformazione.

Hai mai fatto un’analisi completa delle tue spese aziendali?

Se la risposta è no, non preoccuparti: non è mai troppo tardi per costruire una nuova sana abitudine da inserire nella tua strategia di spesa aziendale. E, poiché la crisi del costo della vita continua a mettere sotto pressione le tasche di migliaia di aziende, una buona strategia di analisi delle spese è ormai fondamentale.

Fare un check regolare dei fondi in uscita è essenziale per assicurarsi che le regole stabilite nelle policy di spesa vengano effettivamente messe in pratica. C’è chi trova l’analisi delle spese più facile di altri: i loro occhi sembrano riconoscere formule nei fogli di calcolo e significato in pile di ricevute accartocciate. Ma nella maggior parte dei casi, si tratta di un compito disorientante e stressante, motivo per cui il processo di analisi delle spese generali è così spesso trascurato.

La buona notizia è che ci sono tre semplici passaggi da seguire per analizzare le spese e raccogliere interessanti insight, utili a costruire una strategia basata su dati aggiornati:

• Fase 1: visualizzare le spese
• Fase 2: riordinare i dati
• Fase 3: studiare i risultati

Fase 1: visualizzare le spese

Il primo passo dell’analisi delle spese riguarda la visibilità: se non hai visibilità sui dati, non puoi analizzarli. In questa fase ti consigliamo di concentrarti sulla scoperta di tutto ciò che riguarda il modo in cui la tua azienda è abituata a spendere.

Raccogli i dati

Per analizzare le spese della tua azienda devi sapere dove trovare i dati. A seconda di come è strutturata la tua attività, potrebbe essere necessario reperire informazioni da alcuni team a cui è stata assegnata una carta aziendale, quindi assicurati di avere i contatti di riferimento.

Per le piccole imprese, raccogliere i dati potrebbe significare semplicemente aprire una scatola di ricevute nel cassetto della scrivania o fare una ricerca di fatture nella posta in arrivo. Per le grandi imprese il processo di raccolta dei dati si complica, perché spesso reperire centinaia di vecchie note spese e ricevute fiscali può richiedere settimane.

Se utilizzi Soldo, questo step sarà ancora più semplice e richiederà pochissimo tempo: accedi alla dashboard di amministrazione e scarica i report associati in base al periodo o al team che vuoi analizzare.

Valuta il processo di raccolta dei dati

Prima di procedere con la fase 2, prenditi del tempo per riflettere su quanto sia stato facile (o difficile) raccogliere i dati. Se hai impiegato più tempo del previsto, questa è una grande opportunità per modificare il processo di spesa in modo che la fase 1 dell’analisi delle spese sia più semplice e veloce la prossima volta.

Fase 2: riordinare i dati

Ora che hai ottenuto i tuoi dati, dovrai ordinarli in un modo che abbiano senso. L’obiettivo in questa fase è quello di essere sistematici.

Apriti alla tecnologia

È qui che la tecnologia entra in gioco nella tua analisi delle spese (se non l’hai già utilizzata).

Excel rimane lo strumento più diffuso per la gestione delle spese, ma i fogli di calcolo possono diventare disordinati abbastanza rapidamente e gli errori umani possono passare inosservati.

Anche se non ti consideri un guru della tecnologia, non sottovalutare quanto già fai quotidianamente con il tuo smartphone. Dal controllo delle e-mail o dei messaggi di lavoro mentre sei in viaggio, all’utilizzo della tua app di business banking e forse anche al monitoraggio della tua corsa mattutina.

Una piattaforma di gestione della spesa come Soldo è una valida alternativa per tenere le tue spese sotto controllo in modo facile e intuitivo. Tu e i tuoi dipendenti potete utilizzare l’app mobile per scattare una foto di una ricevuta direttamente nel punto di acquisto e i dati della transazione vengono immediatamente registrati e inviati al reparto amministrativo che può dunque verificarne la conformità alla policy di spesa in tempo reale. E poiché la nostra piattaforma si integra con i software di contabilità già in uso, non c’è bisogno di impiegare ore a fine mese per rintracciare le ricevute mancanti.

Riordina gli acquisti in categorie di spesa

Il modo migliore per essere sistematici sui dati di spesa è organizzarli per categoria. È molto importante ottenere la corretta fase di categorizzazione dell’analisi delle spese. È ancora più importante rendere la categorizzazione una parte centrale della strategia di spesa della tua azienda, se non l’hai già fatto.

