Makkelijker en meer controle voor transportbedrijven: één slimme kaart voor brandstof en alle andere zakelijke kosten

Hoe controleer je betalingen voor brandstof als chauffeurs die bedragen onderweg, over de grens en zelfs in andere tijdzones afrekenen? Het is een van de belangrijkste uitdagingen voor veel transportbedrijven. Een corporate creditcard vereist allerlei aanvullende zekerheden, terwijl chauffeurs de bedragen liever niet cash uit eigen zak voorschieten. En dan hebben we het nog niet over alle administratie die daar linksom of rechtsom bij komt kijken. Kan dat niet slimmer?

Transportbedrijven lijken soms wel administratiekantoren. De afdelingen Operations en Finance draaien overuren, om alle (brandstof)betalingen te verwerken en controleren. Ondertussen moeten chauffeurs grote bedragen voorschieten, ontzettend veel administratie indienen en daarna lang wachten op hun geld.

Het is transportbedrijven een doorn in het oog, bovenop de huidige uitdagingen door hoge dieselprijzen. Het drijft organisaties tot wanhoop en de brandstofmonitor geeft voorlopig nog weinig hoop op verbetering.

In cash uit eigen zak of met een prepaid brandstofbetaalpas

Terwijl ontwikkelingen zoals de Stichting Uniforme Transport Code (SUTC), Transfollow e-CMR en het TLN Werkgeversportaal de operatie en logistiek optimaliseren lijken betalingen voor brandstof en andere zakelijke kosten lang een ondergeschoven kindje te zijn geweest.

Organisaties met een vloot van 100 wagens of meer laten chauffeurs de brandstof nog uit eigen zak betalen of gebruiken daarvoor een prepaid brandstofbetaalpas. Die betaalpassen kennen allerlei limieten en beperkingen, waardoor veel chauffeurs daar in de praktijk niet over te spreken zijn. Bovendien biedt het geen oplossing voor noodzakelijke overnachtingen, reparaties onderweg en bijvoorbeeld parkeerkosten.

Andersom is het voor fleet managers en financial controllers een enorme uitdaging om controle te houden over de gemaakte kosten. Cash betalingen werken fraude in de hand, corporate creditcards worden vaak verkeerd gebruikt en zelfs met prepaid brandstofbetaalpassen is er geen real-time inzicht in daadwerkelijk gemaakte kosten.

Administratie en ergernis

Het leidt tot ontzettend veel administratie, en bijbehorende ergernis onder chauffeurs, accountants, (fleet) managers en uiteindelijk tot aan de CFO’s van deze organisaties. De boekhouding is complex, zelfs als het alleen maar gaat om de brandstofkosten voor transportbedrijven.

Chauffeurs moeten hun wagen onderweg vol laten tanken, vaak over de grens en niet zelden in een andere tijdzone. Het is ondoenlijk om daar continu controle over te houden, zonder dagelijks buiten de eigen kantooruren te werken. Los daarvan vraagt het om de verwerking van betalingen, de controle van cash-uitgaven en de verwerking van declaraties in het boekhoudprogramma.

Zowel accountants als fleet- en operatie-managers als de chauffeurs zelf zijn er onnodig veel tijd aan kwijt. Dat is zonde, omdat dit allemaal ten koste gaat van de productiviteit. Al deze uren kosten geld, en kunnen niet worden besteed aan dat waar het uiteindelijk om draait: transport van A naar B.

De ervaren ergernissen lopen verder op als chauffeurs moeten bewijzen wat ze in cash hebben uitgegeven. Zij schieten bedragen voor, om weer vlot op weg te kunnen en de organisatie administratie te ontlasten. Tenminste, dat is vaak de gedachtegang en motivatie. Onderaan de streep laten cash betalingen zich lastig controleren. Extra aandacht voor deze controles voorkomt fraude binnen organisaties, maar knaagt aan het vertrouwen onder hen die de betalingen doen.

Makkelijker en met meer controle: 5 voordelen van Soldo

Dat kan een stuk makkelijker, en bovendien met meer controle. Met Soldo kiezen transportbedrijven zoals Girteka, Gruber Logistics en Wallenborn voor minimaal 5 voordelen:

1. Makkelijke betalingen voor brandstof en meer

Chauffeurs hoeven onderweg geen brandstof meer voor te schieten. Bovendien hoeven ze geen zakelijke creditcard te gebruiken, waarvoor ze persoonlijk garanties of zekerheden moeten afgeven. In plaats daarvan gebruiken ze een slimme betaalkaart, zowel voor brandstof als voor andere zakelijke kosten die ze onderweg maken (ook tot in andere tijdzones). Ze rekenen net zo makkelijk af voor een overnachting, reparatie en parkeerkosten.

2. Real-time inzicht in (brandstof)kosten

Accountants, fleet managers en operatie-managers hebben real-time inzicht in de (brandstof)kosten die chauffeurs onderweg maken. Sterker nog, het is op afstand mogelijk om extra budget beschikbaar te maken of een notificatie te ontvangen bij iedere transactie die er onderweg plaatsvindt.

3. Flexibele mogelijkheden voor uitgaven en limieten

De slimme betaalkaarten maken het mogelijk om heel flexibel in te stellen wat chauffeurs mogen besteden, welke uitgaven zij kunnen doen en op welke locaties (geo-beperkingen) ze dat kunnen doen. Dat biedt veel meer controle over de brandstofkosten en andere zakelijke uitgaven tijdens het (internationaal) transport.

4. Eén overzicht met alle (brandstof)kosten

Alle kosten voor brandstof en andere zakelijke uitgaven staan samen in één overzicht. Dat laat precies zien welke kosten er worden gemaakt, of de kosten stijgen en waar zich de mogelijkheden tot besparen bevinden. Uiteraard is het mogelijk om de diverse kosten te splitsen op basis van kostenposten, helemaal automatisch dankzij auto-tagging.

5. Bescherming tegen valse declaraties en fraude

De slimme betaalkaart in plaats van cash maakt het risico op valse declaraties en fraude veel kleiner. Bovendien bieden de kaarten de mogelijkheid om budgetten en daarmee de betalingen te blokkeren, als chauffeurs of anderen zich niet aan de voorschriften en regels lijken te houden.

Slimme betaalkaarten met flexibele oplossingen

Zoek je een manier om alle creditcard voordelen te combineren met een oplossing die veel administratie scheelt? Gun chauffeurs en andere werknemers een echte kaart én bied ze een virtueel alternatief.

Gebruik Soldo als online platform voor jouw transportbedrijf. Start direct en ontvang meteen drie gratis kaarten. Soldo is de virtuele creditcard en betaaloplossing in één. Dat werkt makkelijker dan de beste creditcard ter wereld. Jij hebt de volledige controle, terwijl chauffeurs ervaren dat het veel eenvoudiger kan dan bijvoorbeeld de brandstof in cash voor te schieten.