Zo creëer je beter uitgavenbeheer: 5 tips voor meer financiële controle

Het uitgavenbeheer van iedere organisatie is uniek. Toch heeft een goed beleid voor uitgaven door de verschillende organisaties heen altijd een gemene deler. Wat zijn die sterke elementen en waar houd je rekening mee? Dat zetten we op een rij in dit artikel. Bovendien delen we 5 tips die bijdragen aan beter uitgavenbeheer voor meer financiële controle.

Dat het uitgavenbeheer beter moet is bovendien belangrijker dan ooit. Bedrijven in steeds meer sectoren hebben te maken met kleinere winstmarges. De kosten lopen op door de inflatie, terwijl de inkomsten niet net zo hard meestijgen.

De overheid heeft steun voor ondernemers aangekondigd, bijvoorbeeld met een tegemoetkoming voor energiekosten. Toch zal dat voor veel bedrijven niet genoeg zijn. Met meer financiële controle over beter uitgavenbeheer lukt het zelf om de kosten beter in de hand te houden.

Drie uitdagingen voor bedrijven

Waar het uitgavenbeheer beter kan verschilt per bedrijf. In veel gevallen hebben organisaties te maken met drie dezelfde uitdagingen. Het draait om de voorwaarden, om de verwerking en om controle. Dat zouden daarom de speerpunten van een goed (nieuw) uitgavenbeleid moeten zijn.

1. Onnodig ingewikkelde voorwaarden

Als ingewikkelde voorwaarden het lastig maken om declaraties in te dienen leidt dat tot allerlei problemen. Medewerkers raken gefrustreerd, over de moeite die ze moeten doen. Of al over de onduidelijkheid die zij ervaren, waardoor ze niet weten wat het beleid toestaat.

Declaraties kosten veel tijd, zowel voor het indienen als het verwerken daarvan. Het is goed om richtlijnen te hebben. Als voorwaarden te ingewikkeld worden verdient het de moeite om opnieuw naar het uitgavenbeheer te kijken.

Ter voorbeeld, kijk eens naar het uitgavenbeleid voor de lunch en een zakelijke kop koffie. Wat moeten medewerkers doen om die kosten te declareren? Als dat aan ingewikkelde voorwaarden gebonden zit wordt het tijd om dat makkelijker te maken.

2. Vertraging bij de verwerking

Voorkom daarnaast vertraging bij de verwerking. Bij veel bedrijven duurt het lang totdat declaraties eindelijk zijn goedgekeurd. Dat kan te maken hebben met complexe declaraties, of met een complex systeem om die in te voeren en te controleren.

Het is goed om heel gedetailleerd na te gaan wie welke bedragen uitgeeft. Maar, houd aan de andere kant rekening met de verwerking. Voorkom dat er te veel handmatige controles moeten plaatsvinden om declaraties goed te keuren. Dat leidt tot vertragingen, en daardoor meer frustratie bij medewerkers.

3. Gebrek aan controle

Tegelijkertijd ervaren veel bedrijven een gebrek aan controle als het gaat om zakelijke uitgaven. Welke medewerker geeft welke bedragen uit? Waar gebeurt dat en hoe vaak worden de kosten gemaakt? Als de verwerking lang duurt en als declaraties ingewikkeld zijn vreet dat aan de mogelijkheden om de uitgaven te controleren.

Tegelijkertijd ontstaat er meer vertrouwen tussen organisaties en hun medewerkers als ze weten dat de uitgaven kloppen. Met meer controle en zelfs realtime inzicht wordt het makkelijker om de strikte en ingewikkelde regels los te laten. Een gebrek aan controle zit daarom vaak een goed uitgavenbeleid in de weg. Bovendien wordt het beheer makkelijker als er standaard betere controle is.

Ervaar de voordelen van beter uitgavenbeheer

Beter uitgavenbeheer helpt organisaties om het zowel medewerkers als zichzelf makkelijker te maken. Dankzij meer controle ontstaat er meer vertrouwen. Vanuit dat vertrouwen kunnen regels worden omgevormd naar richtlijnen. Dan is het iedereen duidelijk hoe het uitgavenbeleid in elkaar zit. Het uitgavenbeheer wordt er makkelijker van, zodat zowel medewerkers die declareren als de Finance-afdeling daar minder tijd aan kwijt zijn.

5 tips om zelf mee aan de slag te gaan

Een beter uitgavenbeleid vraagt om een duidelijke focus op wat zowel voor medewerkers als de organisatie goed werkt. We delen vijf tips, waarmee andere bedrijven het beheer makkelijker maken.

1. Houd het beknopt, eenvoudig en duidelijk

Houd het uitgavenbeleid zo beknopt, eenvoudig en duidelijk mogelijk. Het beheer word er makkelijker van als voor iedereen duidelijk is hoe het werkt. Voorkom onduidelijkheden en vraag actief bij medewerkers na wat hen in de weg zit bij declaraties. Probeer drempels die zij ervaren te verlagen en leg bijvoorbeeld duidelijk uit wat het idee is van bepaalde richtlijnen. Als voor medewerkers goed duidelijk is hoe het moet worden er minder fouten gemaakt. Dat scheelt tijd en moeite bij de controle en verwerking van declaraties.

2. Toon voorbeelden van gewenst uitgavengedrag

Het is verleidelijk om medewerkers aan te spreken op wat er niet goed gaat bij het uitgavenbeheer. Dus declareren zij kosten die niet zijn toegestaan? Declareren ze te veel of vullen ze de declaratie verkeerd in? Een goed uitgavenbeleid bestaat er ook uit om te laten zien hoe het wel hoort. Werk voorbeelden uit of ga daarover met medewerkers in gesprek. Door daarmee in de praktijk aan de slag te gaan komt bovendien aan het licht waar de Finance-afdeling veel tijd aan kwijt is en wat er misschien slimmer kan.

3. Doe het samen met medewerkers

Betrek medewerkers bij het uitgavenbeheer. Betrek zowel medewerkers van de Finance-afdeling als van andere afdelingen. Zorg er op die manier voor dat je het draagvlak vergroot. Maak samen afspraken over hoe de organisatie omgaat met uitgaven, zakelijke kosten en declaraties.

4. Gebruik richtlijnen in plaats van regels

Stel het uitgavenbeheer vast aan de hand van richtlijnen in plaats van regels. Laat ruimte over voor interpretatie. Gebruik daarvoor het vertrouwen dat ontstaat door betere controle op de bedragen die medewerkers uitgeven. (Te strikte) regels leiden vaak tot weerstand. En motiveren om buiten de regels om toch te doen wat eigenlijk niet de bedoeling is. Richtlijnen spreken medewerkers aan op hun geweten en gedrag, terwijl de boodschap minder streng is.

5. Houd een vinger aan de pols

Zorg dat je goed op de hoogte bent van zakelijke uitgaven en hoe medewerkers die ervaren. Welke bedragen geven ze uit, wat ervaren ze in de praktijk en hoe werken declaraties voor hen? Zorg voor realtime inzicht. Gebruik die data en analyses om met medewerkers in gesprek te blijven over wat er beter kan. Kom op die manier samen tot beter uitgavenbeheer en meer financiële controle.

Maak het makkelijker met Soldo

De bovenstaande tips hebben we bij Soldo alvast in onze oplossing geïntegreerd. Kijk in realtime mee met zakelijke uitgaven en voorkom ingewikkelde declaraties. Wij helpen organisaties om hun uitgavenbeheer te verbeteren en de financiële controle te vergroten. Ervaar het zelf.