Fase 3: studiare i risultati

Ironia della sorte, l’analisi è il passaggio finale del processo di analisi delle spese. Rendere visibili le tue spese e quindi ordinarle in categorie, spesso richiede più tempo che studiarle per modelli e opportunità volte a risparmiare denaro aziendale. Ma se hai eseguito correttamente i passaggi di visualizzazione e categorizzazione, la fase di studio dovrebbe essere relativamente semplice.

Ricerca i modelli e le tendenze di spesa

Inizia con una categoria, ad esempio le spese d’ufficio o di trasferta, e guarda i dati correlati con occhi nuovi per notare particolari che altrimenti non avresti notato – le spese effettuate evidenziano una dipendenza da un numero limitato di fornitori? I budget sono allocati correttamente in base alle reali esigenze di spesa di ciascun dipartimento? L’anticipo delle spese da parte dei dipendenti provoca malcontento o una maggiore difficoltà nel reperire le ricevute ogni mese?

Studiare i valori anomali è essenziale. In un’epoca in cui la gestione efficiente delle risorse è fondamentale per la sopravvivenza e la prosperità aziendale, l’adozione di strategie e strumenti avanzati di gestione delle spese è più importante che mai. Una piattaforma come Soldo può fare la differenza nella semplificazione e ottimizzazione dei processi di gestione delle spese aziendali.

Soldo non solo permette una categorizzazione e visualizzazione semplificata delle spese, ma facilita anche il processo di raccolta dei dati, consentendo un’analisi più profonda e accurata, il tutto in pochi clic.

Gestire le finanze aziendali in modo efficiente e automatizzato è fondamentale.

Ma oltre alle tante opportunità, l’avvento di numerosi strumenti, piattaforme e app di gestione dei pagamenti porta con sé una nuova sfida: come integrarli all’interno dei processi aziendali già esistenti per un flusso dei dati e una reportistica accurati che faccia risparmiare all’azienda l’onere amministrativo legato a tali attività?

Integrazione di sistemi di gestione spese: i vantaggi

L’introduzione di sistemi finanziari avanzati all’interno della gestione delle spese di un’azienda automatizza le operazioni, offre una visione olistica dei budget, e garantisce la coerenza e la verifica immediata dei dati. Di conseguenza, i vantaggi per l’azienda sono molteplici:

• Maggiore efficienza: L’inserimento manuale dei dati, in particolare tra diversi sistemi non integrati, è un processo lento, obsoleto e soggetto a errori. Grazie all’utilizzo di un’unica piattaforma, i dati fluiscono automaticamente, riducendo le attività manuali.
• Migliore capacità decisionale: Con dati disponibili in tempo reale e che fluiscono all’interno di una dashboard, i reparti amministrativi ottengono una visione completa e precisa delle finanze e informazioni utili a creare previsioni di budget più accurate.
• Un’unica piattaforma: Diversi dipartimenti all’interno di un’azienda operano spesso in silos, utilizzando diversi strumenti che portano a registrare i dati in sistemi isolati, ostacolando una visione a 360 gradi. Un sistema finanziario ben integrato garantisce che ci sia una sola fonte di verità. Ciò significa che tutti i dipartimenti, dagli addetti alle vendite al marketing, fino al reparto amministrativo, accedono e aggiornano i dati in unico posto. Questo elimina le discrepanze, riduce gli errori e garantisce l’accuratezza delle informazioni.
• Conformità alle normative: I dati, in particolare quelli finanziari, sono dati sensibili. Utilizzando un’unica fonte per la gestione e la raccolta aiuta a garantire la sicurezza e la conformità alle normative.

Come garantire un’integrazione di successo

Assicurarsi che il sistema di gestione delle spese risponda alle esigenze dell’azienda e, se necessario, si integri perfettamente alle piattaforme di contabilità già in uso, richiede una pianificazione e una esecuzione strategica.

Ecco i passaggi che le aziende possono seguire per garantire un’integrazione di successo:

1. Definire obiettivi chiari

Comprendi quali sono i bisogni e le attività che necessitano un miglioramento, che si tratti di avere accesso a una reportistica in tempo reale, una migliore visibilità sul flusso di cassa o una riconciliazione mensile automatizzata. Avere obiettivi chiari guiderà il processo di integrazione.

2. Scegliere la soluzione più adatta

Esistono numerose piattaforme e strumenti di integrazione disponibili sul mercato. Le aziende dovrebbero valutare e selezionare la soluzione che risponde meglio alle proprie esigenze, che sia scalabile e compatibile con i sistemi già in uso.

3. Garantire la sicurezza dei dati

La sicurezza dei dati è cruciale. Ciò include la scelta di piattaforme di integrazione sicure, oltre a un audit regolare dell’accesso ai dati e la garanzia di conformità alle normative pertinenti in tema di cybersecurity.

4. Monitorare e aggiornare regolarmente

Poiché i processi finanziari si evolvono e vengono adottati nuovi strumenti, il framework di integrazione dovrebbe essere regolarmente monitorato e aggiornato.

Il ruolo delle Fintech e della soluzione Soldo

Grazie al suo spirito innovativo e all’attenzione rivolta a rivoluzionare i processi finanziari tradizionali, il settore Fintech è all’avanguardia nel rispondere alle esigenze di piccole, medie e grandi imprese. All’interno di questo settore in rapida crescita, aziende come Soldo stanno rivoluzionando il mondo dei pagamenti, offrendo soluzioni su misura progettate specificamente per promuovere una gestione delle spese più semplice ed efficiente.

• Piattaforma di gestione spese: La piattaforma di Soldo è costruita con la modularità in mente. Ciò significa che le aziende possono selezionare le funzioni di cui hanno bisogno o aggiungere servizi add-on, garantendo la compatibilità con i sistemi e i processi esistenti. Man mano che l’azienda cresce e le esigenze si evolvono, è possibile incorporare ulteriori moduli senza compromettere la struttura già integrata.
• Accesso ai dati e API: Soldo comprende l’importanza dell’interconnessione; l’approccio basato su API garantisce che le aziende possano facilmente accedere alle transazioni e ai pagamenti dalla piattaforma per supportare tutte le esigenze di integrazione e automazione dei processi aziendali.
• Funzioni di sicurezza avanzate: La sicurezza è fondamentale quando si tratta di dati finanziari. Le soluzioni Soldo sono dotate di misure di cybersecurity all’avanguardia, come l’autenticazione forte del cliente, per garantire che solo gli utenti autorizzati e verificati con un secondo passaggio possano accedere ai loro account ed eseguire azioni critiche.
• Reportistica personalizzabile: Una delle funzionalità di punta della piattaforma Soldo è la creazione di report personalizzabili per ottenere le informazioni di cui il reparto amministrativo ha veramente bisogno. Che si tratti di analisi dettagliate delle spese o di una panoramica finanziaria generale, la piattaforma di Soldo facilita l’approfondimento dei dati.
• Interfaccia user-friendly: Soldo garantisce un’interfaccia utente intuitiva e facile da navigare. Ciò garantisce che i dipendenti di tutti i reparti possano sfruttare il sistema di registrazione delle transazioni in modo semplice e veloce.

Il settore Fintech sta allargando i suoi confini, compiendo progressi nel campo dell’integrazione dei sistemi finanziari e Soldo si distingue con le sue soluzioni complete, sicure e user-friendly. L’approccio dedicato dell’azienda all’integrazione garantisce che le aziende non solo sperimentino una maggiore efficienza operativa, ma ottengano anche chiari insight finanziari basati sui dati.

AI, Cloud Technology, Smart Factory: a livello operativo, la digitalizzazione rappresenta una delle sfide più significative che le imprese italiane abbiano mai fronteggiato. I fondi stanziati dal PNRR (49,86 miliardi) per favorire la digitalizzazione e l’innovazione hanno come obiettivo proprio quello di promuovere e sostenere la transizione digitale, sia nel settore privato che nella Pubblica Amministrazione.

È chiaro però come l’adozione di nuove tecnologie volte all’automazione dei processi non rappresenti più una semplice opportunità strategica di riduzione dei costi e dei tempi amministrativi: si tratta bensì di un passaggio obbligato per liberare il potenziale umano e agevolare un modo di operare sempre più resiliente, predittivo e volto alla crescita.

Un’azienda moderna si trova costantemente a dover fronteggiare sfide e cambiamenti rapidi per adeguarsi a nuovi metodi di produzione, vendita e promozione dei propri prodotti o servizi; il suo successo si calcola in base alla sua capacità di pianificare, mettere in pratica e analizzare i propri flussi in modo agile e integrato con il mercato di riferimento.

Per adattarsi ai nuovi modelli di business, è dunque fondamentale avere a disposizione soluzioni tecnologiche in grado di facilitare l’automazione e la digitalizzazione di molti processi aziendali, inclusa l’area finance e amministrativa.

Ma in che modo un’azienda può potenziare la propria ‘digital attitude’ e sfruttare la tecnologia per massimizzare l’efficienza dei processi?

Digitalizzazione dei processi di spesa

Uno dei principali vantaggi dell’automazione nella gestione delle spese aziendali è la riduzione dell’onere amministrativo associato alla compilazione manuale di report e all’elaborazione e erogazione dei rimborsi.

Attraverso l’implementazione di sistemi automatizzati, le aziende possono semplificare e accelerare il processo di acquisizione di dati relativi alle spese, consentendo un flusso di lavoro più rapido ed efficiente. Ad esempio, l’utilizzo di una app mobile consente ai dipendenti di acquisire facilmente le spese in tempo reale, scattando una foto della ricevuta e caricandola direttamente nel sistema.

• Vantaggio: Eliminare la necessità di conservare le ricevute cartacee e semplificare la procedura di verifica e approvazione delle spese.

Gestione centralizzata e controllo dei costi

La tecnologia può facilitare una gestione centralizzata delle spese aziendali, consentendo alle aziende di monitorare e controllare i costi in modo più efficiente.

Attraverso l’implementazione di un software di gestione delle spese, le aziende possono creare policy di spesa personalizzate e applicarle in modo coerente a tutti i dipendenti. Questo aiuta a ridurre le spese non autorizzate o sospette e consente un migliore controllo del budget complessivo. Inoltre, i sistemi automatizzati possono generare report dettagliati sulle spese, offrendo una panoramica chiara e aggiornata delle attività di spesa aziendale.

• Vantaggio: Mantenere il controllo sulle spese e permettere ai responsabili finanziari di prendere decisioni informate basate su dati di spesa accurati.

Integrazione con sistemi contabili

L’automazione della registrazione delle spese nel sistema contabile semplifica l’amministrazione finanziaria e riduce il tempo da dedicare alla riconciliazione delle spese grazie alla sincronizzazione automatica dei dati tra i diversi sistemi aziendali, riducendo il rischio di errori manuali.

Di conseguenza, l’integrazione con i sistemi contabili consente una migliore analisi dei costi e una maggiore trasparenza finanziaria per l’azienda.

• Vantaggio: Consentire un flusso di lavoro più fluido e una maggiore accuratezza dei dati finanziari.

Sicurezza e conformità alle policy aziendali

Secondo gli ultimi dati Istat, la cybersecurity preoccupa il 45,1% delle grandi imprese, che per tutelare la sicurezza dei propri clienti devono adottare diverse strategie di protezione dei dati.

Una corretta gestione delle spese aziendali può aiutare a prevenire questi rischi attraverso l’utilizzo di verifiche a più fattori, accessi autorizzati e controlli di sicurezza avanzati, grazie ai quali le aziende possono proteggere le informazioni finanziarie e rilevare eventuali attività sospette o illegali.

• Vantaggio: Implementare misure di sicurezza rigorose e garantire la protezione dei dati dei clienti e dei loro fondi.

Soldo, tecnologia a servizio delle aziende

La gestione efficiente delle spese aziendali è un elemento essenziale per il successo e la crescita di un’organizzazione. Grazie all’utilizzo di carte di pagamento collegate a una app mobile che registra in tempo reale ogni acquisto effettuato in conformità con le policy di spesa aziendali, la piattaforma Soldo è soluzione win-win in termini di produttività e soddisfazione dei dipendenti, che si traduce in meno tempo impiegato in attività manuali e ripetitive, come la compilazione delle note spese o la verifica di ciascuna transazione.

Digitalizzare le spese aziendali può aiutare le aziende a sfruttare al meglio i vantaggi offerti dalla tecnologia e a posizionarsi in modo competitivo in un mercato in costante evoluzione.

La gestione delle spese aziendali è da sempre un’attività lunga e manuale, nonché frequente fonte di conflitto tra dipendenti e amministrazione. Le piattaforme di gestione delle spese affrontano e risolvono questi problemi, eliminando i colli di bottiglia e aiutando i dipendenti ad agire secondo le policy di spesa prestabilite.

Di conseguenza, il reparto finance può concentrarsi su attività più importanti, come la collaborazione con gli altri reparti, l’analisi dei dati e le strategie aziendali.

Come risparmiare tempo prezioso

Risparmiare tempo grazie all’automazione di alcune funzioni amministrative permette allo staff di dedicarsi ad attività a valore aggiunto. Ma in che modo?

1. Riduce le attività manuali

Le piattaforme di gestione delle spese riducono significativamente le attività manuali dei reparti amministrativi e finanziari. Ad esempio, i dipendenti a cui sono state assegnate carte di pagamento possono effettuare acquisti le cui transazioni vengono registrate automaticamente sulla piattaforma, che è a sua volta collegata al tuo software di contabilità cloud. Tutto ciò che serve è tenere d’occhio le uscite e assicurarsi che siano conformi alla policy.

Puoi aumentare il livello di automazione limitando le categorie di acquisti consentiti, sapendo che i controlli possono comunque essere allentati se necessario.

Inoltre, unificando tutte le spese aziendali generali in un’unica piattaforma di gestione delle spese, non dovrai più elaborare le fatture per i tuoi dipendenti: le lunghe ore passate a verificare la validità delle ricevute e riconciliare le spese potranno essere impiegate per altre attività.

2. Semplifica i flussi di lavoro

Puoi risparmiare tempo prezioso e tenere le spese sotto controllo grazie a flussi di lavoro semplificati correttamente.

In particolare, una piattaforma di gestione delle spese elimina la necessità di elaborare i rimborsi spese. Puoi implementare controlli automatici per ridurre al minimo l’onere dell’amministrazione nel garantire che le spese dei loro colleghi siano conformi alla policy aziendale.

Ad esempio, puoi ricaricare le carte con un valore che non supera il budget prestabilito, oppure puoi fissare limiti o blocchi a specifiche categorie merceologiche, così è chiaro a tutti cosa si può o non si può acquistare.

Come risalire la value-chain

Il tempo altrimenti speso per la gestione delle spese può essere impiegato in attività di maggior valore, cioè tutte quelle che non possono essere automatizzate e richiedono una valutazione umana. In questo modo, una piattaforma di gestione spese:

1. Stimola la collaborazione tra team

Con più tempo libero, i membri del reparto amministrativo possono collaborare con gli altri reparti. Un rapporto più stretto porta i dipendenti a comprendere meglio come la componente finanziaria influisca sul loro lavoro e, allo stesso tempo, fornisce al team finanziario le informazioni necessarie per definire i budget in modo più accurato.

Pensiamo ad esempio al marketing aziendale: una maggiore collaborazione e trasparenza rende più semplice lavorare sull’economia unitaria delle campagne, sull’importanza di dimostrarne il ROI e di come questo può influire sul loro successo (e sul business in generale).

La collaborazione può aiutare anche nella raccolta di dati per la gestione delle spese, permettendo di valutare continuamente le categorie di spesa e le restrizioni, rendendo più semplice il rispetto delle policy per tutti.

2. Facilita l’analisi dei dati

Il tempo risparmiato può essere anche impiegato per l’analisi dei dati, attività fondamentale in ottica di ottimizzazione delle prestazioni aziendali.

Pensiamo all’aggregazione dei dati per l’identificazione delle aree su cui intervenire per il miglioramento dei margini di profitto, il targeting dei clienti lenti nei pagamenti o le operazioni volte a migliorare il capitale circolante.

Se manualmente sarebbe necessario manipolare ed estrarre i dati prima di concentrarsi sulle informazioni che possono fornire, con un sistema automatizzato sarà più semplice individuare i data point più utili.

3. Aiuta a concentrarsi sulle strategie aziendali

Forse la più grande opportunità creata dalle piattaforme di gestione delle spese per il reparto amministrativo è avere più tempo per essere coinvolto nelle strategie aziendali. Un aspetto prezioso dal punto di vista sia aziendale che personale in prospettiva di crescita.

Le attività più comuni per il team finance in ambito strategico includono la negoziazione e l’esecuzione di round di finanziamento e la creazione di business case per l’espansione su nuovi mercati internazionali. Per fare questo i membri del team potrebbero aver bisogno di sviluppare le loro competenze necessarie a presentare le nuove strategie a stakeholder interni ed esterni.

Una soluzione win-win in termini di produttività e soddisfazione dei dipendenti

Le piattaforme di gestione delle spese riducono le spese generali del dipartimento finanziario e portano anche a livelli più elevati di soddisfazione dei dipendenti. Ciò è dovuto al fatto che i membri dello staff svolgono un lavoro più soddisfacente e meno ripetitivo.

Questo si traduce in dipendenti più felici, meno tempo sprecato in attività manuali e ripetitive e un calo dei conflitti dovuti alla verifica delle note spese, spesso caratterizzata da problemi di conformità. A lungo termine, invece, può portare a un cambio di marcia più marcato, perché il reparto finance è in grado di svolgere a tutti gli effetti una funzione aziendale strategica.

L’implementazione di una piattaforma di gestione delle spese è dunque vantaggiosa per tutti. Per te e i tuoi dipendenti.

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La trasformazione digitale è sempre più rapida e le aziende si avvantaggiano di tutte le soluzioni software che possono aiutare a semplificare i processi manuali grazie all’automazione e all’analisi intelligente dei dati.

Ma affinché un software aziendale offra il miglior sostegno di cui hai bisogno, è importante che le diverse app e soluzioni già in uso dall’azienda siano completamente integrate. Inoltre, scegliere i software più adatti ti aiuta a condividere i dati, automatizzare le attività manuali e migliorare l’utilizzo delle informazioni a servizio di nuove strategie aziendali.

Quali sono i software aziendali essenziali per la semplificazione dei processi amministrativi e quali sono i vantaggi che apportano al tuo business?

1.   Contabilità semplificata

L’importanza di avere il controllo dell’amministrazione finanziaria è un dato di fatto ed è quindi fondamentale che il tuo software di contabilità si integri perfettamente con una piattaforma di gestione spese aziendali, per fornire ai reparti amministrativi report accurati sui dati di spesa e aiutarti a prendere decisioni più oculate sulla base di dati finanziari solidi.

In questo modo, avrai la possibilità di monitorare:

• Flussi di cassa: tieni traccia del flusso di cassa in tempo reale per avere una visione completa dei fondi in entrata e in uscita. Puoi utilizzare questi dati per generare previsioni di spesa o capire meglio quali sono le categorie nelle quali si spende maggiormente;
• Obiettivi di fatturato: imposta obiettivi per i ricavi delle vendite e monitora il modo in cui l’azienda si rapporta a questi obiettivi;
• Costi salariali: comprendi in che modo i costi del personale influiscono sulla tua salute finanziaria generale. Tieni traccia dei costi, dei pagamenti delle imposte e dei benefit per tracciare più facilmente i fondi destinati alle buste paga.

Grazie ad una piattaforma che si integra con i tuoi software di contabilità non c’è bisogno di inserire dati in maniera manuale e le informazioni sono sempre a portata di mano.

2.   Monitoraggio dei dati CRM

Il software CRM (Customer Relationship Management) non è solo uno strumento essenziale per la gestione delle vendite e del marketing; è anche una miniera d’oro di dati e informazioni approfondite sui clienti.

Un’integrazione CRM ti dà accesso a preziosi dati sui clienti, il che si traduce nella possibilità di impostare un target più accurato quando si lancia una nuova campagna marketing, una migliore comprensione delle esigenze dei clienti durante lo sviluppo del prodotto e una maggiore comprensione di chi è il tuo cliente ideale quando gestisci iniziative di vendita.

Un’integrazione come questa semplifica il monitoraggio della client experience (CX) e ti aiuta a comprendere meglio le relazioni con i tuoi clienti e ottenere informazioni chiave che li coinvolgano e li fidelizzino al tuo marchio.

3.   Gestione delle spese aziendali

Gestire le spese aziendali è fondamentale per avere il massimo controllo sulle finanze del business. Una piattaforma di gestione delle spese come Soldo offre la massima visibilità sia sulle spese dei dipendenti che sulle spese aziendali. Soldo si integra facilmente ai software di contabilità già in uso dalla tua azienda e ti permette di esportare automaticamente ricevute e fatture ed estrapolare informazioni essenziali come categorie di spesa più comuni e note sui singoli acquisti.

Questo tipo di integrazione aiuta a:

• Risparmiare tempo nella raccolta e presentazione delle ricevute, in modo che la riconciliazione mensile si chiuda più velocemente alla fine del mese;
• Migliorare l’accuratezza delle informazioni sulle transazioni effettuate dai dipendenti, sincronizzando automaticamente i dati di spesa;
• Fornire un’unica visione in tempo reale di tutte le entrate e le uscite per semplificare la reportistica, l’analisi e le previsioni di spesa.

4.   Gestione dell’inventario

Per le aziende che vendono prodotti fisici, la gestione dell’inventario è essenziale per mantenere il controllo delle scorte. Un sistema di gestione dell’inventario si integra con il tuo software aziendale per garantire che tutti gli ordini dei clienti siano accuratamente tracciati in tempo reale.

Questo tipo di integrazione è particolarmente utile se si dispone di più magazzini o punti vendita: che tu sia una piccola impresa manifatturiera o un’azienda retail in espansione, la corretta gestione dell’inventario è un processo vitale. Con un sistema centralizzato e integrato è possibile visualizzare i livelli delle scorte, rifornire le merci quando necessario e garantire che gli ordini vengano rispettati: un modo più efficiente per tenere sotto controllo le scorte, le spedizioni e la logistica.

5. Archiviazione delle informazioni in un cloud storage

Con così tanti dati generati dalle aziende, avere un posto sicuro e protetto per archiviare tutte le informazioni sensibili è un must.

Il cloud storage è ormai un’opzione sempre più popolare per il backup sicuro di dati, documentazione e informazioni sui clienti, e la possibilità di avere accesso online 24 ore su 24, 7 giorni su 7, ai tuoi dati, da qualsiasi luogo, è un enorme vantaggio.

L’adozione di una soluzione di archiviazione cloud è generalmente più economica rispetto alla creazione e alla manutenzione dei propri server o a un’infrastruttura IT aziendale. E con rigidi protocolli di sicurezza e crittografia dei dati inviati tramite le tue integrazioni, le informazioni dell’azienda sono sempre al sicuro.

Anche la condivisione delle informazioni tra i diversi reparti aziendali e la collaborazione tra membri è più semplice; un vantaggio quando lavori su piani strategici volti alla crescita del business.

6. Scalabilità delle operazioni con l’automazione

L’automazione è uno dei principali vantaggi di un software aziendale.

Quando i processi manuali possono essere automatizzati, l’azienda ottiene vantaggi legati a una maggiore efficienza, produttività e precisione. L’automazione delle fasi principali del processo di vendita non aiuta solo l’azienda a diventare più efficiente, ma aggiunge anche la possibilità di scalare le operazioni di vendita, aiutandoti a crescere e diventare un business più redditizio.

Con l’integrazione di un software automatizzato, puoi:

1. Rimuovere l’inserimento manuale dei dati del cliente;
2. Migliorare la qualità delle informazioni sui tuoi clienti;
3. Generare e inviare automaticamente fatture di vendita;
4. Utilizzare l’automazione del software per il pagamento delle fatture;
5. Inviare e-mail automatiche al tuo target di vendita.

L’automazione dei sistemi aziendali riduce il lavoro manuale, dando al personale la possibilità di concentrarsi su attività di valore più elevato, come incontrare potenziali clienti, contattare nuove lead e interagire con i clienti esistenti. Questo è tempo ben speso quando il tuo obiettivo è aumentare le vendite, attirare più clienti e raggiungere obiettivi ambiziosi.

Inizia a raccogliere i frutti

Con queste sei integrazioni, il tuo business è potenziato e pronto a fare affari. Abbracciare i vantaggi delle funzioni dei software aziendali, della condivisione dei dati e dell’automazione mantiene l’azienda dinamica, agile e pronta a qualsiasi sfida il mercato ti proponga.

La pandemia ha reinventato il nostro modo di lavorare, introducendo dapprima lo smart working, e poi la sua naturale evoluzione, ossia il lavoro ibrido.

Questa nuova modalità di lavoro, che ha indubbiamente molti vantaggi, sia per i dipendenti che per le aziende, non solo favorisce un maggiore equilibrio fra vita privata e lavoro, ma garantisce anche il coinvolgimento di chi era precedentemente limitato a causa di impegni familiari o problemi di mobilità.

Per adattarsi a questo nuovo modo di lavorare, CFO e responsabili finanziari devono adottare una serie di misure che rispondano adeguatamente alle nuove sfide del lavoro ibrido: piattaforme cloud, sicurezza della rete informatica, definizione di una chiara cultura aziendale e di policy di spesa, trasparenza e partecipazione. Ma cosa si può fare in concreto per favorire la collaborazione a distanza?

1.     Adotta un software basato completamente su cloud

La tecnologia cloud consente ai dipendenti di lavorare da qualsiasi luogo, senza essere vincolati a un software basato sul server: nell’ambiente virtuale è possibile reperire le stesse informazioni disponibili in ufficio; i dipendenti possono accedere ai dati e ai documenti di cui hanno bisogno in totale sicurezza e senza la necessità di spostarsi dal luogo in cui si trovano.

Siamo certi che la maggior parte dei CTO abbia già optato per questa soluzione. Tuttavia, l’integrazioni di software aziendali dovrebbe sempre essere presa in considerazione per potenziare il lavoro a distanza e gestire i flussi di lavoro in modo efficace, e non soltanto quando si tratta di gestire la contabilità.

Le soluzioni cloud supportano le aziende in una serie di aree funzionali, tra cui la compilazione dei libri contabili, la contabilità di fornitori e clienti, il consolidamento del bilancio di gruppo e la gestione dell’inventario (per le aziende che vendono beni fisici).

L’utilizzo di un software in cloud per gestire i processi contabili semplifica enormemente la vita ai reparti amministrativi che lavorano da remoto. L’inserimento manuale dei dati richiede generalmente tempo e grandi sforzi, mentre la sincronizzazione istantanea gioca a loro favore in quanto consente di beneficiare di processi più semplici ed efficienti.

E tutto questo a vantaggio della produttività aziendale. I reparti amministrativi, infatti, non dovranno più occuparsi soltanto della contabilità o dell’inserimento dei dati, ma potranno offrire un vero supporto alla crescita aziendale.

2.     Investi nella sicurezza informatica

Specialmente quando si lavora da remoto, è opportuno prestare particolare attenzione alla sicurezza informatica della propria azienda. Le comunicazioni avvengono per lo più online e questo fa sì che i dati e le informazioni aziendali possano essere sottratte più facilmente. Senza contare che i dipendenti, nella necessità di effettuare pagamenti, potrebbero ritrovarsi a condividere dispositivi e password, compromettendo ancora di più la sicurezza delle risorse e dei dati aziendali.

Generalmente, per tutelare la privacy ed evitare il furto di informazioni, l’azienda richiede ai propri collaboratori di digitare un passcode ricevuto via SMS o scansionare un codice QR tramite un’apposita app di autenticazione, per esempio Google Authenticator o Microsoft Authenticator.

Ma è altrettanto importante fornire ai dipendenti gli strumenti e le tecnologie di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro da remoto. Coloro che hanno la necessità di effettuare delle spese, per esempio, dovrebbero ricevere delle apposite carte virtuali, per eliminare qualsiasi rischio legato alla condivisione delle carte aziendali e consentire di effettuare acquisti in totale sicurezza.

3.     Crea dei flussi di lavoro personalizzati

Gestire una forza lavoro ibrida potrebbe sembrare complicato; in realtà, con le giuste metodologie, è possibile lavorare in maniera produttiva ed efficiente. Prima di tutto è fondamentale standardizzare i processi aziendali ricorrenti.

Tra le responsabilità quotidiane dei reparti amministrativi compaiono la tenuta della contabilità e le attività di forecasting.

Dall’altra parte i direttori finanziari o le figure manageriali all’interno del team devono occuparsi di definire dei flussi di lavoro e dei processi operativi pensati appositamente per rispondere alle esigenze dei team ibridi. Per esempio, potrebbe essere utile creare una lista di controllo con tutte le attività da svolgere: i CFO possono così avere completa visibilità sull’operato svolto dai propri collaboratori e sul rispetto delle scadenze.

4.     Monitora le spese aziendali in tempo reale

Ti stai chiedendo quale sia lo strumento più adatto per controllare in tempo reale le spese sostenute da tutti i dipendenti che lavorano in modalità ibrida? In passato sarebbero state le carte di credito aziendali, ma oggi non è più così. L’unico modo è attraverso una piattaforma all’avanguardia di gestione delle spese.

Strumenti innovativi come Soldo consentono ai dipendenti di acquistare i prodotti o i servizi di cui hanno bisogno, con transazioni aggiornate in tempo reale sulla piattaforma e sincronizzate in automatico con i principali software di contabilità in cloud.

I dipendenti devono semplicemente caricare la ricevuta e classificare la transazione secondo categorie predefinite che trovano corrispondenza nei principali software di contabilità basati sul cloud. Questo risolve definitivamente i problemi legati alla gestione delle note spese e alla riconciliazione alla fine del mese. Un vero cambio di rotta, specialmente ora che i dipendenti non si trovano fisicamente in ufficio.

Inoltre, è possibile impostare regole di spesa per limitare i pagamenti e controllare l’utilizzo delle carte in base alle transazioni. In aggiunta, i membri del reparto amministrativo possono intervenire e bloccare le carte dei dipendenti che effettuano transazioni non in linea con la policy aziendale.

5.     Organizza riunioni settimanali con il tuo team

Specialmente quando non si lavora fisicamente in ufficio, è fondamentale stabilire delle regole di interazione per una comunicazione chiara e trasparente.

I CFO dovrebbero organizzare delle riunioni settimanali con il proprio team per migliorare la collaborazione e condividere conoscenze, informazioni o problemi.

Una cultura organizzativa aperta favorisce l’inclusione e fornisce pari opportunità ai dipendenti in ottica di sviluppo della propria carriera. Ogni azienda può inoltre fare affidamento su una forza lavoro diversificata, resa possibile proprio dal lavoro ibrido.

Sfrutta al meglio questa opportunità

Il passaggio a un modello organizzativo ibrido è un’opportunità unica per i responsabili finanziari. Non solo hanno finalmente la possibilità di automatizzare e perfezionare i processi lavorativi, ma anche di rispondere meglio alle esigenze personali dei propri collaboratori.

Individuare le best practice per la gestione dei team amministrativi ibridi è un ottimo modo per semplificare la funzione finanziaria, ma anche per attrarre e trattenere in azienda i migliori talenti.